Innkaupaferli

""

Innkaupaskrifstofa (IKS) veitir kaupendum Reykjavíkurborgar ráðgjöf og aðstoð í útboðsmálum og við opinber innkaup en sinnir ekki innkaupum. Innkaupaskrifstofa annast allar tegundir innkaupaferla fyrir hönd Reykjavíkurborgar og gætir þess að innkaup Reykjavíkurborgar séu í samræmi við lög og reglur sem um innkaup og innkaupaferla gilda.

Almennar upplýsingar um innkaupaferli

1. Hlutverk og ábyrgð

  • Kaupendur og IKS hafa ákveðið hlutverk og ábyrgð og er mikilvægt að kaupandi sé meðvitaður um og geti gert greinarmun á eigin hlutverki og ábyrgð annars vega og hlutverki og ábyrgð IKS hins vegar.
  • Mikilvægt er að gera sér grein fyrir muninum á innkaupaferli og undirbúning að innkaupaferli.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda 

  • Gerð og frágangur forvals- og útboðslýsinga er á ábyrgð þeirra sem kaupa vöru, þjónustu eða verklegar framkvæmdir fyrir hönd Reykjavíkurborgar.
  • Ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við reglur Reykjavíkurborgar og ákvæði laga um opinber innkaup er á hendi viðkomandi kaupanda hjá Reykjavíkurborg.
  • Stjórnendur og starfsmenn sviða, skrifstofa, stofnana og annarra rekstrareininga sem fara með innkaup fyrir hönd Reykjavíkurborgar, hér eftir kaupendur, skulu tryggja að innkaup séu í samræmi við innkaupastefnu og innkaupareglur borgarinnar, sem og lög um opinber innkaup.
  • Kaupandi ber m.a. ábyrgð á verkefnastjórnun, gerð þarfagreiningar, kostnaðaráætlunar og útboðsgagna.
  • Kaupandi skal framkvæma innkaup á eins ábyrgan og umhverfisvænan hátt og unnt er hverju sinni. Meta skal möguleika þess að framkvæma fyrirhuguð innkaup í samræmi við gildandi stefnur Reykjavíkurborgar, eins og umhverfis- og auðlindastefnu Reykjavíkurborgar, mannréttindastefnu Reykjavíkurborgar og aðrar stefnur einstakra sviða og skrifstofa Reykjavíkurborgar.
  • Kaupandi ber ábyrgð á því að framkvæmt verði mat á því hvernig fyrirhuguð innkaup samræmist stefnum Reykjavíkurborgar í innkaupamálum. Mat þetta skal eiga sér stað áður en innkaupaferill hefst.
  • Kaupandi ber ábyrgð á framkvæmd samningsins og eftirliti með því að hann sé framkvæmdur í samræmi við efni sitt.
  • Kaupanda er óheimilt að framkvæma sjálfur formleg innkaupaferli sem innkaupareglur Reykjavíkurborgar fjalla um.
  • Kaupandi skal eiga frumkvæði að öllum samskiptum við IKS. Kaupandi óskar eftir fundum og óskar eftir yfirferð IKS í öllum tilvikum af fyrra bragði.

Hlutverk og ábyrgð Innkaupaskrifstofu

  • Innkaupaskrifstofa Reykjavíkurborgar veitir ráðgjöf og hefur yfirumsjón með þjónustu vegna innkaupa Reykjavíkurborgar og ber Innkaupaskrifstofa Reykjavíkurborgar, hér eftir nefnd IKS, ábyrgð á ráðgjöf á sviði innkaupamála og þjónustu við innkauparáð.
  • Innkaupaskrifstofa veitir þjónustu og aðstoð vegna innkaupa til þeirra sem, af hálfu Reykjavíkurborgar, kaupa verk, vöru og þjónustu.
  • Innkaupaskrifstofa framkvæmir í samvinnu við kaupanda öll innkaupaferli sem innkaupareglur Reykjavíkurborgar og lög um opinber innkaup fjalla um.
  • Þá ber innkaupaskrifstofa ábyrgð á að samræma og staðla almenn ákvæði útboðsgagna sem notuð eru við útboð á vegum Reykjavíkurborgar.
  • Auk þess hefur innkaupaskrifstofa umsjón með eftirliti með því að innkaup Reykjavíkurborgar séu í samræmi við innkaupareglur Reykjavíkurborgar.
  • Kaupandi getur óskað eftir ráðgjöf IKS varðandi alla liði þessa leiðbeiningaskjals. Því er ekki tilgreint sérstaklega í hverjum lið í þessu leiðbeiningaskjali að kaupandi geti óskað ráðgjafar IKS, það á alltaf við.

