Tæknilegir innviðir – mannlegt viðmót
Það þarf heilmikil vinna að eiga sér stað á bakvið tjöldin til að láta heilt borgarkerfi ganga upp. Meðal þess eru innkaup, rekstur og viðhald þeirra fjöldamörgu tölvu- og upplýsingakerfa sem allt starfsfólk borgarinnar notar á hverjum degi. Svo ekki sé minnst á allan tölvubúnaðinn! Þessi vinna er í höndum Upplýsingatækniþjónustu Reykjavíkurborgar, sem er hluti af Þjónustu- og nýsköpunarsviði.
Hvað gerir upplýsingatækniþjónustan?
Skrifstofa upplýsingatækniþjónustu Reykjavíkur, í daglegu tali kallað UTR, rekur stærsta og umfangsmesta upplýsingaumhverfi landsins og á fjölbreytni þess sér engar hliðstæður hérlendis.
Skrifstofan veitir fjölbreytta þjónustu þvert á svið Reykjavíkur og annast umfangsmikinn miðlægan rekstur, viðhald og þróun upplýsingatækniinnviða. Þá sér UTR um viðamikil innkaup á tæknibúnaði ásamt því að veita tæknilega þjónustu og ráðgjöf vítt og breitt um borgarkerfið.
Microsoft 365 í einn heim
Innleiðing á Microsoft 365 (M365) í rekstur borgarinnar er ein sú stærsta sem farið hefur verið í og mikilvægur þáttur í stafrænni umbreytingu Reykjavíkurborgar.
Stærstur hluti starfsfólks borgarinnar notar einhver forrit frá Microsoft á degi hverjum til að eiga í samskiptum og vinna með gögn. Þá er oft mikill handagangur í öskjunni þegar verið er að stilla saman strengi og vinna sameiginlega með skjöl.
Nýtt umhverfi með M365
Með tilkomu M365 verður skipt frá því að vinna í tveimur umhverfum (e. domain) – skólaumhverfinu (rvkskolar.is og rvkfri.is) og stjórnsýsluumhverfinu (reykjavik.is) – yfir í að vinna saman á einum stað undir reykjavik.is.
Umfang
Vegna umfangs skiptist innleiðingin í verkefnastofn og verkefni undir honum. Verkefnin eru unnin í nánu samstarfi fjölda aðila – M365 teymi Stafrænnar Reykjavíkur, UTR, lögfræðiteymis, stafrænna leiðtoga og sérfræðinga á hverju og einu sviði fyrir sig. Auk þess kemur Advania að stýringu verkefnanna ásamt því að sjá um tæknilega ráðgjöf og þjónustu. Mikil vinna í undirbúningi verkefnisins fór í gerð ítarlegs áhættumats annars vegar og mats á áhrifum á persónuvernd (MÁP) hins vegar.
Áherslur
Í M365 innleiðingunni er aðaláherslan lögð á að tryggja öryggi og ánægjulega upplifun notenda. Upplýsingagjöf er einnig lykilatriði til að innleiðing af þessari stærðargráðu heppnist vel. Áhersla er lögð á jafningjafræðslu þar sem tilnefndir eru ofurnotendur, eða kempur, á hverju sviði sem eru samstarfsfólki sínu til halds og trausts á innleiðingardögum. Mikil áhersla er lögð á að starfsfólk hafi gott aðgengi að tæknilegri aðstoð. Tekið er tillit til þarfa og væntinga starfsfólks og lærdómur dreginn á hverju sviði sem tryggir uppfærslu á ferlum og bættri þjónustu.
