Persónuvernd og stafrænt skólastarf

Til að tryggja öryggi barna og unglinga þarf að vanda val á stafrænni tækni sem nýta á í skólastarfi.

Reykjavíkurborg hefur sett sér persónuverndarstefnu byggða á persónuverndarlögum. Skólastjóri ber ábyrgð á notkun stafrænnar tækni í skólastarfi ásamt því að sinna upplýsingaskyldu gagnvart foreldrum. 

Góð stafræn borgaravitund felst meðal annars í því að koma vel fram hvert við annað í netheimum sem og í raunheimum.

Processing Personal Information in Cromebook

When using Cromebook, hereafter device, students´personal information is processed.

""

Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinganna?

Reykjavíkurborg og grunnskólinn gæta öryggis persónuupplýsinga með viðeigandi skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum, þar á meðal með aðgangsstýringum.

Framangreind vinnsla persónuupplýsinga hefur farið í gegnum áhættumat og verið metin út frá áhrifum á persónuvernd.

Persónuverndarstefna 

Reykjavíkurborg leggur áherslu á mikilvægi þess að gætt sé að því að öll vinnsla persónuupplýsinga innan sveitarfélagsins fari fram í samræmi við ákvæði persónuverndarlaga sem og stefnumótun á vegum fagsviða og skrifstofa í miðlægri stjórnsýslu. Stefnan gildir um sérhverja vinnslu persónuupplýsinga á vegum Reykjavíkurborgar, þar á meðal starfsemi í ráðum og nefndum borgarinnar, svo og þá starfsemi þar sem þriðja aðila hefur verið falið að sinna verkefnum á vegum Reykjavíkurborgar.

Stafræn tækni

Áður en stafræn tækni er tekinn í notkun í skóla- og frístundastarfi þarf að fara fram áhættumat. Vanda þarf val og notkun á hugbúnaði fyrir skólastarf til að tryggja öryggi nemenda. 

Hjá Reykjavíkurborg er unnið samkvæmt ákveðnu verklagi og er hugbúnaður meðal annars metinn út frá: 

  • Aldurstakmarki
  • Söfnun persónuupplýsinga
  • Hvort gögn eru vistuð innan eða utan Evrópu
  • Hvort auglýsingar eru tengdar notkun
  • Hvernig gögnum og aðgöngum er eytt við lok náms eða þegar hætt er að nota hugbúnaðinn

Stjórnendur starfsstaða bera ábyrgð á að upplýsa foreldra um hvaða og hvernig stafræn tækni er nýtt. 

 

Hvaða upplýsingar er unnið með?

Persónuupplýsingar sem unnið er með:

  • Grunnupplýsingar um nemandann, nafn og grunnskóli.
  • Grunnupplýsingar um foreldra þegar þeir eru beðnir um að staðfesta notkunarskilmála á tækjunum.
  • Í tækinu er myndavél og hljóðnemi. Myndavélinni fylgir sleði sem lokar fyrir myndavélina. Almennt er slökkt á hljóðnemanum en hægt er að slökkva á honum handvirkt með því að fara í stillingar tækisins.
  • Almennt er staðsetningargögnum ekki safnað. Hægt er að rekja staðsetningu tækisins ef það týnist eða er stolið en annars er þeim upplýsingum ekki safnað. Einnig er hægt er að skoða hvaða notandi skráði sig síðast inn í spjaldtölvu og á hvaða IP-tölu. Ef tæki týnist eða því er stolið er tækinu læst og upplýsingum eytt af tækinu innan tiltekins tímafrests.
Ekki er unnið með viðkvæmar persónuupplýsingar í tækjunum.

Hvaðan koma upplýsingarnar?

Upplýsingar vegna aðgangs að tækjunum koma frá gskóla aðgangi nemenda sem er búinn til af grunnskólanum út frá grunnupplýsingum nemenda sem skólinn hefur. Nemandi getur sjálfur sett persónuupplýsingar í tækið en kennarar munu brýna fyrir nemendum að setja ekki  persónuupplýsingar í tækið í samræmi við notkunarskilmála tækjanna og fræðslu til foreldra og nemenda.

