Vinnsla persónuupplýsinga í grunnskólum Reykjavíkur

Fræðsla

Fræðsla þessi er veitt með vísan til laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (hér nefnt persónuverndarlög) og reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga og sem við kemur rétti einstaklinga gagnvart grunnskólanum.

Upplýsingarnar eiga við um alla grunnskóla borgarinnar. Nánari upplýsingar um fyrirkomulagið í hverjum og einum skóla kann að vera að finna á heimasíðu hans eða í upplýsingaefni sem skólinn sendir í tengslum við tilgreindar vinnslur skólans á persónuupplýsingum.

Foreldri er hér notað um þá sem fara með forsjá barns samkvæmt barnalögum nr. 76/2003.

Ef þú hefur spurningar varðandi meðferð persónuupplýsinga í skólanum

Foreldrar eiga rétt á aðgangi að upplýsingum um börn sín. Um takmarkanir á upplýsingarétti þeirra fer samkvæmt fyrirmælum 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 9. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Það foreldri sem ekki hefur forsjá barns á rétt á að fá upplýsingar um barnið frá grunnskóla. Um rétt foreldris til upplýsinga fer samkvæmt fyrirmælum 52. gr. barnalaga nr. 76/2003, með síðari breytingum.

Forsjárforeldri fer með lögformlegt fyrirsvar barns þar til það er lögráða, sbr. 5. mgr. 28. gr. barnalaga nr. 76/2003.

Ef þú hefur spurningar varðandi meðferð persónuupplýsinga barna þinna getur þú haft samband við  grunnskóla barnsins eða persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar.  

Tekið er fram að áður en foreldrum eru látnar í té persónuupplýsingar sem þeir eiga rétt á verða þeir að staðfesta deili á sér.

Persónuverndarfulltrúi skólans

Persónuverndarfulltrúi Reykjavíkurborgar og þá allra starfsstaða borgarinnar er Dagbjört Hákonardóttir, lögfræðingur.  

Verkefni persónuverndarfulltrúa er að sinna eftirliti með reglufylgni og aðstoða ábyrgðaraðila og vinnsluaðila við að fylgja persónuverndarlöggjöfinni.

Tilgangur og lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Megintilgangur vinnslu persónuupplýsinga í grunnskólum Reykjavíkurborgar er fólginn í því að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á grunnskólanum.

Samkvæmt lögum um grunnskóla nr. 91/2008, með síðari breytingum, er skólaskylda á grunnskólastigi að jafnaði í tíu ár, en getur verið skemmri. Öllum börnum, að jafnaði á aldrinum 6-16 ára, er skylt að sækja grunnskóla. Foreldrar gæta hagsmuna barna sinna á skólaskyldualdri.

Foreldrum er skylt að veita grunnskóla upplýsingar um barn sitt sem nauðsynlegar eru fyrir skólastarfið og velferð barnsins samkvæmt 18. gr. laga um grunnskóla. Um persónuupplýsingar sem þannig er aflað eða fylgt hafa barni úr leikskóla er krafist fullrar þagnarskyldu og málsmeðferðar í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Foreldrum skal gerð grein fyrir þessum upplýsingum. Meðferð upplýsinga skal vera á hendi skólastjóra eða annarra sérfræðinga á vegum sveitarfélagsins samkvæmt nánari ákvörðun þess.

Á grundvelli laga um grunnskóla hefur verið sett reglugerð nr. 897/2009 um meðferð, eyðingu og miðlun upplýsinga og um rétt foreldra til aðgangs að upplýsingum um börn sín. Auk þess eru í gildi fleiri reglugerðir sem tengjast vinnslu persónuupplýsinga nemenda svo sem reglugerð um skil og miðlun upplýsinga milli leik- og grunnskóla nr. 896/2009, með síðari breytingum. Í reglugerð um stuðning við nemendur með sérþarfir í grunnskóla nr. 585/2010, með síðari breytingum og reglugerð um skólaþjónustu nr. 444/2019 er sérstaklega vikið að vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga nemenda.

Í starfsemi skólans eru jafnframt teknar myndir og myndskeið af nemendum í tengslum við lögbundna starfsemi hans svo sem vegna verkefnavinnu nemenda auk þess sem tekin er mynd af þeim til að hafa í rafrænu upplýsingakerfi skólans, Námfús eða Mentor. Jafnframt getur verið að myndataka og notkun myndefnis sé nauðsynleg til að tryggja æskilegar ráðstafanir og rétt viðbrögð vegna lífshættulegra sjúkdóma, til dæmis í þeim tilfellum þegar nemandi hefur greinst með bráðaofnæmi eða flogaveiki.

Þar sem framangreind notkun er hluti af starfsemi grunnskólans fellur  hún utan samþykkis foreldra vegna myndatöku.

Þá er almennt talið heimilt að taka upp myndefni á opinberum viðburðum í starfsemi grunnskóla ef um hópmyndir eða yfirlitsmyndir er að ræða. Ef foreldrar gera athugasemdir við slíka myndatöku tekur stjórnandi þær athugasemdir til skoðunar og metur þær í hverju tilfelli fyrir sig.

Af og til er myndefni af nemendum tekið og birt á grundvelli samþykkis foreldra. Myndirnar eru notaðar til að veita foreldrum og nemendum innsýn í þá starfsemi sem fram fer í skólanum og kann að vera birt á vefsíðu skólans eða öðrum opinberum vettvangi. Foreldrar geta hvenær sem er afturkallað samþykki sem þegar hefur verið veitt. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti þeirrar myndatöku og myndbirtingu sem fram hefur farið fram að þeim tíma.  Ef samþykki hefur ekki verið afturkallað gildir það á meðan viðkomandi barn er skráð í skólann.

• Leiðbeiningar og fræðsla um myndatökur og myndbirtingar í starfsemi skóla- og frístundasviðs  

Allir grunnskólar landsins sem eru ábyrgðaraðilar og hafa til samræmis við framangreint heimild á grundvelli 1. mgr. 9. gr. og 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga til vinnslu  persónuupplýsinga um nemendur.

