Þjónusta sem skiptir máli
Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2024
Að breyta menningu, ekki bara vef
Elín Hrund Þorgeirsdóttir er verkefnastjóri og sérfræðingur í vöru- og vefþróunardeild Reykjavíkurborgar. Hún hóf störf fyrir þremur og hálfu ári sem tengiliður milli vefþróunar og skóla- og frístundasviðs en gegnir nú lykilhlutverki í þróun og samræmingu skólavefja borgarinnar.
Ég var í raun ráðin inn sem sérfræðingur í vefefni skóla- og frístundasviðs, sem er eitt stærsta svið borgarinnar og sinnir ótrúlega fjölbreyttum verkefnum. Það var mikil þörf á að bæta upplýsingagjöf og samhæfingu.
Bæta upplýsingagjöf og samhæfingu
„Ég var í raun ráðin inn sem sérfræðingur í vefefni skóla- og frístundasviðs, sem er eitt stærsta svið borgarinnar og sinnir ótrúlega fjölbreyttum verkefnum. Það var mikil þörf á að bæta upplýsingagjöf og samhæfingu,“ segir hún.
Vefmál leikskóla, grunnskóla og frístundar voru í ólíkum kerfum, með ólíka ábyrgðaraðila og misgóðan stuðning. „Við sáum fljótt að þetta þyrfti að færa undir hatt Reykjavíkur í lausn sem væri aðgengileg, örugg og auðveld í notkun fyrir skólana sjálfa. Þannig nýtum við líka hönnunarkerfi borgarinnar og allar þær einingar og möguleika sem til eru í vefkerfi borgarinnar.“
Allir vefir settir undir sama hatt
Eftir öryggisfrávik sem olli því að allir grunnskólavefirnir lágu niðri varð ljóst að brýnt væri að bregðast við. Annaðhvort yrði að fara í miklar lagfæringar eða nota tækifærið og smíða alveg nýja vefi í Drupal, vefumsjónarkerfi Reykjavíkur. Í kjölfarið fór í gang þarfagreining og kúltúrhakk á skóla- og frístundasviði.
Það kom fljótt í ljós að foreldrar voru mest að sækja upplýsingar um skóladagatöl, matseðla og netföng starfsfólks.
Notandinn í forgrunni
„Við byrjuðum á því að greina hverju fólk var í raun að leita að. Það kom fljótt í ljós að foreldrar voru mest að sækja upplýsingar um skóladagatöl, matseðla og netföng starfsfólks,“ segir Elín.
Hugmyndafræðin var skýr: Notendamiðuð hönnun, öryggiskröfur og aðgengismál yrðu höfð að leiðarljósi. „Við nýttum einnig tækifærið til að skerpa á efninu með tilliti til hönnunarstefnu og stílbókar Reykjavíkur.“
Heildstætt yfirbragð – en sveigjanleiki í notkun
Allir grunnskólar fengu sína eigin vefi á sér léni en með sama útliti og skipulagi. Þannig varð til heildstæð notendaupplifun, óháð því hvaða skóla fólk leitaði til. „Við þurftum þó að tryggja að skólarnir hefðu nægan sveigjanleika til að birta sín sértæku gögn.
Mikilvægt var einnig að aðgangsstýra hverju vefsvæði sérstaklega til þess að gögnin myndu ekki flæða á milli.“
Þetta var ekki bara tæknilegt verkefni heldur líka menningarlegt – í raun ákveðið kúltúrhakk.
Innleiðingin meira en bara tæknilegt verkefni
Innleiðingin reyndist bæði umfangsmikil og lærdómsrík. „Við bjuggum til námsleið á Torginu með stuttum myndböndum til þess að kenna skólunum á nýtt efnisumsjónarkerfi og veittum þeim stuðning í gegnum fundi á Teams, með einkakennslu og í gegnum tölvupóst.“
Í samstarfi við skólastjórnendur og tengiliði í skólunum mótaðist þróunin í takt við þarfir notenda. „Þetta var ekki bara tæknilegt verkefni heldur líka menningarlegt – í raun ákveðið kúltúrhakk.“
Margþætt og lærdómsríkt ferli
Að mati Elínar var stærsti lærdómurinn hversu tímafrekt og margþætt ferlið reyndist. „Við höfðum gert ráð fyrir því að þetta yrðu einfaldari vefsíður, bæði í útliti og uppsetningu, en í raun var þetta margfalt stærra verkefni sem snerti verkferla, menningu og daglegt starf margra skóla.“
Það sem gerði gæfumuninn var þétt samvinna, sveigjanleiki og vilji allra til að læra og aðlagast. „Við lærðum líka heilmikið um mikilvægi væntingastjórnunar og þess að hlusta. Að bjóða skólunum upp á stuðning og finna lausnir saman.“
Við höfum sett af stað notendaprófanir og reynum nú að greina hvort og hvar við getum bætt upplifunina enn frekar.
Ekki bara ein lausn heldur heildstæð nálgun
Hugmyndin um að allir skólar borgarinnar gætu átt sinn eigin vef, sem væri samt sem áður innan sama vefkerfis með samræmdu útliti og notendaupplifun, er orðin að veruleika. En verkefninu er ekki lokið. Síðurnar halda áfram að þróast og nú á sér stað ítrun með þátttöku notenda. „Við höfum sett af stað notendaprófanir og reynum nú að greina hvort og hvar við getum bætt upplifunina enn frekar,“ segir hún.
Næsti fasi: Viðhald og þróun
Nýr kafli hófst snemma árs 2025 þegar síðasti skólavefurinn var formlega opnaður.
Nú snýst allt um að viðhalda, þróa áfram og nýta gögn og viðbrögð notenda. „Við erum enn að styðja skólana og hjálpa þeim að koma sér upp góðum vinnuferlum.“
Einnig verða myndböndin sem voru þróuð sem kennsla á vefinn nýtt fyrir annað starfsfólk sem sinnir vefmálum. „Það er ótrúlega gott að sjá að þessi vinna nýtist áfram og vonandi auðveldar hún öðrum að taka næstu skref.“
Þetta var í raun menningarbreyting. Við þurftum að breyta því hvernig skólarnir hugsa um upplýsingagjöf og hvernig þeir vinna með vefinn.
Þurftum að breyta hugsunarhætti
Þegar Elín er spurð að lokum hvað hafi komið henni mest á óvart, segir hún að breytingin hafi ekki bara snúist um tæknina. „Þetta var í raun menningarbreyting. Við þurftum að breyta því hvernig skólarnir hugsa um upplýsingagjöf og hvernig þeir vinna með vefinn.“
Verkefnið verður vonandi fyrirmynd annarra, þar sem notandinn, í þessu tilviki foreldrar og nemendur, eru settir í forgrunn og lausnir hannaðar í takt við þeirra þarfir.