Ávinningur
Ávinningurinn af M365 innleiðingunni er margþættur, en í grunninn er þetta einfalt: við erum að nýta bæði tíma og fjármagn betur, hámarka gæði þjónustu og hjálpa fólki að vinna betur saman. Reykjavíkurborg verður nútímalegur vinnustaður sem býður starfsfólki sínu upp á nýjustu tækni. Tiltæk Microsoft leyfi verða betur nýtt og rétt innleiðing tryggir að lausnirnar séu rétt notaðar. Allt starfsfólk getur fengið aðgang að sömu verkfærunum, miðlað upplýsingum og gögnum með öruggum hætti. Vinnuumhverfið verður samræmdara og auðveldara að samnýta þekkingu og reynslu, afköst verða betri og tímasparnaður meiri.
Öryggi
Innleiðingin tryggir einnig betra öryggi gagna og tölvupóstsamskipta en það er gert meðal annars með innleiðingu á fjölþátta auðkenningu og fleiri öryggislausnum. Eftirlit og rekjanleiki með gögnum og meðferð þeirra verður einnig betri. Til viðbótar er markmiðið að minnka svokallaða tækniskuld, þ.e. draga úr mikilvægi miðlægs búnaðar í rekstri sem kominn er til ára sinna en með því að koma öllum starfsstöðvum Reykjavíkurborgar á nýjan tæknigrunn þá opnast tækifæri á meiri og sveigjanlegri samskiptum með öruggum hætti.
Eitt símkerfi
Í dag eru 72 ólík símkerfi starfrækt hjá borginni. Líftími sumra þessara kerfa er nú óðar að renna út, en fjarskiptafyrirtæki munu loka brátt loka fyrir svokallaða ISDN flutningsleið sem mörg kerfin nota.
Prófað hefur verið að innleiða Microsoft Teams sem símkerfi með góðum árangri og er því stefnt að því að innleiða það á fleiri starfsstöðum á þessu ári.
Fyrir alla borgina
Innleiðing á einu símkerfi fyrir alla borgina hefur mikil virðisaukandi áhrif. Þið getið rétt ímyndað ykkur hversu mikið er hægt að spara á því að reka eitt kerfi sem allir þekkja í stað þess að reka 72 mismunandi kerfi með tilheyrandi samþættingarstússi.
Svo ekki sé minnst á alla þá fjármuni sem sparast við það að minnka kaup á borðsímtækjum. Þá mun þetta bæta þjónustu við íbúa þar sem auðveldara verður að senda símtalið frá einum stað til annars – beint í vinnutölvu eða farsíma starfsfólks.
X-road – öruggt samskiptanet
X-road er gagnaflutningskerfi sem gerir fólki, sveitarfélögum og ríkisstofnunum kleift að eiga í öruggum samskiptum. Eistland var fyrsta landið til að hanna og innleiða slíkt samskiptakerfi og er nú orðið stafrænt að fullu. Það þýðir að öll samskipti milli íbúa, ríkis og sveitarfélaga eru stafræn. Enginn pappír. Allt í skýinu. Finnland og Færeyjar hafa þegar innleitt X-road og nú er komið að Íslandi að hoppa á vagninn.
Reykjavíkurborg er fyrsta sveitafélagið sem hefur sett upp X-road samskiptapunkta til að eiga í öruggum samskiptum við aðra opinbera aðila. Þar er hver ríkisstofnun og sveitarfélag með sitt auðkenni, en það er mikill ávinningur fólginn í því að geta átt örugg og einföld samskipti í gegnum einangraðar flutningsleiðir.
Stórinnkaup á tölvubúnaði
Lokið hefur verið við stórinnkaup á tölvubúnaði ásamt uppsetningu frá birgja. Töluvert betri verð náðust heldur en áður hefur sést þar sem uppsetning frá birgja var nú í fyrsta skipti innifalin í verðinu.
Áður fyrr var farin sú leið að framkvæma nokkur útboð á ári samkvæmt rammasamningi. Það olli því að keyptar voru margar tegundir og gerðir af tölvum og tæknibúnaði á óhagstæðara verði. Mikill tími fór auk þess í uppsetningar á búnaði og skipulag innkaupa.
Fyrirkomulagið sparar því bæði tíma og peninga sem hægt er að verja í önnur verkefni.
