Spurt og svarað

Útfærsla styttingar getur verið með mismunandi hætti eftir starfsstöðum og ræðst af því hvað hentar starfsstað og starfsfólki best. Því er mikilvægt að skoða vandlega alla þætti starfseminnar, verklag og vinnuferla, og til að leiða þá vinnu verður skipaður sérstakur vinnutímahópur á hverjum starfsstað.

Starfsfólk velur sína fulltrúa í hópinn en auk þess verður hann skipaður fulltrúum sem stjórnandi velur. Vinnutímahópar munu hafa aðgang að fræðsluefni um hvernig best er að haga þessari vinnu auk upplýsinga um leiðir til að auka skilvirkni og framleiðni svo hægt verði að stytta viðveru starfsmanna.

Vinnutímahópur á hverjum vinnustað boðar síðan til umbótasamtals þar sem starfsmenn og stjórnendur ræða sameiginlega hvaða vinnutímafyrirkomulag henti best. Í kjölfarið leggur vinnutímahópurinn fram tillögur til atkvæðagreiðslu. 

Gert er ráð fyrir að nýtt fyrirkomulag taki gildi eigi síðar en 1. janúar 2021.

Starfsemi einstakra deilda innan sama starfsstaðar getur verið ólík og því er ekki sjálfgefið að sama vinnutímafyrirkomulag henti öllum. Í einhverjum tilvikum gæti dagleg stytting vinnutíma hentað sumum deildum á meðan vikuleg stytting kæmi betur út á öðrum.

Útfærslan getur því verið með mismunandi hætti en þó er ekki gert ráð fyrir því að hún verði einstaklingsbundin. Þá gæti niðurstaða umbótasamtalsins líka orðið sú að það fyrirkomulag sem þegar er í gildi henti best.

Náist samkomulag um hámarks styttingu vinnutíma, þ.e. um 4 klst. á viku, verður gr. 3.1 um matar- og kaffitíma óvirk. Þetta þýðir ekki að starfsmenn fái ekki að taka sér hlé til að ná sér í kaffibolla eða borða hádegismat en ekki er um formlegt hlé í skilningi kjarasamnings að ræða. Þar sem starfsmenn þurfa afleysingu til að komast frá þarf starfsstaður að tryggja skipuleg neysluhlé. Starfsmenn geta líka valið að hafa áfram forræði yfir hluta matar- og kaffitíma en þá verður stytting vinnutíma minni sem því nemur.

Áður en ráðist er í það verkefni að stytta vinnuvikuna þarf að skoða vinnulag og verkferla og greina vel þau verkefni sem starfmenn sinna.

Mögulega þarf að breyta vinnufyrirkomulagi, auka t.d. rafræna þjónustu og taka upp tímastjórnun svo eitthvað sé nefnt, til að ná fram markmiði um gagnkvæman ávinning starfsfólks og starfsstaðar um styttingu vinnutíma.

Umbótasamtalið sem vinnutímahópurinn á að hafa frumkvæði að er því forsenda fyrir styttingu vinnutíma og þá sérstaklega þar sem álag er mikið.

Á þeim starfsstöðum þar sem sveigjanleiki er mikill getur niðurstaða umbótasamtalsins verið sú að ekki verði ráðist í breytingar á vinnufyrirkomulagi.

Leyfi til skreppa frá og sinna persónulegum erindum á vinnutíma þekkjast á mörgum vinnustöðum og ef við bætist leyfi til að sinna líkamsrækt er hæpið að virkur vinnutími á viku sé meira en 36 virkar vinnustundir sem jafngildir hámarks styttingu.

Eitt helsta markmiðið með betri vinnutíma er að auðvelda starfsfólki samþættingu vinnu og einkalífs. Aukin yfirvinna gengur í berhögg við það markmið.

Laun starfsmanna eiga ekki að lækka við styttingu vinnutíma en að sama skapi er ein helsta forsenda styttingarinnar að hún verði ekki til þess að auka útgjöld borgarinnar.

Þess vegna er umbótasamtalið nauðsynlegt því styttingin þarf að fela í sér gagnkvæman ávinning fyrir starfsstaði og starfsfólk.