Hverjir vinna með persónuupplýsingarnar?

Miðlun persónuupplýsinga til þriðju aðila (vinnsluaðila)

Reykjavíkurborg nýtir sér aðstoð svokallaðra vinnsluaðila við að hýsa þær persónuupplýsingar sem unnið er með í grunnskólum borgarinnar. Með vinnsluaðila er til dæmis átt við InfoMentor ehf. og Námfús ehf.  Það sama kann að eiga við um annars konar upplýsingatækniþjónustu. Slíkir aðilar kunna því að hafa aðgang að persónuupplýsingum í tengslum við starfsemi grunnskóla, en öll aðkoma þeirra að upplýsingunum byggir á skriflegum samningi við Reykjavíkurborg þar sem öryggi upplýsinganna og trúnaður er tryggður. Hægt er að óska eftir  nánari upplýsinga um framangreint með því að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar.

Upplýsingar um notkun rafræna upplýsingakerfisins Mentor

Hluti grunnskóla í Reykjavík nota rafræna upplýsingakerfið Mentor á grundvelli vinnslusamnings sem skólinn hefur gert við InfoMentor ehf. 

Mentor er námsumsjónarkerfi sem er notað til skráninga og miðlunar upplýsinga um nemendur og til samskipta við þá og foreldra um barn þeirra.

Foreldrar og nemendur fá aðgang að Mentor kerfinu þegar nemandinn hefur  nám í grunnskóla sem notar kerfið.

Netfang foreldris verður notað til samskipta við grunnskóla og verður netfangi miðlað til annarra foreldra til að stuðla að og efla tengsl milli foreldra. Hægt er að fara inn í stillingar kerfisins og stilla aðgang þinn þannig að netfang verði ekki gert aðgengilegt öðrum foreldrum innan kerfisins eða hjá skólanum. Hægt er að skrá sig inn í kerfið í gegnum heimasíðu Mentor eða með því að nota Appið. Nánari leiðbeiningar um innskráningar, breytingar á lykilorðum og hvernig búa má til lykilorð fyrir nemendur sem ekki hafa skráð netfang í Mentor má finna í Notendahandbók Mentor.

Persónuupplýsingar sem hægt er að skrá í Mentor eru eftirfarandi:

• Nafn nemandans og foreldra hans
• Kennitala nemandans og foreldra hans
• Tengsl við nemandann, móðir,faðir eða annað
• Tungumál nemandans
• Móðurmál foreldra ef annað en íslenska
• Heimilisfang nemandans og foreldra hans
• Netfang foreldra
• Netfang nemanda
• Símanúmer foreldra
• Grunnupplýsingar um nánustu aðstandendur sem foreldrar velja að skrá; nafn, kennitala, lögheimili, símanúmer og tengsl við barn.
• Ljósmynd af nemandanum
• Einkunnir
• Námsmat
• Fjarvistir
• Heimavinna.
• Skráning með almennum hætti í „dagbók“ um atburði sem eiga sér stað á skólatíma og varða nemandann.
• Neyðarupplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, s.s. bráðaofnæmi og flogaveiki.

Í einstökum tilfellum og aðeins ef sérstök þörf er á, skrá skólar viðkvæmar persónuupplýsingar sem varða heilsufar nemanda í Mentor. Þetta geta verið sem dæmi neyðarupplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, s.s. bráðaofnæmi og flogaveiki.

Það er meginregla að ekki skuli skrá í Mentor aðrar viðkvæmar persónuupplýsingar en að ofan greinir svo sem upplýsingar um veikindi eða greiningar. Þar gæti þó verið tilvísun til skráningar um veikindi eða greiningar.

Í Mentor er hægt að gera eftirfarandi:

• Sjá upplýsingar um stundatöflu nemandans
• Sjá verkefni og vitnisburðarblöð
• Dagatal skólans
• Vikuáætlun
• Námslotur
• Sjá upplýsingar um hverjir eru kennarar nemandans
• Senda tölvupóst til að hafa samband við kennara og starfsmenn skólans
• Sjá tilkynningar frá skólanum.
• Sjá einkunnir, námsmat og heimavinnu
• Sjá fjarvistir nemandans
• Sjá skráningu í dagbók um atburði sem eiga sér stað á skólatíma; Sá sem skráir í dagbók velur hverjir fá aðgang að dagbókarfærslunni. Hægt er að velja eftirfarandi aðila; foreldra, skólastjórnendur og umsjónarkennara, skólastjórnendur eingöngu, alla starfsmenn sem tengdir eru viðkomandi nemanda og hafa aðgang að kerfinu.
• Sjá upplýsingar um bekk/hóp barns, bekkjarlista.
• Foreldrafélag getur sent foreldrum tölvuskeyti  hafi skólastjóri veitt þeim aðgang.
• Frístundaheimili sem rekið er við skólann getur sent skilaboð til foreldra með tölvupósti.

Ef skólinn notar Mentor þá geta foreldrar og nemendur nýtt sér „app“ sem er flýtileið inn á Mentor kerfið. Í gegnum appið er hægt að skoða skráningar og upplýsingar sem skólinn setur inn með sama hætti og í gegnum heimasíðuna fyrir utan fjölskylduvefinn sem er aðeins sýnilegur með skráningu í gegnum www.infomentor.is. Nánari leiðbeiningar um hvernig nálgast má appið og um notkun þess má finna í Notendahandbókinni.

Nánar um Mentor

Sjálfvirk ákvörðunartaka

Engin sjálfvirk ákvörðunartaka fer fram í Mentor.

Skráning á notkun

Allar innskráningar notenda í Mentor-kerfið eru skráðar eða „loggaðar“.

Upplýsingar sem skráðar eru: Notendanafn, skóli, IP tala og hvaða síðu í kerfinu er flett upp.

IP tölurnar gefa til kynna landfræðilega staðsetningu þar sem þær eru skráðar af sérstökum fyrirtækjum. Þær gefa aðeins til kynna grófa landfræðilega staðsetningu en ekki nákvæma staðsetningu. Landfræðileg staðsetning gæti haft þýðingu ef til dæmis um refsiverðan verknað er að ræða s.s. innbrot í kerfið.

