Vinnsla persónuupplýsinga í frístundastarfi Reykjavíkur
Þessari síðu er ætlað að veita upplýsingar um þá vinnslu persónuupplýsinga sem á sér stað í frístundastarfi Reykjavíkurborgar (frístundamiðstöðvar, félagsmiðstöðvar og frístundaheimili).
Fræðsla
Fræðsla þessi er veitt með vísan til laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 og reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga og sem við kemur rétti einstaklinga gagnvart frístundastarfi.
Upplýsingarnar eiga við um allt frístundastarf hjá borginni. Nánari upplýsingar um fyrirkomulag hvers starfsstaðar kann að vera að finna á heimasíðu starfsstaðar eða í upplýsingaefni sem hvert og eitt frístundaheimili eða félagsmiðstöð sendir í tengslum við tilgreindar vinnslur á persónuupplýsingum.
Foreldri er hér notað um þá sem fara með forsjá barns samkvæmt barnalögum nr. 76/2003.
Ábyrgðaraðili
Reykjavíkurborg telst vera ábyrgðaraðili persónuupplýsinga barna og foreldra þeirra
Spurningar varðandi meðferð persónuupplýsinga
Foreldrar eiga rétt á aðgangi að upplýsingum um börn sín. Um takmarkanir á upplýsingarétti þeirra fer samkvæmt fyrirmælum 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 9. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.
Það foreldri sem ekki hefur forsjá barns á rétt á að fá upplýsingar um barnið. Um rétt foreldris til upplýsinga fer samkvæmt fyrirmælum 52. gr. barnalaga nr. 76/2003, með síðari breytingum.
Forsjárforeldri fer með lögformlegt fyrirsvar barns þar til það er lögráða, sbr. 5. mgr. 28. gr. barnalaga nr. 76/2003.
Ef þú hefur spurningar varðandi meðferð persónuupplýsinga barna þinna getur þú haft samband við frístundaheimili eða félagsmiðstöð barnsins eða persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar.
Tekið er fram að áður en foreldrum eru látnar í té persónuupplýsingar sem þeir eiga rétt á verða þeir að staðfesta deili á sér.
Persónuverndarfulltrúi
Verkefni persónuverndarfulltrúa er að sinna eftirliti með reglufylgni og aðstoða ábyrgðaraðila og vinnsluaðila við að fylgja persónuverndarlöggjöfinni.
Tilgangur og lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga
Megintilgangur vinnslu persónuupplýsinga í frístundastarfi Reykjavíkurborgar er fólginn í því að fullnægja lagaskyldu. Reykjavíkurborg er ábyrgðaraðili og hefur heimild á grundvelli 1. mgr. 9. gr. og 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga til vinnslu persónuupplýsinga um börn.
Frístundaheimili
Frístundaheimili eru skilgreind í a-lið 1. mgr. 33. gr. laga um grunnskóla nr. 91/2008. Þar segir að öllum börnum í yngri árgöngum grunnskóla skuli gefinn kostur á þjónustu frístundaheimila. Frístundaheimili séu frístundavettvangur barna með áherslu á val barna, frjálsan leik og fjölbreytileika í viðfangsefnum og umhverfi. Við skipulag þjónustu frístundaheimila skuli tekið mið af þörfum, þroska og áhuga hvers og eins.
Sveitarfélög fara með faglegt forræði frístundaheimila, ákveða skipulag starfsemi þeirra og rekstrarform með samþættingu skóla- og frístundastarfs og þarfir barna að leiðarljósi.
Reykjavíkurborg hefur sett reglur um þjónustu frístundaheimila sem gilda um umgjörð, umsókn og innritun í frístundaheimili Reykjavíkurborgar og um gjaldtöku og innheimtu fyrir dvöl á frístundaheimilum.
Félagsmiðstöðvar og sértækar félagsmiðstöðvar
Tómstunda- og félagsstarf er skilgreint í 33. gr. laga um grunnskóla nr. 91/2008. Þar segir að í öllum grunnskólum skuli nemendum gefinn kostur á að taka þátt í tómstunda- og félagsstarfi. Sveitarfélögum er heimilt að taka gjald fyrir tómstunda- og félagsstarf samkvæmt sérstakri gjaldskrá sem þau setja. Gjaldskrárákvarðanir samkvæmt þessari grein eru kæranlegar samkvæmt fyrirmælum 47. gr.