Gert er ráð fyrir því að vinnutímastytting verði útfærð með samræmdum hætti fyrir starfsstaðinn í heild sinni.

Mögulegt er þó að hafa mismunandi útfærslur innan starfsstaðar, þá bundið við ákveðnar deildir eða starfsmannahópa, að því gefnu að starfsemi starfsstaðar leyfi slíkt fyrirkomulag.  

Mikilvægt er þó að hafa í huga að ekki er samið um útfærslur fyrir hvern starfsmann fyrir sig, þ.e. vinnutímabreytingar eru ekki einstaklingsbundnar.

Starfsfólk í hlutastarfi á rétt á styttri vinnutíma í sama hlutfalli og starfshlutfall þeirra er.  

Starfsmaður í 50% starfi sem vinnur á starfsstað þar sem samþykkt hefur verið að stytta vinnutímann um 13 mínútur á dag á rétt á 6,5 mínútna styttingu á dag, þá þannig að viðvera endurspegli vinnuskyldu 18 klst. á viku og hlé til viðbótar.

Nei, ekki er gert ráð fyrir því í dagvinnunni, enda á breytingin ekki að leiða til kostnaðarauka.

Nei, breytingar á skipulagi vinnutíma eiga hvorki að leiða til lækkunar eða hækkunar á launum starfsfólks.  

Hins vegar kann að vera að skoða þurfi samsetningu launa með hliðsjón af yfirvinnu 1 og 2 og öðrum launum.  

Styttri vinnuvika á ekki að leiða til aukinnar yfirvinnu, enda ekki gert ráð fyrir auknum launakostnaði.

Í kjarasamningum aðildarfélaga BHM og Félags leikskólakennara er gert ráð fyrir að safna megi umsamdri vinnutímastyttingu til úttektar í heilum eða hálfum dögum með reglubundnum og skipulögðum hætti á þeim tímabilum sem henta rekstri starfsstaðar. Framangreint er ekki til að lengja sumarorlof.  

Í kjarasamningum aðildarfélaga BSRB og ASÍ er meiri áhersla á að taka út styttinguna jafnóðum, þ.e. daglega, vikulega eða hálfsmánaðarlega.

Skoða þarf þennan hóp starfsmanna sem er með vinnufyrirkomulagið dagvinnumenn á vöktum sérstaklega í greiningarvinnunni við undirbúning innleiðingar á betri vinnutíma.

Í grunninn eru dagvinnumenn á vöktum dagvinnumenn en niðurstaða greiningar á starfsemi kann að leiða til þess að þessir starfsmenn ættu fremur að vera skráðir vaktavinnumenn.

Þau stéttarfélög sem hafa ekki gert sérstakt samkomulag um útfærslu vinnutíma (fylgiskjal 1) eru eftirfarandi:

• Félag grunnskólakennara
• Félag kennara og stjórnenda í tónlistarskólum
• Félag íslenskra hljómlistarmanna
• Skólastjórafélag Íslands

Já, nauðsynlegt er að fela ákveðnum aðilum að halda utan um verkefnið á hverjum starfsstað til þess að tryggja framgang verkefnisins.

Í vinnutímahópnum sitja fulltrúar starfsfólks og stjórnenda. Mikilvægt er að hópurinn endurspegli fjölbreytileika starfa á starfsstaðnum og einnig mismunandi aðstæður starfsfólks svo sem hvort viðvera þeirra sé bundin eða sveigjanleg. 

Tryggja þarf að fulltrúar frá ASÍ, BHM og BSRB eigi hvert sinn fulltrúa í hópnum, að því gefnu að starfsmenn starfsstaðarins séu félagsmenn í aðildarfélögum þessara heildarsamtaka. 

Stjórnandi ber ábyrgð á því að kalla eftir tilnefningum og tillögum um aðila til þess að sitja í vinnutímahóp og hann boðar til fyrsta fundar hópsins.

Hver starfsstaður ákveður hvað margir eigi að sitja í hópnum en aðalatriðið er að hópurinn endurspegli fjölbreytileika þeirra starfa sem eru á starfsstaðnum.

