Myndatökur og myndbirtingar í skóla- og frístundastarfi

Leiðbeiningar þessar og fræðsla eiga við um hvers kyns myndatökur/myndbandstökur (hér eftir myndatökur) og myndbirtingar af börnum í leikskólum, grunnskólum, frístundaheimilum, félagsmiðstöðvum, skólahljómsveitum og í öðru starfi skóla- og frístundasviðs. Hver og einn starfsstaður er ábyrgðaraðili vegna persónuupplýsinga sem þar eru unnar.

Hægt er að sjá samskiptaupplýsingar leikskólagrunnskólafrístundamiðstöðva, þar undir heyra frístundaheimili og félagsmiðstöðvar og skólahljómsveita.

Í leiðbeiningunum er við það miðað að foreldri sé sá sem fer með forsjá barns samkvæmt barnalögum og að um hlutverk þeirra fari samkvæmt þeim lögum.

Leiðbeiningar

Vinnsla persónuupplýsinga - myndatökur og myndbirtingar

Á starfsstöðum skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar njóta börn lögum samkvæmt friðhelgi einkalífs og persónuverndar.
Í lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (persónuverndarlög) eru persónuupplýsingar skilgreindar sem sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint.

Af skilgreiningunni leiðir að ljósmyndir og myndbönd geta fallið hér undir ef hægt er að bera kennsl á þann er birtist í myndefni og segja má að myndefnið beri með sér upplýsingar um hann. Taka ljósmynda eða myndbanda og notkun, miðlun og birting myndefnis getur því talist vinnsla persónuupplýsinga sem fellur undir gildissvið persónuverndarlaga og verður þá að uppfylla skilyrði þeirra.

Heimild til vinnslu persónuupplýsinga starfsstöðva skóla- og frístundasviðs í tengslum við myndatökur og birtingu myndefnis byggir í sumum tilfellum á upplýstu samþykki foreldra, sbr. 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Myndataka og notkun myndefnis, svo sem til nota í rafrænu upplýsingakerfi starfsstaðarins, (Mentor, Námfús, Völu frístund eða Völu leikskóla), á fatahólfum barna og í tengslum við fræðslu- og verkefnavinnu nemenda byggir á nauðsyn þess að fullnægja lagaskyldu, sbr. 3. tl. 9. gr. persónuverndarlaga þó svo að í undantekningartilfellum geti verið byggt á samþykki foreldra.

Myndataka og notkun myndefnis til að tryggja forvarnir vegna lífshættulegra sjúkdóma svo sem bráðaofnæmis barna og flogaveiki og rétt viðbrögð starfsmanna í þeim efnum byggir á nauðsyn þess að fullnægja lagaskyldu og brýnum hagsmunum einstaklings, sbr. 3. og 4. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Sé talin þörf á að miðla upplýsingum um börn með rafrænum hætti er æskilegt að til þess verði nýttur hugbúnaður sem tryggir ábyrgðaraðilum stjórn yfir þeim persónuupplýsingum sem miðlað er. Facebook og sambærilegir miðlar falla ekki þar undir. Tryggja þarf að upplýsingunum verði ekki miðlað til óviðkomandi aðila, þær verði ekki unnar í öðrum tilgangi en lagt var upp með, og að öryggis þeirra sé gætt með fullnægjandi hætti. Þá þarf alltaf að ganga úr skugga um það fyrirfram að heimild til vinnslunnar sé til staðar samkvæmt persónuverndarlögum. Starfsstaðir eru þó ekki ábyrgir fyrir vinnslu mynda af hálfu foreldra eða annarra aðstandenda.

Það er ófrávíkjanlegt skilyrði að unnið sé með persónuupplýsingar með lögmætum, sanngjörnum, gagnsæjum og öruggum hætti og ekki umfram það sem nauðsynlegt er. Þá skal öll meðferð þeirra vera í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga og grunnkröfur 8. gr. persónuverndarlaga.

Samþykki stjórnenda, foreldra og barna

Til að taka af allan vafa þá má ekki mynda börn í leik eða starfi án leyfis stjórnanda starfsstöðvar eða umsjónarmanna þeirra. Sama gildir um birtingu myndefnis.

Í þeim tilfellum þar sem afla þarf samþykkis foreldra1 gildir að þegar um ólögráða einstaklinga er að ræða, eins og á við þegar börn eiga í hlut, fara foreldrar þeirra með hæfi til að veita samþykki fyrir vinnslu upplýsinga. Áður en samþykki er veitt ber stjórnanda starfsstöðvar að veita hinum skráða (hér foreldrum ) fullnægjandi upplýsingar um myndatöku og myndvinnslu, svo sem um tilgang hennar, viðtakendur upplýsinganna og fleira. Að öðrum kosti telst myndnotkun ekki í samræmi við persónuverndarlög.