Atburðaskráningin er gerð í öryggis- og eignavörsluskyni og er liður í að tryggja að all gögn í kerfinu séu varin meðal annars gegn óheimilum aðgangi, breytingum og eyðingu, þjófnaði eða skemmdum.

Þær upplýsingar sem safnað er eru aðeins skoðaðar og nýttar ef tilefni er til í þágu tilgangs með söfnun þeirra. Þessar upplýsingar verða ekki afhentar öðrum nema með samþykki hins skráða eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar. Þó getur komið til að lögreglu verði afhentar slíkar upplýsingar ef grunur leikur á að um refsiverðan verknað sé að ræða. Það gilda strangar aðgangsstýringar hjá InfoMentor að þessum gögnum og allir starfsmenn hafa skrifað undir trúnaðaryfirlýsingar.

Námfús

Hluti grunnskóla í Reykjavík nota rafræna upplýsingakerfið Námfús á grundvelli vinnslusamnings sem skólinn hefur gert við Námfús ehf. 

Námfús er námsumsjónarkerfi sem er notað til skráninga og miðlunar upplýsinga um nemendur og til samskipta við þá og foreldra um barn þeirra.

Foreldrar og nemendur fá aðgang að Námfús kerfinu þegar nemandinn hefur  nám í grunnskóla sem notar kerfið.

Netfang foreldris verður notað til samskipta við grunnskóla og verður netfangi miðlað til annarra foreldra innan sama bekks/hóps til að stuðla að og efla tengsl milli foreldra í gegnum Námfús. Hægt er að fara inn í stillingar kerfisins og stilla aðgang þinn þannig að netfang verði ekki gert aðgengilegt öðrum foreldrum innan kerfisins eða hjá skólanum

Hægt er að skrá sig inn í kerfið í gegnum vefsíðu Námfús.

Persónuupplýsingar sem hægt er að skrá í Námfús eru eftirfarandi:

• Nafn nemandans og foreldra hans
• Kennitala nemandans og foreldra hans
• Tengsl við nemandann, móðir, faðir eða annað
• Tungumál nemandans
• Móðurmál foreldra ef annað en íslenska
• Heimilisfang nemandans og foreldra hans
• Netfang foreldra
• Netfang nemanda
• Símanúmer foreldra
• Grunnupplýsingar um nánustu aðstandendur sem foreldrar velja að skrá; nafn, kennitala, lögheimili, símanúmer og tengsl við barn.
• Ljósmynd af nemandanum
• Einkunnir
• Námsmat
• Fjarvistir
• Heimavinna.
• Skráning með almennum hætti í „dagbók“ um atburði sem eiga sér stað á skólatíma og varða nemandann.
• Neyðarupplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, s.s. bráðaofnæmi og flogaveiki.

Í einstökum tilfellum og aðeins ef sérstök þörf er á, skrá skólar viðkvæmar persónuupplýsingar sem varða heilsufar nemanda í Námfús. Þetta geta verið sem dæmi neyðarupplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, s.s. bráðaofnæmi og flogaveiki.

Það er meginregla að ekki skuli skrá í Námfús aðrar viðkvæmar persónuupplýsingar en að ofan greinir svo sem upplýsingar um veikindi eða greiningar. Þar gæti þó verið tilvísun til skráningar um veikindi eða greiningar.

Í Námfús er hægt að gera eftirfarandi:

• Sjá upplýsingar um stundatöflu nemandans
• Sjá verkefni og vitnisburðarblöð
• Dagatal skólans
• Vikuáætlun
• Námslotur
• Sjá upplýsingar um hverjir eru kennarar nemandans
• Senda tölvupóst til að hafa samband við kennara og starfsmenn skólans
• Sjá tilkynningar frá skólanum.
• Sjá einkunnir, námsmat og heimavinnu
• Sjá fjarvistir nemandans
• Sjá skráningu í dagbók um atburði sem eiga sér stað á skólatíma; Sá sem skráir í dagbók velur hverjir fá aðgang að dagbókarfærslunni. Hægt er að velja eftirfarandi aðila; foreldra, skólastjórnendur og umsjónarkennara, skólastjórnendur eingöngu, alla starfsmenn sem tengdir eru viðkomandi nemanda og hafa aðgang að kerfinu.
• Sjá upplýsingar um bekk/hóp barns, bekkjarlista.
• Foreldrafélag getur sent foreldrum tölvuskeyti  hafi skólastjóri veitt þeim aðgang.
• Frístundaheimili sem rekið er við skólann getur sent skilaboð til foreldra með tölvupósti.

Aðgangur að bekkjarlista

Skólastjóri getur ákveðið að foreldrar hafi aðgang að bekkjarlista í Námfús  með nöfnum bekkjarfélaga barna sinna ásamt tengiliðaupplýsingum, svo sem nöfnum foreldra, netföngum þeirra og símanúmerum. Þessar upplýsingar má eingöngu nýta í þágu velferðar hlutaðeigandi barna.

Ef skólastjóri veitir aðganginn þá getur foreldri  fjarlægt aðgang að upplýsingum um sig, hvort sem er í heild eða hluta, með því að fara í „stillingar“ í Námfús kerfinu. Velji foreldri t.d. að hafa netfang opið þá birtist ekki netfangið sjálft ekki öðrum foreldrum heldur aðeins möguleikinn að senda póst. Nánari leiðbeiningar um stillingar má finna í hnappnum Aðstoð á forsíðu foreldra.

Foreldrafélag grunnskóla

Við skólann er starfandi foreldrafélag en fulltrúar í stjórn foreldrafélagsins getur fengið afhentan lista yfir foreldra barna í skólanum með kennitölum þeirra í þeim tilgangi að innheimta félagsgjöld samkvæmt ákvörðun skólastjóra. Skólanum ber að tryggja að upplýsingar séu sendar fulltrúa foreldrafélagsins með öruggum hætti, ef við á í læstu skjali. Jafnframt getur grunnskólinn sent foreldrum upplýsingar frá foreldrafélagi eða komið upplýsingum til banka vegna innheimtu félagsgjalda foreldrafélagsins.

