Processing personal data in Reykjavík recreational activities
This page explains how personal information is processed in Reykjavík City recreational activities, including recreation centers, community centers and after-school programs.
Education
This education is provided in accordance with the Personal Data Protection and Processing Act No. 90/2018 and European Parliament and Council Regulation (EU) 2016/679, which address the protection of individuals concerning personal data processing, the free movement of such information, and the rights of individuals involved in recreational activities.
This information applies to all City recreational activities. You can find more detailed information about each workplace's procedures on the workplace website or in materials from each after-school program or community center detailing their specific processing of personal data.
Here, 'parent' refers to those who have custody of a child according to the Children's Act Bo. 76/2003.
Ábyrgðaraðili
Reykjavíkurborg telst vera ábyrgðaraðili persónuupplýsinga barna og foreldra þeirra
Spurningar varðandi meðferð persónuupplýsinga
Foreldrar eiga rétt á aðgangi að upplýsingum um börn sín. Um takmarkanir á upplýsingarétti þeirra fer samkvæmt fyrirmælum 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 9. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.
Það foreldri sem ekki hefur forsjá barns á rétt á að fá upplýsingar um barnið. Um rétt foreldris til upplýsinga fer samkvæmt fyrirmælum 52. gr. barnalaga nr. 76/2003, með síðari breytingum.
Forsjárforeldri fer með lögformlegt fyrirsvar barns þar til það er lögráða, sbr. 5. mgr. 28. gr. barnalaga nr. 76/2003.
Ef þú hefur spurningar varðandi meðferð persónuupplýsinga barna þinna getur þú haft samband við frístundaheimili eða félagsmiðstöð barnsins eða persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar.
Tekið er fram að áður en foreldrum eru látnar í té persónuupplýsingar sem þeir eiga rétt á verða þeir að staðfesta deili á sér.
Persónuverndarfulltrúi
Verkefni persónuverndarfulltrúa er að sinna eftirliti með reglufylgni og aðstoða ábyrgðaraðila og vinnsluaðila við að fylgja persónuverndarlöggjöfinni.
Tilgangur og lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga
Megintilgangur vinnslu persónuupplýsinga í frístundastarfi Reykjavíkurborgar er fólginn í því að fullnægja lagaskyldu. Reykjavíkurborg er ábyrgðaraðili og hefur heimild á grundvelli 1. mgr. 9. gr. og 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga til vinnslu persónuupplýsinga um börn.
Frístundaheimili
Frístundaheimili eru skilgreind í a-lið 1. mgr. 33. gr. laga um grunnskóla nr. 91/2008. Þar segir að öllum börnum í yngri árgöngum grunnskóla skuli gefinn kostur á þjónustu frístundaheimila. Frístundaheimili séu frístundavettvangur barna með áherslu á val barna, frjálsan leik og fjölbreytileika í viðfangsefnum og umhverfi. Við skipulag þjónustu frístundaheimila skuli tekið mið af þörfum, þroska og áhuga hvers og eins.
Sveitarfélög fara með faglegt forræði frístundaheimila, ákveða skipulag starfsemi þeirra og rekstrarform með samþættingu skóla- og frístundastarfs og þarfir barna að leiðarljósi.
Reykjavíkurborg hefur sett reglur um þjónustu frístundaheimila sem gilda um umgjörð, umsókn og innritun í frístundaheimili Reykjavíkurborgar og um gjaldtöku og innheimtu fyrir dvöl á frístundaheimilum.
Félagsmiðstöðvar og sértækar félagsmiðstöðvar
Tómstunda- og félagsstarf er skilgreint í 33. gr. laga um grunnskóla nr. 91/2008. Þar segir að í öllum grunnskólum skuli nemendum gefinn kostur á að taka þátt í tómstunda- og félagsstarfi. Sveitarfélögum er heimilt að taka gjald fyrir tómstunda- og félagsstarf samkvæmt sérstakri gjaldskrá sem þau setja. Gjaldskrárákvarðanir samkvæmt þessari grein eru kæranlegar samkvæmt fyrirmælum 47. gr.
