Þjónusta sem skiptir máli

Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2024

Umhverfis- og skipulagssvið

Umhverfis- og skipulagssvið er eitt stærsta og fjölbreyttasta svið borgarinnar. Það ber meðal annars ábyrgð á umhverfis-, skipulags-, samgöngumálum og borgarhönnun ásamt því að halda utan um viðhald og daglegan rekstur í borgarlandinu, svo sem garðyrkju, grasslátt, hreinsun og snjómokstur.

Undir sviðið heyra einnig skipulags- og byggingarfulltrúi, Heilbrigðiseftirlit Reykjavíkur, sorphirða, Bílastæðasjóður, framkvæmdir og viðhald eigna borgarinnar, matjurtagarðar og Grasagarður Reykjavíkur. 

Samvinna og skýr sýn

Stafræn vegferð umhverfis- og skipulagssviðs er vel á veg komin. Samstarf við þjónustu- og nýsköpunarsvið hefur eflst jafnt og þétt og skilningur stjórnenda á mikilvægi þjónustuumbreytingar fer vaxandi. Gagnkvæmt traust, gott samtal og stöðug samvinna hafa verið lykilþættir í þeirri þróun sem hefur átt sér stað.

Umsóknir færðar á Mínar síður

  • Útiveitingaleyfi: Allir veitingastaðir sem vilja bjóða gestum sínum að þiggja áfengar veitingar úti þurfa útiveitingaleyfi. Umsókn um leyfi til að hafa útiveitingar á borgarlandi var færð yfir á Mínar síður á árinu, sem einfaldaði ferlið og bætti yfirsýn fyrir veitingaaðila. Útiveitingasvæði eru einnig birt í borgarvefsjá og upplýsingasíða með leiðbeiningum var sett upp á reykjavik.is.

  • Íbúakort Bílastæðasjóðs: Umsóknarferli íbúakorta var fært í nýtt tækniumhverfi á Mínum síðum. Tenging við þjóðskrá, fasteignaskrá, ökutækjaskrá og nýtt úrvinnslukerfi Bílastæðasjóðs dregur verulega úr handvinnslu og einfaldar ferlið fyrir íbúa.

Teikning af fólki við allskonar iðju á matarbakka.

Nýjar lausnir og bætt yfirsýn

  • Vala Vinnuskóli: Ný lausn fyrir Vinnuskóla Reykjavíkur var tekin upp. Hún einfaldaði skráningu, þátttöku og upplýsingagjöf til nemenda og forsjáraðila.
  • Rafskútur: Frumathugun fór fram á hagnýtingu rauntímagagna frá leiguaðilum rafskúta. Þau væri meðal annars hægt að nýta til að bæta yfirsýn yfir notkun á borgarlandi og styðja við ákvarðanatöku.
  • Umferðarljósatölvur: Vinna hófst við að uppfæra og skýjahýsa tölvur fyrir umferðarljós til að tryggja öruggari rekstur og viðhald. Um er að ræða samvinnuverkefni Vegagerðarinnar og Reykjavíkur. Áætluð verklok eru á fyrri hluta ársins 2025. 

Gæðahandbók og samræmt verklag

Unnið var að gæðahandbók fyrir þjónustu- og nýsköpunarsvið og umhverfis- og skipulagssvið. Verkefnið snýst um að skrá og samræma verklag í helstu þjónustu- og stjórnsýsluferlum beggja sviða.

Leyfi og líf í borginni

Verkefnið var hluti af samstarfi við Bloomberg og fól í sér greiningu á leyfisferlum sviðsins, með áherslu á starfsleyfi. Rætt var við umsækjendur, starfsfólk borgarinnar og hagsmunaaðila í veitingageiranum, auk þess sem fyrirliggjandi gögn voru greind.

Tillögur voru lagðar fram um hvernig einfalda mætti ferli, bæta leiðbeiningar og aðgengi og tryggja samræmi í verklagi. Verkefninu lauk í desember 2024. Næstu skref ráðast af ákvörðunum Heilbrigðiseftirlits Reykjavíkur.

Jafnframt er hafin innleiðing nýs eftirlitskerfis og unnið að samræmingu milli sveitarfélaga.

Sorphirðudagatal

Vinna við sorphirðudagatal borgarinnar hélt áfram á árinu, en það er ein mest notaða gagnavara borgarinnar.

Dagatalið var fært yfir í nýjan tæknistakk sem gerir uppfærslur á sorphirðuáætlunum borgarinnar aðgengilegar í rauntíma.

Þá var ýmis virkni uppfærð svo fólk geti með auðveldum hætti nálgast sína persónulegu sorphirðuáætlun með því að leita eftir heimilisfangi.  

Sorphirðudagatal
Teikning af dagatali, sorptunnu og allskonar sorpi

Græn skref í SharePoint

Undirbúningur hófst á árinu fyrir innleiðingu grænu skrefanna í Microsoft-umhverfi. Gátlistar verða settir upp í Forms/Lists og yfirsýn tryggð í SharePoint. Búið er að einfalda gátlistana og liggur fyrir tilboð frá Advania um uppsetningu.

Undirbúningur verkefnastjórnunartóls

Rýnt var í þörf fyrir heildrænt verkefnastjórnunartól fyrir verkefnastofu umhverfis- og skipulagssviðs. Ákveðið hefur verið að ráðast í frekari þarfagreiningu innan sviðsins, og mun þjónustu- og nýsköpunarsvið koma aftur að verkefninu í upphafi árs 2025.

Stafræn vegferð byggingarfulltrúa

Frá og með júní 2024 var öll þjónusta byggingarfulltrúa orðin stafrænt aðgengileg. Umsóknir og eyðublöð eru nú rafræn, og hægt er að senda fyrirspurnir í gegnum Mínar síður áður en framkvæmdir hefjast.

Stafræn vegferð embættisins hófst árið 2022 með innleiðingu á stafrænum byggingarleyfisumsóknum. Árið 2024 lauk öðrum áfanga, og nú fara allar umsóknir og skráningar tengdar byggingarleyfum í gegnum Mínar síður eða umsóknargátt HMS.

Teikning af blaði með húsum og stækkunargler sem sýnir eitt húsið vel.

Rafrænar teikningar og undirritanir

Með innleiðingu rafræns umsóknarkerfis hóf byggingarfulltrúi að taka við teikningum rafrænt. Þær eru stimplaðar með vatnsmerki og innsiglaðar þegar þær hafa verið samþykktar. Undirritanir aðalhönnuða fara fram í gegnum rafræna undirritunarkerfið Dokobit.

Upplýsingagjöf og fræðsla

Vefsíður byggingarfulltrúa voru uppfærðar með það að markmiði að veita betri og aðgengilegri upplýsingar. Þar er að finna skýrar leiðbeiningar um byggingarleyfi, ferlið sem þeim fylgir og þau skilyrði sem þarf að uppfylla. Öll útgefin gögn eru nú stafrænt aðgengileg.

Þverfagleg þróun með HMS

Byggingarfulltrúi Reykjavíkurborgar tekur einnig þátt í þróun nýrrar mannvirkjagáttar í samstarfi við HMS og fleiri sveitarfélög. Gáttin mun leysa af hólmi núverandi umsóknarkerfi á landsvísu.