Vinnsla persónuupplýsinga hjá dagforeldrum í Reykjavík

1. Vinnsla persónuupplýsinga í tengslum við eftirlit skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar með starfsemi dagforeldra og gerð umsagna vegna beiðna um leyfi til daggæslu

Í fyrsta lagi lítur fræðsla þessi að vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við eftirlit skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar með starfsemi dagforeldra og gerð umsagna vegna beiðna um leyfi til daggæslu sbr. 2. mgr. 5. gr. og 18. gr. a í reglugerð um daggæslu barna í heimahúsum nr. 907/2005, með síðari breytingum, (hér eftir reglugerðin). Samkvæmt 1. mgr. 34. gr. laga nr. 40/1991 hefur félagsmálanefnd eða önnur nefnd samkvæmt ákvörðun sveitarstjórnar umsjón með daggæslu barna í heimahúsum og rekstri gæsluvalla fyrir börn. Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála veitir rekstrarleyfi til daggæslu barn í heimahúsum og rekstur gæsluvalla fyrir börn. Samkvæmt 4. gr. reglugerðarinnar bera sveitarfélög ábyrgð á því að höfð sé umsjón og innra eftirlit með starfsemi dagforeldra. Samkvæmt 5. gr. reglugerðarinnar ber félagsmálanefnd í hverju sveitarfélagi almenna ábyrgð á velferð barna í sveitarfélaginu og skal sjá til þess að aðbúnaði barna sé ekki áfátt, sbr. 1. mgr. 30. gr. laga um félagsþjónustu sveitarfélaga nr. 40/1991. Jafnframt er vísað til c liðar 2. gr. í  viðauka 2.6 við samþykkt um stjórn Reykjavíkurborgar og fundarsköp borgarstjórnar þar sem fram kemur að sviðsstjóra skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar sé heimilt að hafa lögbundið eftirlit með  starfsemi dagforeldra.

Þá skal félagsmálanefnd (hjá Reykjavíkurborg skóla- og frístundasvið) eiga samstarf við heilbrigðisnefnd og barnaverndarþjónustu varðandi aðbúnað barna hjá dagforeldrum eftir því sem þurfa þykir sbr. 6. gr. framangreindrar reglugerðarinnar. Nánar er kveðið á um umsjón og eftirlit með starfsemi dagforeldra í X. kafla reglugerðarinnar. Ef aðbúnaði barna telst ábótavant sbr. 36. gr. reglugerðarinnar eða barn telst í hættu statt sbr. 37. gr. reglugerðarinnar skal félagsmálanefnd (hjá Reykjavíkurborg skóla- og frístundasvið) gera viðeigandi ráðstafanir. Samkvæmt 2. mgr. 36. gr. sömu reglugerðar skal upplýsa Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála þegar í stað um mál en samkvæmt 3. mgr. 36. gr. skal félagsmálanefnd (hjá Reykjavíkurborg skóla- og frístundasvið) tilkynna Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála um það ef ekki er farið að leiðbeiningum. Þá skal tilkynna Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála og heilbrigðisnefnd um mál skv. 1. mgr. 37. gr. sbr. 2. mgr. 37. gr.

Í 22. gr. laga um gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála, nr. 88/2021, kemur fram að stofnunin geti krafið þá sem lúta eftirliti stofnunarinnar um hverjar þær upplýsingar um stofnunin telur nauðsynlegar við framkvæmd laganna.  Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála er jafnframt heimilt að miðla persónuupplýsingum, þ.m.t. viðkvæmum persónuupplýsingum, svo sem upplýsingum um heilsufar, og upplýsingum sem talist geta viðkvæms eðlis, svo sem upplýsingum um fjölskylduhagi, félagslegan vanda og upplýsingum um refsiverða háttsemi og ætlaða refsiverða háttsemi, til annarra eftirlitsstjórnvalda að því marki sem það er nauðsynlegt til að stuðla að því að þau geti sinnt lögbundnum verkefnum sínum, m.a. á grundvelli 5. tölul. 1. mgr. 9. gr. og 2. tölul. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í sama tilgangi er þessum eftirlitsstjórnvöldum heimilt að miðla persónuupplýsingum til Gæða- og eftirlitsstofnunar velferðarmála að því marki sem það er nauðsynlegt til að stuðla að því að stofnunin geti sinnt verkefnum sínum samkvæmt lögum þessum. Þá er þeim sem samkvæmt lögum eða með reglugerð er falið að veita umsagnir vegna umsókna um rekstrarleyfi á grundvelli laga þessara er heimilt að vinna persónuupplýsingar, þ.m.t. viðkvæmar persónuupplýsingar, að því marki sem það er nauðsynlegt fyrir framkvæmd verkefnisins.

