Stafrænu leiðtogarnir eiga í stöðugu samtali við framkvæmdastjórn síns sviðs og annað lykilstarfsfólk sem gerir þeim kleift að koma auga á tækifæri, kortleggja þarfir starfsfólks og íbúa, koma í veg fyrir sóun eða tvíverknað og sjá til þess að réttu verkefnin fái brautargengi.

„Mitt hlutverk er að peppa þau áfram, ryðja hindrunum úr vegi og tryggja að teymið hafi sameiginlega yfirsýn yfir það sem er að gerast í borgarkerfinu,“ segir Eyrún. Þetta felist ekki bara í að halda utan um verkefnin heldur líka að halda teyminu sjálfu saman, byggja upp samkennd og skapa rými fyrir lærdóm.

Eyrún hefur starfað hjá borginni í átján ár í ýmsum hlutverkum, meðal annars sem framleiðandi í umbreytingarverkefnum, og þekkir því vel bæði innviði og fólkið sem heldur kerfinu gangandi. „Ég hef upplifað fjölmargar breytingar innan borgarkerfisins, og get oft hjálpað fólki að sjá stærra samhengi eða skýra af hverju ákveðnir hlutir eru eins og þeir eru.“

Stafrænir leiðtogar – brú milli sviða

Stafrænir leiðtogar taka á sig mörg hlutverk. Þau eru tengiliðir, kúltúrhakkarar, verkstjórar og umbótasinnar allt í senn. Þau veita bæði ráðgjöf varðandi litlar breytingar og taka þátt í stórum verkefnum. „Sum þeirra eru að vinna í mjög tæknilegum kerfisverkefnum, önnur í mannlegum samskiptum og stefnumótun. En öll eru þau að leita að tækifærum og tengja saman fólk og lausnir.“

Eyrún viðurkennir að þetta geti verið einmanalegt hlutverk. Leiðtogarnir vinna flest ein á sínu sviði og þurfa að vera bæði málsvarar breytinga og sýna tilfinningum starfsfólks og þörfum sviðanna skilning. „Það getur verið flókið að vera bæði sölumaður og hlustandi í sama fundarherbergi. Að halda utan um lausnir og ferla, en líka tengsl og væntingar.“

Því hefur undanfarið ár farið í að bæta þverfaglega samvinnu innan teymisins og stilla það saman sem eina heild. „Í staðinn fyrir að hver og einn leysi áskorun í sínu horni erum við farin að vinna saman, greina verkefnin sem hópur og nýta styrkleika hvers og eins.“

Tækni, fólk og pólitík

Eyrún segir að hlutverk stafrænna leiðtoga hafi óumflýjanlega snert á menningu, viðhorfum og valdajafnvægi innan borgarinnar. „Við erum ekki bara að vinna með tækni, við erum líka að kalla eftir breyttum vinnubrögðum og meiri ábyrgð. Að sýna fram á að við getum gert betur og stundum spyrjum við óþægilegra spurninga eins og: Af hverju gerum við þetta svona? Er það bara af því að þetta hefur alltaf verið svona eða er þetta raunverulega besta leiðin?“

Það kallar á traust, lausnamiðaða hugsun og seiglu. „Þetta er people-job. Að þekkja fólk, sjá í gegnum óöryggi og mótþróa, og vinna í takt við það sem raunverulega býr að baki. Oft snýst þetta ekki um tækni eða kerfi heldur skort á fjármagni, tíma eða trausti.“

Þekking sem nýtist og dreifist

Eitt af mikilvægustu verkefnum teymisins er að miðla því sem virkar. Eyrún nefnir sérstaklega stafræna vinnuaflið sem dæmi þar sem teymið hefur séð tækifæri til sjálfvirknivæðingar og einfaldað tímafreka handavinnu. „Við sjáum árangur, getum sýnt hann og skýrar upplýsingar um kostnað, og þannig auðveldað samtalið um næstu skref.“

Hún bætir við að hlutverk leiðtoganna sé ekki bara að leysa verkefni heldur einnig að vera hitamælar í kerfinu. „Stundum mætum við óánægju eða fáum óljós skilaboð og þá vitum við að það er eitthvað sem þarf að útskýra nánar, laga eða styðja betur við.“

Framtíð stafrænna leiðtoga

Í framtíðinni sér Eyrún fyrir sér að teymið starfi í auknum mæli sem ein heild, sem tekur á móti áskorunum borgarinnar saman, ekki endilega bundið einstökum sviðum. „Við ættum að geta tekið við áskorun, greint hana saman og brugðist við með sveigjanlegu teymi eftir því hvað hentar.“

Það kallar á skýrari ferla, betra utanumhald og aukna fagmennsku hjá öllum sem koma að umbreytingaverkefnum. „Við viljum að breytingar verði faglegri og sýnilegri, að fólk fái stuðning, skilji tilganginn og sjái árangurinn.“

Mega vera óþægilega forvitin

Að lokum segir Eyrún að hlutverk stafræns leiðtoga sé líka að halda áfram að spyrja spurninga. „Við megum vera óþægilega forvitin. Við eigum að spyrja: Af hverju er þetta svona? Getum við breytt þessu? Er þetta besta leiðin? Við erum ekki bara að breyta kerfum. Við erum að breyta því hvernig við vinnum og hvernig við vinnum saman. Samvinna, seigla og lausnamiðuð hugsun eru ekki bara aðferðir. Þær eru breytingarafl innan borgarinnar sem setur ný viðmið fyrir hvernig Reykjavík vinnur.“