Sjálfvirkir rafrænir reikningar

Sendingarmáti

Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um miðlun rafrænna reikninga.

Reykjavíkurborg er með samning við eftirfarandi skeytamiðlara. 

• Inexchange ehf,
• Sendill is Unimaze ehf.
• Skeytamiðlun Advania

Mælt er með að sölureikningar eigi uppruna sinn í sölukerfi sem sendir reikninga rafrænt.

Aðrir aðilar svo sem Payday.is, Regla.is og Konto.is bjóða upp á einfaldar leiðir til að senda reikninga rafrænt á Reykjavíkurborg samanber leiðbeiningar frá Kontó.

Innihald reikninga

Reikninga skal stíla á kennitölu og nafn sjóðs/fyrirtækis auk þess sem nafn kostnaðarstaðar/deildar skal koma fram á reikningi með skýrum hætti. Eftirtaldar kennitölur eru gildar:

• Reykjavíkurborg-Aðalsjóður kt. 530269-7609 (MÍR-Menningar og Íþróttasvið, SFS-Skóla og frístundasvið, VEL-Velferðasvið, USK-Umhverfis og skipulagssvið (rekstur), Bílastæðasjóður og Miðlæg stjórnsýsla)
• Reykjavíkurborg-Eignasjóður kt. 570480-0149 (Eignaskrifstofa og sá hluti Umhverfis og skipulagssviðs, sem sér um nýframkvæmir, endurbætur og viðhald eigna)

Fram skal koma á reikningi sundurliðun á vöru og/eða þjónustu, magn, eining og einingarverð ásamt öðrum lögbundum upplýsingum á reikningi. 

Einnig þarf að gera ráð fyrir viðbótarupplýsingum sbr. eftirtaldar tilvísanir:

• Númer kostnaðarstaðar / deildar (ef uppgefið af kaupanda)
• Númer á beiðni (ef framvísað af kaupanda)
• Verknúmer og verkbeiðni vegna framkvæmda (ef uppgefið af kaupanda)
• Nafn eða kennitala þess sem pantar (ef uppgefið af kaupanda)

Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til. Ekki skulu koma fram á reikningi gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, svo sem seðil- eða þjónustugjöld.

Mælt er með að birgjar noti UNSPSC vöruflokkunarstaðal og láti UNSPSC númer vöru fylgja með rafrænu skeyti. Nánari upplýsingar um staðalinn er á vef GS1.is

Óskað er eftir að viðbótar upplýsingar, svo sem beiðnir, tíma- og verkskýrslur og önnur mikilvæg gögn séu send sem viðhengi á pdf formi með rafrænum reikningum. Fylgigögn eru þá vistuð í fjárhagskerfi borgarinnar með viðkomandi reikningi. Linkur (URL) í rafrænum reikningi sem vísar á fylgiskjal er ekki fullnægjandi afhending slíkra skjala.

Nánari útfærsla viðskiptaferla

Við innleiðingu á rafrænum reikningum þarf að vanda vel uppsetningu og gæta þess að farið er eftir stöðlum.  Í sumum tilvikum verða breytingar á verkferlum sem snúa að meðferð innkaupa beiðna og kvittun fyrir afhendingu.   

Afhendingarseðill eða afrit reiknings, skal fylgja hverri afgreiðslu sem vörumóttakandi kvittar á eftir talningu og staðfestingu á afhentu magni. 

A) Viðskiptareikningur 

Algengast er að stofnanir borgarinnar séu í reikningsviðskiptum við sína birgja en þetta fer þó eftir umfangi viðskipta, verkferlum og viðskiptakerfum aðila.

Æskilegt er að hver borgarstofnun sé með sitt viðskiptanúmer í sölukerfi birgja og mælst er til að í burðarlagi í stofnspjaldi viðskiptavinar, sé sett GLN kennitala viðkomandi stofnunar.  

• Listi yfir helstu stofnanir borgarinnar og GLN kennitölur þeirra.

Með réttri uppsetningu og notkun á GLN kennitölum er tryggð sjálfvirk og rétt bókun og afgreiðsla reikninga.  

GLN kennitalan á að vera undir AccountingCustomerParty/Party/PartyIdentification/ID (Skv. uppfærðum staðli TS236 Peppol BIS Billing 3.0 - 2021)

Dæmi, reikningur á Sæmundarskóla sem er með GLN kt. 5699112303014 er auðkenndur svona í xml skeyti.  

  <cac:AccountingCustomerParty>

    <cac:Party>

      <cac:PartyIdentification>

        <cbc:ID schemeID="0088">5699112303014</cbc:ID>

* 0088 er kóði fyrir EAN númer og einnig notaður sem kóði fyrir GLN kennitölu.

Í eldri stöðlum er staðsetning GLN kennitölunnar undir AccountingCustomerParty/Party/PostalAddress/ID

<cac:AccountingCustomerParty>

    <cac:Party>

      <cac:PostalAddress>

        <cbc:ID schemeID="GLN" schemeAgencyID="9">5699112303014</

Þar sem reikningsviðskipti eru viðhöfð eru eftirtaldar leiðir í boði.

• Beiðni/heimild: Starfsmaður framvísar annað hvort virkri rafrænni beiðni á síma (Síminn Pay app) eða undirritaðri beiðni á pappír. Er beiðnin trygging fyrir greiðslu og sýnir réttmæti og rekjanleika úttektar.  Þar sem rafrænni beiðni er framvísað þarf að setja númer hennar sem tilvísun kaupana á reikninginn (Order reference). Beiðni á pappír þarf að skanna inn og hengja við sem viðhengi á rafrænan reikning áður en hann er sendur og heldur seljandi sínu afriti.
• Reglubundin viðskipti án beiðna: Þegar um reglubundin viðskipti er að ræða og þar sem góð viðskiptatengsl hafa skapast sem byggja á þekkingu og trausti er ekki farið fram á beiðni. Koma þarf fram hver pantar eða tekur út og hvaða stofnun/deild.  
• Viðskiptakort: Nokkrir birgjar hafa gefið út viðskiptakort fyrir stofnanir, sem greitt er með inn á viðskiptareikning.  Þessi kort tryggja réttmæti úttektar og að úttekt fari á réttan viðskiptareikning.    

Birgjar hafa val um eftirfarandi:

• Setja hverja úttekt á viðskiptareikning og gefa út afhendingarseðla með sendingum. Gefa síðan út reikning í lok mánaðar.
• Gefa út reikning fyrir hverri afhendingu. Mögulega má senda viðskiptayfirlit í lok mánaðar ef ástæða þykir til.

B) Reikningur greiddur með greiðslukorti / Innkaupakorti

Nokkur fjöldi innkaupaaðila hjá Reykjavíkurborg eru með sérstök innkaupakort sem eru greiðslukort, ætluð til að nota hjá þeim sem ekki bjóða upp á úttektir í viðskiptareikning. Þegar greitt er með innkaupakortum skal seljandi annað hvort:

• Afhenda kaupanda útprentað frumrit reiknings og ekki senda hann rafrænt.
• Afhenda kaupanda kvittun og senda rafrænan reikning á borgina með skýrum uppl. um að reikningur hafi verið staðgreiddur og þarf þá að koma fram á reikningi síðustu 5 stafir á greiðslukorti.