Hver er tilgangur vinnslu og grundvöllur hennar?

Skóla- og frístundasviði Reykjavíkurborgar er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar dagforeldra, annarra heimilismanna dagforeldris, foreldra barna í daggæslu og barna þeirra til að geta sinnt eftirliti með dagforeldrum og gerð umsagna vegna beiðna um leyfi til daggæslu sbr. 2. mgr. 5. gr. og 18. gr. a í reglugerðinni.

Með vísan til þess sem að framan hefur verið rakið byggir vinnslan á 3. og 5. tölul. 1. mgr. 9. gr., sbr. jafnframt 2., 4. og 7. tölul. 1. mgr. 11. gr., laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga en þar kemur meðal annars fram að heimilt sé að vinna með persónuupplýsingar sé vinnslan nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu og heimilt sé að vinna með persónuupplýsingar sé vinnslan nauðsynleg vegna verks sem unnið er í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðili fer með, auk þess sem vinnsla fer fram sem liður í lögmætri starfsemi Reykjavíkurborgar. 

Jafnframt getur vinnslan byggt á 1., 3. og 4. mgr. 22. gr. laga nr. 88/2021 um Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála.

Ef skóla- og frístundasviði Reykjavíkurborgar eru ekki veittar umbeðnar upplýsingar getur það haft áhrif á niðurstöður eftirlits sem getur leitt til þess að tilkynning verði send á Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála sem veitir og afturkallar leyfi til daggæslu. Jafnframt getur það haft áhrif á umsögn skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar til Gæða- og eftirlitsstofnunar velferðarmála um umsókn um leyfi til daggæslu barna í heimahúsum sbr. 2. mgr. 5. gr. reglugerðar um daggæslu barna í heimahúsum sbr. einnig 1., 3. og 4. mgr. 22. gr. laga um Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála.

Engin sjálfvirk ákvörðunartaka fer fram á grundvelli veittra upplýsinga.

Hvaða upplýsingar er unnið með?

Almennar persónuupplýsingar um dagforeldri og heimilisfólk dagforeldris: Nafn, kennitala, lögheimili, símanúmer, netfang, heimilisfang starfsstaðar, heimilisfang, upplýsingar frá Heilbrigðiseftirliti Reykjavíkur, dvalarsamningar dagforeldris við foreldra barna í daggæslunni og aðrar upplýsingar  sem dagforeldri  eða aðrir  koma á framfæri vegna  innra eftirlits með daggæslu auk upplýsinga sem borist geta frá öðrum aðilum.

Viðkvæmar persónuupplýsingar um dagforeldri og heimilisfólk dagforeldris: Upplýsingar sem fram koma á sakavottorðum og læknisvottorðum. Upplýsingar frá Barnaverndarþjónustu og aðrar viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt 3. tölulið 3. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga  sem dagforeldri  eða aðrir  koma á framfæri vegna  innra eftirlits með daggæslu auk upplýsinga sem borist geta frá öðrum aðilum.  Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála er jafnframt heimilt að miðla persónuupplýsingum, þar með talið viðkvæmum persónuupplýsingum, svo sem upplýsingum um heilsufar, og upplýsingum sem talist geta viðkvæms eðlis, svo sem upplýsingum um fjölskylduhagi, félagslegan vanda og upplýsingum um refsiverða háttsemi og ætlaða refsiverða háttsemi, til annarra eftirlitsstjórnvalda að því marki sem það er nauðsynlegt til að stuðla að því að þau geti sinnt lögbundnum verkefnum sínum. Í sama tilgangi er þessum eftirlitsstjórnvöldum heimilt að miðla persónuupplýsingum til Gæða- og eftirlitsstofnunar velferðarmála að því marki sem það er nauðsynlegt til að stuðla að því að stofnunin geti sinnt verkefnum sínum samkvæmt lögum þessum.

Almennar persónuupplýsingar um foreldra og barn: Nafn barns, kennitala, lögheimili, tímabil vistunar barns, fjöldi dvalarstunda skv. dvalarsamningi, nöfn foreldra, kennitölur foreldra, símanúmer, netföng og hjúskaparstaða. Ef systkini er á leikskólaaldri sést það á spjaldi barnsins, upplýsingar um aðstæður í tengslum við hærri niðurgreiðslur svo sem hjúskaparstaða foreldra, hvort viðkomandi er öryrki, námsmaður eða starfsmaður leikskóla Reykjavíkurborgar.

