Vinnsla persónuupplýsinga í leikskólum Reykjavíkur

Fræðsla þessi er veitt með vísan til laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (hér nefnt persónuverndarlög) og reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga og sem við kemur rétti einstaklinga gagnvart grunnskólanum.

Upplýsingarnar eiga við um alla leikskóla borgarinnar. Nánari upplýsingar um fyrirkomulagið í hverjum og einum leikskóla kann að vera að finna á heimasíðu hans eða í efni sem leikskólinn sendir í tengslum við tilgreindar vinnslur leikskólans á persónuupplýsingum.

Foreldri er hér notað um þá sem fara með forsjá barns í skilningi barnalaga nr. 76/2003.

Ef þú hefur spurningar varðandi meðferð persónuupplýsinga í leikskólanum

Samkvæmt lögum um leikskóla skulu foreldrar gæta hagsmuna barna sinna. Þeir skulu hafa náið samráð við starfsfólk leikskóla og fylgjast með skólagöngu barna sinna og veita þær upplýsingar sem kunna að skipta máli fyrir skólastarfið og velferð barna. Foreldrar skulu jafnframt eiga rétt á upplýsingum um skólastarfið og stöðu barna sinna.

Um rétt foreldris sem ekki fer með forsjá barns til upplýsinga um barn sitt fer samkvæmt fyrirmælum 52. gr. barnalaga, nr. 76/2003. Þar segir m.a. að það foreldri sem ekki hafi forsjá barns eigi rétt á að fá upplýsingar um barnið frá leikskóla þess. Rétturinn felur ekki í sér heimild til að fá upplýsingar um hagi forsjárforeldris. Þó er heimilt að synja upplýsingagjöf meðal annars ef upplýsingagjöf er talin skaðleg fyrir barn. Um takmarkanir á upplýsingarétti fer samkvæmt fyrirmælum 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Ef þú hefur spurningar varðandi meðferð persónuupplýsinga barna þinna getur þú haft samband við leikskóla barnsins eða persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar.  

Tekið er fram að áður en foreldrum eru látnar í té persónuupplýsingar sem þeir eiga rétt á verða þeir að staðfesta deili á sér.

Persónuverndarfulltrúi leikskólans

Verkefni persónuverndarfulltrúa er að sinna eftirliti með reglufylgni og aðstoða ábyrgðaraðila og vinnsluaðila við að fylgja persónuverndarlöggjöfinni.

• Frekari upplýsingar um persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar

Tilgangur og lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Samkvæmt lögum um leikskóla nr. 90/2008, með síðari breytingum, er leikskólinn fyrsta skólastigið í skólakerfinu og er fyrir börn undir skólaskyldualdri. Leikskólinn annast að ósk foreldra uppeldi, umönnun og menntun barna á leikskólaaldri í samræmi við lög um leikskóla. Foreldrar leikskólabarna gæta hagsmuna barna sinna en foreldrar samkvæmt lögunum teljast þeir sem fara með forsjá barns í skilningi barnalaga.

Megintilgangur vinnslu persónuupplýsinga í leikskólum Reykjavíkurborgar er fólginn í því að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á leikskólanum.

Í 2. gr. laga um leikskóla kemur fram að í leikskólum skal velferð og hagur barna hafður að leiðarljósi í öllu starfi. Veita skal börnum umönnun og menntun, búa þeim hollt og hvetjandi uppeldisumhverfi og örugg náms- og leikskilyrði. Stuðla skal að því að nám fari fram í leik og skapandi starfi þar sem börn njóta fjölbreyttra uppeldiskosta. Starfshættir leikskóla skulu mótast af umburðarlyndi og kærleika, jafnrétti, lýðræðislegu samstarfi, ábyrgð, umhyggju, sáttfýsi, virðingu fyrir manngildi og kristinni arfleifð íslenskrar menningar.

