Vinnsla persónuupplýsinga í sjálfstætt starfandi leikskólum

Umsókn og innritun barna í sjálfstætt starfandi leikskólum

Til þess að foreldrar geti sótt um og fengið leikskóla fyrir barn sitt í sjálfstætt starfandi leikskóla í Reykjavík er Reykjavíkurborg og sjálfstætt starfandi leikskóla sem óskað er eftir í umsóknarferlinu nauðsynlegt að vinna með nánar tilgreindar persónuupplýsingar þínar og barns þíns. Unnið er með upplýsingar sem þú lætur af hendi í umsóknarferlinu og grunnupplýsingar sem koma frá Þjóðskrá.

Samkvæmt þjónustusamningi greiðir Reykjavíkurborg framlag til sjálfstætt starfandi leikskóla í Reykjavík að uppfylltum nánar tilgreindum skilyrðum vegna barna með lögheimili í Reykjavík.  

• Meira um vinnslu persónuupplýsinga í leikskólum Reykjavíkurborgar

Samkvæmt reglum Reykjavíkurborgar um leikskólaþjónustu og til samræmis við þjónustusamning Reykjavíkurborgar og sjálfstætt starfandi leikskóla, skulu foreldrar sem vilja sækja um pláss í  leikskólanum gera það með umsókn sem skal fylla út á vefsíðu sem Reykjavíkurborg leggur til, nú umsokn.vala.is. Sjálfstætt starfandi leikskólar í Reykjavík birtast því nú á umsóknarvef Völu leikskóla á lista samhliða borgarreknum leikskólum. 

Sjálfstætt starfandi leikskólar nota því sama kerfi og Reykjavíkurborg, Völu leikskóla, varðandi umsóknir, innritun og umsýslu biðlista, breytingar á dvalarsamningi og umsóknir foreldra um afslætti og fleiri atriði sem Vala heldur utan um.

Reykjavíkurborg hefur gert þjónustu- og vinnslusamning við InfoMentor ehf sem rekur Völu leikskóla. 

• Persónuverndarstefna Völu leikskóla

Reykjavíkurborg og sjálfstætt starfandi leikskólar í Reykjavík hafa gert samkomulag um vinnslu persónuupplýsinga á milli sameiginlegra ábyrgðaraðila vegna notkunar sjálfstætt starfandi leikskóla á Völu leikskóla.

Reykjavíkurborg og hlutaðeigandi sjálfstætt rekinn leikskóli bera hvor um sig ábyrgð á þeirri vinnslu sem þeir inna af hendi og ákveða hvaða aðferðum er beitt í þeirri vinnslu að svo miklu leyti sem þeir hafa ekki komið sér saman um það.

Fræðslan lítur jafnframt að því að Reykjavíkurborg hefur lögbundnar skyldur gagnvart sjálfstætt starfandi leikskólum sem snúa að stuðningi við börn og eftirliti með starfsemi leikskóla.

Sjálfstætt starfandi leikskólar veita sjálfir upplýsingar um vinnslu þeirra persónuupplýsinga sem sameiginleg ábyrgð nær ekki til.

Hver er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga ?

Reykjavíkurborg, Borgartúni 12 – 14 og hlutaðeigandi sjálfstætt starfandi leikskóli eru sameiginlegir ábyrgðaraðilar þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga á grundvelli samkomulags um sameiginlega ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga. Á vef Reykjavíkurborgar eru upplýsingar um alla leikskóla í Reykjavík og hvernig hægt er að hafa samband. 

Reykjavíkurborg hefur gert vinnslusamning við InfoMentor ehf vegna Völu leikskóla og ber þar af leiðandi ábyrgð á miðlægum ákvörðunum fyrir kerfið, Völu leikskóla, það er ákvarðanir sem eru sameiginlegar fyrir það allt, sem svo í tengslum við þær öryggisráðstafanir sem almennt eru gerðar til verndar upplýsingum sem snúa að notkun kerfisins.  

Hlutaðeigandi sjálfstætt starfandi leikskóli sem tekur ákvörðun um vinnslu persónuupplýsinga, þar með talið færslu persónuupplýsinga barna og foreldra í Völu leikskóla, teljast ábyrgðaraðilar fyrir að tilteknar upplýsingar hafi verið skráðar og varðveittar í kerfinu.

Skóla- og frístundasvið Reykjavíkurborgar og hlutaðeigandi sjálfstætt rekinn leikskóli bera hvor um sig ábyrgð á þeirri vinnslu sem þeir inna af hendi og ákveða hvaða aðferðum er beitt í þeirri vinnslu að svo miklu leyti sem þeir hafa ekki komið sér saman um það.   

