Þjónusta sem skiptir máli

Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2024

Skóla- og frístundasvið

Skóla- og frístundasvið veitir börnum og fjölskyldum í borginni heildstæða skóla- og frístundaþjónustu í leik- og grunnskólum, frístundaheimilum, félagsmiðstöðvum, skólahljómsveitum og fleiri stofnunum í öllum hverfum borgarinnar.

Á árinu var áfram unnið að samræmingu lausna, einfaldari þjónustu og skýrari yfirsýn yfir gögn og umsóknir. Þá er gaman að segja frá því að á stjórnendadegi borgarinnar haustið 2024 var haldið örerindi um stafræna grósku sviðsins.

Vefmálin tekin föstum tökum

  • Nýjar vefsíður grunnskólanna litu dagsins ljós á árinu. Síðurnar eru nú aðgengilegar á reykjavik.is, í samræmdu útliti sem fylgir hönnunarkerfi borgarinnar. Lykilstarfsfólk skóla fékk þjálfun og fræðslu í umsjón vefsvæðanna með dyggri aðstoð vefteymis þjónustu- og nýsköpunarsviðs.
Teikning af fólki að vinna saman við borð.

Leikskólamál og breytingar hjá Völu

  • Leikskólareiknirinn var settur í loftið í janúar og kynntur í mars. Hann styður við foreldra í ákvörðunum um leikskólapláss, sérstaklega í tengslum við úthlutun á vorin.
  • Umsókn um forgang í leikskóla var færð inn á Mínar síður. Foreldrar skila nú inn vottorðum og gögnum rafrænt í gegnum þjónustugátt í stað þess að prenta út og senda inn.
  • Nýir samningar við sjálfstætt starfandi leikskóla tryggja að allar umsóknir fara nú í gegnum Völu. Plássum er því úthlutað í gegnum sama kerfi, hvort sem um er að ræða borgarrekna eða sjálfstætt starfandi leikskóla. Innleiðing var enn í gangi undir lok árs.
  • Skólalausnir Völu voru seldar frá Advania til InfoMentor á árinu. Þetta hafði áhrif á innkaupaferli nýs umsjónarkerfis fyrir leikskóla, frístundastarf og skólamat sem þegar var hafið og voru því viðræður stöðvaðar.
  • Unnið var að því að fá „gögnin heim“ með því að flytja gögn úr Völu yfir í gagnavöruhús borgarinnar. Sala Völu tafði framgang verkefnisins og er því ekki lokið.

Ný kerfi og samræmd þjónusta

Á árinu var unnið að innleiðingu og þróun nýrra kerfa sem styðja við daglegan rekstur skóla- og frístundastarfs og bæta yfirsýn og öryggi.

  • Eftir útboð var eldhúsumsjónarkerfið Mathilda keypt í samstarfi við velferðarsvið.
  • Wired Relations var innleitt til að halda utan um vinnslusamninga og var haldin vinnustofa fyrir hagaðila í tengslum við innleiðinguna. 
  • Fjöldi barna sækir vinnu hjá Vinnuskóla Reykjavíkur á sumrin. Þar sem samningur um fyrra kerfi var að renna út var ákveðið að innleiða kerfið Vala vinnuskóli frá InfoMentor eftir greiningu. Innleiðingin fór fram á árinu 2024 og verður kerfið notað fyrir skráningu sumarið 2025.
  • Nýtt MDM-kerfi, Jamf, var tekið í notkun fyrir stýringu spjaldtölva og leysti af hólmi eldri lausn, Lightspeed, eftir vel heppnað prófunarverkefni.
  • Eftir greiningu og útboð hófst innleiðing á skráningarkerfinu Abler fyrir félagsmiðstöðvar unglinga í borginni. Markmiðið er að bæta skráningu og utanumhald viðburða, minnka handavinnu og einfalda fjárhagslegt uppgjör. Með kerfinu verður einnig hægt að innheimta kostnað vegna viðburða beint í gegnum kerfið.
  • Í maí hóf störf vörustjóri stafrænna lausna í skóla- og frístundastarfi. Viðkomandi vinnur í nánu samstarfi við Mixtúru og stafrænan leiðtoga sviðsins.

Ný þjónustuferli og eyðublöð dagforeldra

Ákveðið var að hefja nýtt verkefni til að bæta þjónustu við dagforeldra og þau sem nýta sér þjónustu þeirra. 

Verkefnið felur meðal annars í sér að þróa einfaldari lausnir fyrir umsókn um forgang í leikskóla, stofnstyrk vegna daggæslu, niðurgreiðslur vegna vistunar, neyðarhnapp dagforeldris og starfsemi í öðru húsnæði en íbúðarhúsnæði. 

Farið verður í þetta verkefni árið 2025.

Teikning tveimur börnum skoða könguló á leikskóla.

Innleiðing Búa

  • Unnið er að innleiðingu Búa í samstarfi miðstöðva, skóla, Hlöðuteymis og innleiðingarteymis kerfisins. Megináhersla hefur verið á auðkenningarmál og tæknilegan undirbúning.
  • Uppsetning nýs umhverfis fyrir vörur borgarinnar hefur tafið útgáfu kerfisins og laga þarf villur sem komu upp áður en hægt er að halda áfram. Gert er ráð fyrir að innleiðing hefjist í Austurmiðstöð þegar búið er að leysa tæknileg atriði.

Verkefnastoðir og samstarf við ríki

Á árinu voru verkefni skóla- og frístundasviðs flokkuð í þrjár stoðir: skráningarverkefni, starfsumhverfisverkefni og kennslufræðileg verkefni. Forgangsröðun verkefna byggir á þessum stoðum og verður þeirri aðferðafræði fylgt áfram á næstu misserum.

Á árinu var einnig unnið náið með Miðstöð menntunar og skólaþjónustu að sameiginlegum lausnum tengdum nýjum nemendagrunni, Frigg. Frigg er sameiginlegur gagnagrunnur yfir alla nemendur landsins.

Þróun á verkefninu Bjargey var í kjölfarið hætt, en í samstarfi var tryggt að niðurstöður og næstu skref færu inn í þróun Friggjar, þannig að framlag Reykjavíkurborgar nýtist í þágu heildarlausnar fyrir allt landið.