Meginmarkmið uppeldis og kennslu í leikskóla skulu vera:

• að fylgjast með og efla alhliða þroska barna í náinni samvinnu við foreldra,
•  að veita skipulega málörvun og stuðla að eðlilegri færni í íslensku,
•  að hlúa að börnum andlega, vitsmunalega og líkamlega í samræmi við þarfir hvers og eins svo að börnin fái notið bernsku sinnar,
•  að stuðla að víðsýni barna og efla siðferðisvitund þeirra,
•  að leggja grundvöll að því að börn verði sjálfstæðir, virkir og ábyrgir þátttakendur í lýðræðisþjóðfélagi sem er í örri og sífelldri þróun,
•  að rækta hæfileika barna til tjáningar og sköpunar í þeim tilgangi m.a. að styrkja sjálfsmynd þeirra, heilbrigðisvitund, öryggi og hæfni til mannlegra samskipta.

Samkvæmt 1. mgr. 9. gr. laga um leikskóla skulu foreldrar hafa náið samráð við starfsfólk leikskóla og fylgjast með skólagöngu barna sinna og veita þær upplýsingar sem kunna að skipta máli fyrir skólastarfið og velferð barna. Foreldrar skulu jafnframt eiga rétt á upplýsingum um skólastarfið og stöðu barna sinna. Um rétt foreldris sem ekki fer með forsjá barns til upplýsinga um barn sitt samkvæmt þessum lögum fer samkvæmt fyrirmælum 52. gr. barnalaga, nr. 76/2003.

Samkvæmt 2. mgr. 16. gr. laga um leikskóla skulu persónuupplýsingar, sem fyrir liggja um hvert einstakt barn í leikskóla og nauðsynlegar eru fyrir velferð og aðlögun þess í grunnskóla, fylgja barninu, enda sé krafist fullrar þagnarskyldu og málsmeðferðar í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Foreldrum skal gerð grein fyrir þessari upplýsingamiðlun. Meðferð upplýsinga skal vera á hendi leikskólastjóra eða annarra sérfræðinga á vegum sveitarfélagsins samkvæmt nánari ákvörðun þess.

Í 1. til 3. mgr. í 30. gr. a. laga um leikskóla er fjallað um vinnsla persónuupplýsinga. Þar kemur eftirfarandi fram:

Leikskólum, skólaþjónustu og þeim aðilum sem hafa lögbundið hlutverk samkvæmt lögum þessum er heimil vinnsla persónuupplýsinga að því marki sem nauðsynlegt er til að veita börnum í leikskóla lögbundna þjónustu. Heimil er vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga um heilsufar barna, svo sem vegna skimana, mats, greininga og vottorða.

Leikskólum, skólaþjónustu og þeim aðilum sem hafa lögbundið hlutverk samkvæmt lögum þessum er heimilt að afla og miðla persónuupplýsingum frá og til stofnana og fagaðila sem veita börnum lögbundna þjónustu, þ.m.t. Ráðgjafar- og greiningarstöðvar, félagsþjónustu sveitarfélaga, grunnskóla, frístundaheimila, stofnana og fagaðila sem tilgreindir eru í reglugerð sem ráðherra setur, enda sé slík miðlun nauðsynleg til þess að þessir aðilar geti gegnt hlutverkum sínum.

Leikskólum, skólaþjónustu og þeim aðilum sem hafa lögbundið hlutverk samkvæmt lögum þessum ber að upplýsa foreldra og forsjáraðila í skilningi barnalaga um vinnsluna í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Á grundvelli laga um leikskóla hefur verið sett reglugerð um skil og miðlun upplýsinga milli leik- og grunnskóla nr. 896/2009, með síðari breytingum. Þá er hér sérstaklega vísað til reglugerðar um skólaþjónustu nr. 444/2019, en þar er fjallað um beiðnir um athuganir og greiningar á börnum.  

Í starfsemi leikskólans eru teknar myndir og myndskeið af börnum í tengslum við lögbundna starfsemi leikskólans svo sem vegna verkefnavinnu auk þess sem tekin er mynd af þeim til að hafa í rafrænu upplýsingakerfi leikskólans, Völu leikskóla eða þær birtar foreldrum í gegnum Völu leikskóla appið. Jafnframt getur verið að myndataka og notkun myndefnis sé nauðsynleg til að tryggja æskilegar ráðstafanir og rétt viðbrögð vegna lífshættulegra sjúkdóma, til dæmis í þeim tilfellum þegar barn  hefur greinst með bráðaofnæmi eða flogaveiki.

Þar sem framangreind notkun er hluti af starfsemi leikskólans fellur hún utan samþykkis foreldra vegna myndatöku.