Miðað er við að hóparnir séu fámennar en eins og áður segir ákveður hver starfsstaður hvað hentar best, enda starfsstaðir ólíkir.

Hlutverk vinnutímahópsins er að leiða umræðuna um vinnutímabreytingar á hverjum starfsstað. Í því felst meðal annars að afla upplýsinga um og greina starfsemi starfsstaðarins.

Í kjölfarið mótar hún umræðupunkta fyrir samráðsfundi með starfsfólki (umbótasamtalið), vinnur úr niðurstöðum funda, sendir fulltrúa hópsins á samráðsfund starfsstaða sem sinna sömu eða sambærilegri þjónustu og gerir að lokum tillögu(r) að breyttu skipulagi vinnutíma og skipulagi hléa.

Í rafrænu eyðublaði fyrir niðurstöðu umbótasamtals og atkvæðagreiðslu kemur fram hvað þarf að koma fram í vinnutímasamkomulagi.

Sérstaklega þarf að gera grein fyrir þeim umbótum sem starfsstaðar hyggst ráðast í en einnig þarf að tilgreina útfærslu styttingar og hléa.

A.m.k. helmingur starfsmanna þarf að taka þátt í atkvæðagreiðslunni en einfaldur meirihluti ræður úrslitum. 

Þegar tillögur eru margskiptar, t.d. eftir hópum starfsfólks, deildum eða skrifstofum, þarf meirihluti þeirra starfsmanna sem tillagan fjallar um að samþykkja hana.

Sú tillaga sem fær flest atkvæði í atkvæðagreiðslu telst samþykkt og þarf meirihluti þeirra starfsmanna sem tillagan varðar að taka þátt.

Þegar litlu munar gæti það stuðlað að sátt um niðurstöðuna að endurtaka kosningu milli tveggja efstu tillagnanna.

Nei, hér er það niðurstaða meirihlutans í atkvæðagreiðslu um tillögur vinnutímahóps sem ræður.

Með árangurslausu samtali er átt við að starfsstaður annað hvort felli tillögu(r) vinnutímahóps um breytt vinnufyrirkomulag eða að vinnutímahópur kemst ekki að niðurstöðu um breytingar á vinnufyrirkomulagi til að bera undir atkvæðagreiðslu.

Í fylgiskjali 1 segir að náist ekki samkomulag um breytt skipulag vinnutíma styttist vinnutími starfsfólks sem nemur 13 mínútum á dag og hlé samkvæmt grein 3.1 í kjarasamningi gildi með sama hætti og áður.

Í kjölfar tilkynningar um árangurslaust samtal mun mannauðs- og starfsumhverfissvið kalla saman innleiðingarhópinn sem hefur m.a. það hlutverk að aðstoða starfsfólk og stjórnendur starfsstaða við að ná fram gagnkvæmum ávinningi með breyttu skipulagi vinnutíma.

Margir starfsstaðir bjóða nú þegar upp á mikinn sveigjanleika og starfsfólk getur þannig sinnt fjölskyldu- og einkaerindum á vinnutíma enda er það oft eini tími dags sem hægt er að sinna ákveðnum erindum. 

Ræða þarf sérstaklega hvernig fari með „skrepp“ og hvort hægt sé að útrýma þeim með öllu á vinnutíma enda geti starfsfólk sinnt þeim erindum í frítíma eftir að vinnutíminn hefur verið styttur.

Ef því verður ekki við komið er það stefna Reykjavíkurborgar að starfsfólk geti sinnt persónulegum erindum, svo sem vegna jarðarfara, ferða til læknis, vegna foreldraviðtala og annars sem til þess má jafna, eftir því sem aðstæður á starfsstað leyfa, sjá nánar í Viðverustefnu Reykjavíkurborgar.

Í slíkum tilvikum skal starfsmaður ætíð ráðfæra sig við sinn yfirmann og ekki er um vinnutíma að ræða. 

Starfsfólki ber því að stimpla sig út í slíkri fjarveru og telst þá eftir atvikum hafa ráðstafað styttingu vinnuvikunnar sem þeirri fjarveru nemur.

