Rafrænar umsóknir um byggingarleyfi

Það er flókið að byggja hús. Ef þú ætlar að breyta eða byggja húsnæði í Reykjavík þarftu yfirleitt að sækja um byggingarleyfi, sem þangað til í desember 2022 fór alfarið fram á pappír.

Bakgrunnur

Umsókn um byggingarleyfi er ein flóknasta þjónustan sem borgin veitir. Um er að ræða ótal mismunandi skráningar og samþykkiseyðublöð, auk aðkomu margra mismunandi hönnuða, arkitekta, iðnaðarmanna og starfsfólks borgarinnar. 

Þá fara allar umsóknir í gegnum vikulega afgreiðslufundi, en árið 2022 voru tæplega 3.000 mál tekin fyrir. Öllum þessum málum fylgja ógrynni pappírs og fylgigagna sem umsækjendur þurftu að prenta út, láta fjölda fólks undirrita, samþykkja, stimpla og skila svo til þjónustuvers Reykjavíkurborgar.

 

Hversu mikinn pappír erum við að tala um?

  • 4.680 heimsóknir til þjónustuvers borgarinnar á ári í tengslum við byggingarleyfi.
     
  • Í 78% tilvika innihélt heimsókn í þjónustuverið afhendingu á pappírsgögnum.
     
  • Það gera að minnsta kosti 300 kg af pappír sem fóru árlega í gegnum þjónustuverið.
     
  • Umsækjendur fóru að lágmarki sjö ferðir til að safna ýmsum undirskriftum eða skila inn eyðublöðum – fyrir hverja einustu umsókn.
     
  • Eins árs akstur með pappír vegna byggingarleyfa til þjónustuvers spannaði því samtals í kringum 65.514 km.
     
  • Til að setja það í samhengi þá er ummál jarðarinnar 40.075 km og umsækjendur um byggingarleyfi því að keyra meira en hringinn í kringum jörðina á ári til að koma pappír á milli staða.

Markmið

Þörfin á rafrænu ferli var semsagt mikil. Þar að auki höfðu helstu notendur þjónustunnar og íbúar borgarinnar um langt skeið kallað eftir því að umsóknarferlið yrði bætt og upplýsingagjöf gerð skýrari. Meginmarkmið verkefnisins voru því: 

  • Að fara úr pappírsumsókn yfir í rafræna umsókn
  • Að bæta upplýsingagjöf
  • Að minnka handavinnu og álag á starfsfólk vegna umsýslu pappírs

 

Notendamiðuð hönnun

Rafrænar byggingarleyfisumsóknir var fyrsta stóra stafræna umbreytingarverkefnið hjá umhverfis-og skipulagssviði borgarinnar. 

 

Verkefnið var unnið út frá notendamiðaðri hönnun sem snýst um það að endurhugsa þjónustu og hanna hana út frá upplifun þeirra sem bæði nota og veita þjónustuna. 

 

Í þessu tilfelli voru það íbúar borgarinnar, fagaðilar í byggingariðnaði og starfsfólk byggingarfulltrúa og þjónustuvers Reykjavíkurborgar.

Óskir notenda

Notendur þjónustunnar vildu fá að skila umsóknum rafrænt og spara þar með tíma sem fer í útprentun, akstur milli staða og skil á pappírsgögnum í þjónustuver Reykjavíkurborgar. Rafræn samskipti og snöggar breytingar var það sem var notendum efst í huga. 

Starfsfólk borgarinnar vildi minnka handavinnu við móttöku og afgreiðslu umsókna og fylgigagna, bæta yfirsýn og aðgengi að upplýsingum og að sem flestu væri hægt að fletta upp sjálfvirkt í rafrænu ferli.

Fyrir breytingu

  • Úrelt kerfi
     
  • Mikill handvirkur innsláttur gagna
     
  • Starfsfólk þurfti að fletta upp upplýsingum til að staðfesta leyfi handvirkt
     
  • Handvirkar undirskriftir
     
  • Pappír, pappír, pappír

Eftir breytingu

  • Nýtt stafrænt kerfi til að skila inn og halda utan um umsóknir
     
  • Gögn færast sjálfkrafa á milli kerfa
     
  • Hægt að fletta sjálfkrafa upp eftir kennitölu hvort viðkomandi sé með tilskilin leyfi
     
  • Rafrænar undirskriftir
     
  • Ekki meiri pappír! Allt er afhent á netinu
     
  • Uppfærðar upplýsingar um hvernig ferlið virkar á heimasíðu borgarinnar

Ávinningur

Minna álag á þjónustuver 

Heimsóknir í þjónustuver drógust saman um 155% á milli ára. Gátum endurskipulagt þjónustuverið og nýtt tíma starfsfólk í annað en að prenta út og sýsla með pappír. 

Notendur eru sáttir! 

Til að kanna ánægju umsækjenda með nýja fyrirkomulagið var send út könnun á öll sem sótt höfðu um, alls 83 einstaklingar en 36 (43,4%) svöruðu könnuninni. Þar af sögðust 85% vera mjög ánægð eða frekar ánægð með breytinguna frá pappír og í rafrænt umhverfi. 

Sparar tíma og peninga 

Umsækjendur telja að kostnaður vegna byggingarleyfisumsókna hafi dregist saman hjá sér en 65% umsækjenda töldu kostnað hafa minnkað eða minnkað verulega. Eins töldu fleiri að nýtt fyrirkomulag sparaði tíma en 36% töldu sig verja minni tíma í rafræna umsókn á móts við 24% sem töldu sig eyða meiri tíma. Vonir standa til þess að aukin reynsla umsækjenda og uppfærslur borgarinnar á nýja viðmótinu komi til með að draga frekar úr þeim tíma sem varið er í umsóknina. 

Niðurstöður viðhorfskönnunar