Reykjavíkurborg hefur sett reglur um þjónustu félagsmiðstöðva sem gilda um starfsemi félagsmiðstöðva og umsókn og innritun í sértækt félagsmiðstöðvastarf Reykjavíkurborgar. Einnig ná reglurnar til gjaldtöku og innheimtu fyrir þátttöku í félagsmiðstöðvum og sértæku félagsmiðstöðvastarfi borgarinnar.
Myndatökur í frístundastarfi
Í starfsemi frístundastarfs eru teknar myndir og myndskeið af nemendum í tengslum við lögbundna starfsemi svo sem vegna verkefnavinnu auk þess sem verið getur að tekin verði mynd til að hafa í rafrænu upplýsingakerfi starfseminnar, Völu eða Alber. Jafnframt getur verið að myndataka og notkun myndefnis sé nauðsynleg til að tryggja æskilegar ráðstafanir og rétt viðbrögð vegna lífshættulegra sjúkdóma, til dæmis í þeim tilfellum þegar nemandi hefur greinst með bráðaofnæmi eða flogaveiki.
Þá er almennt talið heimilt að taka upp myndefni á opinberum viðburðum í starfsemi frístundastarfsins ef um hópmyndir eða yfirlitsmyndir er að ræða. Ef foreldrar gera athugasemdir við slíka myndatöku tekur stjórnandi þær athugasemdir til skoðunar og metur þær í hverju tilfelli fyrir sig.
Af og til er myndefni af nemendum tekið og birt á grundvelli samþykkis foreldra. Myndirnar eru notaðar til að veita foreldrum og börnum innsýn í þá starfsemi sem fram fer í frístundastarfinu og kann að vera birt á vefsíðu starfstaðarins eða öðrum opinberum vettvangi. Foreldrar geta hvenær sem er afturkallað samþykki sem þegar hefur verið veitt. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti þeirrar myndatöku og myndbirtingu sem fram hefur farið fram að þeim tíma. Ef samþykki hefur ekki verið afturkallað gildir það á meðan viðkomandi barn er skráð í frístundastarfið.
Hvaða persónuupplýsingar er unnið með?
Af hálfu frístundaheimilis og félagsmiðstöðvar er alla jafna unnið með grunnupplýsingar um barnið, þ.e. nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer og upplýsingar um nánustu aðstandendur, ljósmyndir, myndskeið, í hvaða grunnskóla, barnið er og í hvaða bekk, auk upplýsinga um í hvaða frístundastarf barnið er skráð auk upplýsinga um mætingu og fjarvistir. Einnig getur verið að skráð verði almenn umfjöllun um atburði sem varða barnið og sem eiga sér stað í starfinu.
Ef tilefni er til er unnið með nauðsynlegar viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi persónuverndarlaga sem varða heilsufar nemenda, þetta geta verið sem dæmi upplýsingar um læknisfræðilegar og sálfræðilegar greiningar. Í einstökum tilfellum og aðeins ef sérstök þörf er á, skrá starfsstaðir og foreldrar í umsóknarferli viðkvæmar persónuupplýsingar sem varða heilsufar nemanda í rafræna upplýsingakerfið Völu frístund. Þetta geta verið sem dæmi neyðarupplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, s.s. bráðaofnæmi og flogaveiki.
Vinnsla getur náð til: Barna, foreldra og starfsfólks, sem og hverra þeirra flokka skráðra einstaklinga sem frístundastarf ákveður að vinnsla þurfi að ná til.
Hvernig er persónuupplýsinganna aflað eða þær fengnar
Upplýsingar um börn berast frá foreldrum í gegnum Völu frístund þegar sótt er um frístundaheimili eða sértækt félagsmiðstöðvastarf.
Frístundaheimili og félagsmiðstöðvar geta einnig miðlað upplýsingum í gegnum frístundagátt Mentor sem er tengd við Þjóðskrá.
Grunnupplýsingar um börn sem þarf til að stofna aðgang í Abler eru fengnar úr Mentor eða Námfús kerfinu með þeim hætti að Reykjavíkurborg tekur nauðsynlegar upplýsingar út úr Mentor/Námfús kerfunum sem excel skjal og setur inn í Abler.
