Sjálfvirkir rafrænir reikningar
Alla reikninga til Reykjavíkurborgar skal senda með rafrænum hætti í gegnum skeytamiðlara og skulu þeir fylgi tækniforskriftum frá Staðlaráði Íslands. Forskriftirnar má nálgast á vefsíðu Staðlaráðs.
Ef bókhalds og sölukerfi eru ekki tengd við skeytamiðlara má skrá reikning handvirkt. Reikningar skulu ekki sendir á pappír samhliða rafrænum reikningum.
Sendingarmáti
Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um miðlun rafrænna reikninga.
Reykjavíkurborg er með samning við eftirfarandi skeytamiðlara.
Mælt er með að sölureikningar eigi uppruna sinn í sölukerfi sem sendir reikninga rafrænt.
Aðrir aðilar svo sem Payday.is, Regla.is og Konto.is bjóða upp á einfaldar leiðir til að senda reikninga rafrænt á Reykjavíkurborg samanber leiðbeiningar frá Kontó.
Innihald reikninga
Reikninga skal stíla á kennitölu og nafn sjóðs/fyrirtækis auk þess sem nafn kostnaðarstaðar/deildar skal koma fram á reikningi með skýrum hætti. Eftirtaldar kennitölur eru gildar:
- Reykjavíkurborg-Aðalsjóður kt. 530269-7609 (ITR, SFS-Skóla og frístundasvið, VEL-Velferðasvið, MOF-Menningar og ferðamálasvið, USK-Umhverfis og skipulagssvið (rekstur), Bílastæðasjóður og Miðlæg stjórnsýsla)
- Eignasjóður kt. 570480-0149 (Gamla Framkvæmdasvið og sá hluti Umhverfis og samgöngusviðs, sem sér um viðhald eigna)
Fram skal koma á reikningi sundurliðun á vöru og/eða þjónustu, magn, eining og einingarverð ásamt öðrum lögbundum upplýsingum á reikningi.
Einnig þarf að gera ráð fyrir viðbótarupplýsingum sbr. eftirtaldar tilvísanir:
- Númer kostnaðarstaðar / deildar (ef uppgefið af kaupanda)
- Númer á undirritaðri beiðni (ef framvísað af kaupanda)
- Verknúmer og verkbeiðni vegna framkvæmda (ef uppgefið af kaupanda)
- Nafn eða kennitala þess sem pantar (ef uppgefið af kaupanda)
Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til. Ekki skulu koma fram á reikningi gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, svo sem seðil- eða þjónustugjöld.
Mælt er með að birgjar noti UNSPSC vöruflokkunarstaðal og láti UNSPSC númer vöru fylgja með rafrænu skeyti. Nánari upplýsingar um staðalinn er á vef GS1.is
Óskað er eftir að viðbótar upplýsingar, svo sem beiðnir, tíma- og verkskýrslur og önnur mikilvæg gögn séu send sem viðhengi á pdf formi með rafrænum reikningum. Fylgigögn eru þá vistuð í fjárhagskerfi borgarinnar með viðkomandi reikningi. Linkur (URL) í rafrænum reikningi sem vísar á fylgiskjal er ekki fullnægjandi afhending slíkra skjala.
Nánari útfærsla viðskiptaferla
Við innleiðingu á rafrænum reikningum þarf að vanda vel uppsetningu og gæta þess að farið er eftir stöðlum. Í sumum tilvikum verða breytingar á verkferlum sem snúa að meðferð innkaupa beiðna og kvittun fyrir afhendingu.
Afhendingarseðill eða afrit reiknings, skal fylgja hverri afgreiðslu sem vörumóttakandi kvittar á eftir talningu og staðfestingu á afhentu magni.
A) Viðskiptareikningur
Algengast er að stofnanir borgarinnar séu í reikningsviðskiptum við sína birgja en þetta fer þó eftir umfangi viðskipta, verkferlum og viðskiptakerfum aðila.
Æskilegt er að hver borgarstofnun sé með sitt viðskiptanúmer í sölukerfi birgja og mælst er til að í burðarlagi í stofnspjaldi viðskiptavinar, sé sett GLN kennitala viðkomandi stofnunar.
Með réttri uppsetningu og notkun á GLN kennitölum er tryggð sjálfvirk og rétt bókun og afgreiðsla reikninga.