Reykjavíkurborg hefur sett reglur um þjónustu félagsmiðstöðva sem gilda um starfsemi félagsmiðstöðva og umsókn og innritun í sértækt félagsmiðstöðvastarf Reykjavíkurborgar. Einnig ná reglurnar til gjaldtöku og innheimtu fyrir þátttöku í félagsmiðstöðvum og sértæku félagsmiðstöðvastarfi borgarinnar.
Myndatökur í frístundastarfi
Í starfsemi frístundastarfs eru teknar myndir og myndskeið af nemendum í tengslum við lögbundna starfsemi svo sem vegna verkefnavinnu auk þess sem verið getur að tekin verði mynd til að hafa í rafrænu upplýsingakerfi starfseminnar, Völu eða Alber. Jafnframt getur verið að myndataka og notkun myndefnis sé nauðsynleg til að tryggja æskilegar ráðstafanir og rétt viðbrögð vegna lífshættulegra sjúkdóma, til dæmis í þeim tilfellum þegar nemandi hefur greinst með bráðaofnæmi eða flogaveiki.
Þá er almennt talið heimilt að taka upp myndefni á opinberum viðburðum í starfsemi frístundastarfsins ef um hópmyndir eða yfirlitsmyndir er að ræða. Ef foreldrar gera athugasemdir við slíka myndatöku tekur stjórnandi þær athugasemdir til skoðunar og metur þær í hverju tilfelli fyrir sig.
Af og til er myndefni af nemendum tekið og birt á grundvelli samþykkis foreldra. Myndirnar eru notaðar til að veita foreldrum og börnum innsýn í þá starfsemi sem fram fer í frístundastarfinu og kann að vera birt á vefsíðu starfstaðarins eða öðrum opinberum vettvangi. Foreldrar geta hvenær sem er afturkallað samþykki sem þegar hefur verið veitt. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti þeirrar myndatöku og myndbirtingu sem fram hefur farið fram að þeim tíma. Ef samþykki hefur ekki verið afturkallað gildir það á meðan viðkomandi barn er skráð í frístundastarfið.
Hvaða persónuupplýsingar er unnið með?
Af hálfu frístundaheimilis og félagsmiðstöðvar er alla jafna unnið með grunnupplýsingar um barnið, þ.e. nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer og upplýsingar um nánustu aðstandendur, ljósmyndir, myndskeið, í hvaða grunnskóla, barnið er og í hvaða bekk, auk upplýsinga um í hvaða frístundastarf barnið er skráð auk upplýsinga um mætingu og fjarvistir. Einnig getur verið að skráð verði almenn umfjöllun um atburði sem varða barnið og sem eiga sér stað í starfinu.
Ef tilefni er til er unnið með nauðsynlegar viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi persónuverndarlaga sem varða heilsufar nemenda, þetta geta verið sem dæmi upplýsingar um læknisfræðilegar og sálfræðilegar greiningar. Í einstökum tilfellum og aðeins ef sérstök þörf er á, skrá starfsstaðir og foreldrar í umsóknarferli viðkvæmar persónuupplýsingar sem varða heilsufar nemanda í rafræna upplýsingakerfið Völu frístund. Þetta geta verið sem dæmi neyðarupplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, s.s. bráðaofnæmi og flogaveiki.
Vinnsla getur náð til: Barna, foreldra og starfsfólks, sem og hverra þeirra flokka skráðra einstaklinga sem frístundastarf ákveður að vinnsla þurfi að ná til.
Hvernig er persónuupplýsinganna aflað eða þær fengnar
Upplýsingar um börn berast frá foreldrum í gegnum Völu frístund þegar sótt er um frístundaheimili eða sértækt félagsmiðstöðvastarf.
Frístundaheimili og félagsmiðstöðvar geta einnig miðlað upplýsingum í gegnum frístundagátt Mentor sem er tengd við Þjóðskrá.
Grunnupplýsingar um börn sem þarf til að stofna aðgang í Abler eru fengnar úr Mentor eða Námfús kerfinu með þeim hætti að Reykjavíkurborg tekur nauðsynlegar upplýsingar út úr Mentor/Námfús kerfunum sem excel skjal og setur inn í Abler.