Fjarvera vegna læknisheimsókna skal þó ekki valda tekjutapi eða frádráttar frá föstum launum starfsfólks af því gefnu að tilefnið sé brýnt og ekki hafi verið unnt að hliðra til tímasetningu heimsóknarinnar.

Það þýðir að starfsmaðurinn getur ráðstafað þeim tíma að vild, farið úr húsi eða gert það sem honum sýnist á þeim tíma.

Samkvæmt kjarasamningi á dagvinnufólk rétt á 30 mínútna ólaunuðu matarhléi.  Auk þess er kveðið á um tvo kaffitíma, 15 og 20 mínútur, og eru þeir launaðir. Ef starfsfólk myndi nýta ólaunað matarhlé og 35 mínútna kaffihlé væri vinnudagurinn fyrir breytingar 8 klukkustundir og 30 mínútur.

Til að stytta vinnudaginn hefur verið samið um að nýta kaffitímana sem matarhlé á flestum starfsstöðum. Útfærslan er tvennskonar því á sumum starfsstöðum er matarhlé 30 mínútur en annars staðar 35 mínútur.

Dagleg viðvera þar sem matarhlé er 30 mínútur er því 7 klst. og 55 mínútur en þar sem matarhlé er 35 mínútur er viðveran 8 klst. 

Á sumum starfsstöðum kann þó að vera að áfram sé verið að taka kaffitíma fyrir og eftir hádegi en unnið í matartíma.  Er viðvera þá jafnframt 8 klst.

Nánar tiltekið eru almenn ákvæði kjarasamninga í kafla 3.1 um matar- og kaffitíma á dagvinnutímabili svohljóðandi:

3.1.1 Matartími á dagvinnutímabili telst ekki til vinnutíma.  Matartími, 30 mín., skal vera á tímabilinu kl. 11:30 - 13:30.

3.1.2 Heimilt er að lengja, stytta eða fella niður matartíma með samkomulagi fyrirsvarsmanna stofnunar og einfalds meirihluta þeirra starfsmanna, sem málið varðar.

3.1.3 Sé matartíma á dagvinnutímabili breytt skv. gr. 3.1.2, lýkur dagvinnutímabili þeim mun síðar eða fyrr.  Séu matartímar lengdir skv. gr. 3.1.2 telst lengingin ekki til vinnutímans.

3.1.4 Á venjulegum vinnudegi skulu vera tveir kaffitímar, 15 mín. og 20 mín., og teljast þeir til vinnutíma.

3.1.5 Kaffitíma má lengja, stytta eða fella niður með sama hætti og matartíma.

Markmið betri vinnutíma er að stuðla að betra starfsumhverfi og vinnustaðamenningu. Mikilvægt er fyrir andlega og líkamlega líðan starfsfólks að taka reglubundið hlé frá störfum og því þurfa starfsstaðir að skipuleggja breytingar á vinnutíma með það í huga. Þannig að jú, það verða matarhlé.

Þau verða þó ekki lengur á forræði starfsfólks til eigin ráðstöfunar og ekki á fyrirfram skilgreindum tíma heldur þegar færi gefst til.  Þá verður tímalengd hléa aðlöguð að betri vinnutíma. Í tilvikum þar sem starfsfólk er í bundinni viðveru og kemst ekki frá nema með því að fá afleysingu þarf að innleiða fyrirkomulag sem gerir ráð fyrir því svo það geti tekið hlé.

Einnig er gott að hafa í huga að ákvæði 3.4 um fæði og mötuneyti verða óbreytt sem þýðir að starfsfólk á eftir sem áður að hafa aðgang að matstofu eftir því sem við verður komið eða fá greidda fæðispeninga.

Þannig verður áfram gert ráð fyrir að starfsfólk geti matast á vinnutíma en það á ekki lengur 30-35 mínútur í hádegishlé til ráðstöfunar að vild. Í þessu sambandi er nauðsynlegt að ræða og ákveða viðmiðunartíma fyrir hádegismat og hafa hliðsjón af starfsemi og aðstæðum á hverjum starfsstað svo sem aðgengi að mötuneyti.