Foreldrar geta í Námfús valið hvort þeir eru á póstlista foreldrafélagsins. Jafnframt getur skólinn með merkingum í Námfús veitt foreldrum í stjórn foreldrafélagsins heimild til að senda tölvuskeyti til annarra foreldra í bekk barnsins í tengslum við starfsemi félagsins.

Sjálfvirk ákvörðunartaka

Engin sjálfvirk ákvörðunartaka fer fram í Námfús.

Skráning á notkun

Allar innskráningar notenda í Námfús-kerfið eru skráðar eða „loggaðar“ og er eytt af þeim tíma loknum nema ef málefnaleg ástæða er til að geyma þær lengur.

Upplýsingar sem skráðar eru: Notendanafn, skóli, IP tala og hvaða síðu í kerfinu er flett upp.

IP tölurnar gefa til kynna landfræðilega staðsetningu þar sem þær eru skráðar af sérstökum fyrirtækjum. Þær gefa aðeins til kynna grófa landfræðilega staðsetningu en ekki nákvæma staðsetningu. Landfræðileg staðsetning gæti haft þýðingu ef til dæmis um refsiverðan verknað er að ræða s.s. innbrot í kerfið.

Atburðaskráningin er gerð í öryggis- og eignavörsluskyni og er liður í að tryggja að all gögn í kerfinu séu varin meðal annars gegn óheimilum aðgangi, breytingum og eyðingu, þjófnaði eða skemmdum.

Þær upplýsingar sem safnað er eru aðeins skoðaðar og nýttar ef tilefni er til í þágu tilgangs með söfnun þeirra. Þessar upplýsingar verða ekki afhentar öðrum nema með samþykki hins skráða eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar. Þó getur komið til að lögreglu verði afhentar slíkar upplýsingar ef grunur leikur á að um refsiverðan verknað sé að ræða. Það gilda strangar aðgangsstýringar hjá Námfús að þessum gögnum og allir starfsmenn hafa skrifað undir trúnaðaryfirlýsingar.

Aðrar leiðir til að fá aðgang að upplýsingum

Komi fram rökstudd beiðni frá foreldrum um að aðgangur að upplýsingum verði jafnframt veittur með öðrum hætti en með notkun Mentor eða Námfús, s.s. með tölvupósti, símleiðis eða bréfleiðis, skal starfsfólk skóla leitast við að verða við slíkum beiðnum, enda þjóni það hagsmunum og þörfum barnsins. Tillit skal tekið til eðlis og mikilvægis þeirra upplýsinga sem um ræðir hverju sinni og hvort sérþarfir barns eða sérstakar aðstæður kalli á að samskipti séu með tilteknum hætti.

Google Workspace

Google Workspace er lausn sem er hugsuð sem hluti af kennslu skólans og skref í þá átt að nútímavæða kennsluaðferðir grunnskóla Reykjavíkurborgar. Lausnin auðveldar nemendum aðgang að tilteknum verkfærum sem notast er við í kennslu grunnskólanna og kynna nemendur fyrir ábyrgri og uppbyggilegri notkun á Netinu. Þessi verkfæri er hægt að nýta til að búa til og dreifa stafrænum skjölum, auka samskipti og samvinnu nemenda og kennara. Google Workspace er fyrst og fremst hugsuð sem vinnutæki fyrir nemendur og mun nýtast vel til að vinna verkefni í tölvum. Nemendur geta þá vistað verkefni  á heimasvæði sínu og skilað til kennara þegar þeim er lokið.

Það er mikilvægt að hafa í huga að Google Workspace aðgangur nemenda í skólastarfi er ekki sambærilegur persónulegum Google aðgangi.

Í stuttu máli er munurinn eftirfarandi:

• Aðgangur nemandans og tilheyrandi gögn eru vernduð svo að aðrir notendur geti ekki séð þau. Þess vegna verður nemandi að taka ákvörðun  um að deila skjölum ef aðrir notendur eiga að sjá þau.
• Google Workspace á ekki gögn nemandans. Nemandi á alltaf rétt á skjölum og gögnum sem hann geymir í G-Suite umhverfinu. Ef nemandi hættir í  skólanum verður aðganginum og tilheyrandi gögnum sjálfkrafa eytt að teknu tilliti til þess að hluti gagnanna kann að vera skilaskyldur til Borgarskjalasafns skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 .
• Google Workspace er án allra auglýsinga. Það liggur því fyrir að gögn nemandans eru ekki notuð í öðrum tilgangi en skólastarfi - hvorki til markaðssetningar né endursölu til þriðja aðila.

Nemendur fá úthlutað notandanafni sem veitir þeim aðgang að Google Workspace kerfi Skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar, sem jafnframt á öll gögn sem þar eru vistuð. Notandanafnið endar á @gskolar.is og veitir nemendum m.a. aðgang að Gmail sem er ein af kjarnaþjónustum Google Workspace. Þetta gerir nemendum kleift að læra á og prófa sig áfram í notkun tölvupóstsamskipta í skólalausn Google Workspace undir leiðsögn kennara. Tölvupóstkerfið er opið fyrir nemendur og virkar bæði fyrir póstsendingar innan sem utan kerfis.

Auk Gmail póstforritsins má m.a. finna eftirfarandi forrit í kjarnaþjónustu Google Workspace kerfisins; Google Drive gagnageymsluna þar sem nemendur vista gögnin sín, Google Classroom þar sem kennarar geta lagt fyrir verkefni og nemendur skilað þeim inn og Google Hangouts Meet sem bíður upp á myndsímtöl milli kennara og nemenda.

• Sjá meira um Google skólaumhverfið

Office

Grunnskólar Reykjavíkurborgar eiga þess kost að nýta Office 365 í daglegum störfum sínum og á það bæði við um starfsfólk og nemendur. Office 365 er rekið af Microsoft Corporation.