Þá er almennt talið heimilt að taka upp myndefni á opinberum viðburðum í starfsemi leikskóla ef um hópmyndir eða yfirlitsmyndir er að ræða. Ef foreldrar gera athugasemdir við slíka myndatöku tekur stjórnandi þær athugasemdir til skoðunar og metur þær í hverju tilfelli fyrir sig.

Af og til er myndefni af börnum  tekið og birt á grundvelli samþykkis foreldra. Myndirnar eru notaðar til að veita foreldrum og börnum  innsýn í þá starfsemi sem fram fer í leikskólanum og kann að vera birt í Völu leikskóla appinu, á vefsíðu skólans eða öðrum opinberum vettvangi. Foreldrar geta hvenær sem er afturkallað samþykki sem þegar hefur verið veitt. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti þeirrar myndatöku og myndbirtingu sem fram hefur farið fram að þeim tíma. Ef samþykki hefur ekki verið afturkallað gildir það á meðan viðkomandi barn er skráð í leikskólann.

• Leiðbeiningar og fræðsla um myndatökur og myndbirtingar í starfsemi skóla- og frístundasviðs. 

Myndir sem eru birtar af leikskólanum í Völu appinu eru almennt ekki ætlaðar til dreifingar eða birtingar með opinberum hætti.

Leikskólar Reykjavíkurborgar og Reykjavíkurborg eru ábyrgðaraðilar og hafa til samræmis við framangreint heimild á grundvelli 1. mgr. 9. gr. og 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga til vinnslu  persónuupplýsinga um börn.

Hverjir vinna með persónuupplýsingarnar?

Miðlun persónuupplýsinga til þriðju aðila (vinnsluaðila)

Reykjavíkurborg nýtir sér aðstoð svokallaðra vinnsluaðila við að hýsa þær persónuupplýsingar sem unnið er með í leikskólum borgarinnar. Með vinnsluaðila er til dæmis átt við Völu leikskóla. Það sama kann að eiga við um annars konar upplýsingatækniþjónustu. Slíkir aðilar kunna því að hafa aðgang að persónuupplýsingum í tengslum við starfsemi leikskóla, en öll aðkoma þeirra að upplýsingunum byggir á skriflegum samningi við Reykjavíkurborg þar sem öryggi upplýsinganna og trúnaður er tryggður. Þá kann Reykjavíkurborg að vera skylt samkvæmt lögum að afhenda þriðja aðila persónuupplýsingar sem unnið er með á vegum sveitarfélagsins.

Reykjavíkurborg mun ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt lögum samkvæmt. Kveða skal á um varðveislu og vistun persónuupplýsinga af hálfu þriðja aðila í  vinnslusamningum sem Reykjavíkurborg á aðild að. Reykjavíkurborg mun ekki nota persónuupplýsingar í öðrum tilgangi eða afhenda þær þriðja aðila, nema á grundvelli lagaheimildar, stjórnvaldsfyrirmæla, dómsúrskurðar, skriflegs vinnslusamnings eða samþykkis hins skráða. Reykjavíkurborg áskilur sér þó rétt til að afhenda þriðja aðila ópersónugreinanlegar upplýsingar í vísinda- og rannsóknaskyni eftir því sem lög heimila.

Upplýsingar um notkun rafræna skráningar – og  upplýsingakerfisins Völu leikskóla

Leikskólar  Reykjavíkurborgar nota rafræna skráningar – og upplýsingakerfið Völu leikskóla  á grundvelli vinnslusamnings sem leikskólinn hefur gert við Advania ehf. Vala leikskóli  er skráningar og upplýsingakerfi sem er notað til skráninga og miðlunar upplýsinga um börn og til samskipta við foreldra um barn þeirra. Umsóknir um leikskóla og afslætti af leikskólagjöldum auk fleiri atriða eru vistaðar í Völu leikskóla.

• Nánari upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga í Völu

Foreldrar geta fengið upplýsingar og verið í samskiptum við leikskólann gegnum smáforrit/app Völu leikskóla sem hægt er að hlaða niður í síma. Foreldrar og leikskóli geta svarað og sent stutt skilaboð til foreldra en skilaboðin eru skráð í Völu leikskóla.