Sömuleiðis er áfram gert ráð fyrir að starfsfólk geti fengið sér kaffibolla og aðra hressingu þó ekki sé um formlega kaffitíma að ræða.

Ákvæði 3.4 um fæði og mötuneyti verða óbreytt sem þýðir að starfsfólk á eftir sem áður að hafa aðgang að matstofu eftir því sem við verður komið eða fá greidda fæðispeninga skv. nánari skilyrðum þar um.

Til að ná fram styttingu á vinnutíma þarf samhliða að skoða breytingar á vinnufyrirkomulagi, verklagi, samvinnu og tímastjórnun svo hægt verði að ná fram markmiðum um gagnkvæman ávinning starfsfólks og starfsstaðarins.

Umbætur í starfsemi starfsstaða er forsenda þess að hægt verði að stytta vinnuvikuna.

Lögð er áhersla á að verkefnið um betri og styttri vinnutíma sér samstarfsverkefni og mikilvægt að allt starfsfólk og stjórnendur leggi sitt af mörkum til þess að vel takist til.

Ítarlegri upplýsingar um umbótasamtal og samtalspunkta. Einnig eru meðfylgjandi góð ráð um hugarfar og nýsköpun í breytingum.

Starfsmenn geta ekki „frestað“ styttingu vinnutíma eða áunnið sér rétt til að taka hana út í annan tíma en vinnutímasamkomulag gerir ráð fyrir.

Hafa þarf hugfast að stytting vinnuvikunnar á ekki að vera til að auka eða minnka önnur réttindi. Þannig hefur hún ekki áhrif á ávinnslu annarra réttinda svo sem orlof eða veikindi.

Það skapast hvorki inneign né skuld vegna styttingar sem ekki er tekin samkvæmt vinnutímasamkomulagi.

Starfsmenn geta ekki „frestað“ styttingu vinnutíma eða áunnið sér rétt til að taka hana út í annan tíma en vinnutímasamkomulag gerir ráð fyrir.

Hafa þarf hugfast að stytting vinnuvikunnar á ekki að vera til að auka eða minnka önnur réttindi. Þannig hefur hún ekki áhrif á ávinnslu annarra réttinda svo sem veikindi.

Það skapast hvorki inneign né skuld vegna styttingar sem ekki er tekin samkvæmt vinnutímasamkomulagi.

Kveðið er á um skilyrði greiðslu fæðisfjár í gr. 3.4 í kjarasamningum Reykjavíkurborgar. 

Þó að tímalengd matarhléa sé aðlöguð að betri vinnutíma er ekki gert ráð fyrir því að greiðsla fæðisfjár falli niður, að öðrum skilyrðum ákvæðisins uppfylltum, þ.e. að vinnuskylda starfsmanns svari amk. 50% starfshlutfalli og starfsmaður hafi vinnuskyldu á föstum vinnustað frá kl. 11:00-14:00 að frádregnu matarhléi eða eftir atvikum kl. 18:00-20:30. 

Útfærsla styttingar/viðveru á einstaka vinnudögum getur því haft áhrif á greiðslu fæðisfjár þann daginn, sbr. framangreind skilyrði fyrir greiðslu, til að mynda ef um ítrustu styttingu er að ræða og útfærslan er vikulega frá kl. 12:00.

Ekki er gert ráð fyrir því að starfsfólk sem er fjarverandi frá störfum taki þátt í umbótasamtali starfsstaða og atkvæðagreiðslu um styttingu vinnuvikunnar. 

Lágmarksorlof er 30 dagar (240 vinnuskyldustundir) og ávinnsla miðast ennþá við 40 tíma vinnuviku samkvæmt 4. kafla kjarasamninga.

Af því leiðir að miða þarf orlofstöku við 40 klst. vinnuviku, líkt og ekki sé um styttingu að ræða. Hið sama á við um þá sem taka orlof hluta úr degi.

Ef starfsmaður er t.d. með styttingu vinnutíma um 4 klst. þann dag og tekur orlof allan daginn, þá reiknast samt sem áður 8 orlofsstundir í úttekt.