Hverjir vinna með persónuupplýsingarnar?
Miðlun persónuupplýsinga til þriðju aðila (vinnsluaðila)
Reykjavíkurborg nýtir sér aðstoð svokallaðra vinnsluaðila við að hýsa þær persónuupplýsingar sem unnið er með í frístundastarfi borgarinnar. Með vinnsluaðila er til dæmis átt við Infomentor ehf. vegna Völu frístundar, Infomentor og Abler ehf. Það sama kann að eiga við um annars konar upplýsingatækniþjónustu. Slíkir aðilar kunna því að hafa aðgang að persónuupplýsingum í tengslum við starfsemi frístundastarfs, en öll aðkoma þeirra að upplýsingunum byggir á skriflegum samningi við Reykjavíkurborg þar sem öryggi upplýsinganna og trúnaður er tryggður. Hægt er að óska eftir nánari upplýsingum um framangreint með því að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar.
Upplýsingar um notkun rafræna upplýsingakerfisins Vala frístund
Vefkerfið Vala frístund er rafrænt upplýsingakerfi sem byggt er upp af nokkrum kjarnaeiningum sem vinna sem ein heild til að mæta þörfum Reykjavíkurborgar vegna frístundaheimila, félagsmiðstöðva og skrifstofu skóla- og frístundasviðs í tengslum við frístundarstarfsemi.
Kerfið er notað til að koma upplýsingum um frístundastarf til forelda. Netfang foreldris er notað til samskipta vegna frístundastarfs.
Starfsfólk frístundaheimila sem á þarf að halda starfs síns vegna hefur aðgang að kerfinu Völu frístund á grundvelli vinnslusamnings sem borgin hefur gert við InfoMentor ehf. Foreldrar og starfsfólk fá aðgang að upplýsingakerfinu þegar barn tekur þátt í frístundastarfi.
Persónuupplýsingar sem hægt er að skrá í Völu frístund eru eftirfarandi:
- Nafn barna og foreldra
- Kennitala barna og foreldra
- Heimilisfang og lögheimili barna og foreldra
- Símanúmer barna og foreldra
- Netfang barna og foreldra
- Forsjá barna í Þjóðskrá
- Ljósmyndir af börnum
- Dvalartími og viðvera barna
- Fæði
- Fjarvistir og viðvera barna
- Nánustu aðstandendur barna
- Aðili sem má sækja barnið
- Skilaboð foreldra
- Uppgjör vegna gjalda
- IP tala
- Tæki sem er notað til innskráningar
- Aðgerðaskráning
Í einstökum tilfellum og aðeins ef sérstök þörf er á, skráir frístundastarf viðkvæmar persónuupplýsingar sem varða heilsufar barna í Völu frístund. Þetta geta verið sem dæmi neyðarupplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, s.s. bráðaofnæmi og flogaveiki.
Það er meginregla að ekki skuli skrá í Völu frístund aðrar viðkvæmar persónuupplýsingar en að ofan greinir svo sem upplýsingar um veikindi eða greiningar. Þar gæti þó verið tilvísun til skráningar um veikindi eða greiningar.
Vala frístund hefur sjálfkrafa tengingu við Þjóðskrá og á skráningarsíðu safnast þar saman almennar persónuupplýsingar notanda s.s. nafn, kennitala og lögheimili. Reikningagerð fer í gegnum kerfið Agresso. Grunnupplýsingar um börn og foreldra eru fengnar úr Þjóðskrá með tengingu við lögheimilisskrá en til stendur að tenging verði við forsjárskrá.
Í Völu frístund er hægt að gera eftirfarandi:
- Senda tölvupósta á foreldra
- Skráning barna í frístundastarf
- Sjá grunnupplýsingar um barn sem er í frístundarstarfi
Nánar um Völu frístund
Sjálfvirk ákvörðunartaka: Engin sjálfvirk ákvörðunartaka fer fram í Völu frístund.
Skráning á notkun: Allar innskráningar notenda í Völu frístund eru skráðar eða „loggaðar“.
