Mínar síður
Á mínum síðum er hægt að óska eftir þjónustu á einfaldan hátt og fylgjast með stöðu þinna mála hjá borginni. Þróunin á mínum síðum er stöðug og lýkur aldrei.
Í stuttu máli
Áskorunin: Rafræn Reykjavík uppfyllti ekki lengur þarfir og væntingar íbúa
Lausnin: Öll umsóknarferli borgarinnar sameinuð á Mínar síður
Árangurinn: Meira gagnsæi í umsóknarferlum og minni handavinna fyrir alla
Fyrir hver: Alla íbúa
Staða: Mínar síður eru í stanslausri þróun og þjónustuframboð eykst jafnt og þétt.
Áskorunin
Stafræn skuld í kjölfar efnahagshruns
Reykjavíkurborg hafði verið brautryðjandi í stafrænni þjónustu en í kjölfar efnahagshrunsins árið 2008 hægðist töluvert á stafrænni þróun og tækniskuld borgarinnar jókst. Borgin hafði kynnt til sögunnar Rafræna Reykjavík, umsóknarvef fyrir íbúa sem hýsti hin ýmsu eyðublöð, en þróun vefsvæðisins hafði ekki náð að halda í við væntingar og kröfur íbúa.
Tíður niðritími á álagstímum og handvirkar skráningar
Ár hvert fór umsóknarvefurinn á hliðina þegar innritun í grunnskóla hófst og 2017 þurfti meðal annars að fresta innritun í grunnskóla Reykjavíkur vegna mikils álags á netþjóna. Fæst umsóknarferlin voru tengd við kerfi borgarinnar sem þýddi mistök í skráningu og alls kyns óþarfa handavinnu.
Svarthol umsókna
Þegar íbúar höfðu sent inn umsóknir til borgarinnar var hvergi hægt að fylgja þeim eftir. Eina leið íbúa til að fá upplýsingar um stöðu umsókna var tölvupóstur eða símtal til þjónustuvers og/eða viðeigandi starfstöðvar. Þetta bjó til aukið álag á starfsmenn og gremju hjá íbúum.
Nýr Reykjavík.is
Krafa frá íbúum um betri stafræna gátt var hávær og ljóst að mikilla breytinga var þörf. Þegar nýr vefur Reykjavíkurborgar fór í loftið eftir gagngerar endurbætur árið 2022 lá beint við að gera endurbætur á umsóknarvefnum um leið.
Af hverju Mínar síður
Mínar síður eru hjartað í stafrænni starfsemi Reykjavíkur. Markmið þeirra er að einfalda líf fólks og fyrirtækja í borginni með því að bjóða upp á betra aðgengi að opinberri þjónustu.
Stórbætt rafrænt aðgengi að þjónustu dregur úr sóun, fækkar bílferðum, sparar tíma og flýtir fyrir afgreiðslu. Starfsfólk Reykjavíkur nýtur einnig góðs af þar sem einfaldari þjónustuferlar gera afgreiðslu skýrari og öruggari, auka skilvirkni og draga úr kostnaði. Því er til mikils að vinna fyrir alla aðila.
Lausnin: Mínar síður
Stafrænt heimili
Ólíkt mörgum stafrænum verkefnum borgarinnar eru Mínar síður ekki ein vara eða verkefni. Mínar síður er eins konar stafrænt heimili Reykjavíkinga þar sem þeir hafa yfirsýn yfir öll samskipti við borgina, sama hvort um er að ræða innritun í grunnskóla, fyrirspurn til byggingarfulltrúa eða samskiptasögu vegna leyfisveitinga.
Flóknar tengingar
Mínar síður sameinuðu rúmlega 70 umsóknarferli á einn stað sem öll tengdust mismunandi kerfum og ferlum innan borgarinnar. Til þess að hægt sé að fella slíkt ferli inn í Mínar þarf að stafvæða alla hluta þeirra.
Í sumum tilfellum er nóg að breyta eyðublaði í stafrænt form en í öðrum tilvikum þarf að byggja tengingar við alls kyns flókin kerfi, bæta við leið til að greiða fyrir umsókn eða útfæra hvernig hægt er að veita upplýsingar um stöðu mála.