Hverjir vinna með persónuupplýsingarnar?
Miðlun persónuupplýsinga til þriðju aðila (vinnsluaðila)
Reykjavíkurborg nýtir sér aðstoð svokallaðra vinnsluaðila við að hýsa þær persónuupplýsingar sem unnið er með í frístundastarfi borgarinnar. Með vinnsluaðila er til dæmis átt við Infomentor ehf. vegna Völu frístundar, Infomentor og Abler ehf. Það sama kann að eiga við um annars konar upplýsingatækniþjónustu. Slíkir aðilar kunna því að hafa aðgang að persónuupplýsingum í tengslum við starfsemi frístundastarfs, en öll aðkoma þeirra að upplýsingunum byggir á skriflegum samningi við Reykjavíkurborg þar sem öryggi upplýsinganna og trúnaður er tryggður. Hægt er að óska eftir nánari upplýsingum um framangreint með því að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar.
Information about using the Vala Leisure electronic information system
The Vala Leisure web system is an electronic information system consisting of several core units that work together to support Reykjavík City's after-school programs, youth centers, and the Department of Education & Youth office related to recreational activities.
The system provides parents with information about recreational activities. Parent email addresses are used for communication about recreational activities.
After-school program staff whose roles require access have access to the Vala Leisure system based on a processing agreement between the city and InfoMentor ehf. Parents and staff receive access to the information system when a child participates in recreational activities.
Personal information that can be recorded in Vala Leisure includes the following:
- Names of children and parents
- ID numbers of children and parents
- Home addresses and legal residence of children and parents
- Phone numbers of children and parents
- Email addresses of children and parents
- Child custody information from Registers Iceland
- Photos of children
- Hours of stay and attendance of children
- Food
- Absence records and attendance of children
- Children's immediate family
- Individuals authorized to pick up the child
- Messages from parents
- Settlement of fees
- IP addresses
- Devices used for login
- Activity logs
In certain cases, and only when specifically required, recreational services record sensitive personal information about children's health in Vala Leisure. This can include emergency information about potentially life-threatening illnesses, such as acute allergies and epilepsy.
As a general rule, no sensitive personal information other than that described above should be recorded in Vala Leisure, such as information about illnesses or diagnoses. It could, however, contain a reference to illness or diagnosis records.
Vala Leisure connects automatically to Registers Iceland, and the registration page collects general personal information about users such as name, ID number, and legal residence. Billing is processed through the Agresso system. Basic information about children and parents is obtained from Registers Iceland through a connection to the legal residence registry, and a connection to the custody registry is planned.
Vala Leisure allows users to:
- Send emails to parents
- Register children for recreational activities
- View basic information about a child participating in recreational activities
More information about Vala Leisure
Automatic decision making No automated decision-making occurs in Vala Leisure.
Usage recording: All user logins to Vala Leisure are logged.
Information about using the Mentor electronic information system
Recreation program sites in Reykjavík have access to the recreation portal of the Mentor information system based on a processing agreement between the city and Infomentor ehf. Staff at these sites whose roles require it have access to information about students and their parents.
This access is used to share general information about recreational activities operated by the Department of Education & Youth via email to parents. Other parties to Reykjavík City's recreation card who offer organized recreational activities for children and youth in Reykjavík can also promote their activities in the recreation portal in coordination with the recreation center executive director and directors of after-school programs and community centers operated at the relevant primary schools.
Parents can choose whether they receive email from the recreation gateway.
Personal information that can be recorded in the Mentor recreation portal includes the following:
- Name of the child and their parents
- ID number of the child and their parents
- Child's language
- Home address of the child and their parents
- Parents' email
- Parents' phone number
- Information about immediate family that parents choose to record
- Emergency information about potentially life-threatening illnesses, such as acute allergies and epilepsy.
In exceptional cases and only if there is a specific need, schools can register sensitive personal information about the student's health in Mentor. This can include emergency information about potentially life-threatening illnesses, such as acute allergies and epilepsy.