Upplýsingar notkun rafræna upplýsingakerfisins Mentor
Starfsstaðir frístundastarfs í Reykjavík hafa aðgang að frístundagátt upplýsingakerfisins Mentor á grundvelli vinnslusamnings sem borgin hefur gert við Infomentor ehf. Starfsfólk starfsstaða sem þarf á upplýsingum að halda vegna starfa sinna hefur aðgang að upplýsingunum um nemendur og foreldra þeirra.
Aðgangurinn er notaður til að koma almennum upplýsingum um frístundastarf á vegum skóla- og frístundasviðs með tölvupósti til foreldra. Aðrir sem eru aðilar að frístundakorti Reykjavíkurborgar og bjóða upp á skipulagt frístundastarf fyrir börn og unglinga í Reykjavík eiga líka kost á að kynna starfsemi sína í frístundagáttinni í samvinnu við framkvæmdastjóra frístundamiðstöðvar og forstöðumenn frístundaheimila og félagsmiðstöðva sem rekin eru við viðkomandi grunnskóla.
Foreldrar hafa val um það hvort þeir fái sendan tölvupóst úr frístundagáttinni, eða ekki.
Persónuupplýsingar sem hægt er að skrá í frístundagátt Mentor eru eftirfarandi:
- Nafn barnsins og foreldra hans
- Kennitala barns og foreldra hans
- Tungumál barns
- Heimilisfang barns og foreldra hans
- Netfang foreldra
- Símanúmer foreldra
- Upplýsingar um nánustu aðstandendur sem foreldrar velja að skrá
- Neyðarupplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, s.s. bráðaofnæmi og flogaveiki.
Í einstökum tilfellum og aðeins ef sérstök þörf er á, skrá skólar viðkvæmar persónuupplýsingar sem varða heilsufar nemanda í Mentor. Þetta geta verið sem dæmi neyðarupplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, s.s. bráðaofnæmi og flogaveiki.
Það er meginregla að ekki skuli skrá í Mentor aðrar viðkvæmar persónuupplýsingar en að ofan greinir svo sem upplýsingar um veikindi eða greiningar. Þar gæti þó verið tilvísun til skráningar um veikindi eða greiningar.
Í frístundagátt Mentor er hægt að gera eftirfarandi:
- Senda tölvupóst til foreldra
- Sjá grunnupplýsingar allra barna viðkomandi grunnskóla.
Nánar um frístundagátt Mentor:
Sjálfvirk ákvörðunartaka: Engin sjálfvirk ákvörðunartaka fer fram í Mentor.
Skráning á notkun: Allar innskráningar notenda í Mentor-kerfið eru skráðar eða „loggaðar“.
IP tölurnar gefa til kynna landfræðilega staðsetningu þar sem þær eru skráðar af sérstökum fyrirtækjum. Þær gefa aðeins til kynna grófa landfræðilega staðsetningu en ekki nákvæma staðsetningu. Landfræðileg staðsetning gæti haft þýðingu ef til dæmis um refsiverðan verknað er að ræða s.s. innbrot í kerfið.
Atburðaskráningin er gerð í öryggis- og eignavörsluskyni og er liður í að tryggja að öll gögn í kerfinu séu varin meðal annars gegn óheimilum aðgangi, breytingum og eyðingu, þjófnaði eða skemmdum.
Þær upplýsingar sem safnað er eru aðeins skoðaðar og nýttar ef tilefni er til í þágu tilgangs með söfnun þeirra. Þessar upplýsingar verða ekki afhentar öðrum nema með samþykki hins skráða eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar. Þó getur komið til að lögreglu verði afhentar slíkar upplýsingar ef grunur leikur á að um refsiverðan verknað sé að ræða. Það gilda strangar aðgangsstýringar hjá InfoMentor að þessum gögnum og allir starfsmenn hafa skrifað undir trúnaðaryfirlýsingar.
Upplýsingar um notkun Abler
Kerfið heldur eingöngu utan um skipulag á starfsemi fyrir félagsmiðstöðvar. Nánar tiltekið þátttöku og skipulag á hópastarfi, mætingar á viðburði sem og skráningu og innheimtu vegna valkvæðra viðburða. Viðburðir eru stofnaðir í kerfinu og börn (eða foreldrar) geta skráð sig á viðburði. Foreldrar geta greitt fyrir greiðsluskylda viðburði á vegum félagsmiðstöðva í kerfinu.
