Grunnskólainnritun
Börn byrja í grunnskóla árið sem þau verða sex ára. Þau fá úthlutað plássi í sínum hverfisskóla og forsjáraðili þarf að staðfesta innritun rafrænt.
Verkefnið
Verkefnið snerist um að umbreyta ferlinu við innritun í grunnskóla, en gamla rafræna innritunin var komin til ára sinna og þótti ekki mæta þörfum notenda nógu vel.
Í vinnunni var stuðst við aðferðafræði notendamiðaðrar hönnunar og hönnuð hugbúnaðarlausn byggð á niðurstöðum rannsókna þar sem rætt var við forsjáraðila og starfsfólk til að fá innsýn í þeirra upplifun af ferlinu.
Rafrænir ferlar voru bættir, upplýsingamiðlun aukin og kerfið gert meira traustvekjandi fyrir alla aðila.
Markmið
Markmið verkefnisins var að einfalda innritunarferlið þannig að heildarupplifun notenda yrði jákvæð og laus við óvissu.
Meðal annars var stefnt að því að notandinn mætti einu heildstæðu viðmóti í innritunarferlinu frekar en að þurfa að fara inn í mörg mismunandi kerfi, burtséð frá því hversu mörg kerfi liggja að baki.
Afurðir
- Hugbúnaðarlausn byggð á niðurstöðum rannsókna og notendaprófunum
- Breytingar á vinnuferlum, menningu og viðhorfum
- Bætt upplýsingamiðlun í formi barnabókar um grunnskólabyrjun
Þjónustustefnan
Umbreytingarverkefnið var unnið út frá þjónustustefnu borgarinnar þar sem notendamiðuð hönnun, fagmennska, skilvirkni og nærþjónusta eru lykilþættir að bættri þjónustu. Skoðaðar voru breytingar í þjónustu í samræmi við reglu- og starfsumhverfi, hagsmunaaðila og þjónustuþætti.
Notendarannsóknir
Við undirbúning verkefnisins var farið í viðamiklar notendarannsóknir. Til þess að hanna góða þjónustu er nefnilega nauðsynlegt að skilja það fólk sem kemur til með að nýta sér hana.
Fyrir þetta verkefni var talað við:
- Aðila innan skólakerfisins – skólastjórar í hverfaskólum, ritarar, skrifstofustjórar, leikskólastjórar, skólastjórar sjálfstætt starfandi skóla.
- Sérfræðinga utan skólakerfisins – félagsráðgjafar á þjónustumiðstöðvum, starfsfólk annarra sveitafélaga á Íslandi og erlendis.
- Notendur – foreldrar og forsjáraðilar barna með mismunandi bakgrunn og fjölbreyttar þarfir, verðandi fyrstu bekkinga (5 ára börn)
- Hagsmunasamtök – ADHD samtökin, Sjónarhóll, Einhverfusamtökin, Samtökin ’78, Einstök börn.
- Sérfræðinga hjá Skóla- og frístundasviði og Þjónustu- og nýsköpunarsviði.
Þemagreining
Í ljós komu fjöldamargir sársaukapunktar frá bæði starfsfólki og forsjáraðilum – sem buðu upp á ýmis tækifæri.
Næsta skref var að þemagreina sársaukapunktana. Það er gert með því að fara ítarlega í gegnum öll gögn og flokka í mismunandi þemu.
Við skiptum þeim flokkum svo upp í þrjú lög: umsókn, verklag og menningu og breyttum sársaukapunktunum í tækifæri með því að varpa þeim upp í „Hvernig getum við?“-spurningar.
Erkitýpur
Til að taka gögnin saman á sjónrænan hátt og miðla tilfinningum notendanna betur voru búnar til þrjár mismunandi erkitýpu-fjölskyldur og notendaferðalög til að styðjast við í úrvinnslu gagna og hugmyndavinnu.
Sögur erkitýpa
Nýtt og endurbætt ferli!
Fyrsta útgáfa hugbúnaðarlausnar um staðfestingu á skráningu í hverfisskóla fór í loftið vorið 2022. Þar geta foreldrar með einföldum hætti staðfest innritun eða afþakkað skólavist.