Grunnupplýsingar um foreldra er aflað frá Mentor/Námfús til þess að afla staðfestingar foreldra á notkunarskilmálum á tækjunum.

Hversu lengi eru persónuupplýsingarnar geymdar?

Rétt er að benda á að hluti gagnanna kann að teljast skilaskyldur til Borgarskjalasafns Reykjavík þar sem borgin telst vera afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Að öðru leyti verða upplýsingarnar vistaðar í Google skólaumhverfinu á meðan á námi nemanda stendur en verður eytt þremur mánuðum eftir að nemandi hefur klárað nám sitt hjá skólanum og skilað tölvunni til skólans.

Myndatökur og myndbirtingar

Nemandi skal fara að reglum skóla, Reykjavíkurborgar sem og landslögum hvað varðar myndatökur og myndbirtingar. Um myndatökur og myndbirtingar í skóla- og frístundastarfi Reykjavíkurborgar gilda leiðbeiningar. 

Mikilvægt er að nemendur sjálfir séu ekki meginviðfangsefni myndefnisins heldur er myndvinnsla einungis heimil sem hluti af verkefnavinnu.

Námstæki og persónuvernd

Notkunarskilmálar

Foreldrar/forsjáraðilar samþykkja skilmála vegna láns nemenda á Chromebókum og fylgihlutum á Mínar síður. 

Hafið rafræn skilríki við höndina. 

Litið er svo á að nemendur samþykki einnig skilmálana við fyrstu innskráningu í Chromebókina. Samþykktin er forsenda þess að nemanda verði heimilt að fara með tækið heim. 

Í skilmálunum er meðal annars að finna þessi mikilvægu atriði:

  • Chromebókin er námstæki og ber fyrst og fremst að nýta til náms.
  • Nemanda ber ætíð að fara eftir fyrirmælum starfsfólks skóla varðandi notkun.
  • Mæta skal með tækið fullhlaðið og tilbúið til vinnu ef það fer með heim.
  • Fara skal vel með Chromebókina og flytja hana í tösku á milli staða. 
  • Aldrei á að neita matar eða drykkjar nálægt tækinu. 
  • Undir engum kringumstæðum má nota námstækið á ólöglegan hátt. Ekki má setja í það stolin forrit, forrit sem breyta stýrikerfi þess, eyða gögnum eða stillingum af námstækinu.
  • Nemendur skila Chromebókinni í lok skólaárs ásamt öðrum búnaði og fá hana afhenta aftur í skólabyrjun.

Chromebækur

Við notkun á chromebókum, hér eftir tæki, er unnið með persónuupplýsingar nemenda. Upplýsingarnar eru nauðsynlegar svo hægt sé að stofna notendareikning fyrir nemendur til þess að opna tækið og þann hugbúnað sem þeim fylgir. Þá er tækið sjálft merkt með fornafni nemanda. Grunnskóli barnsins telst vera ábyrgðaraðili þeirrar vinnslu sem notkun chromebókanna felur í sér samkvæmt ákvæðum laga um persónuvernd nr. 90/2018. 

Skóla- og frístundasvið Reykjavíkurborgar hefur aðstoðað grunnskóla borgarinnar við að setja upp chromebækurnar og leiðbeint þeim við að gera skipulagslegar öryggisráðstafanir þannig að öryggi persónuupplýsinga sé fullnægjandi. Þá hefur verið unnið áhættumat og mat á áhrifum á persónuvernd vegna þessarar vinnslu persónuupplýsinga. 