• Sjá meira um persónuverndarstefnu Office 365

Þegar nemandi byrjar í grunnskóla borgarinnar berast um það upplýsingar frá rafrænu upplýsingakerfi skólanna, Mentor eða Námfús, til upplýsingatækniþjónustu  Reykjavíkurborgar. Um er að ræða upplýsingar um nafn nemanda og kennitölu, hvaða rafræna upplýsingakerfi skólinn notar og í hvaða skóla nemandinn er.

Á grundvelli þessa upplýsinga er útbúið notenda nafn (dæmi TeSK05) og netfang (fullt nafn) út frá nafni. Notendanafn er ekki rekjanlegt til nemenda þar sem það eru tveir fremstu bókstafir úr fornafni og eftirnafni (enska stafrófið) ásamt tveimur slembi tölum.  Þessar upplýsingar eru skrifaðar út í Active Directory (AD) og eru samkeyrðar við Office 365 ásamt „Starfsheitinu“ Nemandi. Upplýsingarnar flæða í gegnum kerfin og er engum nemendaupplýsingum safnað hjá Upplýsingatæknideild. 

Office 365 er samsafn af margskonar verkfærum/kerfum en mest eru nýtt:

Word, Excel, Power point, One note, One Drive, Share point.

Notkun nemenda á Office 365 er á ábyrgð og undir leiðsögn kennara á skólatíma en í þeim tilfellum þegar nemendur nota  Officer 365 aðgang sinn utan skóla er notkun nemenda á kerfinu á ábyrgð forsjáraðila. Nemendur hafa möguleika á því að hlaða niður og setja upp Office 365 hugbúnað á tölvur utan skólans til að vinna heimaverkefni. Forsjáraðilar eru því hvattir til að fylgjast með öruggri meðferð persónuupplýsinga nemenda, hvernig nemendur vinna með upplýsingar í hugbúnaðinum og hvaða upplýsingar fara þangað inn.

Starfsfólk grunnskóla

Starfsfólk grunnskólans sem þarf á upplýsingum að halda vegna starfa sinna hefur aðgang að upplýsingum um nemendur og foreldra þeirra.

Menntamálastofnun

Menntamálastofnun hefur aðgang að upplýsingum er varða samræmd könnunarpróf nemenda og önnur próf sem stofnunin leggur skólanum til.

Foreldrar eða skólar geta óskað eftir aðstoð sérstaks fagráðs eineltismála sem starfar hjá Menntamálastofnun á ábyrgð mennta- og menningarmálaráðuneytis ef ekki tekst að finna viðunandi lausn innan skóla eða sveitarfélags, þrátt fyrir ítrekaðar tilraunir og aðkomu sérfræðiþjónustu. Í þeim tilvikum sem það er nauðsynlegt fyrir vinnslu slíkra mála er Menntamálastofnun heimilt að afla upplýsinga frá öðrum aðilum en skólum s.s. frá íþróttafélögum og úr heilbrigðiskerfinu enda hafi aðilar máls samþykkt þá gagnaöflun.

• Sjá hvaða persónuupplýsingar Menntamálastofnun vinnur með

Stuðningur við nemendur

Í 17. gr. laga um grunnskóla er fjallað um nemendur með sérþarfir. Þar kemur fram í 1. og 2. mgr. að nemendur eigi rétt á að komið sé til móts við námsþarfir þeirra í almennum grunnskóla án aðgreiningar, án tillits til líkamlegs eða andlegs atgervis. Jafnframt kemur fram að nemendur sem eiga erfitt með nám sökum sértækra námsörðugleika, tilfinningalegra eða félagslegra örðugleika og/eða fötlunar, sbr. 2. gr. laga um málefni fatlaðs fólks, nemendur með leshömlun, langveikir nemendur og aðrir nemendur með heilsutengdar sérþarfir eiga rétt á sérstökum stuðningi í námi í samræmi við metnar sérþarfir.

Til samræmis við reglugerð nr. 585/2010, með síðari breytingum um stuðning við nemendur með sérþarfir í grunnskóla, skal skólastjóri hlutast til um að metið sé hvort í skólanum séu nemendur sem þurfa á sérstökum stuðningi í námi að halda. Jafnframt ber skólastjóri ábyrgð á því að brugðist verði við skjótt í samræmi við metnar sérþarfir og einnig stöðu nemenda að öðru leyti eftir því sem tilefni gefst til.

Skólastjóri hefur forgöngu um að skipuleggja stuðning í námi fyrir nemendur sem hefja nám og hafa sérþarfir samkvæmt fyrirliggjandi upplýsingum.

Skólastjóri ber ábyrgð á því að mat á sérþörfum og skipulagning stuðnings fari ávallt fram í samráði við foreldra og kennara, þ.m.t. umsjónarkennara og sérkennara. Enn fremur að leitað sé til annarra fagaðila og skólaheilsugæslu eftir því sem við á.

Stuðningi við nemendur með sérþarfir skal sinnt af umsjónarkennara, sérkennara eða öðrum kennurum eftir því sem við verður komið. Skólastjóri getur jafnframt ráðið aðra aðila til stuðnings nemendum telji hann það nauðsynlegt að fengnu samþykki sveitarstjórnar.

Allar greiningar á nemendum og námsaðstæðum þeirra skulu gerðar í samráði við og með samþykki foreldra og skulu þeir upplýstir um niðurstöðuna.

Nemendaverndarráð grunnskóla

Skólastjóri skal samræma innan hvers skóla störf þeirra sem sjá um málefni einstakra nemenda er lúta að skólaþjónustu, námsráðgjöf og skólaheilsugæslu með stofnun nemendaverndarráðs. Jafnframt skal stuðla að samráði við félagsþjónustu sveitarfélags og barnaverndaryfirvöld vegna málefna einstakra nemenda eftir því sem þurfa þykir, sbr. 4. mgr. 40. gr. laga um grunnskóla.

Skólastjóri skipar nemendaverndarráð til eins árs í senn og er ábyrgur fyrir starfrækslu ráðsins sem skal taka mið af aðstæðum í hverjum skóla. Skólastjóri eða fulltrúi hans stýrir starfi nemendaverndarráðs.