Markmiðið var að koma til móts við þær þarfir sem komu í ljós í undirbúningsvinnunni. Í þessari fyrstu útgáfu var áhersla lögð á að bæta upplifun foreldra með skýru ferli, góðri yfirsýn og öflugri upplýsingagjöf.
Innritunarferlið
Bjargey – starfsmannagátt
Meðfram nýju innritunarferli var hönnuð ný starfsmannagátt fyrir skólastarfsfólk til að vinna með innritunarupplýsingar 6 ára barna. Gáttin var tekin í notkun vorið 2022 og er hönnuð með þarfir skólaritara- og stjórnenda í huga.
Þar eru upplýsingar um öll börn með lögheimili í viðkomandi hverfi, hægt að sía gögn og hafa yfirsýn yfir skráningu og stöðu á umsóknum fyrir hvern skóla. Einnig er hægt að samþykkja eða hafna umsóknum um skólavist utan skólahverfis og senda bréf beint til forsjáraðila.
Umbreyting á hugarfari
Til að ná settum markmiðum og hámarksnýtni úr hugbúnaðarlausninni er nauðsynlegt að breyta vinnuferlum, menningu og viðhorfum á sama tíma. Stafræn vegferð snýst fyrst og fremst um viðhorfsbreytingu.
Aldrei má gleyma mikilvægi þess mannlega, og það að virkja og valdefla starfsfólk er stór hluti þess að láta stafrænu vegferðina ganga upp.
Slík breytingastjórnun er háð því að skilgreina vel hlutverk og ábyrgð þeirra aðila sem sinna innleiðingu. Með persónulegri fræðslu til starfsfólks og áherslu á að vinna verkefnið með fólki en ekki fyrir það, náum við betur að tryggja farsæla innleiðingu og ánægju með verkefnið.
Upplýsingamiðlun – frá póstkorti til barnabókar
Rauður þráður í gegnum greiningarvinnu notendaviðtalanna var að foreldrar og forsjáraðilar upplifðu skort á upplýsingum og sóttu sér fyrir vikið óáreiðanlegar upplýsingar alls staðar að.
Því var nauðsynlegt að tryggja að praktískar upplýsingar um grunnskólabyrjun væru aðgengilegar – bæði til barna og foreldra.
Tilbúin... viðbúin... grunnskóli!
Undanfarin ár hefur skóla- og frístundasvið Reykjavíkur sent póstkort til allra verðandi fyrstu bekkinga. Eftir uppgötvunarfasann kom í ljós að póstkortið þótti ekki eftirminnilegt, og þó að það væri stílað á börnin var það ekki að skila þeim árangri sem ætlast var til.
Til að bregðast við þörfum notenda og bæta frumkvæði borgarinnar í upplýsingagjöf var ákveðið að endurhanna nýja útfærslu á póstkortinu, þar sem verðandi grunnskólabörn fengju senda litla bók um grunnskólabyrjun heim til sín í pósti.
Tilgangurinn var að skapa eftirvæntingu og beina foreldrum/forsjáraðilum á réttar upplýsingar – á réttum tíma. Auk bókarinnar var útfærð lendingarsíða með gagnlegum upplýsingum, sem fólk gat bæði nálgast í gegnum vefinn en einnig með því að skanna QR-kóða aftan á bókinni sjálfri. Fyrsti árgangurinn fékk bókina afhenta vorið 2022, en höfundur hennar var Sigmundur Breiðfjörð.
Bókin um Fjólu
„Mér finnst svo gott þegar þú spyrð mig hvernig mér líður í vinnunni“
Halla María Ólafsdóttir og Eva Jakobsdóttir unnu saman í teymi að umbreytingu á þjónustu Skóla- og frístundasviðs.
Traustið og skilningurinn í samstarfinu varð til þess að brjóta niður veggi milli sviða og stuðla að nýrri sýn á þjónustu og vinnulag.
Halla og Eva ræða um stafræna umbreytingu á þjónustu, hið svokallaða kúltúrhakk.