Hlutverk og ábyrgð Skrifstofu borgarlögmanns

  • Borgarlögmaður veitir lögfræðilega ráðgjöf í innkaupamálum til innkaupaskrifstofu og kaupenda og skal vera innkauparáði til ráðgjafar.

Upplýsingar um lög og reglur

Mismunandi lög og reglur gilda fyrir hvert form af innkaupaferli. Helstu lög og reglur sem innkaup Reykjavíkurborgar geta fallið undir eru eftirfarandi:

Viðmiðunarfjárhæðir

  • Viðmiðunarfjárhæðir innkaupa segja til um hvaða innkaupaferli verður beitt.
  • Viðmiðunarfjárhæðir miðast við endanlega kostnaðaráætlun kaupanda (sjá lið 8 í þessum leiðbeiningaskjali).
  • Viðmiðunarfjárhæðir hafa áhrif á það hvort farið verður í ESS útboð, útboð innanlands, verðfyrirspurn eða verðkönnun.
  • Viðmiðunarfjárhæðir innkaupa
  • Við innkaup undir ofangreindum viðmiðunarfjárhæðum getur kaupandi framkvæmt verðkönnun. Þá gildir eftirfarandi:
    • Við innkaup undir ofangreindum viðmiðunarfjárhæðum skal kaupandi ávallt gæta hagkvæmni og gera samanburð meðal sem flestra fyrirtækja. Slíkur samanburður skal jafnan gerður skriflega eða með rafrænni aðferð. Við þessi innkaup skal virða jafnræðisreglu 3. mgr. 1. gr. reglnanna. Heimilt er að leita til innkaupadeildar um þjónustu og ráðgjöf þótt innkaupafjárhæð sé undir framangreindum viðmiðunarmörkum. Komi í ljós við samanburð meðal fyrirtækja að fyrirhuguð innkaup eru yfir kostnaðaráætlun og/eða viðmiðunarfjárhæðum skal kaupandi leita ráðgjafar innkaupadeildar áður en samningur kemst á. Kaupandi skal fá staðfestingu frá viðsemjanda sínum um að hann sé í skilum með opinber gjöld og lífeyrissjóðsiðgjöld.

Ábyrg innkaup

  • Kaupandi skal framkvæma innkaup á eins ábyrgan og umhverfisvænan hátt og unnt er hverju sinni. Meta skal möguleika þess að framkvæma fyrirhuguð innkaup í samræmi við gildandi stefnur Reykjavíkurborgar, eins og umhverfis- og auðlindastefnu Reykjavíkurborgar, mannréttindastefnu Reykjavíkurborgar og aðrar stefnur einstakra sviða og skrifstofa Reykjavíkurborgar.
  • Að jafnaði skal kaupandi skrá niðurstöður slíks mats og getur IKS, fyrir hönd innkauparáðs, óskað eftir að kaupandi sýni fram á að það hafi verið gert.

2. Skjölun gagna

Mikilvægt er að öll skjöl tengd útboðum séu vistuð í skjalakerfi Reykjavíkurborgar og prentuð út. 
Varðveisla skjala opinberra aðila er lögbundin og eyðing þeirra óheimil nema með sérstakri heimild þar um sbr. lög nr. 77/2014 

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi á að vista öll skjöl tengd útboðum í skjalakerfi Reykjavíkurborgar og prenta út.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS vistar öll skjöl tengd útboðum í skjalakerfi Reykjavíkurborgar og prentar út fyrir skjalavörslu.

