Sorphirðudagatal fyrir íbúa
Áður fyrr þurftu íbúar að hringja í þjónustuver borgarinnar til að fá upplýsingar um sorphirðu. Með nýju sorphirðudagatali hefur símtölum fækkað um helming og þjónusta verið færð nær íbúum.
Í stuttu máli
Áskorunin: Mikið álag á þjónustuver Reykjavíkurborgar þar sem helmingur allra fyrirspurna tengdist sorphirðu.
Lausnin: Áætlanir sorphirðunnar gerðar aðgengilegar á vef Reykjavíkurborgar með sorphirðudagatalinu
Árangurinn: Fyrirspurnum um sorphirðu fækkaði um helming og sorphirðudagatalið varð mest sótta síðan á vef Reykjavíkurborgar
Fyrir hver: Alla íbúa í Reykjavík, starfsmenn í þjónustuveri
Staða verkefnis: Önnur útgáfa komin í loftið og stafræn umbreyting sorphirðu heldur áfram.
Áskorunin
Covid-tengt aukaálag
Árið 2020, í miðjum heimsfaraldri Covid, vann stór hluti borgarbúa heima. Með röskun á skólastarfi og ýmsum sóttvarnaraðgerðum fjölgaði fyrirspurnum í þjónustuver mikið og álag á starfsmenn jókst til muna.
Flestar fyrirspurnir í þjónustuveri tengdar sorphirðu – líka fyrir faraldurinn
Fyrir faraldurinn höfðu flest símtöl sem bárust þjónustuverinu tengst sorphirðu. Með meiri viðveru á heimilum í faraldrinum voru íbúar enn meðvitaðri um tæmingu sorps og tengd frávik. Því fjölgaði símtölum tengdum sorphirðu mikið samhliða öðrum fyrirspurnum.
Knýjandi þörf á betri upplýsingagjöf
Þörfin fyrir betri upplýsingagjöf til íbúa var augljós og starfsfólk þjónustuvers kallaði ákaft eftir leiðum til að fækka þessum símtölum.
Lausnin: Fyrsta útgáfa sorphirðudagatalsins
Stafrænir innviðir ekki tilbúnir
Stafrænt sorphirðudagatal fyrir borgarbúa var fyrsta verkefni gagnaþjónustu Þjónustu- og nýsköpunarsviðs sem hafði þá nýlega tekið til starfa.
Eins og oft vill verða þegar lagt er á stað í stafræn umbreytingarverkefni kom fljótlega í ljós að stafrænir innviðir sorphirðu Reykjavíkurborgar voru ekki tilbúnir í flókin verkefni. Uppfæra þurfti kerfi og verklag sem ljóst var að tæki tíma.
Fyrsta útgáfa sorphirðudagatalsins var því einfaldlega vefsíða með dagatali sem unnið var handvirkt upp úr Excel-gagnagrunni og áætlunum sorphirðunnar.
Margra daga uppfærslur
Í upphafi árs gerði Sorphirðan áætlun og sendi á gagnaþjónustuna. Það tók 3-6 heila vinnudaga fyrir starfsmann gagnaþjónustunnar að vinna úr upplýsingunum og koma þeim á vefinn. Ef röskun varð vegna veðurs þurfti að uppfæra áætlanir og svo dagatalið handvirkt. Hver röskun gat kostað allt að þrjá daga í vinnu fyrir gagnaþjónustuna.
Helmingi færri símtöl tengd sorphirðu
Fyrsta útgáfa sorphirðudagatalsins fór í loftið í október 2020. Þrátt fyrir að lausnin væri ekki fullkomin fækkaði símtölum til þjónustuvers um helming. Sorphirðudagatalið varð fljótt mest sótta síða vefs Reykjavíkurborgar og hefur haldið þeim titli allar götur síðan.
Skjáskot af sorphirðudagatalinu
Lausnin: Önnur útgáfa sorphirðudagatalsins
Óþörf handavinna og óáreiðanlegar upplýsingar
Stærsta áskorunin við fyrstu útgáfu sorphirðudagatalsins var handvirk uppfærsla dagatalsins og vöntun á tengingum við gagnagrunna sorphirðunnar. Stundum bárust upplýsingar seint og illa sem hafði áhrif á áreiðanleika dagatalsins.
