Betri borg fyrir börn
Betri borg fyrir börn er umfangsmikið verkefni sem miðar að því að bæta þjónustu við börn, ungmenni og fjölskyldur þeirra. Verkefnið er unnið í þverfaglegu samstarfi milli starfsfólks velferðarsviðs, skóla- og frístundasviðs, þjónustu- og nýsköpunarsviðs og i-teymisins en eigandi þess er verkefnastjóri borgarinnar um farsæld barna.
Verkefnið
Verkefnið snýst fyrst og fremst um einföldun á aðgengi að þjónustu með því að setja notandann í fyrsta sæti.
Markmiðið er að færa skólaþjónustu enn frekar inn í skólaumhverfið, veita viðeigandi stuðning sem fyrst og þétta samstarf skóla- og frístundasviðs og velferðarsviðs – bæði á vettvangi og inni á sviðum borgarinnar.
Innan umfangs verkefnisins er meðal annars rafvæðing á umsóknarferlum fyrir skólaþjónustu og gagnger endurskoðun verklags út frá notendamiðaðri hönnun.
Aukin eftirspurn
Eftir að Covid-19 faraldurinn hófst hafa umsóknir til stuðningsþjónustu Reykjavíkurborgar aukist til muna.
Á fyrstu mánuðum ársins 2021 voru umsóknir um 3.000, sem er talsverð aukning frá þeim 2.100 umsóknum sem bárust 2019. Vísbendingar eru um að kvíði, einmanaleiki og depurð séu helstu orsakir þessarar hækkunar.
Markmið
Í stuttu máli sagt viljum við einfalda fólki að sækja um þjónustu fyrir börnin sín, straumlínulaga ferla og stytta þannig biðtímann.
Þetta verður gert meðal annars með því að:
- Einfalda bæði umsóknarferli fyrir notendur og úrvinnslu umsókna fyrir starfsfólk.
- Þétta samstarf milli sviða borgarinnar til að tryggja samræmda þjónustu og koma í veg fyrir tvíverknað.
- Auðvelda aðgengi að gögnum – notandinn er með allt á einum stað.
- Rafvæða umsóknir eftir þörfum – pappírinn burt!
- Tryggja saumlausa notendaupplifun þannig að foreldrar og starfsfólk upplifi Reykjavíkurborg sem einn þjónustuveitanda.
Notendarannsóknir
Við undirbúning verkefnisins var farið í viðamiklar notendarannsóknir. Til þess að hanna góða þjónustu er nefnilega nauðsynlegt að skilja það fólk sem kemur til með að nýta sér hana.
Fyrir þetta verkefni var talað við:
- Aðila innan skólakerfisins – kennara, deildarstjóra stoðþjónustu, deildarstjóra sérkennslu.
- Sérfræðinga utan skólakerfisins – kennsluráðgjafa, ráðgjafa í málefnum fatlaðra ungmenna, fagstjóra grunnskóla, fagstjóra leikskóla, talmeinafræðinga, sálfræðinga, félagsráðgjafa, unglingaráðgjafa, þjónustufulltrúa og framkvæmdastjóra þjónustumiðstöðva.
- Notendur þjónustunnar – foreldrar og forsjáraðilar barna með mismunandi bakgrunn og fjölbreyttar þarfir sem hafa fengið skólaþjónustu hjá Reykjavíkurborg.
Þemagreining
Umbreytingaverkefnum er skipt upp í fimm fasa:
Teymisuppbygging
Verkefnateymið samanstendur af fjölbreyttum hópi sérfræðinga hvaðanæva úr borgarkerfinu, með enn fjölbreyttari bakgrunn. Það er því mikilvægt að byrja á því að stilla saman strengi.
Uppgötvun
Markmið þess fasa er að ramma inn núverandi áskoranir og skilja ferlið sem á að breyta ásamt því að tala við þá notendur sem koma að ferlinu. Mikilvægt er að heyra frá öllum hagsmunaaðilum verkefnisins og rannsaka vel notendaupplifun með því að halda vinnustofur, taka djúpviðtöl og afla gagna.
Skilgreining
Hér tekur við greining gagna og upplýsinga sem er nýtist við að forgangsraða þörfum notenda. Að því loknu er teymið komið með greinargóða og heildstæða tillögu til að prófa og þróa áfram.
Þróun
Frumgerð þróuð og óskað eftir endurgjöf frá notendum þjónustunnar með það að markmiði að lausnin nýtist sem best. Í framhaldinu tekur við tæknileg útfærsla frumgerðarinnar og bætist þá tækniteymi við hópinn.
Innleiðing
Afurð verkefnisins er tekin í notkun, hvort sem um er að ræða er stafræna lausn, nýja ferla, skipulagsbreytingar eða blöndu af þessu öllu.
HönnunarMars
Sýningin Betri borg fyrir börn var opnuð á HönnunarMars 2022 í Hörpu.
Þar bauðst sýningargestum að snerta og hreyfa við ferlum borgarinnar á skapandi hátt og kynna sér þjónustuumbreytingaferli borgarinnar.
Samhliða sýningunni fór fram málþingið „Hvernig betrum við borg?“ þar sem sérfræðingar vítt og breitt úr borgarkerfinu kynntu fjölbreytt verkefni sem öll snúa að því að beita hönnunarhugsun til að bæta þjónustu.
Að því loknu tóku við pallborðsumræður.
Myndir frá HönnunarMars
Ferðalag Ísaks frá málþroskavanda til úrlausnar
Hvernig getur listrænn leikjahönnuður og doktor í félagssálfræði hjálpað Ísaki að fá þjónustu við hæfi?
Embla Vigfúsdóttir og Gró Einarsdóttir ræða um hvernig er hægt að beita leikjavæðingu og valhönnun í stafrænni umbreytingu á skólaþjónustu fyrir börn sem þurfa á stuðningi að halda.