Annað

Leiðbeiningar varðandi skjölun gagna:

Undirbúningur innkaupaferlis

3. Upphaf innkaupa / þarfagreining

  • Áður en til innkaupaferlis kemur þarf  þörf fyrir vöru, þjónustu eða verklegar framkvæmdir að vera til staðar. Mikilvægt er að skilgreina hvort sú vara, þjónusta eða verklegar framkvæmdir krefjist þess að farið sé í innkaupaferli.  
  • Markmið og tilgangur innkaupaferils er að stuðla að vönduðum, hagkvæmum og ábyrgum innkaupum Reykjavíkurborgar og tryggja gæði vöru, þjónustu og verka sem Reykjavíkurborg kaupir.
  • Í upphafi innkaupa þarf kaupandi að gera grein fyrir þörfinni í þarfalýsingu. Mikilvægt er að skilgreina þörfina út frá þörfinni sjálfri en ekki áætluðu innkaupaferli.
  • Í þarfagreiningu á að gera grein fyrir hvaða þörf fyrir vöru, verk eða þjónustu er til staðar. 
  • Í þarfagreiningu á ekki að lýsa ákveðinni vöru, verki eða þjónustu. Lýsa á þörfinni fyrir vöruna, verkið eða þjónustuna.
  • Hvað er nægjanlegt til að uppfylla þörfina / hvað er æskilegt
  • Það getur verið gott að spyrja sig nokkrum sinnum af hverju það er þörf fyrir vöruna, þjónustuna eða verkið, t.d. 5 sinnum.
  • IKS á auðveldara með að gefa ráðgjöf varðandi innkaupaferli og nálgun á samningsformi ef þörfin er vel skilgreind.

4. Drög að kostnaðaráætlun

  • Kostnaðaráætlun í útboði er áætlun á heildarvirði samnings.
  • Útreikningur á áætluðu virði samnings skal miða við þá heildarfjárhæð sem kaupandi mun greiða fyrir innkaup, án virðisaukaskatts.
  • Taka skal tillit til heildarfjárhæðar, þar á meðal hvers konar valfrjálsra ákvæða og hugsanlegrar endurnýjunar samnings sem skýrt er kveðið á um í útboðsgögnum. 
  • Kostnaðaráætlun þarf að framkvæma í öllum útboðum (Nema í sértilfellum t.d. í útboði á gagnvirku innkaupakerfi þar sem þátttakendur skila aðeins inn umsóknum um aðild).

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi ber ábyrgð á gerð kostnaðaráætlunar.
  • Fyrri kostnaðaráætlun er gerð áður en vinnsla við gerð útboðsgagna fer fram.
  • Fyrri kostnaðaráætlun segir til um hvaða innkaupaferli fara þarf í (því er nauðsynlegt að hún sé gerð áður en vinnsla við gerð útboðsgagna hefst þar sem gerð útboðsgagna byggist á því hvaða innkaupaferli er farið í, þ.e. hvort vinna á verðfyrirspurnargögn, útboðsgögn, útboðsgögn á EES o.s.frv.).
  • Kaupandi á að skila fyrstu kostnaðaráætlun til IKS með tölvupósti áður en vinnsla við gerð útboðsgagna hefst.
  • Nægjanlegt er að kaupandi afhendi IKS samtölu heildarverðs án vsk. (Ekki þarf að afhenda sundurliðað kostnaðaráætlun, nema ef IKS óskar sérstaklega eftir því).
  • Á undirbúningsstigi innkaupa skal kaupandi gera kostnaðaráætlun um fyrirhuguð innkaup. Við útreikning á áætluðu virði samnings skal miða við þá heildarfjárhæð sem kaupandi kemur til með að greiða fyrir innkaup að frátöldum virðisaukaskatti, þ.m.t. aðföng sem kaupandi lætur bjóðanda í té, flutningur vöru og þóknun og annað það sem kaupandi leggur til og metið verður til fjár.
  • Við þennan útreikning skal finna mögulega hámarks heildarfjárhæð fyrirhugaðs samnings, þar með talið hvers konar valfrjáls ákvæði og allar hugsanlegrar endurnýjunar og/ eða framlengingar samnings. Sé fyrirhugað að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarvirði allra áfanga.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS gefur ráðgjöf ef kaupandi óskar eftir því, hvernig útreikningur skal vera á virði verksamninga sbr. 26. gr. OIL, vörukaupasamninga sbr. 27. gr. OIL og þjónustusamninga sbr. 28. gr. OIL.