Samkvæmt reglugerð nr. 896/2009 um skil og miðlun upplýsinga milli leik- og grunnskóla er leikskólum heimilt að nota rafrænt upplýsingakerfi til skráningar og miðlunar upplýsinga um börn. Ennfremur getur leikskóli notað slíkt kerfi til þess að veita foreldrum aðgang að upplýsingum og til samskipta við þá.

Persónuupplýsingar  sem hægt er að skrá í Völu leikskóla  eru eftirfarandi:

• Grunnupplýsingar um barn: Nafn, kennitala, lögheimili, greiðandi gjalda, aðstæður foreldra; í hjúskap einstæður, öryrki, starfsmaður, námsmaður, vistunarstaður og deild, tungumál og mynd af barninu.
• Grunnupplýsingar varðandi foreldra/forsjáraðila samkvæmt þjóðskrá og tengiliði:  nafn, kennitala, sími, netfang og systkini á leikskólaaldri.
• Foreldrar geta óskað eftir að skráðir verði aðrir aðstandendur barnsins að auki.
• Varðandi vistun barnsins er skráð: Vistun pr. dag, fæði pr. dag, upphafsdagur vistunar, lokadagur vistunar, umsóknir ( sjá kafla um umsóknir ).
• Aðrar upplýsingar: Ofnæmi, sérþarfir, lyf. Á eingöngu við ef það er nauðsynlegt að skrá upplýsingar í Völuna vegna öryggis barnsins.
• Að öðru leyti er hægt að skrá í Völuna; Nafn og símanúmer þess sem má sækja barn, viðvera barnsins, sérkennslutímar og tilkynningar.

Það er meginregla að heimilt er að skrá í Völu upplýsingar til að koma í veg fyrir bráðatilvik eða til að starfsfólk, sem ber ábyrgð á velferð barna, sé meðvitað um hættu á slíkum tilvikum og kunni að bregðast við henni og haga störfum sínum í ljósi hennar.  Vegna þessa er litið svo á að heimilt sé að skrá í Völu leikskóla upplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, s.s. bráðaofnæmi og flogaveiki. Aðrar viðkvæmar persónuupplýsingar en að ofan greinir svo sem upplýsingar um veikindi eða greiningar á ekki að skrá eða setja upplýsingar um í Völu leikskóla. Þar gæti þó verið tilvísun til skráningar um veikindi eða greiningar.

Skráning á notkun

Allar innskráningar notenda í  Völu leikskóla eru skráðar eða „loggaðar“. Í breytingasögu eru skráðar allar breytingar á hvaða aðgerðum í Völu. Þar er skráð dagsetning breytingar, skýring, nýtt gildi, fyrra gildi og hver breytti.

Atburðaskráningin er gerð í öryggis- og eignavörsluskyni og er liður í að tryggja að gögn í kerfinu séu varin meðal annars gegn óheimilum aðgangi, breytingum og eyðingu, þjófnaði eða skemmdum.

Sjálfvirk ákvörðunartaka

• Ekki fer fram sjálfvirk ákvörðunartaka í Völu leikskóla.
• Aðrar leiðir til að fá aðgang að upplýsingum

Komi fram rökstudd beiðni frá foreldrum um að aðgangur að upplýsingum verði jafnframt veittur með öðrum hætti, s.s. með tölvupósti, símleiðis eða bréfleiðis, skal starfsfólk skóla leitast við að verða við slíkum beiðnum, enda þjóni það hagsmunum og þörfum barnsins. Tillit skal tekið til eðlis og mikilvægis þeirra upplýsinga sem um ræðir hverju sinni og hvort sérþarfir barns eða sérstakar aðstæður kalli á að samskipti séu með tilteknum hætti

Upplýsingar um notkun Office 365

Leikskólar  Reykjavíkurborgar nýta Office 365 í daglegum störfum sínum. Office 365 er rekið af Microsoft Corporation. Office 365 er samsafn af margskonar verkfærum/kerfum en mest eru nýtt: Word, Excel, Power point, One note, One Drive og Share point.

• Nánari upplýsingar um Office 365

Starfsfólk leikskóla

Starfsfólk leikskólans sem þarf á upplýsingum að halda vegna starfa sinna hefur aðgang að upplýsingunum um börn og foreldra þeirra. Á starfsfólki leikskóla hvílir þagnarskylda.

Menntamálastofnun

Menntamálastofnun getur þurft aðgang að upplýsingum er varða leikskólabörn.

