Á árinu lauk verkefni um endurskoðun á stafrænni umsýslu myndefnis borgarinnar. Kerfið FotoStation hefur verið í notkun frá árinu 2007, án þess að hugað hafi verið að samræmdri notkun og eignarhaldi. FotoStation hefur nú verið skilgreint sem vörslukerfi og tilkynnt til Þjóðskjalasafns. Verkefnið tryggir betra aðgengi að myndum og skýrar verklagsreglur um meðhöndlun þeirra.

Skjalastýring í stjórnsýsluhúsum

Unnið var áfram að samræmingu og styrkingu skjalastýringar í Ráðhúsi og Höfðatorgi. Lögð var áhersla á stuðning við starfsfólk og skýrt verklag við vistun skjala. Í lok árs voru stigin stór skref í að samræma þjónustu og verklag í gegnum eitt þjónustunetfang.

Endurskoðun leiðbeininga

Yfirferð og uppfærsla leiðbeininga og notendahandbóka um skjalastjórn stuðlaði að bættu aðgengi og aukinni hæfni starfsfólks í daglegri skjalavinnslu.

Teikningaskönnun

Mikilvægum áfanga var náð þegar lokið var við stafræna skráningu allra 800.000 byggingateikninga borgarinnar. Teikningarnar eru nú aðgengilegar á vef og nýtast íbúum, starfsfólki og fagaðilum.

• Meira um teikningavefinn

Tiltekt í geymslum

Skrifstofan leiddi verkefni um hreinsun og flokkun skjala í geymslum. Óþarfa skjöl voru fjarlægð og stuðlað að betri nýtingu rýma og gagnsæi um skjalamagn borgarinnar.

Hlaðan 

Hlaðan er upplýsingastjórnunarkerfi borgarinnar. Kerfið samræmir skjalavistun þvert á borgina og er því lykiltól í faglegri skjalastjórnun borgarinnar. Hlaðan styður starfsfólk í sínum daglegu störfum og gerir því kleift að:

• Vista og skrá skjöl í samræmi við verklag

• Leita að gögnum á einfaldan og skilvirkan hátt

• Tryggja varðveislu í samræmi við skjalastefnu

• Deila skjölum á öruggan hátt

• Samþætta við aðrar lausnir, til dæmis Mínar síður og rafrænar undirritanir

Innleiðing og eftirfylgni

Skrifstofan heimsótti starfsstöðvar borgarinnar, veitti fræðslu og aðstoð við uppsetningu Hlöðunnar og tryggði að verklag væri í samræmi við stefnu borgarinnar.

Notendamiðuð þróun

Notendur tóku virkan þátt í prófunum og þróun nýrra lausna í Hlöðunni. Með notendamiðaðri nálgun tókst að bæta verklag og upplifun notenda af kerfinu. Þrátt fyrir áskoranir var ávinningurinn mikill og honum fylgdi dýrmæt reynsla.

Innleiðing í leikskólum

Innleiðing Hlöðunnar hófst í leikskólum borgarinnar. Allir leikskólastjórar fengu aðgang og fyrsta skrefið í átt að fullri innleiðingu var stigið. Unnið verður áfram að innleiðingu í samstarfi við grunnskóla árið 2025.

Ný sniðmát

Skipt var um öll sniðmát í samræmi við hönnunarstaðal borgarinnar. Með því eykst samræmi og fagleg framsetning í skjölum.

Samþætting kerfa

Unnið var að samþættingu Hlöðunnar við aðrar lausnir, til dæmis umsóknarkerfi á Mínum síðum og rafrænar undirritanir. Það stuðlar að betri upplifun notenda og meiri skilvirkni.

Áhersla á tölfræði og viðurkenningar