Grunnupplýsingar um börn (nafn og kennitala) sem þarf til að stofna notanda í Abler eru fengnar úr Mentor eða Námfús kerfinu með þeim hætti að Reykjavíkurborg tekur nauðsynlegar upplýsingar út úr Mentor/Námfús kerfunum færir í Abler.
Starfsfólk félagsmiðstöðvastarfs sem á þarf að halda starfs síns vegna hefur aðgang að kerfinu Abler á grundvelli vinnslusamnings sem borgin hefur gert við Abler ehf., Foreldrar og börn fá aðgang að upplýsingakerfinu þegar barn tekur þátt í félagsmiðstöðvastarfi.
Unnið er með eftirfarandi persónuupplýsingar um börn og foreldra í kerfinu:
- Nafn barna og foreldra
- Kennitölur barna og foreldra
- Fæðingardagur barna og foreldra
- Heimilisfang/lögheimili barna og foreldra
- Símanúmer barna og foreldra
- Notendanafn og lykilorð notenda
- Prófílmynd notenda
- Fjölskyldutengsl barna
- Nemendalistar úr grunnskólum
- Fjárhagsupplýsingar foreldra
- Samskipti notenda
- IP tölur notenda
- Vefkökur notenda
Ekki er gert ráð fyrir vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga eða persónuupplýsinga viðkvæms eðlis. Þess má þó geta að hægt er að senda einkaskilaboð til félagsmiðstöðvar sem gætu innihaldið viðkvæmar persónuupplýsingar, kjósi sendandi skilaboða að gefa þær upp. Mælt er gegn því.
Persónuupplýsingum í Abler er ekki deilt með utanaðkomandi aðilum.
Nánar um Abler:
Sjálfvirk ákvörðunartaka: Engin sjálfvirk ákvörðunartaka fer fram í Abler.
Skráning á notkun:
Að neðan eru listuð upp þau atriði sem eru „logguð“ í kerfinu. Ekki er haft sérstakt eftirlit með þeim en hægt að skoða ef upp koma atvik þar sem tilefni er til skoðunar.
- Innskráning í kerfið:
- Leit að notanda
- Merkja við mætingu
- Senda skilaboð
- Skoða hóp
- Leit í þjóðskrá
- Sækja excel skjal
- Inn í viðburði:
- Bætt handvirkt inn í viðburð af starfsmanni
- Fjarlægður úr viðburði af starfsmanni
- Þjónusta - skíðaferð
- Ef starfsmaður gefur afslátt af verði
- Breytir verði
- Bætir einstakling handvirkt inn
- Stöðvar áskrift
IP tölur gefa til kynna landfræðilega staðsetningu þar sem þær eru skráðar af sérstökum fyrirtækjum. Þær gefa til kynna grófa landfræðilega staðsetningu en ekki nákvæma staðsetningu. Landfræðileg staðsetning gæti haft þýðingu ef til dæmis um refsiverðan verknað er að ræða s.s innbrot í kerfið. IP tölur notenda eru skráðar til að verja kerfið fyrir misnotkun og árásum. Einnig er IP tala skráð til að sýna fram á auðkenni notanda ef notandi véfengir að hafa staðið á bak við misnotkun á kerfinu eða véfengir að hafa samþykkt skilmála.
Atburðaskráningin er gerð í öryggis- og eignavörsluskyni og er liður í að tryggja að öll gögn í kerfinu séu varin meðal annars gegn óheimilum aðgangi, breytingum og eyðingu, þjófnaði eða skemmdum.
Þær upplýsingar sem safnað er eru aðeins skoðaðar og nýttar ef tilefni er til í þágu tilgangs með söfnun þeirra. Þessar upplýsingar verða ekki afhentar öðrum nema með samþykki hins skráða eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar. Þó getur komið til að lögreglu verði afhentar slíkar upplýsingar ef grunur leikur á að um refsiverðan verknað sé að ræða. Það gilda strangar aðgangsstýringar hjá Abler að þessum gögnum og allir starfsmenn hafa skrifað undir trúnaðaryfirlýsingar.
