Vinnsla persónuupplýsinga vegna tekjutengds afsláttar af leikskólagjöldum

• Afsláttur samkvæmt reglum um leikskólaþjónustu er veittur, að öllum skilyrðum uppfylltum, til þess foreldris sem, samkvæmt Þjóðskrá, hefur sama lögheimili og lögheimilistengsl og barn á leikskóla. Ef um er að ræða einstæða foreldra þarf foreldrið að auki að vera skráð einstætt í Þjóðskrá. Ef um er að ræða systkinaafslátt barna í skiptri búsetu foreldra lækka gjöld þess foreldris er greiðir gjöldin.
• Til að eiga rétt á tekjutengdum afslætti þurfa heildartekjur á ári samkvæmt skattframtali að vera innan tekjuviðmiða samkvæmt gjaldskrá skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar. Miðað er við heildartekjur á ári samkvæmt síðasta samþykkta skattframtali frá Ríkisskattstjóra.
• Afslátturinn fellur niður 1. september árlega ef hann hefur ekki verið endurnýjaður fyrir 20. ágúst.
• Til að tekjuviðmið fyrir einstæða foreldra eigi við þarf foreldri að vera skráð einstætt í þjóðskrá. Skóla- og frístundasvið getur óskað eftir að foreldrar gefi út staðfestingu á að þeir séu einstæðir. Ef foreldrar skilja/slíta sambúð er afsláttur veittur frá þeim degi sem umsókn berst svo fremi að upplýsingar um breytta hjúskaparstöðu komi fram í þjóðskrá. Tekjuviðmið fyrir einstæða foreldra eiga ekki við ef lögheimili foreldra er á sama stað.
• Skóla- og frístundasvið áskilur sér rétt til að óska eftir gögnum eða staðfestingum til að sannreyna að skilyrði fyrir veitingu afsláttar séu uppfyllt. Slík gögn geta meðal annars falið í sér afrit af samþykktu skattframtali frá Ríkisskattstjóra eða álagningarseðli eða önnur sambærileg gögn sem staðfesta tekjur.
• Ef ekki er orðið við beiðni um umbeðin gögn eða staðfestingar innan tilskilins frests er skóla- og frístundasviði heimilt að synja um afslátt eða fella niður afslátt sem þegar hefur verið veittur þar til fullnægjandi gögn hafa borist.
• Afsláttur fellur niður án fyrirvara uppfylli foreldrar ekki skilyrði afsláttar. Afsláttur sem veittur er á grundvelli rangra eða villandi upplýsinga er endurkræfur samkvæmt almennum reglum kröfuréttar og verða hlutaðeigandi krafðir um mismuninn.
• Sama gildir fyrir foreldra barna sem greitt er framlag vegna til sjálfstætt starfandi leikskóla með þjónustusamning við Reykjavíkurborg en fjárhæð afsláttar/aukins framlags til sjálfstætt starfandi leikskóla tekur mið af samningnum.

Tilgangur vinnslunnar er að veita tekjutengdan afslátt til foreldra sem uppfylla skilyrði sem gerð eru vegna afsláttarins. Vinnsla persónuupplýsinga vegna umsóknar um tekjutengdan afslátt er nauðsynleg til þess að Reykjavíkurborg geti metið hvort umsækjandi uppfylli skilyrði fyrir afslætti samkvæmt reglum um leikskólaþjónustu og gjaldskrá skóla- og frístundasviðs. Vinnslan er þannig liður í framkvæmd lögbundinna verkefna sveitarfélagsins. Heimild til vinnslu er byggð á 5. tölulið 1. mgr. 9. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Veitir þú Reykjavíkurborg ekki umbeðnar upplýsingar getur það leitt til þess að ekki verði hægt að afgreiða umsókn þína um tekjutengdan afslátt en umsóknin eða afgreiðsla umsóknar hefur ekki nein áhrif á leikskólaþjónustuna sjálfa.

Vistun gagna 

Persónuupplýsingum þínum um tekjuviðmið verður eytt en upplýsingar um veittan afslátt og leikskólagjöld eru varðveittar í fjárhagskerfum þangað til hagnýtu gildi lýkur í samræmi við lög.

Ef skóla- og frístundasvið óskar eftir gögnum til að sannreyna að skilyrði fyrir veitingu afsláttar séu uppfyllt, svo sem skattframtali eða álagningarseðli, þá er þeim gögnum eytt að lokinni sannprófun. Hins vegar er niðurstaða athugunar varðveitt.

Þegar sótt er um tekjutengdan afslátt í Völu leikskóla er unnið með tilteknar upplýsingar sem þú veitir og jafnframt upplýsingar sem nauðsynlegar eru og sérstaklega eru tilgreindar. 

Vala leikskóli hefur sjálfkrafa tengingu við Þjóðskrá og á skráningarsíðu safnast þar saman almennar persónuupplýsingar notanda s.s. nafn, kennitala og lögheimili. Vala athugar hjúskaparstöðu forsjáraðila (einstætt foreldri/sambúð) í Þjóðskrá og birtir þær umsóknir sem við komandi getur valið. Í umsókn birtist nafn barns og innskráningaraðila. 

Inn á vefsvæðinu getur notandi svo valið að fara í umsóknarferli ef ætlunin er að sækja um afslátt af leikskólagjöldum vegna tekjutengingar.  

Umsókn er afgreidd sjálfvirkt í Völu leikskóla og afsláttarprósenta skráist á „spjald“ barns umsækjenda í Völu leikskóla. Reikningagerð á grundvelli fyrirliggjandi gagna er gerð í bókhaldskerfi Reykjavíkurborgar.  

Unnið er með grunnupplýsingar um foreldra barns í leikskóla, þ.e. nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, netfang, systkini á leikskólaaldri, uppgjör mánaðar, skjöl sem viðhengi, og hjúskaparstöðu, upplýsingar um hvort tekjur séu innan viðmiða og gögn sem staðfesta tekjur. Vanskilaskráning er í kerfinu sem er aðgangsstýrð. Jafnframt er unnið með tæknilegar upplýsingar s.s. um IP-tölu, tæki sem notað er til innskráningar og aðgerðir sem framkvæmdar eru í kerfinu.

Persónuupplýsingum þínum um tekjuviðmið verður eytt en upplýsingar um veittan afslátt og leikskólagjöld eru varðveittar í fjárhagskerfum þangað til hagnýtu gildi lýkur í samræmi við lög. Ef skóla- og frístundasvið óskar eftir gögnum til að sannreyna að skilyrði fyrir veitingu afsláttar séu uppfyllt, svo sem skattframtali eða álagningarseðli, þá er þeim gögnum eytt að lokinni sannprófun. Hins vegar er niðurstaða athugunar varðveitt samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að öðru leyti er að tilgreindum tíma liðnum skylt að afhenda Þjóðskjalasafni öll gögn sem unnið er með til varðveislu til samræmis við lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinganna?  

Reykjavíkurborg gætir öryggis persónuupplýsinga með viðeigandi skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum, þar á meðal aðgangsstýringum og dulkóðun. Allt það starfsfólk borgarinnar sem kemur að vinnslu persónuupplýsinga umsækjanda er bundið þagnarskyldu.  

Miðlun persónuupplýsinganna til þriðju aðila 

Reykjavíkurborg mun að öðru leyti ekki miðla persónuupplýsingum þínum til annarra aðila nema borginni sé slíkt skylt á grundvelli laga, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurðar. Þá mun borgin ekki miðla persónuupplýsingum þínum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema á grundvelli sérstakrar heimildar þar um og án þess að upplýsa þig um slíkt.