• Persónuupplýsingar sem Menntamálstofnun vinnur með

Aðstoð við börn og skólaþjónusta

Í 22. gr. laga um leikskóla er fjallað um framkvæmd skólaþjónustu. Þar kemur fram að börn sem þurfa sérstaka aðstoð og þjálfun, að mati viðurkenndra greiningaraðila, eigi rétt á slíkri þjónustu innan leikskólans. Þjónusta þessi skuli fara fram undir handleiðslu sérfræðinga samkvæmt ákvörðun leikskólastjóra og skólaþjónustu skv. 21. gr. laga um leikskóla í samráði við foreldra.

Jafnframt kemur fram að leikskólastjóri skuli samræma innan hvers leikskóla störf þeirra sem sjá um málefni einstakra barna skv. 21. gr. Jafnframt skal hafa samráð við félagsþjónustu sveitarfélaga vegna málefna einstakra barna eftir því sem þurfa þykir.

Við framkvæmd skólaþjónustu skulu sveitarfélög leggja áherslu á góð tengsl leikskóla og grunnskóla með samfellu í skólastarfi að leiðarljósi. Fjallað er um skólaþjónustu sveitarfélaga við leikskóla í reglugerð nr. 444/2019 um skólaþjónustu sveitarfélaga við leik- og grunnskóla og nemendaverndarráð í grunnskólum. Í 1. mgr. 10. gr. framangreindrar reglugerðar kemur  fram að í forvarnarstarfi leik- og grunnskóla felst m.a. fræðsla, mat og verkefni fyrir nemendur, starfsfólk skóla og foreldra með það að markmiði að skólaganga nemenda gangi sem best og að skólabragurinn verði sem jákvæðastur. Nemendur sem kunna að eiga í líkamlegum, sálrænum eða félagslegum vanda fái viðeigandi stuðning og námsaðstoð við hæfi til að þeir geti tekið virkan þátt í skólastarfi. Í 2. mgr. Sama ákvæðis kemur jafnframt að í leik- og grunnskólum skuli starfsfólk skóla meta hvaða nemendur kunni að eiga í erfiðleikum með lestrarnám eða lestur, eða aðra námsörðugleika, með viðeigandi matstækjum, bregðast við því með kerfisbundnum hætti og sjá til þess að allir nemendur fái nauðsynlega aðstoð. Fylgst skal reglulega með framförum og brugðist við jafnóðum.

Samkvæmt 3. mgr. 10. gr. reglugerðar um skólaþjónustu ber ef þörf er á nánari athugun og greiningu á grundvelli mats, skv. 2. mgr., skal skólastjóri eða fulltrúi hans óska eftir sérfræðiaðstoð. Starfsfólk skólaþjónustu skal aðstoða starfsfólk leik- og grunnskóla við greiningu á nemendum sem kunna að eiga í líkamlegum, sálrænum eða félagslegum vanda sem geta haft áhrif á námsframvindu. Einnig skal skólaþjónusta aðstoða starfsfólk leik- og grunnskóla við greiningu á námsaðstæðum, veita ráðgjöf um hvernig brugðist skuli við og vísa á viðeigandi úrræði. Starfsfólk skólaþjónustu skal fylgjast með að viðeigandi matstæki séu tiltæk, útvega slík matstæki eftir því sem þörf krefur og aðstoða við framkvæmd og eftirfylgni í samstarfi við fræðsluyfirvöld.

Allar athuganir á vegum skólaþjónustu sem varða einstaka nemendur skulu gerðar í samráði við og með formlegu samþykki foreldra og óheimilt er að taka gjald fyrir slíkar athuganir.

Þegar grunur vaknar um frávik í þroska barns er í samráði við foreldra óskað eftir aðstoð frá sérkennslustjóra leikskólans. Ef ástæða er til er leitað ráðgjafar hjá sérkennsluráðgjafa, talmeinafræðings, hegðunarráðgjafa sem starfa í skóla- og frístundaþjónustu í Miðstöð í viðkomandi borgarhluta eða leitað er til sálfræðings sem heyra undir velferðarsvið.