Í nemendaverndarráði grunnskóla eiga sæti skólastjóri og/eða fulltrúi sem hann tilnefnir, umsjónaraðili kennslu nemenda með sérþarfir, fulltrúi skólaheilsugæslu, fulltrúi skólaþjónustu sveitarfélags og náms- og starfsráðgjafi. Einnig geta fulltrúar frá félagsþjónustu sveitarfélags og barnaverndaryfirvöldum tekið þátt í starfi nemendaverndarráðs þegar tilefni er til.

Nemendaverndarráð fjallar um sérstök úrræði fyrir einstaka nemendur eða nemendahópa sem lögð hafa verið fyrir ráðið. Ráðið metur hvaða viðbótarupplýsinga er þörf og boðar á sinn fund umsjónarkennara og foreldra svo og aðra aðila sem tengjast málinu ef þörf krefur.

Vegna þessa getur verið að forstöðumaður frístundaheimilis eða félagsmiðstöðvar eða aðrir verði boðaður ef þörf krefur á fundi nemendaverndarráðs þegar til samræmis við 20. gr. reglugerðar nr. 444/2019 um skólaþjónustu.

Fái nemandi ekki fullnægjandi aðstoð vegna fötlunar, sjúkdóms eða námslegra, félagslegra eða tilfinningalegra erfiðleika getur máli verið vísað til nemendaverndarráðs skólans.

Að jafnaði skal upplýsa foreldra um að máli barna þeirra sé formlega vísað til skólastjóra eða nemendaverndarráðs og leita eftir samstarfi við foreldra um lausn mála eftir því sem framast er kostur.

Skólaþjónusta

Þjónusta við grunnskóla á sviði kennsluráðgjafar og sálfræðiþjónustu fer fram í þjónustumiðstöðvum borgarinnar.

Foreldrar nemenda í grunnskóla geta óskað eftir athugun, greiningu og ráðgjöf fyrir börn sín. Auk þess geta skólastjórnendur, kennarar, náms- og starfsráðgjafar, eða eftir atvikum annað starfsfólk skólans eða skólaheilsugæslu, lagt fram ósk um slíka sérfræðiaðstoð í samráði við og með samþykki foreldra. Beina skal beiðnum til skólastjóra.

Allar greiningar á nemendum og námsaðstæðum þeirra skulu gerðar í samráði við og með samþykki foreldra og skulu þeir upplýstir um niðurstöðuna.

Foreldrar geta kynnt sér gögn eða fengið afrit af gögnum í vörslu skólaþjónustu með persónulegum upplýsingum um eigin börn á grundvelli ákvæða grunnskólalaga, upplýsinga- og/eða persónuverndarlaga, eftir því sem við á.

Á vegum skólaþjónustu eru starfandi hegðunarráðgjafar, kennsluráðgjafar og sérkennsluráðgjafar sem veita kennurum ráðgjöf. Ef vinna á með mál einstakra nemenda er það gert með samþykki foreldra.

• Sjá reglugerð um skólaþjónustu

Farteymi

Skólinn getur óskað eftir að fá handleiðslu og ráðgjöf frá farteymi á vegum skrifstofu skóla- og frístundasviðs vegna barna sem beita alvarlegu ofbeldi og barna sem valda alvarlegri röskun á skólastarfi. Skólastjóri í samvinnu við og með skriflegu samþykki foreldra, sendir deildarstjóra farteymis umsókn um aðkomu þess að máli sem ekki hefur tekist að finna lausn á með aðkomu skólaþjónustu, ásamt grunnupplýsingum um viðkomandi mál og fyrri vinnslu þess.

Skólaheilsugæsla

Um skólaheilsugæslu í grunnskólum fer eftir gildandi lögum um heilbrigðisþjónustu. Um skipulag og fyrirkomulag skólaheilsugæslu í grunnskóla skal haft samráð við skólanefnd og skólastjóra. Skólaheilsugæslan er á vegum Heilsugæslu viðkomandi hverfis sem ber jafnframt ábyrgð á gögnum sem til verða á hennar vegum.

Í skólaheilsugæslu felast skimanir, viðtöl um lífsstíl og líðan, bólusetningar og heilbrigðisfræðsla, ásamt ráðgjöf til nemenda, fjölskyldna þeirra og starfsfólks skólans

Hluti af verkefnum skólaheilsugæslu er að taka þátt í starfi nemendaverndarráðs auk annarrar þátttöku í ef við á í ráðum og teymum skólanna.

Kannanir og rannsóknir

Í tengslum við mat og eftirlit með gæðum starfs í grunnskólum, er grunnskólanum skylt að framkvæma innra mat til samræmis við 36. gr. laga um grunnskóla nr. 91/2018. Jafnframt ber sveitarfélögum að framkvæma ytra mat til samræmis við 37. gr. laga um grunnskóla. Auk þess framkvæmir Menntamálastofnun ytra mat til samræmis við 38. gr. laga um grunnskóla. Mat og eftirlit getur farið fram með rannsóknum eða könnunum.

Stjórnendur skóla geta samþykkt að skólinn taki þátt í rannsókn eða könnunum til að auka þekkingu á skóla- og frístundastarfi og sem geta orðið skólasamfélaginu til framdráttar. Þegar slík rannsókn beinist að börnum og ungmennum sem ekki hafa náð 18 ára aldri, þarf skólinn formlegt leyfi frá skrifstofu skóla– og frístundasviðs áður en hann samþykkir að taka þátt í slíku verkefni. Þetta á við um spurningakannanir sem leggja á fyrir nemendur, viðtöl, rýnihópa og/eða vettvangsathuganir. Misjafnt er eftir eðli rannsókna hvort skriflegt samþykki foreldra þarf að auki, eða hvort einungis þurfi að kynna rannsókn fyrir foreldrum, þ.e. ætlað samþykki. Upplýsingar um hvaða tegund samþykkis skuli aflað koma fram í leyfi skrifstofunnar. 