Persónuupplýsingar sem unnið er með:

  • Grunnupplýsingar um foreldra og nemandann, nafn og grunnskóli
  • Í tækinu er myndavél og hljóðnemi. Myndavélinni fylgir sleði sem lokar fyrir myndavélina. Almennt er slökkt á hljóðnemanum en hægt er að slökkva á honum handvirkt með því að fara í stillingar tækisins.
  • Almennt er staðsetningargögnum ekki safnað. Hægt er að rekja staðsetningu tækisins ef það týnist eða er stolið.
    Einnig er hægt er að skoða hvaða notandi skráði sig síðast inn í spjaldtölvu og á hvaða IP-tölu. Ef tæki týnist eða því er stolið er því læst og upplýsingum eytt af tækinu innan tiltekins tímafrests.
  • Ekki er unnið með viðkvæmar persónuupplýsingar í tækjunum.

Jöfn tækifæri til náms

Tilgangurinn með verkefninu er að tryggja að  nemendur fái jöfn tækifæri til náms og eigi þess kost að velja sér viðfangsefni og nálgun í eigin námi. Nemendur hafi lausn sem mætir þörfum þeirra og hafi aðgang að tæki sem auðveldar  samskipti við kennara og samnemendur ef aðgengi að skóla er takmarkað eða skóla er lokað. Jafnframt að gera nemendum kleift að taka þátt í skólastarfi þrátt fyrir veikindi. Jafnframt að Reykjavíkurborg geti uppfyllt lögbundnar skyldur sínar gagnvart hinum skráða um rétt til skólavistar.

Vinnsla upplýsinga

Tilgangurinn með notkun tækisins  er að fylgja eftir áherslum grunnskólalaga og Aðalnámskrár grunnskóla um að veita margvíslegar leiðir við öflun þekkingar með notkun tæknimiðla, upplýsingatækni og safna- og heimildavinnu. Grunnskólalög og Aðalnámskrá leggja sérstaka áherslu á inntak og skipulag náms í tilteknum greinum og er upplýsinga- og tæknimennt þar sérstaklega tilgreind. Jafnframt er tekið fram að nemendur skuli fá jöfn tækifæri til náms og eigi þess kost að velja sér viðfangsefni og nálgun í eigin námi. Nemendur hafi lausn sem mætir þörfum þeirra og hafi lausn sem auðveldar  samskipti við kennara og samnemendur ef aðgengi að skóla er takmarkað eða skóla er lokað. Jafnframt að gera nemendum kleift til að taka þátt í skólastarfi þrátt fyrir veikindi. Jafnframt að Reykjavíkurborg geti uppfyllt lögbundnar skyldur sínar gagnvart hinum skráða um rétt til skólavistar.

Lögmæti vinnslu persónuupplýsinga byggir á lagaskyldu sem hvílir á grunnskólanum samkvæmt ákvæðum grunnskólalaga nr. 91/2008 og ákvæðum Aðalnámskrár sem sett er á grundvelli laga um grunnskóla. Jafnframt er talið að vinnsla persónuupplýsinga í þessu tilfelli sé nauðsynleg við beitingu opinbers valds sem Reykjavíkurborg fer með  við val á leiðum til að veita kennslu til grunnskólanemenda.

Boðið verður upp á aðrar leiðir fyrir heimanám í tengslum við Chromebækurnar ef foreldrar vilja ekki að nemendur fari með tækin með sér heim.

Aðrir viðtakendur upplýsinganna eru þeir vinnsluaðilar sem sjá um að setja upp og reka þau kerfi sem nauðsynleg eru fyrir virkni tölvanna. Þar er um að ræða annars vegar Google og hins vegar Lightspeed en búið er að gera vinnslusamning við báða þessa aðila. Þá kann að vera að aðrir viðtakendur persónuupplýsinga eigi við þegar um er að ræða sérstakar hugbúnaðarlausnir/öpp sem chromebækurnar kunna að notast við en foreldrar munu fá fræðslu um alla slíka hugbúnaðarnotkun þegar að því kemur.