Nýr gagnagrunnur eykur sjálfvirkni
Fyrsta skrefið í nýrri útgáfu var því að byggja nýjan gagnagrunn fyrir sorphirðuna og tengja við dagatalið. Í dag sækir dagatalið upplýsingar beint í gagnagrunninn. Í hvert skipti sem sorphirðan þarf að breyta áætlunum, vegna veðurs og annarra óviðráðanlegra aðstæðna, uppfærist dagatalið sjálfkrafa. Þetta sparar ómælda vinnu og tryggir að íbúar hafi alltaf aðgang að réttum upplýsingum.
Betri þjónusta við íbúa
Viðmót og virkni sorphirðudagatalsins voru einnig bætt og þjónusta færð nær íbúum. Í stað PDF-skjals sem íbúar þurftu að lesa sig í gegnum til að finna upplýsingar um einstök hverfi er nú hægt að fletta upp heimilsfangi og fá áætlun í því hverfi sem heimilsfangið tilheyrir. Á síðunni birtast upplýsingar um áætlanir, um hvenær tunnur verða tæmdar næst og hvenær þær voru tæmdar síðast.
Grenndar- og endurvinnslustöðvar
Upplýsingar um grenndar- og endurvinnslustöðvar voru felldar inn í lausnina með bestuðum gönguleiðum út frá heimilisfangi. Gönguleiðarbestunin var lausn sem hafði verið útbúin fyrir annað verkefni og því frábært dæmi um hvernig megi nýta fjárfestingu í stafrænum lausnum áfram. Íbúar fá jafnframt upplýsingar um hvað megi flokka á hverri stöð sem einfaldar aðgengi að endurvinnslu.
Sorphirðudagatal á því formi sem hentar íbúum
Íbúar geta sótt nýjustu og uppfærða útgáfu af dagatalinu á PDF-skjali og stafræna útgáfu (iCal) sem fellur inn það dagatal sem þeir nota nú þegar. Loks geta húsfélög prentað út QR-kóða til að hengja upp í ruslageymslum eða sameign sem vísar beint á rétt dagatal fyrir
Mest notaða stafræna vara Reykjavíkurborgar
Önnur útgáfa sorphirðudagatalsins fór í loftið í byrjun árs 2024. Sorphirðudagatalið er ein mest notaða stafræna vara Reykjavíkurborgar. Það hefur ekki einungis stórbætt miðlun upplýsinga til borgarbúa heldur einnig dregið verulega úr álagi á starfsmenn þjónustuvers.
Saga inni í sögu: Stafræn aðgengismál
- Af því að sorphirðudagatalið er mest notaða stafræna vara borgarinnar lögðu starfsmenn gagnaþjónustunnar mikla áherslu á stafræn aðgengismál í allri hönnun.
- Stafrænt aðgengi snýst um að stafrænar vörur séu aðgengilegar fyrir alla: blinda og sjónskerta, lesblinda, heyrnarlausa, fatlaða, eldra fólk og þá sem hafa ekki íslensku að móðurmáli.
- Litir eru oft notaðir til að greina á milli ólíkra flokka í gögnum, en það getur verið erfitt fyrir fólk sem á erfitt með að aðgreina alla liti.
- Hægt er að reyna að velja litasamsetningar sem henta sem flestum, en það er erfitt að tryggja að þær virki í öllum tilvikum.
- Við hönnun sorphirðudagatalsins fór mikil vinna í að hugsa út fyrir litina, t.d. ef PDF-útgáfan væri prentuð út í svart/hvítu.
- Þessi vinna lagði grunninn að stöðlum fyrir framsetningu gagna á stafrænum miðlum borgarinnar.
- Allir starfsmenn borgarinnar hafa nú aðgang að stöðlunum í gegnum hönnunarkerfið Hönnu.
- Skoða Hönnu
Næstu Skref
Stafræn sorphirða
Stafræn þróun Sorphirðunnar heldur áfram og eru mörg áhugaverð verkefni nú þegar í ferli.
Má þar t.d. nefna merkingar á öllum sorpílátum í borginni með RFID tækni sem eykur rekjanleika og yfirsýn í sorphirðu. Borgin verður af miklum fjármunum vegna ógreiddra sorphirðugjalda og mun þetta verkefni fylla í það gat.
Enn betri upplýsingagjöf
Tæknin opnar jafnframt á möguleika á nákvæmari upplýsingagjöf til íbúa, s.s. upplýsingar um dags- og tímasetningu á síðustu tæmingu í rauntíma. Upplýsingarnar myndu loks nýtast í bestun á áætlunum Sorphirðunnar.