Samþykkiseyðublað sem foreldrar undirrita á að uppfylla ofangreind skilyrði. Ekki er heimilt að nota myndefni í öðrum tilgangi en samþykki nær til. Ef myndefni er notað í öðrum tilgangi, eða myndataka er fyrirhuguð í öðrum tilgangi en samþykki nær til, þarf að upplýsa foreldra og afla sérstaks samþykkis. Ef foreldri afturkallar samþykki sitt hefur það ekki áhrif á lögmæti þeirrar myndatöku og myndbirtingar sem fram hefur farið fram að þeim tíma. Ef samþykki hefur ekki verið afturkallað gildir það á meðan viðkomandi barn er skráð í leikskóla, grunnskóla, frístundaheimili/félagsmiðstöðvarstarf, skólahljómsveit o.s.fr.v.

1 Foreldri er sá sem fer með forsjá barns samkvæmt barnalögum.

Foreldrar þurfa þó ávallt að hafa samráð við barn sitt um málefni þess eftir því sem aldur og þroski barnsins gefa tilefni til.

Þegar kemur að myndatöku og myndbirtingu eiga börn rétt á að tjá sig. Einfaldast er að óska eftir samþykki frá börnunum að teknu tilliti til aldurs þeirra og þroska. Hafa ber í huga að börn geta haft skoðun á umfjöllun um þau eða myndbirtingum af þeim, þrátt fyrir ungan aldur, og taka ber tillit til skoðana þeirra.

Samþykki og ábyrgð stjórnenda

Börn má ekki mynda í leik eða starfi án leyfis stjórnanda starfsstöðvar eða umsjónarmanna þeirra. Sama gildir um birtingu myndefnis.

Stjórnendur í skóla- og frístundastarfi bera ábyrgð á myndatökum og myndbirtingum á sínum starfsstað, þar með talið að uppfyllt séu skilyrði persónuverndarlaga, annarra laga sem við eiga og þessara leiðbeininga. Stjórnendur bera því ábyrgð á að afla upplýsts samþykkis foreldra þegar við á.

Stjórnendur í skóla- og frístundastarfi bera jafnframt ábyrgð á upplýsingamiðlun um myndatökur og myndbirtingar til foreldra og barna og að ekki séu teknar né birtar myndir af börnum í andstöðu við vilja þeirra eða foreldra þeirra.

Stjórnendur skulu virða vilja foreldra og barna óski þau ekki eftir því að teknar séu af þeim myndir eða þær birtar.

Ef til stendur að birta myndir af börnum í skóla- og frístundastarfi í útgefnu efni skal upplýsa foreldra um það og fá upplýst samþykki þeirra en fjallað er um samþykki í lið 2 í leiðbeiningum þessum. Þetta á sérstaklega við ef birta á mynd af einu barni eða tveimur sem auðþekkjanleg eru á myndinni.

Meginreglur við myndatökur og myndbirtingar

Varúð og nærgætni

Gæta skal varúðar og nærgætni við allar myndatökur og myndbirtingar af börnum í skóla- og frístundastarfi og að farið sé í hvívetna að persónuverndarlögum og upplýsingalögum nr. 140/2012. Áherslan á að vera á það sem börnin eru að fást við.

Virðing

Um allar myndatökur og myndbirtingar, hvort sem er á opnu eða læstu svæði, gildir sú regla að börn og ungmenni skulu aldrei sýnd á ögrandi, niðrandi eða óviðeigandi hátt, t.d. þannig að ekki séu teknar myndir af nöktum börnum eða börnum í viðkvæmum aðstæðum.

Nafn ekki tilgreint

Við birtingu myndefnis er ekki tilgreint nafn eða aðrar upplýsingar nema þegar um sérstakar aðstæður er að ræða, svo sem þegar barn vinnur til verðlauna eða kemur fram opinberlega fyrir hönd síns skóla.

Sjálfsákvörðunarréttur barna

Við allar myndatökur og myndbirtingar skal virða sjálfsákvörðunarrétt barna og ungmenna. Í því felst að taka þarf réttmætt tillit til viðhorfa þeirra í samræmi við aldur og þroska, s.s. með því að óska munnlegs samþykkis þeirra fyrir myndatöku og myndbirtingu hverju sinni.