Starfsfólk frístundaheimila og félagsmiðstöðva
Starfsfólk starfsstaða sem þarf á upplýsingum að halda vegna starfa sinna hefur aðgang að upplýsingunum um nemendur og foreldra þeirra.
Upplýsingamiðlun milli leikskóla og frístundaheimilis/félagsmiðstöðvar
Leikskólar boða frístundaheimili með á skilafundi með grunnskólunum. Foreldrar þurfa að veita leyfi fyrir upplýsingum á milli leikskóla og frístundaheimilis með eyðublaði. Oft er svo sérstakur skilafundur með leikskóla og skólaþjónustunni til grunnskóla og frístundaheimilis ef börn hafa fengið sérstakan stuðning. Það sama á við um upplýsingar frá grunnskólum eða frístundaheimilum til sértækra félagsmiðstöðva.
Upplýsingamiðlun milli grunnskóla og frístundaheimilis/félagsmiðstöðvar.
Ef barn nýtur þjónustu frístundaheimilisins eða félagsmiðstöðvar getur verið að miðlað verði upplýsingum um fjarveru barns í grunnskólanum. Ef ríkar ástæður eru getur verið upplýst um ástæður fjarvistar. Stjórnendur í frístundastarfi hafa aðgang að upplýsingum um fjarveru barna í grunnskólum í frístundagátt Mentor.
Jafnframt getur grunnskóli miðlað til frístundaheimilis og sértæks félagsmiðstöðvastarfs og öfugt almennum upplýsingum um dagleg samskipti við barn ef það þjónar brýnum hagsmunum barnsins.
Stuðningur við börn
Í 16. gr. laga nr. 38/2018 um þjónustu við fatlað fólk með langvarandi stuðningsþarfir kemur fram að sveitarfélög skulu bjóða fötluðum börnum og ungmennum upp á frístundaþjónustu eftir að reglubundnum skóladegi þeirra lýkur, og eftir atvikum áður en dagleg kennsla hefst, svo og á þeim dögum, öðrum en lögbundnum frídögum, þegar skólar starfa ekki. Þessi þjónusta tekur við af almennri frístundaþjónustu grunnskóla og henni lýkur þegar viðkomandi lýkur framhaldsskóla. Þjónustan skal vera einstaklingsmiðuð og á því formi sem best hentar viðkomandi. Veita skal þjónustu vegna fötlunar samhliða almennum frístundatilboðum, eins og mögulegt er. Þessi þjónusta skal að jafnaði taka mið af metnum stuðningsþörfum og vera hluti af einstaklingsbundinni þjónustuáætlun viðkomandi barns eða ungmennis.
Skrifstofa skóla- og frístundasviðs fær upplýsingar um börn sem þurfa stuðning frá forráðamönnum þegar einstaklingsáætlun er gerð fyrir þau börn sem þurfa stuðning. Einstaklingsáætlun getur innihaldið viðkvæmar persónuupplýsingar um börn, svo sem greiningar um fatlanir, sjúkdóma, lyf o.fl. Skrifstofa skóla- og frístundasviðs úthlutar fjármagni til stuðnings út frá upplýsingum um þjónustuþörf eins og hún kemur fram í einstaklingsáætlun barna og einnig út frá þeim upplýsingum sem fengnar eru í vettvangsathugunum.
Lausnarteymi grunnskóla
Í grunnskólum getur verið starfandi lausnarteymi fyrir kennara vegna nemenda með námserfiðleika og hegðunar- og samskiptaörðugleika sem hefur það hlutverk að aðstoða kennarann við að greina vanda, leita lausna og takast á við hann. Teymið er skipað fulltrúum skólans og fulltrúum skólaþjónustu. Forstöðumenn frístundaheimilis og félagsmiðstöðva situr lausnarteymisfundi í þeim grunnskóla sem þau starfa við.
Nemendaverndarráð grunnskóla
Nemendaverndarráð grunnskóla fjalla um sérstök úrræði fyrir einstaka nemendur eða nemendahópa sem lögð hafa verið fyrir ráðið. Ráðið metur hvaða viðbótarupplýsinga er þörf og boðar á sinn fund umsjónarkennara og foreldra svo og aðra aðila sem tengjast málinu ef þörf krefur.