Hver er tilgangur vinnslu og grundvöllur hennar?

Tilgangur vinnslunnar er sá að til þess að foreldrar geti sótt um og fengið leikskóla fyrir barn sitt í sjálfstætt starfandi leikskóla í Reykjavík er Reykjavíkurborg og sjálfstætt starfandi leikskóla sem óskað er eftir í umsóknarferlinu nauðsynlegt að vinna með nánar tilgreindar persónuupplýsingar foreldra og barnsins.

Auk þessa getur komið til þess að sjálfstætt rekinn leikskóli óski eftir auknu framlagi Reykjavíkurborgar vegna tiltekinna barna í leikskólanum í þeim tilgangi að tryggja barni nauðsynlegan stuðning í leikskólanum. Þá er tilgangur vinnslu jafnframt að uppfylla skyldur Reykjavíkurborgar til að hafa eftirlit með sjálfstætt starfandi leikskólum.

Tilgangur vinnslu byggir á lagaskyldu Reykjavíkurborgar sem sveitarfélags, sbr. 4., 9., 2. mgr. 16., 19., 22., 25. og 26. gr. laga um leikskóla nr. 90/2008, sbr. jafnframt gr. 5.a í reglugerð 896/2009 um skil og miðlun upplýsinga milli leik- og grunnskóla. Auk þess reglum Reykjavíkurborgar um leikskólaþjónustu. Jafnframt er vísað til 5. gr. laga nr. 163/2007 um Hagstofu Íslands og opinbera hagskýrslugerð.

Heimild vinnslu er byggð á 30. gr. a  laga um leikskóla nr. 90/2008 og þess opinbera valds sem borgin fer með, 3. og 5. tölulið 1. mgr. 9. gr. persónuverndarlaga og ef um er að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar 8. tölulið 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga.

Séu umbeðnar upplýsingar ekki veittar  getur það leitt til þess að ekki verði hægt að afgreiða beiðni um innritun barna eða um framlag til sjálfstætt rekins leikskólans, aukins framlags vegna afsláttar af leikskólagjöldum og aukið framlag vegna stuðnings við börn með sérþarfir. 

Hvaðan koma upplýsingarnar ?

Foreldrar veita grunnupplýsingar um sig og barnið þegar þeir sækja um leikskóla í gegnum Völu leikskóla hvort sem óskað er eftir sjálfstætt starfandi leikskóla í Reykjavík  eða leikskóla Reykjavíkurborgar. Grunnupplýsingar koma frá Þjóðskrá.

Reykjavíkurborg og sjálfstætt starfandi leikskólar sem foreldrar óska eftir fá aðgang að umsóknum í Völu leikskóla og því þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru fyrir innritun barnsins.

Reykjavíkurborg kann jafnframt að afla nauðsynlegra upplýsinga úr gagnagrunni sviðsins til þess að geta lagt mat á og afgreitt umsókn um leikskóla í tengslum við greiðslu framlags til sjálfstætt starfandi leikskóla.

Þar sem gerð er krafa um að foreldrar séu ekki í vanskilum við skóla- og frístundasvið vegna leikskólagjalda er við upphaf vistunar kannað hvort foreldrar eru í vanskilum með því að vanskilalisti frá innheimtufyrirtæki sem Reykjavíkurborg er í viðskiptum við er samlesinn við upplýsingar í Völu leikskóla. Ef um er að ræða vanskil er sett merking um það í Völu leikskóla. 

Þegar barn hefur verið skráð í leikskóla geta foreldrar skráð beiðnir um breytingar á dvalarsamningi og umsóknir um afslátt í Völu leikskóla en bæði Reykjavíkurborg og sjálfstætt starfandi leikskóli eru með aðgang að þessum upplýsingum.

Jafnframt fara fram í gegnum Völu leikskóla samskipti milli sjálfstætt rekins leikskóla og Reykjavíkurborgar vegna greiðslu framlags til leikskólans vegna barna með lögheimili í Reykjavík.
  
Komi til þess að leikskólinn óski eftir viðbótargreiðslum vegna barna sem þurfa sérstaka aðstoð og þjálfun sendir sjálfstætt starfandil leikskóli bæði almennar og viðkvæmar persónuupplýsingar til Reykjavíkurborgar.

Þá getur komið til vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við lögbundinn stuðning Reykjavíkurborgar við sjálfstætt starfandi leikskóla og vegna eftirlits skóla- og frístundasviðs.  
 

Hvaða upplýsingar er unnið með?

