Vinnsla persónuupplýsinga vegna tekjutengds afsláttar af leikskólagjöldum
Umsókn foreldra um afslátt af dvalargjöldum leikskóla vegna tekjutengingar er byggð á því að foreldrar samþykki að fram fari vinnsla á persónuupplýsingum þeirra varðandi það hvort tekjur þeirra sé innan tiltekinna viðmiða sem ákveðin eru í gjaldskrá Reykjavíkurborgar.
Gjaldskrá vegna leikskóla Reykjavíkurborgar og reglur um leikskólaþjónustu kveða á um að foreldrar með lögheimili í Reykjavík geti fengið afslátt af leikskólagjöldum gegn umsókn ef tekjur þeirra eru innan tiltekinna viðmiða sem fram koma í gjaldskránni. Sama gildir fyrir foreldra barna sem greitt er framlag vegna til sjálfstætt starfandi leikskóla með þjónustusamning við Reykjavíkurborg en fjárhæð afsláttar/aukins framlags til sjálfstætt starfandi leikskóla tekur mið af samningnum.
Skilmálar
- Til bráðabirgða gildir það fyrirkomulag frá 1. apríl 2026 til 30. júní 2026 að foreldrar staðfesta að upplýsingar sem þeir veita séu til samræmis við heildartekjur á síðasta ári samkvæmt skattframtali til Ríkisskattstjóra. Ef um er að ræða hjón eða sambúðarfólk er nóg að annað foreldrið sæki um afsláttinn og veiti upplýsingar um heildartekjur heimilisins samkvæmt skattframtali.
- Frá og með 1. júlí 2026 verður aflað samþykkis umsækjenda til aflað verði upplýsinga frá Ríkisskattstjóra til staðfestingar á því að tekjur séu innan viðmiða. Ef umsækjandi er í hjúskap eða skráðri sambúð er skilyrði að báðir aðilar veiti samþykki áður en gagnaöflun fer fram.
- Ef veittir eru afslættir á röngum forsendum áskilur Reykjavíkurborg sér rétt til leiðréttingu gjalda.
- Umsóknir um afslátt sem berast fyrir 1. apríl 2026 taka gildi þann 1. apríl 2026. Frá 1. apríl 2026 gildir að umsókn um afslátt þarf að berast fyrir 20. dag mánaðar til þess að taka gildi frá og með næstu mánaðarmótum á eftir.
- Afsláttur er veittur, að öllum skilyrðum uppfylltum, til þess foreldris sem, samkvæmt þjóðskrá, hefur sama lögheimili og lögheimilistengsl og barn á leikskóla.
Ábyrgðaraðili vinnslunnar
Reykjavíkurborg er ábyrgðaraðili vinnslunnar og Infomentor ehf er vinnsluaðili. Reykjavíkurborg hefur gert vinnslusamning við Infomentor ehf.
Hver er tilgangur vinnslu og grundvöllur hennar?
Tilgangur vinnslunnar er að veita tekjutengdan afslátt til foreldra sem uppfylla skilyrði sem gerð eru vegna afsláttarins. Heimild til vinnslu er byggð á 1. tölulið 1. mgr. 9. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Veitir þú Reykjavíkurborg ekki umbeðnar upplýsingar getur það leitt til þess að ekki verði hægt að afgreiða umsókn þína um tekjutengdan afslátt en umsóknin eða afgreiðsla umsóknar hefur ekki nein áhrif á leikskólaþjónustuna sjálfa.
Vistun gagna
Persónuupplýsingar þínar um tekjuviðmið verður eytt en upplýsingar um veittan afslátt og leikskólagjöld eru varðveittar í fjárhagskerfum og varðveitt þangað til hagnýtu gildi lýkur í samræmi við lög.
Hvaða persónuupplýsingar er unnið með?
Þegar sótt er um tekjutengdan afslátt í Völu leikskóla er unnið með tilteknar upplýsingar sem þú veitir og jafnframt upplýsingar sem nauðsynlegar eru og sérstaklega eru tilgreindar.
Vala leikskóli hefur sjálfkrafa tengingu við Þjóðskrá og á skráningarsíðu safnast þar saman almennar persónuupplýsingar notanda s.s. nafn, kennitala og lögheimili. Vala athugar hjúskaparstöðu forsjáraðila (einstætt foreldri/sambúð) í Þjóðskrá og birtir þær umsóknir sem við komandi getur valið. Í umsókn birtist nafn barns og innskráningaraðila.
Inn á vefsvæðinu getur notandi svo valið að fara í umsóknarferli ef ætlunin er að sækja um afslátt af leikskólagjöldum vegna tekjutengingar.
