Online building permit applications
Constructing a house can be complicated. If you plan to alter or construct a building in Reykjavík, you typically need to apply for a building permit, which until December 2022 was entirely paper-based.
How much paper are we talking about?
- 4,680 visits to the City's Service Center per year related to building permits.
- In 78% of cases, a visit to the Service Center involved the delivery of paper documents.
- That's at least 300 kg of paper going through the Service Center annually.
- Applicants made a minimum of seven trips to collect various signatures or submit forms for every single application.
- A year's worth of driving with documents for building permits to the Service Center thus totaled around 65,514 km.
- To put that in context, the circumference of the earth is 40,075 km, and so applicants for building permits were driving more than around the globe each year to transport documents.
Background
A building permit application is one of the most complex services provided by the City. It involves countless different registrations and approval forms, as well as contributions from various designers, architects, tradespeople, and City staff.
All applications go through weekly Permit Review Meetings, with almost 3,000 cases considered in 2022. All these cases come with a mountain of paperwork and supporting documents that applicants had to print out, have numerous people sign, approve, stamp, and then submit to Reykjavík City Service Center.
Hvað er Reykjavíkurkortið?
Reykjavíkurborg býður upp á fjölbreytta menningar- og afþreyingarþjónustu, svo sem sundlaugar og söfn, sem borgarbúar greiða fyrir. Notendur geta keypt árs- og aðgangskort sem hingað til hafa verið gefin út á plasti.
Undanfarin ár hafa 80.000 slík plastkort verið í umferð í Reykjavík á hverjum tíma og um 10.000 ný kort gefin út árlega.
Objective
The need for an online process was thus significant. Moreover, the main service users and city residents had long called for improvements to the application process and clearer information. Thus, the main goals of the project were:
- To transition from paper to online applications
- To improve the provision of information
- To reduce manual labor and the burden on staff due to paper handling
Survey findings
User-centered design
Online building permit applications were the first major digital transformation project at the City's Department of Environment & Planning.
The project was based on user-centered design, focusing on rethinking the service and designing it from the perspective of both those who use and provide the service.
In this case, these were city residents, construction industry professionals, and the staff of the Building Commissioner and Reykjavík City Service Center.
User wishes
Service users wanted to submit applications online, thereby saving time spent on printing, driving between locations, and submitting paper documents at Reykjavík City Service Center. Electronic communication and swift changes were top of mind for users.
City staff wanted to reduce manual labor in receiving and processing applications and accompanying documents, improve oversight and access to information, and enable as much as possible to be automatically retrievable in an online process.
Saga inni í sögu: Einfaldari móttaka nýrra starfsmanna.
- Hjá Reykjavíkurborg starfa að jafnaði um 11 þúsund manns og stór hluti starfsmanna fær áskriftakort að sundstöðum og söfnum borgarinnar sem hluta af hlunnindum í starfi.
- Áður en stafræna Reykjavíkurkortið var tekið í gagnið þurftu stjórnendur að fara í gegnum mismunandi umsóknarferli fyrir hverja áskrift. Í hvert sinn þurfti stjórnandinn að slá inn kennitölu og upplýsingar um starfsmanninn og því mörg lítil handtök tengd hverri ráðningu.
- Með stafræna Reykjavíkurkortinu geta stjórnendur sótt um allt á einum stað og starfsmaðurinn fær kortið með virkum áskriftum beint í símann.
- Ef við ímyndum okkur að starfsmannavelta hjá Reykjavíkurborg sé 10-15% eins og á hinum almenna vinnumarkaði er ljóst að stafræna Reykjavíkurkortið sparar stjórnendum borgarinnar ófá handtök.
Næstu skref
Sjálfsafgreiðsla á netinu
Í framtíðinni er stefnt að því að notendur geti keypt og endurnýjað stafræna Reykjavíkurkortið í sjálfsafgreiðslu á netinu. Slíkt myndi enn frekar létta álagi á starfsfólk og auka þægindi notenda.
Minni pappírssóun
Í sundlaugum borgarinnar prenta starfsmenn, sem dæmi, út pappírsmiða í hvert skipti sem stakur miði er keyptur sem notendur nota til að opna sjálfvirk hlið að búningsklefum. Með sjálfsafgreiðslu á netinu yrðu pappírsmiðar óþarfir fyrir stóran hluta notenda.
Ný og spennandi þjónusta við borgarbúa
Það er hagur allra borgarbúa að nýta fjárfestingu borgarinnar í stafrænum lausnum til fulls og þróa áfram. Með veskislausninni opnast möguleikar á að fella fleiri þjónustuliði borgarinnar undir sama kort sem býður upp á alls kyns nýjungar í þjónustu við borgarbúa.