Útboð á kerfisstjórnun og vöktun
Búið er að bjóða út kerfisstjórnun og vöktun, en samið var við fyrirtækið Þekkingu um verkefnið. Nú sinna fimm sérfræðingar frá Þekkingu kerfisstjórnun og vöktun í nánu samstarfi við fimm sérfræðinga frá borginni.
Með því að fá inn sérfræðinga frá þjónustuaðila sem hefur langa reynslu í rekstri og vöktun kerfa náum við bæði að spara fjármuni og innleiða mikilvæga þekkingu á ferlum og verklagi sem sérfræðingar okkar geta tileinkað sér.
Útboð á tæknilegri framlínuþjónustu
Samið hefur verið við Opin kerfi um tæknilega framlínuþjónustu fyrir síma og vettvang. Frá því að þjónustunni var úthýst hefur vaxandi hlutfall erinda til UTR verið leystur af framlínuþjónustunni og er starfsfólk borgarinnar því oftar að fá úrlausn sinna mála við fyrstu snertingu. Á sama tíma hefur vettvangsþjónusta, sem er dýrasta þjónustan, dregist saman.
Ávinningur af þessu er mikill. Lengi var þessari þjónustu úthýst að hluta og verktakar kallaðir til ef álag var mikið. Í dag er fyrirkomulagið mun hagstæðara fyrir borgina og tryggir áreiðanleika sem ekki var til staðar áður, bæði hvað varðar kostnað sem og aðgang að auðlindum í takt við þarfir hverju sinni.
Þekkingarbrunnur og ferlateikningakerfi
Í dag styðst Reykjavíkurborg við ólíkar aðferðir til að teikna ferla og vista þá. Leitað var að kerfi sem gæti mætt mismunandi þörfum borgarinnar við teikningar á ferlum og sem auðvelt væri að leita í – einskonar Google fyrir ferla.
Innleidd hefur verið prófun á slíkum þekkingarbrunni og ferlateikningakerfi. Þar geta sérfræðingar skjalað þekkingu um lausnir ýmissa mála og teiknað upp ferla. Kerfið býður einnig upp á auðvelda og nákvæma leit að upplýsingum.
Ávinningurinn er meðal annars sú hagræðing sem felst í því að hafa alla ferla Reykjavíkur á einum stað og að auðvelt sé að leita eftir stikkorðum. Þannig má veita skjótari og betri þjónustu.
Samþættingar og ferlakerfi
Innleiðing á Webmethods samþættingar- og ferlakerfi er nú lokið. Ýmsar þjónustur hafa verið settar upp í kerfið og má þar helst nefna Þjóðskrá, Landupplýsingakerfi borgarinnar og Agresso fjármálakerfi ásamt bankaþjónustu.
Mikill ávinningur fæst með þessari samþættingu gagna. Kerfið mun leysa af sjálfstæðar og stakar vefþjónustur sem tala ekki saman. Þá er hægt að sjá miðlægt hvaða upplýsingar eru að fara hvert og hvernig flæðið er innan upplýsingatækniinnviða borgarinnar. Svo ekki sé talað um þá hagræðingu sem skapast þegar starfsmenn þurfa ekki lengur að slá sömu upplýsingarnar inn í mörg mismunandi kerfi.
Grunnkerfi og samþætting
Útbúin var lausn innan WebMethods sem veitir kerfum borgarinnar möguleika á að senda skjöl til rafrænnar undirritunar, t.d. starfsvottorðakerfi FAS og Hlaðan. Í þessu felst mikill tímasparnaður við undirritun skjala fyrir alla hagaðila sem og fjárhagslegt hagræði við útprentun.
Samþætting við Ísland.is
Stofnanir sem nýta sér pósthólf Ísland.is hýsa sjálf sín skjöl og veita aðgang að þeim í gegnum vefþjónustur. Slíkt grunnkerfi hefur nú verið sett upp með WebMethods.