Ef tilefni er til getur leikskólinn sótt um aukið fjármagn til skóla- og frístundasviðs vegna stuðnings við barnið. Þá getur verið að barninu verði vísað í frekari athuganir hjá utanaðkomandi stofnunum t.d. Greiningar og ráðgjafarstöð, Heyrnar- og talmeinastöð, Æfingastöð, sjálfstætt starfandi talmeinafræðinga o.fl.

Þjónusta við leikskóla á sviði kennslu- og félagsráðgjafar og sálfræðiþjónustu fer fram í Miðstöðvum borgarinnar.

Foreldrar barna í leikskóla geta óskað eftir athugun, greiningu og ráðgjöf fyrir börn sín. Auk þess geta skólastjórnendur, kennarar, náms- og starfsráðgjafar, eða eftir atvikum annað starfsfólk skólans eða skólaheilsugæslu, lagt fram ósk um slíka sérfræðiaðstoð í samráði við og með samþykki foreldra.

Í leikskólanum hefur deildarstjóri sérkennslu hlutverk tengiliðar í þjónustu í þágu farsældar barna.

• Nánari upplýsingar um samþættingu þjónustu í þágu farsældar barna

Allar greiningar á börnum þeirra skulu gerðar í samráði við og með samþykki foreldra og skulu þeir upplýstir um niðurstöðuna.

Foreldrar geta kynnt sér gögn eða fengið afrit af gögnum í vörslu skólaþjónustu með persónulegum upplýsingum um eigin börn á grundvelli ákvæða leikskólalaga, upplýsinga- og/eða persónuverndarlaga, eftir því sem við á.

Á vegum skóla- og frístundasviðs  eru starfandi hegðunarráðgjafar og sérkennsluráðgjafar sem veita kennurum ráðgjöf. Ef vinna á með mál einstakra barna er það almennt gert með samþykki foreldra.

Fjallað er um skólaþjónustu í 21. og 22. gr. laga um leikskóla og í reglugerð nr. 444/2019 um skólaþjónustu sveitarfélaga við leik- og grunnskóla og nemendaverndarráð í grunnskólum.

Teymi stofnað um mál einstakra barna

Í leikskólanum getur verið að stofnuð séu tímabundið teymi um börn þegar bregðast þarf við með sérstökum viðbrögðum, svo barn  fái notið leikskólagöngu sinnar og taki framförum. Á formlegum fundum teymis eru gerðar fundargerðir sem vistaðar eru í persónumöppu barnsins.

Teymið getur verið þverfaglegt og byggt á samstarfi fagaðila og foreldra og það getur verið stuðningsteymi foreldra, leikskóla og annarra aðila.

Mat og uppeldisfræðilegar skráningar

Í leikskólum er unnið að forvarnastarfi með mati og uppeldisfræðilegum skráningum  til að tryggja þeim kennslu og aðstoð við hæfi í samvinnu við foreldra og sérfræðinga Miðstöðva Reykjavíkurborgar og aðra sérfræðinga. Allar athuganir skólaþjónustu á vegum leikskóla sem varða einstaka börn skulu gerðar í samráði við og með samþykki foreldra.

Samkvæmt 1. mgr. 10. gr. reglugerðar um skólaþjónustu felst í forvarnarstarfi leik- og grunnskóla m.a. fræðsla, mat og verkefni fyrir nemendur, starfsfólk skóla og foreldra með það að markmiði að skólaganga nemenda gangi sem best og að skólabragurinn verði sem jákvæðastur. Nemendur sem kunna að eiga í líkamlegum, sálrænum eða félagslegum vanda fái viðeigandi stuðning og námsaðstoð við hæfi til að þeir geti tekið virkan þátt í skólastarfi.

Jafnframt kemur fram að í leik- og grunnskólum skal starfsfólk skóla meta hvaða nemendur kunna að eiga í erfiðleikum með lestrarnám eða lestur, eða aðra námsörðugleika, með viðeigandi matstækjum, bregðast við því með kerfisbundnum hætti og sjá til þess að allir nemendur fái nauðsynlega aðstoð. Fylgst skal reglulega með framförum og brugðist við jafnóðum.