Jafnræði

Í myndbirtingum skal þess gætt að jafnræði sé á milli kynja og að hlutfall stúlkna og drengja á myndum sé eins jafnt og kostur er. Góð vinnuregla er því að birta gjarnan hópmyndir af börnum og ungmennum úr skóla- og frístundastarfinu og leitast við að þær endurspegli margbreytileikann í barnahópnum, hvort sem um er að ræða myndir á opnu eða læstu vefsvæði

Nota skal tæki starfsstaðar

Öll myndataka af börnum í daglegu skóla- og frístundastarfi skal fara fram með tæki í eigu viðkomandi starfsstöðvar skóla- og frístundasviðs. Starfsfólki er óheimilt að taka ljósmyndir og/eða myndbönd af börnum á tæki í einkaeigu sinni.

Varsla myndefnis, öryggi og skil til Borgarskjalasafnsins

Myndasöfn skóla- og frístundastarfs skulu vistuð á lokuðu svæði með stýrðum aðgangi. Samfélagsmiðlar teljast ekki öruggur staður til að vista myndefni í skóla- og frístundastarfi. Aðgangur skal takmarkaður við starfsfólk sem þarf aðgang að myndefni starfa sinna vegna.

Starfsstaðir skóla- og frístundasviðs eru skilaskyldir aðilar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014. Af því leiðir að þeim er óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem þeim berast eða verða til hjá þeim, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands á grundvelli reglna um skjalastjórn og skjalavörslu eða sérstakra ákvæða. Í skilaskyldu felst jafnframt að skjölum og gögnum sem berast starfsstöðunum eða verða til hjá þeim, skal skilað til Borgarskjalasafns. Þegar kemur að myndefni er völdu myndefni skilað til Borgarskjalasafns og geta skil ýmist verið í formi útprentaðra mynda eða á á rafrænu formi.

Miðað er við að myndefni sé skilað Borgarskjalasafni þegar það verður 20 ára til samræmis við 15. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og samþykkt fyrir Borgarskjalasafn.

Hvar og hvernig má birta myndefni?

Facebook og sambærilegir miðlar

Persónuvernd hefur beint þeim tilmælum til leikskóla, grunnskóla, frístundaheimila, íþróttafélaga og allra annarra opinberra aðila og einkaaðila, sem koma að starfi með börnum, að þeir noti ekki Facebook, eða sambærilega samskiptamiðla fyrir miðlun persónuupplýsinga um ólögráða börn, hvort heldur sem um almennar eða viðkvæmar persónuupplýsingar þeirra er að ræða.

Persónuvernd hefur ítrekað tilmæli sín með þeim orðum að því sé beint til skóla og annarra sem starfa með börnum að þeir noti ekki Facebook eða sambærilega miðla sem samskiptamiðla fyrir miðlun persónuupplýsinga um ólögráða börn, hvort heldur sem um almennar eða viðkvæmar persónuupplýsingar þeirra er að ræða.

Persónuvernd hefur jafnframt lýst því að miðlun upplýsinga um viðburði á vegum skóla og félaga, eða aðra starfsemi, t.d. fjáröflunarverkefni og tilkynningar þar um, teljist ekki til vinnslu persónuupplýsinga og ekkert því til fyrirstöðu að nýta slíka miðla til að dreifa þeim upplýsingum.

Persónuvernd hefur lýst því yfir að almennt verði ekki gerð athugasemd við að á Facebook séu birtar myndir af opnum viðburðum á vegum skóla og félaga sem ekki sýna neinar aðstæður viðkvæms eðlis eða einstök börn sem miðpunkt myndefnis.

Það sama gildir fyrir læstar samfélagsmiðlasíður og takmarkast ekki við myndbirtingar heldur eiga þau almennt við um persónuupplýsingar. Samfélagsmiðlarnir Instagram, Snapchat, Youtube og Twitter falla undir sama flokk af samfélagsmiðlum og Facebook og er því almennt talið óheimilt að birta myndir af einstaka börnum á þessum miðlum.

Persónuvernd hefur ekki skilgreint hvað megi flokkast sem opinn viðburður en hefur komið því á framfæri að telja megi að fremur rúmt svigrúm sé til birtingar þjóðlífs- og hversdagsmynda með almenna skírskotun án samþykkis einstaklinga, þ.e. mynda af opnum viðburðum á vegum skóla og félaga sem ekki sýna neina aðstæður viðkvæms eðlis. 3

Það er hlutverk skóla- og frístundastarfs að meta hvað teljist til opinna viðburða á hans vegum en miða má við að um sé að ræða opna viðburði í almannarými eða þar sem búast má við að teknar séu ljósmyndir yfir hóp fólks, s.s. hátíðir, íþróttaviðburði, opinberar skemmtanir, kynningar eða ráðstefnur. Ef foreldrar mótmæla myndatöku eða myndbirtingu á viðburðum skóla- eða frístundastarfs skulu stjórnendur taka athugasemdirnar til skoðunar og bregðast við ef tilefni þykir til.