Eitt ferli í einu
Það var því ekki nóg að byggja vefgáttina Mínar síður og uppfæra viðmót, stóra verkefnið hefur verið að hjálpa hinum ýmsu sviðum og starfsstöðvum borgarinnar að uppfæra og stafvæða ferla.
Fyrsti ferilinn sem var unninn frá grunni inn í nýjar síður var innritunarferli í grunnskóla og síðan hafa ferlin verið unnin eitt í einu, koll af kolli. Ný ferli hafa svo verið unnin með Mínar síður í huga frá upphafi.
Stafræn þjónusta fyrir öll
Við þróun Minna síðna var unnið út frá notendamiðaðri nálgun og reglum um algilda hönnun. Mikil áhersla var lögð á að öll, óháð færni eða aðstæðum, gætu nýtt sér lausnina á sínum forsendum og því var reglum um stafrænt aðgengi fylgt eftir fremstu getu.
Með aðgengisúttekt, yfirhalningu á notkun tungumálsins og notendaprófunum varð úr skýr, einföld og praktísk lausn án óþarfa skrauts
Árangur og áhrif
Engin útprentuð eyðublöð
Í stað þess að þurfa að hlaða niður PDF-skjölum, prenta þau út og senda til borgarinnar geta borgarbúar nú gengið frá flestum málum í gegnum mínar síður. Það sparar íbúum ekki bara tíma heldur eru umhverfisáhrifin af færri útprentuðum eyðublöðum og akstri til að skila þeim töluverð.
Meira gagnsæi
Íbúar fá nú staðfestingu á því þegar umsóknir hafa verið mótteknar, upplýsingar um framvindu og svör í gegnum Mínar síður. Þetta eykur á gagnsæi og leyfir íbúum að fylgjast með gangi sinna mála. Kappkostað hefur verið að bæta upplýsingagjöf samhliða betri umsóknarferlum.
Meiri sjálfvirkni
Þar sem það hefur verið hægt hafa umsóknarferli verið beintengd við kerfi borgarinnar. Í stað þess að starfsfólk þurfi handvirkt að skrá og yfirfara umsóknir uppfærast kerfin sjálfkrafa. Það fækkar mistökum og röngum skráningum til muna og eykur jafnframt afgreiðsluhraða umsókna.
Þróun og nýjungar
Umboð í gegnum island.is
- Einstaklingar geta nú veitt fjölskyldumeðlimum eða öðrum traustum aðilum umboð til að sjá um sín mál á Mínum síðum.
- Prókúruhafar fyrirtækja geta einnig veitt starfsfólki aðgang að þjónustu Reykjavíkurborgar í nafni fyrirtækisins.
Upphleðsla skjala eftir innsendingu
- Notendur geta nú bætt við gögnum í ákveðnar umsóknir eftir að þær hafa verið sendar inn.
- Þetta auðveldar samskipti við starfsfólk borgarinnar og hraðar afgreiðslu.
Umsókn um íbúakort
- Umsókn um íbúakort er flókinn umsóknarferill sem er nú kominn í einfalt og notendavænt viðmót Minna síðna.
- Gögn umsækjanda eru sótt í þjóðskrá, fasteignaskrá, ökutækjaskrá og nýtt kerfi Bílastæðasjóðs.
Stafrænt pósthólf
- Í stafrænu pósthólfi birtast svarbréf vegna umsókna um þjónustu hjá borginni, starfsvottorð og upplýsingar um gjöld frá Bílastæðasjóði.
Tengdar verkefnasögur
Skjáskot af Mínum síðum
Næstu skref
Vegferð ekki verkefni
Mínar síður eru mikilvægur hlekkur í þjónustuveitingu borgarinnar og þarfnast sífelldrar framþróunar. Það má því líta á Mínar síður sem ákveðna vegferð í stað verkefnis. Eftir því sem þarfir og væntingar íbúa breytast þurfa Mínar síður að breytast með þeim.