The main rule is not to register in Mentor other sensitive personal information than mentioned above, such as information about diseases or diagnoses. It could, however, contain a reference to illness or diagnosis records.
In the Mentor recreation portal you can do the following:
- Send emails to parents
- View basic information for all children at the relevant primary school.
More about the Mentor recreation portal:
Automatic decision making No automatic decision-making takes place in Mentor.
Usage recording: All user logins in the Mentor system are recorded or "logged".
The recorded IP addresses indicate the geographical location where they are recorded by specific companies. They only indicate a broad geographical location, not a precise location. Geographical location could be relevant if, for example, in cases where there are punishable actions such as system breaches.
Event logging is for security and property protection and is part of ensuring that all data in the system is protected against unauthorized access, alteration, and destruction, theft, or damage.
The collected information is only reviewed and used if there is a reason that aligns with the purpose for which the information was collected. This information will not be handed over to others without the consent of the recorded individual or a decision by the Icelandic Data Protection Authority. However, it may happen that the police are handed such information if there are suspicions of punishable actions. Strict access controls apply to InfoMentor for this data and all employees have signed confidentiality declarations.
Information about using Abler
The system is used exclusively for activity planning at youth centers. Specifically, this includes managing participation and planning for group activities, event attendance, and registration and payment for optional events. Events are created in the system, and children (or parents) can register for them. Parents can pay for fee-based events operated by youth centers through the system.
Basic information about children (name and ID number) needed to create a user in Abler is obtained from the Mentor or Námfús system, whereby Reykjavík City extracts the necessary information from the Mentor/Námfús systems and transfers it to Abler.
Community center staff whose roles require access have access to the Abler system based on a processing agreement between the city and Abler ehf. Parents and children receive access to the information system when a child participates in community center activities.
The following personal information about children and parents is processed in the system:
- Names of children and parents
- ID numbers of children and parents
- Birthdays of children and parents
- Home address/legal residence of children and parents
- Phone numbers of children and parents
- User names and passwords
- User profile pictures
- Children's family relationships
- Student lists from primary schools
- Parents' financial information
- User communications
- User IP addresses
- User cookies
The system is not intended for processing sensitive personal information. However, users can send private messages to the community center that might contain sensitive personal information. This practice is discouraged.
Personal information in Abler is not shared with external parties.
More about Abler:
Automatic decision making No automated decision-making is performed in Abler.
Usage recording:
Below are the items that are logged in the system. These logs are not actively monitored but may be reviewed to investigate specific incidents.
- System login:
- Service user search
- Mark attendance
- Send a message
- View group
- Search in Registers Iceland
- Download Excel file
- Event actions:
- Manually added to event by staff member
- Removed from event by staff member
- Services - ski trip
- When a staff member gives a price discount
- Changes price
- Manually adds individual
- Cancels subscription
IP addresses indicate a general, but not exact, geographic location because they are registered by specialized companies. IP addresses indicate a general, but not exact, geographic location because they are registered by specialized companies. Geographical location could be relevant if, for example, in cases where there are punishable actions such as system breaches. Service user IP addresses are recorded to protect the system from abuse and attacks. IP addresses are also recorded to prove service user identity if a service user denies responsibility for system abuse or denies having agreed to the terms.
Event logging is for security and property protection and is part of ensuring that all data in the system is protected against unauthorized access, alteration, and destruction, theft, or damage.
The collected information is only reviewed and used if there is a reason that aligns with the purpose for which the information was collected. This information will not be handed over to others without the consent of the recorded individual or a decision by the Icelandic Data Protection Authority. However, it may happen that the police are handed such information if there are suspicions of punishable actions. Abler maintains strict access controls for this data, and all employees have signed confidentiality agreements.
Starfsfólk frístundaheimila og félagsmiðstöðva
Starfsfólk starfsstaða sem þarf á upplýsingum að halda vegna starfa sinna hefur aðgang að upplýsingunum um nemendur og foreldra þeirra.
