Stafrænir leiðtogar

Stafrænir leiðtogar halda utan um og forgangsraða stafrænum verkefnum á sviðum borgarinnar. Þeir mynda eitt teymi innan þjónustu- og nýsköpunarsviðs en eru alla jafna staðsettir inni á fagsviðunum, einn á hverju sviði.

Stafrænu leiðtogarnir eiga í stöðugu samtali við framkvæmdastjórn síns sviðs og annað lykilstarfsfólk sem gerir þeim kleift að koma auga á tækifæri, kortleggja þarfir starfsfólks og íbúa, koma í veg fyrir sóun eða tvíverknað og sjá til þess að réttu verkefnin fái brautargengi. 

Nánar er fjallað um stafræna leiðtoga í Stafræn vegferð Reykjavíkur.

Verkefnastofa

Þjónustu- og nýsköpunarsvið hefur undanfarin ár unnið markvisst að því að byggja upp þekkingu í faglegri verkefnastjórnun. Hún felur í sér vel mótað ferli sem hefst með góðum undirbúningi og skipulagningu, áætlanagerð, eftirliti og stýringu á öllum þáttum verkefnis. Sýnt hefur verið fram á að markviss verkefnastjórnun eykur líkur á að markmið verkefna náist á réttum tíma og innan kostnaðaráætlunar.

Á verkefnastofu Stafrænnar Reykjavíkur starfa faglærðir verkefnastjórar í þremur teymum. Verkefnin snúa að uppbyggingu innviða tæknimála og eru unnin í samstarfi við öll svið borgarinnar.

Dæmi um verkefni ársins 2024:

Azure future

Flestar stafrænar lausnir borgarinnar eru hýstar í skýjaumhverfi og til lengri tíma litið verða allar lausnir færðar þangað. Markmið verkefnisins er að styrkja innviði skýjaumhverfis borgarinnar, laga það að nýjustu tæknihögun og gera nauðsynlegar breytingar í samræmi við nýlega stefnumörkun fjármála- og efnahagsráðuneytisins. Verkefnið leggur einnig áherslu á að auka meðvitund og gagnsæi um þann kostnað sem fylgir hverri stafrænni lausn.

Undanfarin ár hefur eftirspurn eftir stafrænum lausnum vaxið verulega og ekki sér fyrir endann á þeirri þróun. Því er nauðsynlegt að tryggja gott aðgengi allra þeirra sem þróa, gefa út og reka stafrænar lausnir. Straumlínulaga þarf aðgengi stafrænna teyma borgarinnar að skýjaumhverfinu og styðja teymin til að nýta auðlindir þess á sjálfbæran hátt.

Alþjónusta við prentumhverfi Reykjavíkur

Í kjölfar greiningar og útboðs hófst innleiðing haustið 2024 á nýrri alþjónustu fyrir prentumhverfi borgarinnar í samstarfi við Opin kerfi. Verkefnið felur í sér að yfirfara alla 900 prentara borgarinnar, fækka þeim, endurnýja og færa til fyrir miðlægari notkun. Jafnframt verður sett upp nýtt prentumsjónarkerfi. Reynslan sýnir að innleiðing á borð við þessa getur dregið úr prentun um allt að 40%, sem felur í sér verulega kostnaðarhagræðingu fyrir borgina. Þessi breyting felur einnig í sér aukið upplýsingatækniöryggi þar sem blöð prentast ekki lengur út án auðkenningar notanda. Verkefnið styður við Græn skref borgarinnar með því að draga úr sóun og tryggja gæði og umhverfisvottun tækja og rekstrarvara. Áætlað er að innleiðingu ljúki árið 2026.

Vinnsluskráningarkerfi

Þörf var á að finna stafræna lausn til að einfalda skráningu vinnsluaðgerða og auka yfirsýn persónuverndarfulltrúa. Lausn dansk-færeyska fyrirtækisins Wired Relations varð fyrir valinu en lausnin er sérhönnuð fyrir persónuvernd og hefur upplýsingaöryggi að leiðarljósi. Kerfið er víða notað af sveitarfélögum á Norðurlöndunum. Innleiðingu lauk á árinu og kerfið er nú komið í vörustýringu.

Önnur verkefni

Verkefnastjórar unnu einnig að fjölbreyttum verkefnum sem styrkja tæknilega innviði borgarinnar. Má þar nefna endurnýjun þráðlausra senda og netskápa í skólum, skrásetningu öryggismyndavéla, eignaumsjón hugbúnaðarleyfa og samræmingu þjóðskrárgrunna.

