Þjónusta sem skiptir máli

Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2024

Mannauðs- og starfsumhverfissvið

Mannauðs- og starfsumhverfissvið hefur yfirumsjón með mannauðsmálum Reykjavíkurborgar.

Sviðið leggur ríka áherslu á stöðugt og gott samstarf við stjórnendur og mannauðsþjónustu sviða með það að markmiði að auka skilvirkni og gæði þjónustunnar og leggja grunn að góðri vinnustaðamenningu.

Starfsfólk tilbúið að taka þátt

Samstarf við stjórnendur sviðsins hefur mótast af trausti og skilningi á mikilvægi stafrænnar umbreytingar.

Starfsfólk tekur virkan þátt í verkefnavinnu og leitar í auknum mæli eftir ráðgjöf og stuðningi.

Árið einkenndist af undirbúningi stórra breytingaverkefna sem miða að einfaldari og skilvirkari þjónustu.

Ný kerfi og samskiptamiðill til framtíðar

Undirbúningur fyrir tvö stór kjarnaverkefni var í forgrunni á árinu: nýtt mannauðs- og launakerfi og nýr samskiptamiðill í stað Workplace.

  • Forgreining á nýju mannauðs- og launakerfi hófst af krafti undir lok árs með markaðskönnun, áskorunarramma og samsetningu öflugs verkefnahóps. Markmiðið er að ljúka útboði, innkaupum og innleiðingu á skömmum tíma.
  • Greining á nýjum samskiptamiðli fólst í því að kortleggja notkun á núverandi lausn, taka viðtöl við hagaðila og ofurnotendur og framkvæma könnun meðal starfsfólks.

Verkefnahóparnir voru skipaðir fólki með mikinn metnað og fagþekkingu sem skilaði sér í markvissri og árangursríkri vinnu.

Teikning af fólki á framreiðslubakka.

Þjónustugátt launaskrifstofu

Þjónustugátt launaskrifstofu var innleidd á árinu ásamt Jira sem verkbeiðnakerfi. Allar beiðnir fara nú í gegnum samræmt ferli sem veitir góða yfirsýn og betri tölfræði. Úrvinnsla beiðna hefur einfaldast til muna og álag á skrifstofuna dregist verulega saman.

Verkefnið er enn í þróun og næstu skref eru meðal annars að samþætta eyðublöð við þjónustugáttina þannig að stjórnendur geti nálgast allt á einum stað. Það eykur enn frekar hagræðingu í tíma, yfirsýn og eftirfylgni.

Meðal nýrra þjónusta sem bættust við eru umsóknir um heilsuræktarstyrk og samgöngusamning. Starfsfólk getur nú sótt um þessi hlunnindi sjálft, án aðkomu stjórnenda. Viðtökurnar voru afar góðar og fjöldi umsókna í sjálfsafgreiðslu fór fram úr afgreiðslu stjórnenda á innan við tveimur mánuðum.

Samþættingar og straumlínulöguð ferli

Samþætting ráðningarferla hefur einfaldað störf og aukið rekjanleika gagna. 

  • Þegar ráðning fer fram í gegnum Ráðnýju stofnar 50Skills nýjan starfsmann sjálfkrafa í SAP og sendir fylgigögn í skjalaskáp SAP.
  • Í leiðinni myndast beiðni í Jira fyrir launaskrifstofu. Launafulltrúi þarf nú aðeins að yfirfara færsluna og óska eftir gögnum ef vantar í stað þess að framkvæma allt ferlið handvirkt.
  • Við lok ráðningar fara öll ráðningar- og starfsauglýsingagögn sjálfkrafa í skjölun í Hlöðuna. Þar með er dregið úr handavinnu við skráningu gagna og aukin samræming tryggð.