Vegna þessa getur verið að forstöðumaður frístundaheimilis eða félagsmiðstöðvar eða aðrir verði boðaður ef þörf krefur á fundi nemendaverndarráðs þegar til samræmis við 20. gr. reglugerðar nr. 444/2019 um skólaþjónustu.
Frístundafræðingar í grunnskólum
Í grunnskólanum getur verið starfandi á starfstíma hans frístundaráðgjafi sem er starfsmaður frístundaheimilis.
Gert er ráð fyrir að verkefni frístundafræðinga snúi fyrst og fremst að hópastarfi sem unnið er í samvinnu við starfsfólk grunnskólans með það að markmiði að styrkja félagsfærni og sjálfsmynd og auka félagslega virkni barna. Til þess að frístundafræðingar geti sinnt því verkefni getur grunnskóli þurft að miðla til hans ýmsum almennum persónuupplýsingum um nemendur í hópnum, svo sem nafni og almennum persónuupplýsingum sem máli geta skipt í tengslum við hópastarfið.
Hvað varðar vinnu með börnum á einstaklingsgrunni þá verður slíkt ekki gert nema í samráði við skólastjóra, foreldra og kennara.
Vinnsla á grundvelli stjórnsýslulaga, upplýsingalaga og annarra laga
Komið getur til þess að frístundaheimili eða félagsmiðstöðvar beri að afhenda gögn á grundvelli stjórnsýslulaga nr. 37/1993, upplýsingalaga nr. 140/2012 eða barnaverndarlaga nr. 80/2002, með hliðsjón af 2. mgr. 17. gr. persónuverndarlaga nr. 90/2018.
Hagstofa Íslands
Upplýsingum getur verið miðlað til Hagstofu Íslands til að uppfylla lagaskyldu samkvæmt ákvæði 5. gr. laga nr. 163/2007 um Hagstofu Íslands og opinbera hagskýrslugerð.
Önnur vinnsla
Í frístundastarfi getur verið um að ræða aðra vinnslu persónuupplýsinga en tilgreind er upptalningunni hér að ofan, svo sem notkun smáforrita (öpp). Slík vinnsla persónuupplýsinga er jafnan kynnt foreldrum sérstaklega og eru foreldrar hvattir til að kynna sér vinnsluna þegar um slíkt er að ræða.
Hvernig er öryggi persónuupplýsinganna tryggt?
Reykjavíkurborg gætir öryggis persónuupplýsinga með viðeigandi skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum, þ.á.m. aðgangsstýringum og dulkóðun.
Starfsfólki frístundastarfs og öðrum sem koma að málefnum nemenda ber að gæta fyllstu þagmælsku um hagi barna og foreldra þeirra sem það fær vitneskju um í starfi sínu og leynt skal fara samkvæmt 2. mgr. 12. gr. laga um grunnskóla.
Hvað er gert við persónuupplýsingar og hversu lengi eru þær geymdar?
Frístundaheimili og félagsmiðstöðvar eru skilaskyldir aðilar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014. Af því leiðir að þeim er óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem þeim berast eða verða til hjá þeim, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands. Í skilaskyldu felst jafnframt að öllum skjölum og gögnum sem berast frístundaheimili/félagsmiðstöð eða verða til hjá þeim, skal skilað til Þjóðskjalasafns Íslands þar sem þau eru geymd til framtíðar. Rafrænar skrár, gagnagrunnar og skjalavörslukerfi skulu jafnframt afhent Þjóðskjalasafni. Persónuupplýsingar sem falla undir framangreint eru því geymdar ótímabundið.
Réttindi
Þú kannt að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Reykjavíkurborg vinnur með í tengslum við umsókn þína. Þá kannt þú að hafa rétt til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingarnar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt, að vinnslan verði takmörkuð og/eða að þú eða þriðji aðili fáir upplýsingar afhentar á tölvulesanlegu formi.
Nánari upplýsingar um réttindi þín má finna í persónuverndarstefnu Reykjavíkurborgar
Sérstök athygli er vakin á því að sért þú ósátt/ur við meðferð Reykjavíkurborgar á persónuupplýsingum þínum getur þú ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar eða sent erindi til Persónuverndar.