Sé þörf á nánari athugun og greiningu á grundvelli mats, skv. 2. mgr. 10. gr. reglugerðar um skólaþjónustu, skal skólastjóri eða fulltrúi hans óska eftir sérfræðiaðstoð. Starfsfólk skólaþjónustu skal aðstoða starfsfólk leik- og grunnskóla við greiningu á nemendum sem kunna að eiga í líkamlegum, sálrænum eða félagslegum vanda sem geta haft áhrif á námsframvindu. Einnig skal skólaþjónusta aðstoða starfsfólk leik- og grunnskóla við greiningu á námsaðstæðum, veita ráðgjöf um hvernig brugðist skuli við og vísa á viðeigandi úrræði.

Það getur verið breytilegt eftir leikskólum hvaða matstæki eru notuð. Leikskólinn veitir upplýsingar um matstækin.  

Kannanir og rannsóknir

Í tengslum við mat og eftirlit með gæðum starfs í leikskólum, er leikskólanum skylt að framkvæma innra mat til samræmis við 18. gr. laga um leikskóla nr. 90/2018. Jafnframt ber sveitarfélögum að framkvæma ytra mat til samræmis við 19. gr. laga um leikskóla. Auk þess framkvæmir Menntamálastofnun ytra mat til samræmis við 20. gr. laga um leikskóla. Mat og eftirlit getur farið fram með rannsóknum eða könnunum. Gert er ráð fyrir virkri þátttöku starfsmanna, barna og foreldra eftir því sem við á.

Stjórnendur leikskóla geta samþykkt að skólinn taki þátt í rannsókn eða könnunum til að auka þekkingu á skóla- og frístundastarfi og sem geta orðið skólasamfélaginu til framdráttar. Þegar slík rannsókn beinist að börnum og ungmennum sem ekki hafa náð 18 ára aldri, þarf skólinn formlegt leyfi frá skrifstofu skóla– og frístundasviðs áður en hann samþykkir að taka þátt í slíku verkefni. Þetta á við um spurningakannanir sem leggja á fyrir börn, viðtöl, rýnihópa og/eða vettvangsathuganir. Misjafnt er eftir eðli rannsókna hvort skriflegt samþykki foreldra þarf að auki, eða hvort einungis þurfi að kynna rannsókn fyrir foreldrum, þ.e. ætlað samþykki. Upplýsingar um hvaða tegund samþykkis skuli aflað koma fram í leyfi skrifstofunnar. 

Flutningur milli leikskóla

Við flutning barns milli leikskóla og úr leikskóla í grunnskóla skal leikskólastjóri þess leikskóla sem barnið var í sjá til þess að nauðsynlegar persónuupplýsingar um barnið flytjist með tryggum og öruggum hætti til viðtökuskóla. Ef upplýsingar um viðtökuskóla liggja ekki fyrir verða gögnin ekki send fyrr en beiðni viðtökuskóla hefur borist.

Leikskólastjóri eða þar til bær sérfræðingur af hálfu sveitarfélags, samkvæmt nánari ákvörðun nefndar, sbr. 2. mgr. 4. gr. laga um leikskóla, leggur mat á nauðsyn upplýsinga vegna fyrirhugaðrar skólagöngu barns í grunnskóla og ber ábyrgð á miðlun þeirra til hlutaðeigandi grunnskóla.

Leikskólastjóra ber að gera foreldrum grein fyrir hvaða upplýsingar fylgja barni á milli leikskóla eða í grunnskóla og um rétt foreldra til að fá vitneskju um slíkar upplýsingar. Þegar tilefni er til notast leikskólar  við eyðublað sem skóla- og frístundasvið hefur útbúið og ber að kynna foreldrum efni þess og afla staðfestingar þeirra. Í skólanámskrá hvers leikskóla skal tilgreina hvaða upplýsingar skulu fylgja barni á milli leikskóla eða í grunnskóla. Skólastjóra ber að gera foreldrum grein fyrir hvaða upplýsingar um námsmat fylgja nemendum á milli skóla eða í framhaldsskóla og um rétt foreldra til að fá vitneskju um miðlun slíkra upplýsinga.

Um framangreint gildir reglugerð um skil og miðlun upplýsinga milli leik- og grunnskóla nr. 896/2009, með síðari breytingum.

Vinnsla á grundvelli stjórnsýslulaga, upplýsingalaga og annarra laga

Komið getur til þess að leikskóla beri að afhenda gögn á grundvelli stjórnsýslulaga nr. 37/1993, upplýsingalaga nr. 140/2012 eða barnaverndarlaga nr. 80/2002, með hliðsjón af 2. mgr. 17. gr. persónuverndarlaga nr. 90/2018. 