Aðgangur að bekkjarlista

Skólastjóri getur ákveðið að foreldrar hafi aðgang að bekkjarlista í rafrænu upplýsingakerfi skólans með nöfnum bekkjarfélaga barna sinna ásamt tengiliðaupplýsingum, svo sem nöfnum foreldra, netföngum þeirra og símanúmerum. Þessar upplýsingar má eingöngu nýta í þágu velferðar hlutaðeigandi barna.

Ef skólastjóri veitir aðganginn þá getur foreldri  fjarlægt aðgang að upplýsingum um sig, hvort sem er í heild eða hluta, með því að fara í „stillingar“ í rafrænu kerfi skólans.

Foreldrafélag grunnskóla

Við skólann er starfandi foreldrafélag en fulltrúar í stjórn foreldrafélagsins getur fengið afhentan lista yfir foreldra barna í skólanum með kennitölum þeirra í þeim tilgangi að innheimta félagsgjöld. Skólanum ber að tryggja að upplýsingar séu sendar fulltrúa foreldrafélagsins með öruggum hætti, ef við á í læstu skjali. Jafnframt getur grunnskólinn sent foreldrum upplýsingar frá foreldrafélagi eða komið upplýsingum til banka vegna innheimtu félagsgjalda foreldrafélagsins.

Foreldrar geta í Mentor valið hvort þeir eru á póstlista foreldrafélagsins. Jafnframt getur skólinn með merkingum í Mentor veitt foreldrum í stjórn foreldrafélagsins heimild til að senda tölvuskeyti til annarra foreldra í bekk barnsins í tengslum við starfsemi félagsins.

Frístundaheimili og félagsmiðstöðvar

Skólinn veitir forstöðumönnum frístundaheimilis og félagsmiðstöðvar sem starfa í tengslum við  við grunnskólann frístundaaðgang að rafrænu upplýsingakerfi skólans, svokallaðri frístundagátt. Sá aðgangur er notaður til að koma upplýsingum um frístundastarf á vegum skóla- og frístundasviðs með tölvupósti til foreldra. Aðrir sem eru aðilar að frístundakorti Reykjavíkurborgar og bjóða upp á skipulagt frístundastarf fyrir börn og unglinga í Reykjavík eiga líka kost á að kynna starfsemi sína í frístundagáttinni í samvinnu við framkvæmdastjóra frístundamiðstöðvar og forstöðumenn frístundaheimila og félagsmiðstöðva í viðkomandi grunnskólum. Forstöðumenn frístundaheimila og félagsmiðstöðva geta einnig séð grunnupplýsingar um skráða nemendur og aðstandendur þeirra, þ.e. heimilisfang, símanúmer og netföng, svo og neyðarupplýsingabox, sem getur innihaldið nauðsynlegar upplýsingar um t.d. ofnæmi barns svo og upplýsingar um aðstandendur, sem hafa má samband við í neyðartilvikum, náist ekki samband við foreldra. Forstöðumenn frístundaheimila og félagsmiðstöðva geta ekki breytt upplýsingum um nemendur eða aðstandendur þeirra í upplýsingakerfi skólans.

Foreldrar hafa val um það hvort þeir fái sendan tölvupóst úr frístundagáttinni, eða ekki. Geta þeir þannig merkt með einu haki inni á þeirra svæði í upplýsingakerfinu óski þeir ekki eftir slíkum pósti.

Ef nemandi nýtur þjónustu frístundaheimilisins getur verið að  miðlað verði upplýsingum til frístundaheimilisins um fjarveru  nemandans í skólanum. Ef ríkar ástæður eru getur verið upplýst um ástæður fjarvistar. Jafnframt getur grunnskóli miðlað til frístundaheimilis og sértæks félagsmiðstöðvastarfs og öfugt  almennum upplýsingum um dagleg samskipti við barn ef það þjónar brýnum hagsmunum barnsins.

Frístundafræðingur í grunnskólum

Í grunnskólanum getur verið starfandi á starfstíma hans frístundaráðgjafi sem er starfsmaður frístundaheimilis sem rekið er við skólann.

Gert er ráð fyrir að verkefni frístundafræðinga snúi fyrst og fremst að hópastarfi sem unnið er í samvinnu við starfsfólk grunnskólans með það að markmiði að styrkja félagsfærni og sjálfsmynd og auka félagslega virkni barna. Til þess að frístundafræðingar geti sinnt því verkefni getur þurft að miðla til hans ýmsum almennum persónuupplýsingum um nemendur í hópnum sem máli geta skipt í tengslum við hópastarfið.

Hvað varðar vinnu með nemendur á einstaklingsgrunni þá verður slíkt ekki gert nema í samráði við skólastjóra og í samráði við foreldra og kennara.

Framhaldsskólar

Framhaldsskólar bera ábyrgð á innritun nemenda skv. 2. mgr. 32. gr. laga nr. 92/2008 um framhaldsskóla. Samkvæmt 44. gr. laganna skal kveðið sérstaklega á um skyldur einstakra framhaldsskóla við innritun nemenda og þær forsendur sem skóli leggur til grundvallar innritun nemenda. Nánar er kveðið á um innritunina í reglugerð um innritun nemenda í framhaldsskóla nr. 1150/2008 með síðari breytingum og í almennum hluta aðalnámskrár framhaldsskóla.

Í 2. mgr. 27. gr. laga um grunnskóla kemur fram að óheimilt er að veita upplýsingar um vitnisburði einstakra nemenda öðrum en þeim sjálfum og foreldrum þeirra. Þó er heimilt að veita þessar upplýsingar vegna flutnings nemenda milli skóla og innritunar í framhaldsskóla, enda sé krafist fullrar þagnarskyldu og málsmeðferðar í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.  

Þá er skólastjóra eða öðrum sérfræðingum á vegum sveitarfélags heimilt að miðla, að fengnu samþykki foreldris, nauðsynlegum persónuupplýsingum um einstaka nemendur til framhaldsskóla. Þessar nauðsynlegu upplýsingar geta verið sem dæmi kennslufræðilegar, læknisfræðilegar, sálfræðilegar, sérkennslufræðilegar greiningar og aðrar greiningar. Með samþykki er átt við upplýst samþykki samkvæmt persónuverndarlögum nr. 90/2018.