Heimasíða starfsstaðar, opin eða læst.

Ef um er að ræða myndefni af persónugreinanlegum börnum og myndir eru ekki teknar á opnum viðburði er heimilt að taka myndefni og birta að því gefnu að foreldrar hafi samþykkt myndatöku og myndbirtingu á heimasíðu með undirritun samþykkiseyðublaðs. Það sama gildir þrátt fyrir að aðgangsorð þurfi að síðunni.

Útgefið kynningarefni

Ef um er að ræða myndefni af persónugreinanlegum börnum og myndir eru ekki teknar á opnum viðburði er heimilt að taka myndefni og birta að því gefnu foreldrar hafi samþykkt myndatöku og myndbirtingu í útgefnu kynningarefni með undirritun samþykkiseyðublaðs.

Myndefni á veggjum starfsstaðar Talið er heimilt að birta hópmyndir/bekkjarmyndir á veggjum starfsstaðarins. Ef börn eða foreldrar mótmæla myndbirtingu á veggjum starfsstaðar er stjórnendum skylt að taka málið til skoðunar og ákvörðunartöku.
Jafnframt kann að vera nauðsynlegt að birta einstaklingsmyndir á veggjum starfsstaðar, sem dæmi á vinnusvæði mötuneytis, sem dæmi vegna barna með fæðuofnæmi.

Bekkjarmyndir og einstaklingsmyndir

Margir starfsstaðir skipuleggja myndatökur af nemendum til að taka einstaklings- og bekkjarmyndir. Þessar myndatökur eru gjarnan gerðar af atvinnuljósmyndara sem sér um fyrirkomulag og eftirvinnslu myndatökunnar. Ljósmyndarinn sér einnig um að setja ljósmyndirnar á læsta heimasíðu eða í skýjalausn sem gerir foreldrum kleift að skoða þær áður en þær eru pantaðar.

Aðkoma grunnskólanna er með þeim hætti að stjórnendur þeirra leyfa myndatökuna í húsnæði skólans, koma foreldrum í samband við ljósmyndarann og setja einstaklingsmyndirnar í rafrænt upplýsingakerfi starfsstaðarins ( Mentor, Námfús, Völu leikskóla eða Völu frístund). Ábyrgð á framkvæmd, eftirvinnslu og öryggi myndatökunnar er hjá ljósmyndaranum og eru foreldrar hvattir til að kynna sér vel samning við ljósmyndara sem þeir þurfa að undirrita áður en myndirnar eru pantaðar.

Framkvæmdin er yfirleitt með þeim hætti að foreldrar fá aðgang að myndasvæði viðkomandi bekkjar og hafa möguleika á að kaupa myndir af bekk og sínu barni. Foreldrar fá afhent lykilorð og takmarkast aðgangurinn við einstaklingsmyndir og hópmyndir af bekk viðkomandi nemanda. Myndirnar eru yfirleitt vistaðar í lágri upplausn og ekki hæfar til útprentunar né annarrar notkunar. Kaup á myndunum eru viðskipti milli foreldra og ljósmyndarans. Skráning og vinnsla persónuupplýsinga vegna ljósmyndatökunnar og kaupanna eru á ábyrgð ljósmyndarans, sem telst ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinganna samkvæmt lögum um persónuvernd nr. 90/2018.
Fjölmiðlar Aðgangur fjölmiðla að starfsstöð í skóla- og frístundastarfi er háð leyfi stjórnanda. Myndtaka fjölmiðla er því einnig háð leyfi stjórnanda. Ef um er að ræða myndefni af persónugreinanlegum börnum og ef myndir eru teknar á svæði sem ekki telst vera almannarými eða opinn viðburður er einungis heimilt að birta myndefnið hafi foreldrar undirritað samþykkiseyðublað.

Foreldrar og aðrir einstaklingar Persónuvernd hefur veitt þær leiðbeiningar að starfsstaðir geti almennt ekki borið ábyrgð á efni sem einstaklingar setja á netið í sínu nafni. Starfsstaður beri hinsvegar ábyrgð á því efni sem hann sjálfur og starfsfólk hans setur á netið.
Jafnframt hefur Persónuvernd veitt þær leiðbeiningar að opinberar stofnanir geti ekki lagt bann við því að einstaklingar taki ljósmyndir af börnum sínum enda er það áréttað að persónuverndarlög gilda ekki um meðferð einstaklings á persónuupplýsingum sem eingöngu varða einkahagi hans eða fjölskyldu hans eða eru einvörðungu ætlaðar til persónulegra nota.