Umsókn er afgreidd sjálfvirkt í Völu leikskóla og afsláttarprósenta skráist á „spjald“ barns umsækjenda í Völu leikskóla. Reikningagerð á grundvelli fyrirliggjandi gagna er gerð í bókhaldskerfi Reykjavíkurborgar.
Unnið er með grunnupplýsingar um foreldra barns í leikskóla, þ.e. nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, netfang, systkini á leikskólaaldri, uppgjör mánaðar, viðhengi, skráning og hjúskaparstöðu. Vanskilaskráning er í kerfinu sem er aðgangsstýrð.
Tæknilegar upplýsingar s.s. um IP-tölu, tæki sem notað er til innskráningar og aðgerðir sem
framkvæmdar eru í kerfinu
Flokkar hinna skráðu eru:
- Foreldrar og börn þeirra.
- Starfsfólk ábyrgðaraðila og sjálfstætt starfandi leiksóla með aðgang að umsóknarkerfinu.
Hvaðan koma upplýsingarnar?
Grunnupplýsingar koma frá Þjóðskrá, úr Völu leikskóla og frá foreldrum þegar þeir sækja um tekjutengdan afslátt.
Hversu lengi eru persónuupplýsingarnar geymdar?
Persónuupplýsingar þínar um tekjuviðmið verður eytt en upplýsingar um veittan afslátt og leikskólagjöld eru varðveittar í fjárhagskerfum og varðveitt þangað til hagnýtu gildi lýkur í samræmi við lög. Að öðru leyti er að tilgreindum tíma liðnum skylt að afhenda Þjóðskjalasafni öll gögn sem unnið er með til varðveislu til samræmis við lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.
Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinganna?
Reykjavíkurborg gætir öryggis persónuupplýsinga með viðeigandi skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum, þ. á m. aðgangsstýringum og dulkóðun. Allt það starfsfólk borgarinnar sem kemur að vinnslu persónuupplýsinga umsækjanda er bundið þagnarskyldu.
Miðlun persónuupplýsinganna til þriðju aðila
Reykjavíkurborg mun að öðru leyti ekki miðla persónuupplýsingum þínum til annarra aðila nema borginni sé slíkt skylt á grundvelli laga, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurðar. Þá mun borgin ekki miðla persónuupplýsingum þínum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema á grundvelli sérstakrar heimildar þar um og án þess að upplýsa þig um slíkt.
Sjálfvirk ákvörðunartaka
Afgreiðsla umsóknar um tekjutengdan afslátt af leikskólagjöldum á grundvelli samþykkis foreldra styðst við sjálfvirka ákvörðunartöku þar sem afgreiðslan er unnin með sjálfvirkum hætti, án mannlegrar íhlutunar.
Með umsókn foreldris um tekjutengdan afslátt er umsókn afgreidd sjálfkrafa út frá því hvort uppfylltar eru kröfur um tekjuviðmið. Þegar sjálfvirk ákvörðunartaka á sér stað er þér heimilt að fá starfsmann Reykjavíkurborgar til að meta skráninguna, koma sjónarmiðum þínum á framfæri, fá útskýringu á þeirri ákvörðun sem er tekin og andmæla ákvörðuninni. Jafnframt er þér heimilt að andmæla því sérstaklega að sjálfvirk ákvörðunartaka fari fram vegna afgreiðslunnar og eiga foreldrar ávallt rétt á því að ákvörðunin sé tekin handvirkt.
Afturköllun samþykkis
Þú getur hvenær sem er afturkallað samþykki sem þegar hefur verið veitt. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram hefur farið fram að þeim tíma. Ef samþykki hefur ekki verið afturkallað gildir það á meðan þú færð tekjutengdan afslátt. Hægt er að afturkalla samþykki með því að senda tölvuskeyti á netfangið sfs@reykjavik.is.
Réttindi þín
Þú kannt að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Reykjavíkurborg vinnur með í tengslum við umsókn þína. Þá kannt þú að hafa rétt til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingarnar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt, að vinnslan verði takmörkuð og/eða að þú eða þriðji aðili fáir upplýsingar afhentar á tölvulesanlegu formi. Nánari upplýsingar um þessi réttindi þín má finna í persónuverndarstefnu Reykjavíkurborgar.
Kvörtun yfir vinnslu
Sérstök athygli er vakin á því að sért þú ósátt/ur við meðferð Reykjavíkurborgar á persónuupplýsingum þínum getur þú ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar (personuverndarfulltrui@reykjavik.is) eða sent erindi til Persónuverndar (postur@personuvernd.is).