Samþætting þjónustu í þágu farsældar barna

Í leikskólanum hefur  sérkennslustjóri að öllu jöfnu hlutverk tengiliðar í þjónustu í þágu farsældar barna.

• Nánari upplýsingar um samþættingu þjónustu í þágu farsældar barna

Hagstofa Íslands

Upplýsingum er miðlað til Hagstofu Íslands til að uppfylla lagaskyldu samkvæmt ákvæði 5. gr. laga nr. 163/2007 um Hagstofu Íslands og opinbera hagskýrslugerð. Þetta eru upplýsingar um um leikskóla barns, kt. og nafn barns, dvalartíma, móðurmál, stuðning.  Upplýsingum um stuðning er ekki miðlað með persónugreinanlegum hætti. 

Önnur vinnsla

Í starfi leikskóla getur verið um að ræða aðra vinnslu persónuupplýsinga en tilgreind er upptalningunni hér að ofan.  

Hvað er gert við persónuupplýsingar og hversu lengi eru þær geymdar?

Þegar upplýsingar berast vegna umsóknar um leikskóla í gegnum umsokn.vala.is eru þær skráðar í rafrænt upplýsingakerfi skólans sem er gagnagrunnur sem hýstur er af Advania ehf. Í lok hvers skólaárs yfirfer umsjónarmaður skjalasafns eða sá aðili sem stjórnandi hefur falið verkefnið persónumöppur barna og gætir þess að öll gögn varðandi börn hafi verið prentuð út og sett í persónumöppur til samræmis við leiðbeiningar um skjalavörslu fyrir leikskóla Reykjavíkurborgar, eftir því sem við á ef ekki er um rafræn skil að ræða.

Leikskólar eru skilaskyldir aðilar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014. Af því leiðir að þeim er óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem þeim berast eða verða til hjá þeim, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands. Í skilaskyldu felst jafnframt að öllum skjölum og gögnum sem berast leikskólanum  eða verða til hjá þeim, skal skilað til Borgarskjalasafns þar sem þau eru geymd til framtíðar. Rafrænar skrár, gagnagrunnar og skjalavörslukerfi skulu jafnframt afhent Borgarskjalasafni.

• Nánari upplýsingar um Borgarskjalasafn má finna á vef safnsins

Persónuupplýsingar sem falla undir framangreint eru því geymdar ótímabundið. Hins vegar eins og áður hefur komið fram var ákveðið á fundi borgarstjórnar Reykjavíkur þann 7. mars 2023 að leggja niður Borgarskjalasafn í núverandi mynd. Ákveðið var að verkefni Borgarskjalasafns Reykjavíkur og safnkostur yrðu færð til Þjóðskjalasafn Íslands, og þar af leiðandi munu stjórnsýsla og stofnanir Reykjavíkur frá og með 1. janúar 2024 skila skjölum sínum til Þjóðaskjalasafns Ísland. Verkefni varðandi móttöku gagna, eftirlit og ráðgjöf flytjast einnig frá Borgarskjalasafni til Þjóðskjalasafns.

Réttindi

Foreldrar eiga rétt á aðgangi að upplýsingum um börn sín. Um takmarkanir á upp­lýsinga­rétti þeirra fer samkvæmt fyrirmælum 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 9. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Það foreldri sem ekki hefur forsjá barns á rétt á að fá upplýsingar um barnið frá leikskóla. Um rétt foreldris til upplýsinga fer samkvæmt fyrirmælum 52. gr. barnalaga nr. 76/2003.

Þú kannt að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Reykjavíkurborg vinnur með. Þá kannt þú að hafa rétt til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingarnar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt, að vinnslan verði takmörkuð og/eða að þú eða þriðji aðili fáir upplýsingar afhentar á tölvulesanlegu formi.

• Nánari upplýsingar um þessi réttindi þín má finna í persónuverndarstefnu Reykjavíkurborgar

Sérstök athygli er vakin á því að sért þú ósátt/ur við meðferð Reykjavíkurborgar á persónuupplýsingum þínum getur þú ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar í gegnum netfangið personuverndarfulltrui@reykjavik.is, í síma 411 1111 eða sent erindi til Persónuverndar.

• Vefur Persónuverndar