5. Tímarammar innkaupaferla

  • Tímarammi vegna innkaupaferla er mismunandi í hverju tilviki fyrir sig.
  • Ákveðinn lágmarkstími skal vera fyrir tilboðsfrest (tíminn frá því að gögn eru afhent á útboðsvef og þar til tilboð eru opnuð) í almennu útboði.
  • Í almennu útboði innanlands skal tilboðsfrestur vera minnst 10 dagar en tilboðsfrestur skal vera minnst 30 dagar í almennu útboði á EES.
  • Sá tími sem tekur frá því að yfirferð og mat tilboða hefst og þar til ákvörðun kaupanda um val á tilboði er almennt einn dagur til sex vikur.
  • Sá tími sem tekur frá því að erindi er lagt fyrir innkauparáð og þar til samningur kemst á er almennt 14 til 20 dagar.
  • Því má gera ráð fyrir sem viðmið að innkaupaferlið í almennu útboði innanlands taki um 25-83 daga en í almennu útboði á EES um 47-97 daga.
  • Í verðfyrirspurnum er tímaramminn mun styttri og getur verið frá nokkrum dögum upp í nokkrar vikur.

6. Fyrsti fundur með IKS

Beiðni til IKS 

  • Öll verkefni hefjast með beiðni kaupanda til IKS á innri vef Reykjavíkurborgar. Sjá https://innri.reykjavik.is/is/beidni-til-innkaupaskrifstofu.

Upphafsfundur

  • Kaupandi boðar alla sérfræðinga IKS á upphafsfund eftir að beiðni hefur verið send til IKS.
  • Kaupandi skýrir og ræðir verkefnið við IKS.
  • Kaupandi tekur ákvörðun um næstu skref í lok upphafsfundar.
  • Til að upphafsfundur sé sem áhrifaríkastur er æskilegt að kaupandi hafi lokið við þarfagreiningu og einföldum drögum að kostnaðaráætlun.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS ákveður hvaða sérfræðingur/ar mæta á upphafsfund.
  • IKS tekur Power point kynningu fyrir kaupendur þar sem farið er almennt yfir innkaupaferilinn.

7. Innkaupaferli ákveðið

Innkaupaferli er það ferli sem er skilgreint skv. lögum eða innkaupareglum Reykjavíkurborgar. 

  • Mikilvægt er að velja viðeigandi innkaupaferli í samræmi við viðmiðunarfjárhæðir. 
  • Það innkaupaferli sem farið er í miðast við endanlega kostnaðaráætlun.
  • Ef endanleg kostnaðaráætlun felur í sér að fara ætti í annað innkaupaferli en miðað var við út frá fyrri kostnaðaráætlun þarf að endurgera gögn til samræmis við nýtt innkaupaferli.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi ber ábyrgð á því hvaða innkaupaferli er farið í.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS getur lagt mat á og ráðlagt kaupanda hvaða innkaupaferli er æskilegt að fara í. Ef nokkrir mögulegar eru í boði útskýrir IKS muninn á þeim ferlum.

Annað

  • Æskilegt er að Innkaupaskrifstofa sé ávallt með í ráðum þegar ákveða á innkaupaferli.
  • Ávallt skal afla samþykkis Innkaupaskrifstofu fyrir vali á innkaupaferli, eigi að beita öðru innkaupaferli en almennu útboði eða verðfyrirspurn. 
  • Skilgreina þarf hvort um er að ræða vörukaup, þjónustukaup eða verkleg framkvæmd. Sú skilgreining getur haft áhrif á það hvaða innkaupaferli farið er í.
  • Áður en innkaupaferli á sér stað er hægt að fara í markaðskönnun, bæði í þeim tilgangi að undirbúa innkaup en einnig til að upplýsa fyrirtæki um áformuð innkaup og kröfur varðandi þau.

Innkaupaferlin eru eftirfarandi:

Innkaup undir verðfyrirspurnarskyldu:

  • Ekki er gerð krafa um að beita tilteknum innkaupaferlum. Hægt er að gera verðkönnun (Sjá línu 36 og 37 í lið 2 - Hlutverk og ábyrgð skv. innkaupareglum í þessu leiðbeiningaskjali).