Persónuupplýsingum barna verður ekki miðlað utan Evrópu við notkun chromebókanna.

Andmæli vinnslu persónuupplýsinga

Þér er almennt heimilt að andmæla þessari vinnslu persónuupplýsinga.

Ef þú andmælir vinnslu má grunnskólinn ekki vinna persónuupplýsingarnar frekar, nema hann geti sýnt fram á mikilvægar lögmætar ástæður fyrir vinnslunni sem ganga framar hagsmunum, réttindum og frelsi þínu.

Miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila

Að tilgreindum tíma liðnum kann Reykjavíkurborg að þurfa að afhenda Borgarskjalasafni hluta gagnanna.

Aðrir viðtakendur upplýsinganna eru þeir vinnsluaðilar sem sjá um að setja upp og reka þau kerfi sem nauðsynleg eru fyrir virkni tækjanna. Þar er um að ræða annars vegar Google og hins vegar Lightspeed en búið er að gera vinnslusamning við báða þessa aðila. Þá kann að vera að aðrir viðtakendur persónunupplýsinga eigi við þegar um er að ræða sérstakar hugbúnaðarlausnir/öpp sem chromebækurnar kunna að notast við en foreldrar munu fá fræðslu um alla slíka hugbúnaðarnotkun þegar að því kemur.

Réttindi þín

Nemendur og foreldrar kunna að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Reykjavíkurborg og grunnskólinn vinnur með á tækjunum. Þá kunna nemendur og foreldrar að eiga rétt til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingarnar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt, að vinnslan verði takmörkuð og/eða að þú eða þriðji aðili fáir upplýsingar afhentar á tölvulesanlegu formi.

Nánari upplýsingar um þessi réttindi þín má finna í persónuverndarstefnu Reykjavíkurborgar sem aðgengileg er á vefsíðu Reykjavíkurborgar.

Kvörtun yfir vinnslu

Sérstök athygli er vakin á því að sért þú ósátt/ur við meðferð Reykjavíkurborgar á persónuupplýsingum þínum getur þú ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar persónuverndarfulltrui@reykjavik.is eða sent erindi til Persónuverndar. 

Stafræn borgaravitund

Stafræn borgaravitund (e. digital citizenship) að vera stafrænn borgari, er að hafa þekkingu, færni og viðhorf sem þarf til að sýna ábyrga og virðingarverða hegðun þegar tækni er notuð.

Við innleiðingu námstækja í skólum borgarinnar eru allir hvattir til að skerpa á góðum netvenjum

Börn og fullorðnir sigla á bátum í Fjölskyldu- og húsdýragarðinum

Ábendingalína Barnaheilla

Á vefsíðu Barnaheilla er með hnappur sem kallast Ábendingalína. Þar getur þú látið vita ef þú rekst á slæma hegðun á netinu, ólöglegt, óviðeigandi eða óþæginlegt efni um börn eða unglinga. 

Þetta gæti til dæmis verið mynd af einhverjum sem er komin í dreifingu.

""

Til fróðleiks

Ný birtingamynd kynferðisofbeldis - fræðslumyndskeið

í myndskeiðinu hér fyrir neðan ræðir skólastýra Jafnréttisskóla Reykjavíkurborgar stuttlega um hvernig börn geta leiðst út í að taka mynd af sér og senda í gegnum internetið. Hún bendir á leiðir fyrir foreldra/forsjáraðila til að fræða börn sín um myndbirtingar á netinu.  

Hvernig dreifist mynd á netinu - fræðslumyndskeið

Á síðu SAFT; Samfélag, fjölskylda og tækni, er að finna stutt myndskeið sem lýsir því vel hve fljótt mynd getur dreifst til margra. 

Börn og persónuvernd

Í myndskeiðinu hér fyrir neðan ræðir persónuverndarlögfræðingur skóla- og frístundasviðs stuttlega um hvað þarf að hafa í huga til að gæta að persónuvernd barna og ungmenna.