GLN kennitalan á að vera undir AccountingCustomerParty/Party/PartyIdentification/ID (Skv. uppfærðum staðli TS236 Peppol BIS Billing 3.0 - 2021)
Dæmi, reikningur á Sæmundarskóla sem er með GLN kt. 5699112303014 er auðkenndur svona í xml skeyti.
<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cac:PartyIdentification>
<cbc:ID schemeID="0088">5699112303014</cbc:ID>
* 0088 er kóði fyrir EAN númer og einnig notaður sem kóði fyrir GLN kennitölu.
Í eldri stöðlum er staðsetning GLN kennitölunnar undir AccountingCustomerParty/Party/PostalAddress/ID
<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cac:PostalAddress>
<cbc:ID schemeID="GLN" schemeAgencyID="9">5699112303014</
Þar sem reikningsviðskipti eru viðhöfð eru eftirtaldar leiðir í boði.
- Útfyllt beiðni: Beiðni þarf að framvísa vegna tilfallandi úttekta í verslunum. Er beiðnin trygging fyrir greiðslu og sýnir réttmæti og rekjanleika úttektar. Þar sem beiðni er framvísað þarf að setja númer hennar á rafrænan reikning og þarf beiðnin sjálf þá ekki nauðsynlega að fylgja reikningnum en seljandi heldur sínu afriti.
- Reglubundin viðskipti án beiðna: Þegar um reglubundin viðskipti er að ræða og þar sem góð viðskiptatengsl hafa skapast sem byggja á þekkingu og trausti er ekki farið fram á beiðni. Koma þarf fram hver pantar eða tekur út og hvaða stofnun/deild.
- Viðskiptakort: Nokkrir birgjar hafa gefið út viðskiptakort fyrir stofnanir, sem greitt er með inn á viðskiptareikning. Þessi kort tryggja réttmæti úttektar og að úttekt fari á réttan viðskiptareikning.
Birgjar hafa val um eftirfarandi:
- Setja hverja úttekt á viðskiptareikning og gefa út afhendingarseðla með sendingum. Gefa síðan út reikning í lok mánaðar.
- Gefa út reikning fyrir hverri afhendingu. Mögulega má senda viðskiptayfirlit í lok mánaðar ef ástæða þykir til.
Reykjavíkurborg tekur enga ábyrgð á ólögmætum vöruúttektum. Mælt er með að seljendur láti alltaf kvitta fyrir vörumóttöku með greinilegri undirskrift starfmanns borgarinnar.
B) Reikningur greiddur með greiðslukorti / Innkaupakorti
Nokkur fjöldi innkaupaaðila hjá Reykjavíkurborg eru með sérstök innkaupakort sem eru greiðslukort, ætluð til að nota hjá þeim sem ekki bjóða upp á úttektir í viðskiptareikning. Þegar greitt er með innkaupakortum skal seljandi annað hvort:
-
Afhenda kaupanda útprentað frumrit reiknings og ekki senda hann rafrænt.
-
Afhenda kaupanda kvittun og senda rafrænan reikning á borgina með skýrum uppl. um að reikningur hafi verið staðgreiddur og þarf þá að koma fram á reikningi síðustu 5 stafir á greiðslukorti.
Gott er að hafa í huga ...
- Rafrænir reikningar skulu sendir samdægurs.
- Reykjavíkurborg áskilur sér 30 daga greiðslufrest nema að um annað hafi sérstaklega verið samið.
- Ef reikningur er ekki sendur á réttan stað eða ber ekki með sér nægar upplýsingar til að staðfesta réttmæti hans gildir ekki fyrirheit um greiðslufrest.
- Allir reikningar eru sendir í rafræna uppáskrift og þurfa samþykki að minnsta kosti tveggja starfsmanna áður en þeir eru greiddir.
- Birgjar sem vilja grennslast fyrir um stöðu reikninga sinna hjá Reykjavíkurborg snúi sér til þjónustuvers Reykjavíkurborgar í síma 411 1111.
- Telji birgi sig eiga kröfu um greiðslu dráttarvaxta, getur hann borið upp kröfu sína í tölvupósti á netfangið bokhald@reykjavik.is. Í tölvupóstinum þarf að koma fram vegna hvaða reiknings dráttarvaxta krafan er tilkomin.
Fyrirspurnir og/eða ábendingar
Ef nánari upplýsinga er óskað vegna rafrænna reikninga má hafa samband við Agresso sérfræðinga Fjármála- og áhættustýringarsviðs Reykjavíkurborgar í síma 411 1111 eða senda fyrirspurn á netfangið bokhald@reykjavik.is