Miðlun upplýsinga til framhaldsskóla fer fram í gegnum rafrænt upplýsingakerfi skólans Mentor eða Námfús í Menntagátt sem er á vegum Menntamálastofnunar.

Þegar komið er að því að hefja undirbúning innritunar grunnskólanema í framhaldsskóla flæða gögn úr rafrænum upplýsingakerfum grunnskólanna Mentor eða Námfús eftir því sem við á yfir í gagnagrunn sem vistar gögn fyrir innritunarferli í umsóknavef Menntagáttar Menntamálastofnunar. Þetta er sami gagnagrunnur og hýsir gögn framhaldsskólanna sem þeir nálgast í gegnum INNU aðgang sinn.

Upplýsingar sem miðlað er frá kerfum grunnskóla til INNU eru eftirfarandi:

• Nafn og netfang foreldris/forsjáraðila
• Kt. nemandans
• Grunnskólafög(skyldufög og valgreinar)
• Námsmat
• Samræmd einkunn, eftir því sem við  á
• Umsögn
• Matsviðmið
• Kennitala skólans sem sendi einkunnina

Skrifstofa skóla- og frístundasviðs

Skrifstofa skóla- og frístundasviðs er með nemendagrunninn Hafdísi sem er rekin á grundvelli vinnslusamnings við Miracle. Í grunninum eru upplýsingar um alla nemendur með lögheimili í Reykjavík, hvort sem þeir eru í grunnskólum Reykjavíkurborgar, í sjálfstætt reknum grunnskólum eða í grunnskólum í öðrum sveitarfélögum. Tilgangurinn er að námsferilskrá allra nemenda í grunnskólum Reykjavíkur sé geymd rafrænt á sama stað í miðlægum og lifandi gagnagrunni svo starfsmenn skrifstofunnar geti nálgast gögn um skólagöngu nemenda. Jafnframt gerir grunnurinn skóla- og frístundasviði kleift að tryggja að öll börn með lögheimili í sveitarfélaginu sæki grunnskóla eins og skylt er.  

Skrifstofa skóla- og frístundasviðs fær aðgang að upplýsingum um nemendur í tengslum við úthlutun fjármagns til skólans vegna stuðnings við nemendur og geta það verið viðkvæmar persónuupplýsingar

Skrifstofa skóla- og frístundasviðs fær aðgang að upplýsingum í tengslum við innheimtu gjalda vegna mötuneytisþjónustu. Þegar foreldrar sækja um skólamat í Völu skólamat færast upplýsingar um áskriftina og nemandann yfir í kerfi sem rekið er af Idega hugbúnaði hf. sem er vinnsluaðili.   

Grunnskólar geta leitað ráðgjafar hjá skrifstofu skóla- og frístundasviðs í tengslum við einstök mál auk þess sem þar er starfandi ráðgjafi í samstarfi foreldra og skóla. Ráðgjafinn getur þurft að afla persónuupplýsinga um hagi viðkomandi nemenda og eru upplýsingarnar þá varðveittar með öruggum hætti.

Vinnsla á grundvelli stjórnsýslulaga, upplýsingalaga og annarra laga

Komið getur til þess að grunnskóla beri að afhenda gögn á grundvelli stjórnsýslulaga nr. 37/1993, upplýsingalaga nr. 140/2012 eða barnaverndarlaga nr. 80/2002, með hliðsjón af 2. mgr. 17. gr. persónuverndarlaga nr. 90/2018. 

Hvernig er öryggi persónuupplýsinganna tryggt?

Reykjavíkurborg gætir öryggis persónuupplýsinga með viðeigandi skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum, þ.á.m. aðgangsstýringum og dulkóðun.

Starfsfólki grunnskóla og öðrum sem koma að málefnum nemenda ber að gæta fyllstu þagmælsku um hagi barna og foreldra þeirra sem það fær vitneskju um í starfi sínu og leynt skal fara samkvæmt 2. mgr. 12. gr. laga um grunnskóla.

Hvað er gert við persónuupplýsingar og hversu lengi eru þær geymdar?

Þegar upplýsingar berast vegna umsóknar um grunnskóla í gegnum Mínar síður eru þær skráðar í rafrænt upplýsingakerfi skólans sem er gagnagrunnur sem hýstur er af InfoMentor eða Námfús eftir því sem við á.

Í lok hvers skólaárs yfirfer umsjónarmaður skjalasafns eða sá aðili sem stjórnandi hefur falið verkefnið persónumöppur nemenda og gætir þess að öll gögn varðandi nemendur hafi verið prentuð út og sett í persónumöppur til samræmis við leiðbeiningar um skjalavörslu fyrir grunnskóla Reykjavíkurborgar.

Grunnskólar eru skilaskyldir aðilar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014. Af því leiðir að þeim er óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem þeim berast eða verða til hjá þeim, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands. Í skilaskyldu felst jafnframt að öllum skjölum og gögnum sem berast grunnskólanum eða verða til hjá þeim, skal skilað til Borgarskjalasafns þar sem þau eru geymd til framtíðar. Rafrænar skrár, gagnagrunnar og skjalavörslukerfi skulu jafnframt afhent Borgarskjalasafni.

Persónuupplýsingar sem falla undir framangreint eru því geymdar ótímabundið.

• Sjá meira um Borgarskjalasafnið

Réttindi

Foreldrar eiga rétt á aðgangi að upplýsingum um börn sín. Um takmarkanir á upp­lýsinga­rétti þeirra fer samkvæmt fyrirmælum 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 9. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Það foreldri sem ekki hefur forsjá barns á rétt á að fá upplýsingar um barnið frá grunn­skóla. Um rétt foreldris til upplýsinga fer samkvæmt fyrirmælum 52. gr. barnalaga nr. 76/2003.

Þú kannt að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Reykjavíkurborg vinnur með. Þá kannt þú að hafa rétt til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingarnar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt, að vinnslan verði takmörkuð og/eða að þú eða þriðji aðili fáir upplýsingar afhentar á tölvulesanlegu formi.

• Sjá meira um réttindi þín í persónuverndarstefnunni