Þá voru þróuð og innleidd sértæk kerfi, svo sem umsóknarkerfi fyrir lóðir, nýtt kerfi fyrir Heilbrigðiseftirlitið og áframhaldandi þróun á birtingu skjala í stafrænu pósthólfi á island.is. Önnur verkefni sem má nefna eru Mathilda eldhúsumsjónarkerfi, Vala vinnuskóli, Jamf fyrir spjaldtölvur og Abler fyrir félagsmiðstöðvar unglinga.

Nánar er fjallað um ýmis verkefni í köflum um svið borgarinnar.

Vörustýring aðkeyptra lausna

Vörustýring snýst um að halda skýrri sýn á hugbúnað eða vöru, tryggja að hún uppfylli þarfir notenda, samræmist lögum og reglum og styðji við markmið hagsmunaaðila.

Þegar um aðkeyptar lausnir er að ræða felur vörustýring í sér að ábyrgðarsamband sé skýrt, hvort sem lausn er í þróun, innleiðingu eða rekstri. Hlutverk vörustýringar þjónustu- og nýsköpunarsviðs er einnig að styðja við önnur svið borgarinnar við að innleiða faglega og markvissa vörustýringu.

Á árinu urðu breytingar á skipulagi teymisins og þrír nýir vörustjórar tóku til starfa fyrir Azure, fjárhagskerfi og Wired Relations. Í janúar 2024 var M365 fyrsta lausnin sem sett var í rekstur með skýrri vörustýringu og tekjur fóru að koma inn. Í kjölfarið bættust við fleiri lausnir: Atlassian, kennslulausnir, mannauðs- og launalausnir, Hlaðan, fjárhagskerfi, S5 og Wired Relations.

Í teyminu fór einnig fram vinna við að móta stefnuljós og skilgreina ferla. Fjölmörg verkefni tengdust M365, meðal annars rafrænn regluvörður og rafræn tunnutalning, handbækur fyrir svið og deildir á SharePoint, ný verkefnaskrá fyrir þjónustu- og nýsköpunarsvið og notkun Bookings í stað eldri bókunarkerfa. Þá var þróuð verkefnapípa til að koma verkefnum í smíðar og unnið að vegvísi fyrir Copilot notkun.

Atlassian

Verkefni tengd Atlassian skarast oft við önnur umbótaverkefni þar sem innleiðing Atlassian-vöru er yfirleitt hluti af stærra verkefni. Árið 2024 var unnið að því að skilgreina hlutverk vörustjóra Atlassian hjá borginni, móta stefnu og sýn fyrir frekari notkun og innleiðingu Atlassian-kerfa á borð við Jira og Confluence.

Helstu verkefni ársins voru meðal annars innleiðing Jira Service Management í framlínu borgarinnar og áframhaldandi innleiðing hjá launaskrifstofu. Stjórnendur senda nú öll erindi til launaskrifstofu í gegnum þjónustugátt og almennt starfsfólk getur sjálft sótt um hlunnindi í gegnum þjónustugátt. Þessar breytingar hafa leitt til aukins hagræðis fyrir bæði stjórnendur og starfsfólk.

Eignastýringarkerfi

Á árinu var nýtt eignastýringarkerfi tekið í notkun hjá upplýsingatækniþjónustu borgarinnar. Kerfið einfaldar reikningagerð og bætir yfirsýn og umsýslu á öllum eignum sem heyra undir skrifstofuna, þar með talið vélbúnaði, hugbúnaði og upplýsingakerfum.

Hlaðan

Unnið var að umbótum og samþættingum í Hlöðunni, þar á meðal tengingum við Saltfisk, 50Skills og stafrænt pósthólf á island.is. Unnið var með þjónustuaðilum að skýrari ferlum, samræmdri þjónustu og forgangsröðun verkefna.

Mannauðs- og launalausnir

Samþætting við 50Skills var kláruð og flæði ráðningargagna yfir í SAP og Hlöðuna gert sjálfvirkt. Þarfagreining fyrir nýtt mannauðs- og launakerfi hófst og innleiðingu fræðslukerfisins Torgsins lauk á öllum sviðum.

Samskiptalausnir og Workplace

Í kjölfar þess að Meta tilkynnti lokun Workplace var unnin forgreining á þörfum starfsfólks fyrir samskiptamiðil. Vinnunni lauk árið 2024. Einnig hélt vinna við þróun innri vefsins Fróða áfram með áherslu á áreiðanleika efnis og aukna þjónustu á forsíðu.

Fjárhagskerfi

Þarfagreining fyrir nýtt fjárhagskerfi hófst á árinu með það að markmiði að tryggja að framtíðarkerfi borgarinnar verði í takt við nýjar þarfir og þróun.