Rafrænar undirritanir
Daglega eru undirrituð hundruðir skjala hjá Reykjavíkurborg með tilheyrandi pappírssóun og tímaeyðslu. Skjölin hefur þurft að senda á milli í annaðhvort venjulegum bréfpósti, innanhússpósti eða skönnuð aftur inn og send.
Verkefnið
Það hafði lengi verið vilji fyrir því að einfalda ferlið á einhvern hátt, til dæmis með því að taka í notkun starfsmannagátt fyrir rafrænar undirritanir. Verkefnið sneri að því að útbúa einfalda en örugga lausn svo að starfsfólk Reykjavíkurborgar gæti bæði undirritað skjöl rafrænt og sent skjöl út til rafrænnar undirritunar.
Markmið verkefnisins voru:
- Að einfalda starfsfólki Reykjavíkurborgar að undirrita og senda út skjöl til undirritunar rafrænt.
- Að taka í notkun örugga starfsmannagátt (API lausn) fyrir rafrænar undirritanir hjá Reykjavíkurborg ásamt því að taka mið af hliðstæðum lausnum sem gætu virkað samhliða.
- Að tryggja farsæla innleiðingu á gáttinni.
Fara í rafrænar undirritanir (aðeins fyrir starfsfólk Reykjavíkurborgar)
Notendarannsóknir
Áður en ráðist var í að innleiða lausn voru gerðar notendarannsóknir til að fá yfirsýn yfir undirritanir hjá starfsfólki Reykjavíkurborgar.
Þetta var gert svo hægt væri að taka vel ígrundaða afstöðu til innleiðingarinnar, í stað þess að hoppa strax á það fyrsta sem kæmi upp í hugann.
Ætlunin var að skoða núverandi undirritunarferli til að koma auga á áskoranir, en jafnframt ræða við starfsfólk til að skilja þeirra viðhorf til rafrænna undirritana.
Aðferð
Lögð var netkönnun fyrir starfsfólk borgarinnar ásamt því að tekin voru notendaviðtöl við starfsfólk frá Skóla- og frístundasviði, Umhverfis- og skipulagssviði, Fjármála- og áhættustýringarsviði, Íþrótta- og tómstundasviði og Ráðhúsinu. Þá var einnig óformlega rætt við starfsfólk frá Þjónustu- og nýsköpunarsviði, stafræna leiðtoga, starfsfólk þjónustuvers, og sérfræðinga frá Dokobit.
Niðurstöður rannsókna
Viðmælendur voru almennt spenntir fyrir innleiðingu rafrænna undirritana og sáu fyrir sér að það gæti bæði sparað tíma og fyrirhöfn í mörgum verkefnum.
Fyrir suma myndu rafrænar undirritanir einnig kalla á ákveðnar verklagsbreytingar, þar sem undirritun er oft hluti af keðju aðgerða og með því að taka upp rafrænar undirritanir þarf að móta aðra hluti starfsins í kringum það.
Slíkar breytingar geta tekið tíma og byggja á nýjum starfsháttum. Þá kom einnig fram mikilvægi þess að huga að öryggismálum, stjórnsýsluréttinum og persónuvernd í hvívetna, enda eru undirritunarferli oft ólík. Sum eru mjög umfangsmikil, sum viðkvæm og sömuleiðis er ólíkt hvert skjöl fara að undirritun lokinni.
Rafrænar undirritanir eru því engin töfralausn sem leysa allt. Þó er óumdeilanlegt að þrátt fyrir að rafrænar undirritanir nýtist ekki öllum, alltaf, allsstaðar – ekki frekar en aðrar rafrænar lausnir – þá er mikil hagræðing fólgin í innleiðingu þeirra og eru þær til margs nýtanlegar.
Einn, tveir og undirrita!
Eftir að hafa greint áskoranir, þarfir og viðhorf notenda var þróuð undirritunargátt (API lausn sem þegar hafði verið smíðuð ofan á Dokobit) sem er notendavæn, fljótleg, einföld og örugg í notkun.
Lausnin virkar í gegnum tölvu og önnur snjalltæki og býður upp á að staðfesta undirritun með rafrænu auðkenni hvar og hvenær sem er.
Hægt er að senda skjöl til undirritunar bæði til starfsfólks Reykjavíkurborgar sem og til annarra aðila, ásamt því að hægt er að taka á móti skjölum til undirritunar.
