Mínar síður – verkefnasaga

Teikning af umsóknarferlinu eins og það var fyrir breytingu.

Mínar síður eru þjónustutorg Reykjavíkur og hýsa fjölbreytta þjónustu fyrir íbúa og fyrirtæki. Þar er hægt að óska eftir þjónustu á einfaldan hátt og fylgjast með stöðu sinna mála. Mínar síður eru fyrir okkur öll – íbúa, gesti, stofnanir, fyrirtæki, hagsmunasamtök og starfsfólk Reykjavíkurborgar.

Verkefnið

Mínar síður eru hjartað í stafrænni starfsemi Reykjavíkur. Markmið þeirra er að einfalda líf fólks og fyrirtækja í borginni með því að bjóða upp á betra aðgengi að opinberri þjónustu. Stórbætt rafrænt aðgengi að þjónustu dregur úr sóun, fækkar bílferðum, sparar tíma og flýtir fyrir afgreiðslu. Starfsfólk Reykjavíkur nýtur einnig góðs af þar sem einfaldari þjónustuferlar gera afgreiðslu skýrari og öruggari, auka skilvirkni og draga úr kostnaði. Því er til mikils að vinna fyrir alla aðila.

Allt á einum stað

Frumútgáfa af Mínum síðum var tilbúin til prófunar fyrir starfsfólk borgarinnar í júní 2021 og fór í loftið á svipuðum tíma og nýr vefur Reykjavíkurborgar. Varan hefur vaxið og dafnað jafnt og þétt síðan þá og er nú ein stærsta stafræna vara borgarinnar. Árið 2024 var lokið við að færa allar rafrænar umsóknir borgarinnar yfir á Mínar síður. Það var stór áfangi sem einfaldaði þjónustuna og jók aðgengi verulega.

Stórbætt aðgengi

Í kjölfarið var hægt að loka eldri lausnum sem komnar voru til ára sinna. Með stórbættu aðgengi hefur notendahópurinn stækkað og nú geta enn fleiri íbúar nýtt sér sjálfsafgreiðslulausn eins og þessa, í stað þess að þurfa að gera sér ferð niður í þjónustuver í Borgartúni.

Notendaupplifun

Markmið Minna síðna var að bjóða upp á trausta og einfalda lausn í sama útliti og nýr vefur Reykjavíkurborgar. Að notendur fengju sams konar upplifun við að fara á milli vefs borgarinnar og Minna síðna, þó svo að ólík kerfi liggi að baki.

Stafræn þjónusta fyrir öll

Við þróun Minna síðna var unnið út frá notendamiðaðri nálgun og reglum um algilda hönnun. Mikil áhersla var lögð á að öll, óháð færni eða aðstæðum, gætu nýtt sér lausnina á sínum forsendum og því var reglum um stafrænt aðgengi fylgt eftir fremstu getu. Með aðgengisúttekt, yfirhalningu á notkun tungumálsins og notendaprófunum varð úr skýr, einföld og praktísk lausn án óþarfa skrauts.

Þróun og nýjungar

Mínar síður eru í sífelldri þróun og reglulega er nýjungum bætt við sem gera þjónustuna betri og aðgengilegri. Unnið er að gerð tímalínu sem veitir yfirsýn yfir þróunina en þangað til má hér sjá nokkrar nýjungar sem bæst hafa við undanfarin misseri.

Umboð í gegnum island.is

Einstaklingar geta nú veitt fjölskyldumeðlimum eða öðrum traustum aðilum umboð til að sjá um sín mál á Mínum síðum. Prókúruhafar fyrirtækja geta einnig veitt starfsfólki aðgang að þjónustu Reykjavíkurborgar í nafni fyrirtækisins.

Upphleðsla skjala eftir innsendingu

Notendur geta nú bætt við gögnum í ákveðnar umsóknir eftir að þær hafa verið sendar inn. Þetta auðveldar samskipti við starfsfólk borgarinnar og hraðar afgreiðslu.

Umsókn um íbúakort

Umsókn um íbúakort er flókinn umsóknarferill sem er nú kominn í einfalt og notendavænt viðmót Minna síðna. Gögn umsækjanda eru sótt í þjóðskrá, fasteignaskrá, ökutækjaskrá og nýtt kerfi Bílastæðasjóðs.