Viðkvæmar persónuupplýsingar um foreldri og barn: Unnið kann að vera með viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt 3. tölulið 3. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga  sem dagforeldri  eða aðrir  koma á framfæri vegna  innra eftirlits með daggæslu auk upplýsinga sem borist geta frá öðrum aðilum. 

Hvaðan koma upplýsingarnar og hvar eru þær skráðar?

Upplýsingarnar berast skóla- og frístundasviði Reykjavíkurborgar frá Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála, dagforeldri og foreldrum, frá daggæsluráðgjöfum, eftirlitsaðilum og mögulegum tilkynnendum.

Skrifstofa skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar notar skráningar- og skjalavistunarkerfið Hlöðuna á grundvelli vinnslusamnings við Hugvit hf. Skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar notast við Microsoft 365 í störfum sínum. 

Upplýsingar um lögheimili barna og dagforeldra í Völunni eru samlesnar við Þjóðskrá. Í tengslum við eftirlit daggæslu eru tilteknar almennar upplýsingar um daggæsluna skráðar í forritið iAuditor. Að loknum eftirlitsheimsóknum breytir eftirlitsaðili útfylltum eftirlitsskýrslum í PDF skjöl í iAuditor forritinu. PDF skjölin vistar hann síðan með öruggum hætti.

Skóla- og frístundasvið Reykjavíkurborgar og önnur sveitarfélög á höfuðborgarsvæðinu kunna að afla og miðla upplýsingum sín á milli um fjölda, nöfn, kennitölur, dvalartíma barna og niðurgreiðslu dvalargjalda barna sem hafa lögheimili í sveitarfélögunum og eru skráð í daggæslu. Jafnframt upplýsingum um nöfn foreldra þeirra barna og netföng þeirra. Einnig kunna sveitarfélögin að miðla og afla upplýsinga sín á milli um nöfn og kennitölur dagforeldra sem hafa börn með lögheimili í öðrum sveitarfélögum í daggæslu sinni.

2. Vinnsla persónuupplýsinga í tengslum við greiðslu og eftirlit með niðurgreiðslu skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar

Í öðru lagi lítur fræðsla þessi að vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við greiðslu og eftirlit með niðurgreiðslu skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar til dagforeldra vegna barna með lögheimili í Reykjavík. Samkvæmt 42. gr. reglugerðar um daggæslu barna í heimahúsum er sveitarstjórn heimilt að greiða niður kostnað við daggæslu í heimahúsum. Í reglum Reykjavíkurborgar um niðurgreiðslur vegna barna hjá dagforeldrum er niðurgreiðsla greidd til lækkunar daggæslugjöldum foreldra. Niðurgreiðslan fylgir barninu og gera dagforeldri og foreldrar samning um að niðurgreiðsla skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar fari til dagforeldris að nánari skilyrðum uppfylltum. Í ákveðnum tilfellum geta foreldrar sótt um hækkun á niðurgreiðslu til dagforeldris hjá skóla- og frístundasviði Reykjavíkurborgar.

• Reglur um niðurgreiðslur vegna barna hjá dagforeldrum

Hver er tilgangur vinnslu og grundvöllur hennar?

Skóla- og frístundasviði Reykjavíkurborgar er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar dagforeldra, annarra heimilismanna dagforeldris, foreldra barna í daggæslu og barna til að geta unnið úr og afgreitt beiðnir um niðurgreiðslu til dagforeldra.

Með vísan til þess sem að framan hefur verið rakið byggir vinnslan á 2., 3. og 5. tölul. 1. mgr. 9. gr. sbr. jafnframt  2., 4. og 7. tölul. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu  persónuupplýsinga en þar kemur fram að heimilt sé að vinna með persónuupplýsingar sé vinnslan nauðsynleg til að efna samning sem hinn skráði er aðili að eða til að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur er gerður, vinnslan sé nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu og heimilt sé að vinna með persónuupplýsingar sé vinnslan nauðsynleg vegna verks sem unnið er í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðila fer með.  

Jafnframt getur vinnslan byggt á 1., 3. og 4. mgr. 22. gr. laga um Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála.

Ef skóla- og frístundasviði Reykjavíkurborgar eru ekki veittar umbeðnar upplýsingar getur það leitt til þess að ekki verði hægt að afgreiða beiðni um niðurgreiðslu eða mál þar að lútandi.  

Engin sjálfvirk ákvörðunartaka fer fram á grundvelli veittra upplýsinga.

Hvaða upplýsingar er unnið með?