Fyrirspurnarskylda:

  • Verðfyrirspurn

Útboðsskylt skv lögum um opinber innkaup:

  • Almennt útboð 

Undir fyrirfram ákveðnum skilyrðum er heimilt að fara í eftirfarandi innkaupaferli:

  • Lokað útboð
  • Samkeppnisútboð
  • Samkeppnisviðræður
  • Nýsköpunarsamstarf
  • Bein samningskaup
  • Örútboð

Þá getur afurð innkaupaferla endað með:

  • Samning
  • Gagnvirku innkaupakerfi (opinn rammasamningur skv. innkaupareglunum)
  • Rammasamning 

Innan ákveðinna útboða er hægt að viðhafa eftirfarandi:

  • Rafrænt uppboð
  • Rafrænir vörulistar
  • Hönnunarsamkeppni

Önnur innkaupaferli skv. lögum eða innkaupareglum:

  • Framhaldskaup og samningsviðaukar
  • Samningar sem gerðir eru á grundvelli einkaréttar er sérleyfis
  • Samningskaup án undangenginnar útboðsauglýsingar

Ávallt er heimilt að gera frekari kröfur en lagt er til í lögum eða innkaupareglum, en aldrei má gera slakari kröfur. (Þ.e. t.d. heimilt er að fara í almennt útboð þó kostnaðaráætlun sé undir viðmiðunarfjárhæð fyrir almennt útboð en ekki er heimilt að fara í verðfyrirspurn ef kostnaðaráætlun án vsk. er yfir viðmiðunarfjárhæð fyrir almennt útboð.)

8. Forvinna vegna útboðsgagna

  • Forvinna vegna gerðar útboðsgagna felur í sér fjölda atriða sem eru tilgreind hér að neðan.
  • Kaupanda er heimilt að gera markaðskannanir til að undirbúa innkaup og upplýsa fyrirtæki um áformuð innkaup og kröfur varðandi þau. Kaupandi getur í þessu skyni fengið ráðgjöf frá fyrirtækjum, sjálfstæðum sérfræðingum og eða öðrum opinberum aðilum.
  • Við gerð markaðskannana skal fylgja 45. gr. og 46. gr. laga um opinber innkaup nr. 120/2016.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

Tæknilýsing

  • Hér þarf að lýsa þörf á tækni. Vel gerð þarfagreining ætti að geta nýst í uppbyggingu á tæknilýsingu útboðsgagna. 

Kröfulisti

  • Stilla þarf upp kröfum eftir því hvort um er að ræða hæfiskröfur, lágmarkskröfur eða matsþættir.
  • Hæfiskröfur eru settar fram til að meta hæfa aðila eða fyrirtæki. Hæfiskröfur eiga ekki við um vörur. 
  • Lágmarkskröfur eru allar SKAL kröfur sem boðin vara eða þjónusta þarf að uppfylla að lágmarki.

Matsþættir

  • Matsþættir eru notaðir ef forsendur fyrir vali tilboðs grundvallast á besta hlutfalli milli verðs og gæða. 
  • Matsþættir varða þá ákveðin gæði umfram eða aðrar en lágmarkskröfur.
  • Matsþættir eru stilltir upp þannig að hægt sé að meta þá og gefa stig fyrir hvern matsþátt.
  • Matsþættir eiga helst að vera hlutlægir en ekki huglægir.
  • Ef forsendur fyrir vali tilboðs grundvallast einungis á verði eru matsþættir ekki notaðir.

Forsendur fyrir vali tilboðs / Matslíkan

  • Forsendur fyrir vali tilboðs í útboðsgögnum byggjast á matslíkani sem getur verið með eftirfarandi þremur leiðum
  1. lægsta verðs,
  2. minnsta kostnaðar eða
  3. besta hlutfalls milli verðs og gæða.
  • Sé um að ræða matslíkan þar sem besta hlutfall milli verðs og gæða er forsenda fyrir vali tilboðs þarf að meta hvert hlutfallið milli verðs og gæða á að vera. 

Vinnsla persónuupplýsinga

  • Það þarf að meta í hvert skipti fyrir sig hvort einhver vinnsla persónuupplýsinga mun fara fram í kjölfar útboðs. 
  • Ef ljóst er að vinnsla persónuupplýsinga fer fram, þá þarf sérfræðingur í persónuvernd á því sviði að hafa aðkomu að málinu frá upphafi.

Greiðslu- og afhendingarskilmálar

  • Skilgreina þarf þá greiðsluskilmála og afhendingarskilmála sem eiga við.

