Starfsemi Borgarskjalasafns verður lögð niður í núverandi mynd og stærstur hluti verkefna þess flutt til Þjóðskjalasafns Íslands. Verkefni safnsins sem snúa að menningarmiðlun verða flutt til Borgarsögusafns eða annarra menningarstofnana borgarinnar og þjónusta stórefld. Þetta var samþykkt á fundi borgarráðs í dag. Málið fer til endanlegrar afgreiðslu í borgarstjórn á þriðjudaginn.
Á síðasta ári var lögð fram tillaga að stefnumótun fyrir framtíðartilhögun starfsemi Borgarskjalasafns Reykjavíkur og lagt til að skoða nánara samstarf eða frekari þjónustukaup frá Þjóðskjalasafni Íslands. Stýrihópur ásamt ráðgjöfum KPMG skilaði af sér valkostagreiningu og í skýrslu hópsins eru tilgreindir þrír valkostir; að borgin reki áfram Borgarskjalasafn, samstarf Borgarskjalasafns og Þjóðskjalasafns eða að verkefni verði flutt til Þjóðskjalasafns. Málið var tekið fyrir í borgarráði 16. febrúar en frestað. Óskað var eftir umsögnum frá stafrænu ráði Reykjavíkurborgar, menningar,- íþrótta- og tómstundaráði, Samtökum sveitarfélaga á höfuðborgarsvæðinu ásamt Borgarskjalasafni og Þjóðskjalasafni og liggja umsagnirnar nú fyrir.
6 milljarða króna sparnaður
Í skýrslu stýrihópsins kemur meðal annars fram að áætlaður kostnaður Reykjavíkurborgar af því að koma starfsemi Borgarskjalasafns í rétt horf er 7,9 milljarðar króna á næstu sjö árum. Áætlaður kostnaður af sameiginlegri vegferð með Þjóðskjalasafni er 7,5 milljarðar en áætlaður kostnaður við flutning verkefna til Þjóðskjalasafns er 1,5 milljarður. Borgarráð samþykkti tillögu borgarstjóra um að valin yrði hagkvæmasta leiðin og er því um sex milljarða króna sparnað að ræða.
Þörf á fjárfestingum í innviðum, húsnæði, mannauði og tæknilausnum
Núverandi staða safnsins er ekki góð. Borgarskjalasafn hefur ekki burði til að sinna breyttum verkefnum svo vel sé og rekstrarkostnaður vegna verkefna safnsins mun aukast á næstu árum. Mæta þarf auknum kröfum um nútíma skjalavörslu og rík þörf er á fjárfestingum í sérhæfðum innviðum til að koma starfseminni inn í stafræna framtíð. Finna þarf safninu nýtt húsnæði þar sem til stendur að flytja safnið úr núverandi húsakosti með stækkun Borgarbókasafns í Grófinni og fjárfesta þarf í sérhæfðum mannauði og nýjum tæknilausnum til að varðveita og miðla rafrænum gögnum í langtímavörslu.
Stórbætt þjónusta við almenning
Áskoranir í starfsemi Borgarskjalasafns og Þjóðskjalasafns á næstu árum eru að miklu leyti þær sömu. Því er talin skynsamleg nýting fjármuna að uppbygging innviða í málaflokknum sé á hendi einnar stofnunar sem lögum samkvæmt þjónar þegar landinu öllu. Til lengri tíma litið er slík tilhögun líkleg til að skila lægri kostnaði en einnig betur sérhæfðum húsakosti, öflugum upplýsingatækniinnviðum, betri nýtingu sérþekkingar og stórbættri þjónustu við almenning, fyrirtæki og stofnanir.
Ekki stendur til að hætta að sinna verkefnum Borgarskjalasafns heldur færa þau til með hagkvæmni til framtíðar að leiðarljósi. Engar lagalegar hindranir eru fyrir því að færa verkefni safnsins alfarið til Þjóðskjalasafns eða því að fela Borgarsögusafni eða öðrum menningarstofnunum borgarinnar að sjá um fræðslu og miðlun á safnkosti Borgarskjalasafns. Þjónustu- og nýsköpunarsviði borgarinnar verður falið að fylgja ákvörðuninni eftir, meðal annars með því að ganga frá samkomulagi um útfærslu og framkvæmd flutninganna.