Unnið er með eftirfarandi almennar persónuupplýsingar samkvæmt samkomulagi um sameiginlega ábyrgð milli Reykjavíkurborgar og sjálfstætt starfandi leikskóla: 

Grunnupplýsingar um barnið: 

• Nafn 
• Kennitala 
• Heimilisfang - lögheimili 
• Tungumál  
• Upplýsingar um foreldra og nánustu aðstandendur 
• Símanúmer 
• Netfang 
• Dvalartími og fæði 
• Uppgjör vegna rekstrarframlags til leikskólans 
• Systkini á leikskólaaldri   
• Forsjá samkvæmt Þjóðskrá 
• Dvalarsamningur og breytingar á honum 

Grunnupplýsingar um foreldra:  

• Nafn
• Kennitala 
• Heimilisfang - lögheimili samkvæmt Þjóðskrá
• Netfang 
• Símanúmer 
• Staða (svo sem hjúskapur, nám eða örorka) og afslættir og gjöld 
• Forsjá barns samkvæmt Þjóðskrá 
• Vanskil leikskólagjalda hjá Reykjavíkurborg 
• Nöfn allra leikskóla sem foreldrar óska eftir
•  Dvalarsamningur og breytingar á honum 
• IP tölur 

Grunnupplýsingar um starfsfólk sjálfstætt starfandi leikskóla sem hafa aðgang að kerfinu:  

• Nafn
•  Kennitala
• Heimilisfang 
• Tölvupóstfang 
• Símanúmer 
• Hlutverk 
• Heiti leikskóla 
• IP tölur

Skráning á notkun

Allar innskráningar notenda í Völu leikskóla eru skráðar eða „loggaðar“. Í breytingasögu eru skráðar allar breytingar á hvaða aðgerðum í Völu. Þar er skráð dagsetning breytingar, skýring, nýtt gildi, fyrra gildi og hver breytti.

Atburðaskráningin er gerð í öryggis- og eignavörsluskyni og er liður í að tryggja að gögn í kerfinu séu varin meðal annars gegn óheimilum aðgangi, breytingum og eyðingu, þjófnaði eða skemmdum.
 

Viðkvæmar persónuupplýsingar um barnið og foreldra: 

til dæmis um greiningar, sjúkdóma, ofnæmi, sérþarfir, lyf og sérkennslutímabil til samræmis við skilgreiningu persónuverndarlaga á hugtakinu. Helst reynir á þetta þegar foreldrar upplýsa um þetta í umsókn um leikskóla en almennt ber að miðla viðkvæmum upplýsingum til þess leikskóla sem barnið fer í. 

Komi til þess að leikskólinn óski eftir fjármagni vegna barna sem þurfa sérstaka aðstoð eða þjálfun eru sendar bæði almennar og viðkvæmar persónuupplýsingar til Reykjavíkurborgar.
 

Miðlun persónuupplýsinganna

Reykjavíkurborg nýtir sér aðstoð svokallaðra vinnsluaðila við að hýsa þær persónuupplýsingar sem unnið er með hjá Reykjavíkurborg. Með vinnsluaðila er til dæmis átt við Völu leikskóla. Það sama við um annars konar upplýsingatækniþjónustu. Slíkir aðilar kunna því að hafa aðgang að persónuupplýsingum í tengslum við starfsemina, en öll aðkoma þeirra að upplýsingunum byggir á skriflegum samningi við Reykjavíkurborg þar sem öryggi upplýsinganna og trúnaður er tryggður.

Reykjavíkurborg og sjálfstætt starfandi leikskólar eru afhendingarskyldir aðilar á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það þýðir að sveitarfélaginu og sjálfstætt starfandi leikskóla er óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema með sérstakri heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem sveitarfélagið vinnur því afhentar Þjóðskjalasafni að ákveðnum tíma liðnum samkvæmt því sem skjalavistunaráætlanir  Reykjavíkurborgar kveða á um. Almennt eru skjöl í vörslum Reykjavíkurborgar afhent Þjóðskjalasafni að 30 árum liðnum í samræmi við 1. mgr. 15. gr. laga um opinber skjalasöfn, en skjöl og önnur gögn á rafrænu formi skulu afhent Þjóðskjalasafni þegar þau hafa náð fimm ára aldri.

Að öðru leyti er ekki miðlað persónuupplýsingum aðila til annarra aðila nema borginni sé slíkt skylt á grundvelli laga, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurðar. Þá mun Reykjavíkurborg ekki miðla persónuupplýsingum aðila utan Evrópska efnahagssvæðisins nema á grundvelli sérstakrar heimildar þar um svo sem með gerð samnings og án þess að upplýsa þig um slíkt.