Almennar persónuupplýsingar um dagforeldri og heimilisfólk dagforeldris: Nafn, kennitala, lögheimili, símanúmer, netfang, heimilisfang starfsstaðar, heimilisfang, reikningsnúmer, gjaldskrá daggæslunnar, reikningar til foreldra ásamt staðfestingu á að þeir séu greiddir, dvalarsamningar dagforeldris við foreldra barna í daggæslunni og aðrar upplýsingar sem dagforeldri  eða aðrir  koma á framfæri vegna  eftirlits með niðurgreiðslum auk upplýsinga sem borist geta frá öðrum aðilum. Jafnframt á skóla- og frístundasvið Reykjavíkurborgar rétt á upplýsingum um hvort dagforeldri loki daggæslunni.

Viðkvæmar persónuupplýsingar um dagforeldri og heimilisfólk dagforeldris: Unnið kann að vera með viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt 3. tölulið 3. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga  sem dagforeldri  eða aðrir  koma á framfæri vegna  eftirlits með niðurgreiðslum og umsóknum um niðurgreiðslur auk upplýsinga sem borist geta frá öðrum aðilum.  

Almennar persónuupplýsingar um foreldra og barn: Nafn barns, kennitala, lögheimili, tímabil vistunar barns, fjöldi dvalarstunda skv. dvalarsamningi, nöfn foreldra, kennitölur foreldra, símanúmer, netföng og hjúskaparstaða. Ef systkini er á leikskólaaldri sést það á spjaldi barnsins, upplýsingar um aðstæður í tengslum við hærri niðurgreiðslur svo sem hjúskaparstaða foreldra, hvort viðkomandi er öryrki, námsmaður eða starfsmaður leikskóla Reykjavíkurborgar.

Viðkvæmar persónuupplýsingar um foreldri og barn: Unnið kann að vera með viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt 3. tölulið 3. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem foreldri vill koma á framfæri í umsóknarferlinu, dagforeldri  eða aðrir  koma á framfæri vegna  eftirlits með niðurgreiðslum auk upplýsinga sem borist geta frá öðrum aðilum.  Varðandi umsóknir um hærri niðurgreiðslur vegna örorku þarf þeim að fylgja örorkuskírteini viðkomandi foreldris.

Hvaðan koma upplýsingarnar og hvar eru þær skráðar ?

Upplýsingarnar berast skóla- og frístundasviði Reykjavíkurborgar frá Gæða- og eftirlitsstofnun velferðarmála, dagforeldri og foreldrum, daggæsluráðgjöfum, eftirlitsaðilum og mögulegum tilkynnendum.

Skrifstofa skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar notar skráningar- og skjalavistunarkerfið Hlöðuna á grundvelli vinnslusamnings við Hugvit hf. Skóla- og frístundasvið Reykjavíkurborgar notast við Microsoft 365 í störfum sínum. 

Upplýsingar um dagforeldrið og samninga um niðurgreiðslur og breytingar á samningum eru skráðar í rafræna skráningar- og upplýsingakerfið Völu leikskóla á grundvelli vinnslusamnings sem gerður  hefur verið við Advania ehf.

Upplýsingar um lögheimili barna og dagforeldra í Völunni eru samlesnar við Þjóðskrá. Í tengslum við eftirlit daggæslu eru tilteknar almennar upplýsingar um daggæsluna skráðar í forritið iAuditor. Að loknum eftirlitsheimsóknum breytir eftirlitsaðili útfylltum eftirlitsskýrslum í PDF skjöl í iAuditor forritinu. PDF skjölin vistar hann síðan inn á læstri sameiginlega möppu starfsfólks skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar sem koma að daggæslu í heimahúsum.

Skóla- og frístundasvið Reykjavíkurborgar á rétt á að fá afhentan dvalarsamning sem gerður hefur verið á milli dagforeldris og foreldra í tengslum við eftirlit með starfsemi dagforeldra, gjaldskrá daggæslunnar og reikninga til foreldra ásamt staðfestingu á að þeir séu greiddir auk annarra upplýsinga sem nauðsynlegt kann að vera að afla.

Skóla- og frístundasvið Reykjavíkurborgar og önnur sveitarfélög á höfuðborgarsvæðinu kunna að afla og miðla upplýsingum sín á milli um fjölda, nöfn, kennitölur, dvalartíma barna og niðurgreiðslu dvalargjalda barna sem hafa lögheimili í sveitarfélögunum og eru skráð í daggæslu. Jafnframt upplýsingum um nöfn foreldra þeirra barna og netföng þeirra. Einnig kunna sveitarfélögin að miðla og afla upplýsinga sín á milli um nöfn og kennitölur dagforeldra sem hafa börn með lögheimili í öðrum sveitarfélögum í daggæslu sinni.