9. Gerð og frágangur útboðsgagna

  • Útboðsgögn eru öll þau gögn sem afhent eru bjóðendum í útboði á útboðsvef Reykjavíkurborgar. (þ.e. útboðslýsing, tilboðsbók, fylgiskjöl o.s.frv.).
  • Útboðsgögn innihalda t.d. einnig þá viðauka sem afhentir eru bjóðendum eftir að útboðsgögn eru afhent.
  • Útboðsgögnin verða að loknu innkaupaferli samningurinn á milli aðila (kaupanda og seljenda). Að loknu útboðsferli á ekki að koma til annar samningur eða aðrar kröfur. Allar kröfur eiga að vera í útboðsgögnum. 

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi ber ábyrgð á gerð og frágangi allra útboðsgagna.
  • Kaupandi skrifar allan texta og byggir upp útboðsgögnin.
  • Kaupandi tilgreinir skýrt við IKS hvaða yfirferðar er óskað af hálfu IKS í hvert skipti.
  • Kaupandi á að nota þau sniðmát sem hafa verið birt á innri vef Reykjavíkurborgar.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS aðstoðar kaupanda ef hann óskar eftir því við uppsetningu texta, samræmis og uppbyggingu krafna í útboðsgögnunum.
  • IKS leiðbeinir kaupanda með hvernig innkaupaferlinu sé háttað þannig það standist lög og reglur.
  • IKS gerir athugasemdir og breytingatillögur við útboðsgögnin óski kaupandi eftir yfirferð.
  • IKS getur afhent kaupanda eldri útboðsgögn til viðmiðunar, sem henta því útboði sem fara á í.

Annað

  • Töluverð óvissa er hvað varðar þann tíma sem þessi liður tekur í innkaupaferli. Liðurinn getur verið veigamikill þáttur í tímaáætlun innkaupaferils og er oft lang tímafrekastur.
  • Almennur afgreiðslutími IKS vegna hverrar yfirferðar er 1-2 vikur. Sá tími getur þó verið minni eða meiri. 
  • Atriði sem hafa áhrif á tíma yfirferðar IKS eru t.d. umfang og gæði útboðsgagnanna, auk annarra anna.
  • IKS er reynd í að leysa vandamál, og koma hugsunum kaupanda niður á blað. Ekki hika við að boða fund ef einhverjar pælingar koma upp og ekki er ljóst hvernig á að útfæra eða hvort það sé heimilt.

 

  • Sniðmát IKS eru samræmd sniðmát fyrir Reykjavíkurborg. 
  • Sniðmátin eru á innri vef Reykjavíkurborgar og eru uppfærð í hvert skipti sem breytingar verða á sniðmátum. 
  • Í sniðmátum IKS er mikilvægt að kaupandi kynni sér allt innihald sniðmátsins.
  • Það sem ekki er gulmerkt í sniðmáti er almennur samræmdur texti sem mælst er til þess að kaupandi breyti ekki nema með því að hafa samband við IKS, t.d. með tölvupósti eða breytingatillögu í útboðsgögnum.
  • Það sem er gulmerkt í sniðmáti þar kaupandi að skoða ítarlega og skilgreina nánar ef við á. Mælst er til þess að kaupandi nýti sér athugasemdir IKS í sniðmáti.

 

  • Það getur verið gott að nota sambærileg eldri útboðsgögn til viðmiðunar.
  • Það er gott að drög kaupanda að útboðsgögnum sé eins langt komin og mögulegt er þegar þau eru til yfirlestrar á IKS.

10. Staðfest kostnaðaráætlun

Útreikningur endanlegrar kostnaðaráætlunar skal miðast við þann tíma þegar auglýsing um innkaupin er send til opinberrar birtingar.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi endurskoðar fyrri kostnaðaráætlun (sjá lið 4 í þessu leiðbeiningarskjali) og gerir endanlega kostnaðaráætlun.
  • Kaupandi skal skila endanlegri kostnaðaráætlun án vsk. til ISK áður en innkaupaferli er auglýst eða verðfyrirspurnargögn send út. 
  • Nægjanlegt er að kaupandi skili til Innkaupaskrifstofu samtölu heildarverðs án vsk. (þ.e. ekki þarf að skila sundurliðaðri kostnaðaráætlun nema IKS óski sérstaklega eftir því).