Með þessu verkefni er stigið stórt skref í stafrænum samskiptum við borgarbúa, ásamt því að minnka pappírsnotkun og póstburð.
Bréfasmíði og rafrænar sendingar
Stöðluð bréf til rafrænna sendinga hafa hingað til ekki verið til hjá borginni heldur hefur einungis verið til bréfsefni til útprentunar og póstsendinga. Búið er að þróa miðlæga lausn til að útbúa rafræn bréf á PDF sniðmáti sem hægt er að senda með rafrænum hætti. Þessi lausn styður við áætlanir um nýtingu pósthólfs Ísland.is til bréfasendinga.
Þróunarlínur og innviðir
Fram til þessa hefur hugbúnaðarþróun borgarinnar verið keypt frá mismunandi birgjum sem hafa ólíkar aðferðir, verklag, tæki og tól við þróun. Þetta olli því að kerfi borgarinnar voru tæknilega mjög ólík og töluðu illa eða ekki saman.
Þessu fylgdi talsvert maus og jók flækjustigið í upplýsingatækniumhverfi borgarinnar svo um munaði – með tilheyrandi kostnaði.
DevOps
Hugmyndafræði DevOps er ein af grunnstoðunum í hugbúnaðargerð og kerfisrekstri. Mikið er lagt upp úr sjálfvirkni, menningu, gagnsæi og mælingum.
Með innleiðingu DevOps náum við að vinna með eina aðferð, verklag, tæki og tól við þróun og þar með einn aðgengilegan og gagnsæjan tæknistakk. Öll teymi hafa sínar þróunarlínur sem skarast ekki og þannig verðum við fljótari að gefa út virðisaukandi vörur, koma þeim í rekstur, spara fjármuni og bjóða betri þjónustu.
Torgið - stafrænt fræðslukerfi
Í desember 2021 samdi Reykjavíkurborg við fyrirtækið Eloomi a/s um kaup á stafrænu fræðslukerfi. Við mat á tilboðum var litið til verðs, notendavænleika, virkni og gæða kerfisins. Nýja fræðslukerfið, sem fengið hefur nafnið Torgið, verður fyrir allt starfsfólk borgarinnar og mun halda utan um fræðslu og þjálfun starfsfólks.
Í kerfinu getur starfsfólk sótt stafræna fræðslu, til dæmis á formi myndbanda eða texta, eða skráð sig í rauntímafræðslu hvort sem um er að ræða fjar- eða staðnámskeið.
Torgið mun stórbæta aðgengi starfsfólks að fræðslu sem og eftirfylgni og yfirsýn stjórnenda. Þannig geta stjórnendur betur stutt sitt starfsfólk í starfsþróun og tryggt að stefnur og verklag séu innleiddar með samræmdum hætti. Reykjavíkurborg er stærsti vinnustaður landsins en hefur hingað til ekki haft aðgang að fræðslukerfi af þessu tagi. Torgið er því spennandi og stórt framfaraskref í mannauðsmálum borgarinnar.
Nýtt starfsumsóknakerfi
Útboði á nýju starfsumsóknakerfi var að ljúka og innleiðing er að hefjast. Um er að ræða nútímalegt og stafrænt kerfi sem auðveldar umsóknarferlið og krefst ekki útprentunar á gögnum.
Þetta eykur hagræðingu og sparar starfsfólki sporin svo um munar. Þá veitir kerfið betri yfirsýn ásamt því að birta mikilvæga tölfræði um umsóknir.
Nýtt eignaumsjónakerfi
Útboði er lokið og innleiðing hafin á nýju eignaumsjónakerfi, en samningur náðist við Main Manager. Um er að ræða allsherjarkerfi sem heldur utan um umsjón og viðhald lóða og fasteigna, en þetta er í fyrsta skipti á Íslandi sem farið er í útboð á slíku kerfi.
Nýja kerfið mun spara tíma og auka yfirsýn, ásamt því að veita okkur mikilvæga innsýn í umsjón og viðhald með ítarlegri tölfræði.
