Öryggi, gagnsæi og hámarksgæði

Teikning af tveimur konum að skrifa á blað.

Við leggjum ríka áherslu á áreiðanlega skjölun gagna, öfluga lögfræðiþjónustu, örugg opinber innkaup og gæðastýringu í þeim verkefnum sem við tökum að okkur. Fjöldi verkefna snúa þess vegna einmitt því að móta þetta verklag og teikna upp ferla til að tryggja að við séum öll á sömu blaðsíðu.

Gæðastýring

Samningastjórnun

Almennir verkferlar fyrir samningastjórnun hafa verið innleiddir á sviðinu með það að markmiði að tryggja betra eftirlit og aðhald með framkvæmd samninga, bæði með virkri vöktun og rýni. 

Uppsetning gæðakerfis – PDCA

Unnið er að uppsetningu gæðakerfis á sviðinu. Tekið er mið af stærð, umfangi og flækjustigi verkefna og unnið samkvæmt aðferðafræði umbótaferlis.  

  1. Áætlun – tekið mið af stefnum borgarinnar, hvaða þörf erum við að uppfylla? 
  2. Framkvæmd – þjónustan er veitt 
  3. Rýni – þjónustukannanir, innri úttektir, mælingar og rýni stjórnenda 
  4. Umbætur – umbætur gerðar á þjónustu 

Áhættumat fjárfestingarverkefna

Samræmt verklag við áhættustýringu hefur verið innleitt. Markmiðið er að tryggja gæði og árangur fjárfestinga og afurða verkefna, stýringu áhættu og skýra ábyrgðarskiptingu. 

Fjárfestingar bókaðar í eignasjóð

Aðgreining fjárfestingarverkefna frá rekstri sviðsins í bókhaldskerfi borgarinnar með það markmið að tryggja enn frekar gagnsæi og rekjanleika. Samhliða þessu var sett upp mælaborð fjárfestinga fyrir sviðið.

Gagnvirkt innkaupakerfi

Þjónustu- og nýsköpunarsvið hefur boðið út þjónustu sérfræðinga vegna stafrænnar vegferðar í gegnum nýtt gagnvirkt innkaupakerfi eða svokallaðan DPS samning (e. dynamic purchasing system).

 

Þjónustan er keypt í gegnum skilgreindar tímakörfur og tekur meðal annars til hugbúnaðarsérfræðinga, sérfræðinga í vöruþróun, rafrænna lausna og upplýsingatækni. Einnig grafískrar hönnunar, vefþróunar og gerð útboðsgagna.

 

Samningurinn er opinn öllum fyrirtækjum og geta bæði rótgróin fyrirtæki og nýsköpunarfyrirtæki skráð sig í og dregið sig út úr samningnum hvenær sem þeim hentar á samningstímanum.

Sjá meira um DPS samninginn
Teikning af konu og barni á göngustíg.

Tryggjum réttindi íbúa

Öryggi og persónuvernd

Við fylgjumst grannt með því að persónuvernd sé innbyggð og sjálfgefin í allri okkar hugbúnaðarþróun frá degi eitt. Tryggja skal að notendur geti nýtt þau réttindi sem þeir hafa samkvæmt persónuverndarlögum og að persónuupplýsingar séu verndaðar fyrir villum, gagnatapi, óleyfilegum breytingum og misnotkun. 

Réttindi og skyldur

Við sjáum til að stjórnsýslulögum sé fylgt í hvívetna í öllum okkar verkefnum. Hér er einnig átt við að leiðbeiningarskyldan, rannsóknarreglan og jafnræðis- og meðalhófsreglan séu uppfylltar. Þá þarf birting stjórnvaldsákvarðana að vera framkvæmd með réttmætum hætti sem og birting upplýsinga um andmælarétt og kæruheimildir. 

Rafræn meðferð stjórnsýslumála

Við tryggjum að rafræn meðferð stjórnsýslumála sé eftir bókinni. Hér er t.d. átt við reglur um fullnægjandi formkröfur gagna, frumrit og afrit, reglur um rafræna undirritun, birtingu ákvarðana og sendingu með sannarlegum hætti og svo skráning, vistun og geymsla rafrænna gagna. 

Álitamál

Við tökum til meðferðar álitamál sem tengjast rafrænni stjórnsýslu í samstarfi við lögfræðinga á fagskrifstofum borgarinnar og Embætti borgarlögmanns. Þannig tryggjum við öryggi og gagnsæi alla leið.