Þjónusta sem skiptir máli

Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2024

Fjármála- og áhættustýringarsvið

Fjármála- og áhættustýringarsvið hefur yfirumsjón með fjármálastjórn Reykjavíkurborgar. 

Sviðið kemur að öllum þáttum rekstrar A-hluta borgarsjóðs og veitir stjórnendum aðhald, ráðgjöf og upplýsingar sem styðja við upplýsta ákvarðanatöku.

Stefnumótun og innleiðing

Árið 2023 fór að mestu í stefnumótun og skipulagsbreytingar sem kynntar voru undir lok ársins. Þær styðja við ný markmið sviðsins:

  • Að starfrækja skilvirka fjármálaþjónustu
  • Að stunda öfluga framþróun
  • Að styðja við farsæla ákvarðanatöku

Á árinu 2024 voru þessi markmið sett í framkvæmd með breyttu skipulagi, nýrri verkefnaskrá og meiri áherslu á áhættustýringu. Ný stefna hefur skerpt á hlutverki sviðsins og fært starfsemi þess nær stafrænni framtíðarsýn borgarinnar.

Stafræn þróun og sjálfvirkni

Ein af megináherslum stefnu sviðsins er stafræn þróun og nýsköpun. Á árinu voru margvísleg skref stigin til að einfalda ferla, nýta gögn betur og auka sjálfvirkni. Þar á meðal hafa verið sett á laggirnar ný hlutverk á skrifstofu sviðsstjóra sem styðja við stefnumótun og breytingastjórnun. Þá heldur fjármálatæknistofa utan um verkefnaskrá og verkefnastýringu. Yfirfærsla verkefnaskrár í nýtt viðmót Microsoft Lists hefur veitt betri yfirsýn.

Kortlagning á ferlum og tækifærum til sjálfvirknivæðingar hefur einnig verið í forgrunni, þar á meðal í bókhaldi og á launaskrifstofu. Í því samhengi var Sæborg, stafrænn starfskraftur, tekin í notkun til að einfalda afgreiðslu fasteignagjalda. Einnig var sett upp mælaborð í Power BI auðvelda yfirsýn, til dæmis í fjárstýringu, áætlunum og innheimtu. Þessi þróun hefur dregið úr handtökum, aukið gagnsæi og bætt þjónustu.

Á árinu var einnig unnið að því að efla nýsköpunarhugarfar og undirbúa starfsfólk fyrir áframhaldandi stafræna þróun. Því fylgdi aukin áhersla á vinnustaðamenningu, teymisvinnu og endurskoðun á vinnurýmum.

Teikning af fjórum stigum ferlis.

Rafrænar innkaupaheimildir

Á árinu lauk prófunum á rafrænum innkaupaheimildum með mjög góðum árangri.

Markmiðið er að einfalda innkaupaferli borgarinnar í heild, styðja við ábyrga nýtingu fjármuna og bæta upplifun starfsfólks sem vinnur með innkaup og samþykktir.

Um var að ræða frumathugunarverkefni (POC), en með rafrænni lausn er hægt að auka gagnsæi, stytta boðleiðir og draga úr villuhættu.

Næsta skref er innleiðing lausnarinnar sem hefst árið 2025 og mun ná til allra starfssviða Reykjavíkurborgar.

Önnur verkefni 2024

  • Þarfagreining fyrir fjárhagskerfi og útleiðing Unit4
  • Innleiðing SharePoint, undirbúningur fyrir flutning sameignadrifa og uppsetning nýrrar gæðahandbókar
  • Undirbúningur vegna nýrrar Evrópulöggjafar í sjálfbærum fjármálum
  • Heildstæð innleiðing á Jira verkbeiðnakerfi
  • Starfshópur um spálíkön
  • Uppsetning mælaborða í Power BI til greiningar og eftirfylgni, þar á meðal fyrir fjárstýringu og innheimtu, fjárhagsáætlun, ISO 37120
Teikninga af stjörnu.

Breytingar og langtímaverkefni

Í takt við nýja stefnu var lögð áhersla á betri samvinnu, skýrari ábyrgð og markvissari ákvarðanatöku. Þátttaka starfsfólks í teymisvinnu og umræðu um starfsumhverfi hefur skipt sköpum.

Unnið var áfram að langtímaverkefnum sem ná yfir fleiri ár:

  • Miðlæg atvikaskráning
  • Uppbygging gagnalandslags
  • Innleiðing Jira og þjónustustefnu
  • Kerfi fyrir regluvörð

Í dag hefur fjármála- og áhættustýringarsvið mjög góða yfirsýn yfir bæði stafræn og önnur verkefni sem styðja við nýju stefnuna. Mikill undirbúningur hefur átt sér stað til að komast á þennan stað, sem nú auðveldar bæði verkefnavinnu og samvinnu innan sviðsins og milli sviða.

Með nýrri stefnumótun hefur jafnframt tekist að festa í sessi skýra sýn, sem einfaldar ákvarðanatöku og tryggir að hún sé í takt við stafræna framtíðarsýn sviðsins.