Upplýsingamiðlun milli leikskóla og frístundaheimilis/félagsmiðstöðvar
Leikskólar boða frístundaheimili með á skilafundi með grunnskólunum. Foreldrar þurfa að veita leyfi fyrir upplýsingum á milli leikskóla og frístundaheimilis með eyðublaði. Oft er svo sérstakur skilafundur með leikskóla og skólaþjónustunni til grunnskóla og frístundaheimilis ef börn hafa fengið sérstakan stuðning. Það sama á við um upplýsingar frá grunnskólum eða frístundaheimilum til sértækra félagsmiðstöðva.
Upplýsingamiðlun milli grunnskóla og frístundaheimilis/félagsmiðstöðvar.
Ef barn nýtur þjónustu frístundaheimilisins eða félagsmiðstöðvar getur verið að miðlað verði upplýsingum um fjarveru barns í grunnskólanum. Ef ríkar ástæður eru getur verið upplýst um ástæður fjarvistar. Stjórnendur í frístundastarfi hafa aðgang að upplýsingum um fjarveru barna í grunnskólum í frístundagátt Mentor.
Jafnframt getur grunnskóli miðlað til frístundaheimilis og sértæks félagsmiðstöðvastarfs og öfugt almennum upplýsingum um dagleg samskipti við barn ef það þjónar brýnum hagsmunum barnsins.
Stuðningur við börn
Í 16. gr. laga nr. 38/2018 um þjónustu við fatlað fólk með langvarandi stuðningsþarfir kemur fram að sveitarfélög skulu bjóða fötluðum börnum og ungmennum upp á frístundaþjónustu eftir að reglubundnum skóladegi þeirra lýkur, og eftir atvikum áður en dagleg kennsla hefst, svo og á þeim dögum, öðrum en lögbundnum frídögum, þegar skólar starfa ekki. Þessi þjónusta tekur við af almennri frístundaþjónustu grunnskóla og henni lýkur þegar viðkomandi lýkur framhaldsskóla. Þjónustan skal vera einstaklingsmiðuð og á því formi sem best hentar viðkomandi. Veita skal þjónustu vegna fötlunar samhliða almennum frístundatilboðum, eins og mögulegt er. Þessi þjónusta skal að jafnaði taka mið af metnum stuðningsþörfum og vera hluti af einstaklingsbundinni þjónustuáætlun viðkomandi barns eða ungmennis.
Skrifstofa skóla- og frístundasviðs fær upplýsingar um börn sem þurfa stuðning frá forráðamönnum þegar einstaklingsáætlun er gerð fyrir þau börn sem þurfa stuðning. Einstaklingsáætlun getur innihaldið viðkvæmar persónuupplýsingar um börn, svo sem greiningar um fatlanir, sjúkdóma, lyf o.fl. Skrifstofa skóla- og frístundasviðs úthlutar fjármagni til stuðnings út frá upplýsingum um þjónustuþörf eins og hún kemur fram í einstaklingsáætlun barna og einnig út frá þeim upplýsingum sem fengnar eru í vettvangsathugunum.
Lausnarteymi grunnskóla
Í grunnskólum getur verið starfandi lausnarteymi fyrir kennara vegna nemenda með námserfiðleika og hegðunar- og samskiptaörðugleika sem hefur það hlutverk að aðstoða kennarann við að greina vanda, leita lausna og takast á við hann. Teymið er skipað fulltrúum skólans og fulltrúum skólaþjónustu. Forstöðumenn frístundaheimilis og félagsmiðstöðva situr lausnarteymisfundi í þeim grunnskóla sem þau starfa við.
Nemendaverndarráð grunnskóla
Nemendaverndarráð grunnskóla fjalla um sérstök úrræði fyrir einstaka nemendur eða nemendahópa sem lögð hafa verið fyrir ráðið. Ráðið metur hvaða viðbótarupplýsinga er þörf og boðar á sinn fund umsjónarkennara og foreldra svo og aðra aðila sem tengjast málinu ef þörf krefur.