Tiltekt á myndasöfnum á heimasíðum

Reglulega, sem dæmi í upphafi hvers skólaárs, skulu stjórnendur starfsstaða fara yfir heimasíður starfstaðarins og fjarlægja þaðan myndefni af börnum sem hætt eru á viðkomandi starfsstað og sem birt hefur verið á grundvelli samþykkis foreldra.

Mælst er til þess að foreldrum sé tilkynnt um fyrirhugaðar aðgerðir með góðum fyrirvara.

Ekki er heimilt að nota myndefni af barni sem birt er á grundvelli samþykkis foreldra eftir að það hættir komu á viðkomandi starfsstað.

Réttindi

Þú kannt að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Reykjavíkurborg vinnur með. Þá kannt þú að hafa rétt til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingarnar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt, að vinnslan verði takmörkuð og/eða að þú eða þriðji aðili fáir upplýsingar afhentar á tölvulesanlegu formi. Nánari upplýsingar um þessi réttindi þín má finna í persónuverndarstefnu Reykjavíkurborgar.

Sérstök athygli er vakin á því að sért þú ósátt/ur við meðferð Reykjavíkurborgar á persónuupplýsingum þínum getur þú ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar eða sent erindi til Persónuverndar.

Persónuverndarfulltrúi

Hægt er að beina kvörtunum vegna vinnslu persónuupplýsinga einstaklinga á vegum skóla- og frístundasviðs til persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar personuverndarfulltrui@reykjavik.is. Þá má einnig hafa samband í gegnum þjónustuver í síma 411 1111.

Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd

Sérhver einstaklingur á rétt á því að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd komi upp ágreiningsmál vegna vinnslu persónuupplýsinga í starfsemi skóla- og frístundasviðs. Upplýsingar um Persónuvernd.

Kynning á leiðbeiningum

Starfsfólki, foreldrum og börnum skulu kynntar þessar leiðbeiningar.

Með leiðbeiningum þessum falla úr gildi viðmið um myndatökur og myndbirtingar í skóla- og frístundastarfi frá árinu 2015 og bæklingur um notkun vef- og samfélagsmiðla í félagsmiðstöðvastarfi.

Samþykkt í framkvæmdastjórn skóla- og frístundasviðs þann 29. janúar 2020.

Varúð og nærgætni

Gæta skal varúðar og nærgætni við allar myndatökur og myndbirtingar af börnum í skóla- og frístundastarfi og að farið sé í hvívetna að persónuverndarlögum og upplýsingalögum nr. 140/2012. Áherslan á að vera á það sem börnin eru að fást við.

Virðing

Um allar myndatökur og myndbirtingar, hvort sem er á opnu eða læstu svæði, gildir sú regla að börn og ungmenni skulu aldrei sýnd á ögrandi, niðrandi eða óviðeigandi hátt, t.d. þannig að ekki séu teknar myndir af nöktum börnum eða börnum í viðkvæmum aðstæðum.

Nafn ekki tilgreint

Við birtingu myndefnis er ekki tilgreint nafn eða aðrar upplýsingar nema þegar um sérstakar aðstæður er að ræða, svo sem þegar barn vinnur til verðlauna eða kemur fram opinberlega fyrir hönd síns skóla.

Sjálfsákvörðunarréttur barna

Við allar myndatökur og myndbirtingar skal virða sjálfsákvörðunarrétt barna og ungmenna. Í því felst að taka þarf réttmætt tillit til viðhorfa þeirra í samræmi við aldur og þroska, s.s. með því að óska munnlegs samþykkis þeirra fyrir myndatöku og myndbirtingu hverju sinni.

Jafnræði

Í myndbirtingum skal þess gætt að jafnræði sé á milli kynja og að hlutfall stúlkna og drengja á myndum sé eins jafnt og kostur er
Góð vinnuregla er því að birta gjarnan hópmyndir af börnum og ungmennum úr skóla- og frístundastarfinu og leitast við að þær endurspegli margbreytileikann í barnahópnum, hvort sem um er að ræða myndir á opnu eða læstu vefsvæði

Nota skal tæki starfsstaðar

Öll myndataka af börnum í daglegu skóla- og frístundastarfi skal fara fram með tæki í eigu viðkomandi starfsstöðvar skóla- og frístundasviðs. Starfsfólki er óheimilt að taka ljósmyndir og/eða myndbönd af börnum á tæki í einkaeigu sinni.