Vegna þessa getur verið að forstöðumaður frístundaheimilis eða félagsmiðstöðvar eða aðrir verði boðaður ef þörf krefur á fundi nemendaverndarráðs þegar til samræmis við 20. gr. reglugerðar nr. 444/2019 um skólaþjónustu.
Frístundafræðingar í grunnskólum
Í grunnskólanum getur verið starfandi á starfstíma hans frístundaráðgjafi sem er starfsmaður frístundaheimilis.
Gert er ráð fyrir að verkefni frístundafræðinga snúi fyrst og fremst að hópastarfi sem unnið er í samvinnu við starfsfólk grunnskólans með það að markmiði að styrkja félagsfærni og sjálfsmynd og auka félagslega virkni barna. Til þess að frístundafræðingar geti sinnt því verkefni getur grunnskóli þurft að miðla til hans ýmsum almennum persónuupplýsingum um nemendur í hópnum, svo sem nafni og almennum persónuupplýsingum sem máli geta skipt í tengslum við hópastarfið.
Hvað varðar vinnu með börnum á einstaklingsgrunni þá verður slíkt ekki gert nema í samráði við skólastjóra, foreldra og kennara.
Vinnsla á grundvelli stjórnsýslulaga, upplýsingalaga og annarra laga
Komið getur til þess að frístundaheimili eða félagsmiðstöðvar beri að afhenda gögn á grundvelli stjórnsýslulaga nr. 37/1993, upplýsingalaga nr. 140/2012 eða barnaverndarlaga nr. 80/2002, með hliðsjón af 2. mgr. 17. gr. persónuverndarlaga nr. 90/2018.
Hagstofa Íslands
Upplýsingum getur verið miðlað til Hagstofu Íslands til að uppfylla lagaskyldu samkvæmt ákvæði 5. gr. laga nr. 163/2007 um Hagstofu Íslands og opinbera hagskýrslugerð.
Önnur vinnsla
Í frístundastarfi getur verið um að ræða aðra vinnslu persónuupplýsinga en tilgreind er upptalningunni hér að ofan, svo sem notkun smáforrita (öpp). Slík vinnsla persónuupplýsinga er jafnan kynnt foreldrum sérstaklega og eru foreldrar hvattir til að kynna sér vinnsluna þegar um slíkt er að ræða.
Hvernig er öryggi persónuupplýsinganna tryggt?
Reykjavíkurborg gætir öryggis persónuupplýsinga með viðeigandi skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum, þ.á.m. aðgangsstýringum og dulkóðun.
Starfsfólki frístundastarfs og öðrum sem koma að málefnum nemenda ber að gæta fyllstu þagmælsku um hagi barna og foreldra þeirra sem það fær vitneskju um í starfi sínu og leynt skal fara samkvæmt 2. mgr. 12. gr. laga um grunnskóla.
Hvað er gert við persónuupplýsingar og hversu lengi eru þær geymdar?
Frístundaheimili og félagsmiðstöðvar eru skilaskyldir aðilar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014. Af því leiðir að þeim er óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem þeim berast eða verða til hjá þeim, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands. Í skilaskyldu felst jafnframt að öllum skjölum og gögnum sem berast frístundaheimili/félagsmiðstöð eða verða til hjá þeim, skal skilað til Þjóðskjalasafns Íslands þar sem þau eru geymd til framtíðar. Rafrænar skrár, gagnagrunnar og skjalavörslukerfi skulu jafnframt afhent Þjóðskjalasafni. Persónuupplýsingar sem falla undir framangreint eru því geymdar ótímabundið.
Réttindi
Þú kannt að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Reykjavíkurborg vinnur með í tengslum við umsókn þína. Þá kannt þú að hafa rétt til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingarnar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt, að vinnslan verði takmörkuð og/eða að þú eða þriðji aðili fáir upplýsingar afhentar á tölvulesanlegu formi.
Nánari upplýsingar um réttindi þín má finna í persónuverndarstefnu Reykjavíkurborgar
Sérstök athygli er vakin á því að sért þú ósátt/ur við meðferð Reykjavíkurborgar á persónuupplýsingum þínum getur þú ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar eða sent erindi til Persónuverndar.