Annað

  • Endurskoðuð kostnaðaráætlun staðfestir að það innkaupaferli sem valið var í upphafi eigi ennþá við eða sýnir að fara þarf í annað innkaupaferli.
  • Mögulega þarf að að skilgreina þann hluta kostnaðaráætlunar sem lesinn er upp við opnun tilboða. Þá þarf sá hluti að vera í samræmi við framsetningu eins og hún er sett upp á tilboðsblaði.
  • Dæmi: Leigja á 2 bíla á rekstrarleigu í 3 mánuði. Kostnaðaráætlun heildarvirði samnings fyrir seljanda er: 360.000 kr. En á tilboðsblaði á að gefa verð í leigu á einum bíl í einn mánuð, þá væri sú áætlun 60.000 kr.

11. Auglýsingar ákveðnar og birting auglýsinga

  • Útbúa skal auglýsingar vegna útboða. Auglýsingarnar birtast innanlands og á EES svæðinu, ef við á.
  • Auglýsingar eru alltaf birtar á reykjavik.is/utbod og utbodsvefur.is.
  • Auglýsingar eru birtar á EES svæðinu, þegar við á. 
  • Kaupandi tekur ákvörðun um það hvort auglýsa eigi í blöðum.
  • Þær lögbundnu auglýsingar sem skal gera fara eftir því hvaða innkaupaferli verður farið í. 

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi ber ábyrgð á að réttar auglýsingar verði birtar.
  • Kaupandi ákveður hvort auglýsa eigi í blöðum.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS útfærir lögbundnar auglýsingar og aðrar auglýsingar, ef við á, samkvæmt beiðni kaupanda.
  • IKS sendir auglýsingar á viðkomandi aðila sem birta auglýsingarnar.
  • IKS sendir auglýsingar til birtingar á utbodsvefur.is og ef við í blöðum og á EES svæðinu. IKS birtir auglýsingu á reykjavik.is/utbod.

Annað

Í EES útboðum skal birta auglýsingu á EES svæðinu. Það tekur nokkra daga frá því að beiðni um birtingu auglýsingar er send til viðkomandi birtingaraðila og þar til auglýsingin birtist á EES svæðinu.

12. Afhending endanlegra útboðsgagna til IKS

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi afhendir IKS endanleg útboðsgögn þegar kaupandi hefur gert þau endanleg.
  • Kaupandi tilgreinir IKS skýrt að um endanleg útboðsgögn sé að ræða.
  • Endanleg útboðsgögn verða að vera hæf til birtingar. Það þýðir að breytingatillögur eða athugasemdir í gögnunum eiga ekki að vera til staðar. 

Innkaupaferli hefst

13. Afhending útboðsgagna á útboðsvef

Endanleg útboðsgögn kaupanda eru birt á útboðsvef Reykjavíkurborgar.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupanda er heimilt að láta væntanlega bjóðendur vita af útboðinu, en ber ekki skylda til þess.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS afhendir bjóðendum útboðsgögn á útboðsvef.

14. Fyrirspurnafrestur bjóðenda, viðaukar og svarfrestur kaupanda

  • Bjóðendur geta skilað inn fyrirspurnum á útboðsvef Reykjavíkurborgar áður en fyrirspurnarfrestur rennur út.
  • Viðaukar við útboðsgögn sem geta innihaldið svör við fyrirspurnum, breytingar á útboðsgögnum eða aðrar viðbótarupplýsingar verða sendir og birtir handhöfum útboðsgagna á útboðsvef Reykjavíkurborgar.
  • Viðaukar geta verið einn eða fleiri.
  • IKS afhendir bjóðendum endanlega/n viðauka kaupanda fyrir lok svarfrests kaupanda.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupendur svara fyrirspurnum, gera breytingar á útboðsgögnum eða setja fram aðrar viðbótarupplýsingar í viðauka ef við á.
  • Ekki þarf að senda út viðauka ef engar fyrirspurnir bárust og ekki þarf að gera breytingar eða setja fram viðbótarupplýsingar.
  • Kaupendur afhenda IKS endanlegan viðauka fyrir kl. 12:00 þann dag sem svarfrestur kaupanda rennur út.
  • Kaupanda er ekki heimilt að svara fyrirspurnum beint til væntanlegra bjóðenda, allar fyrirspurnir þurfa að fara í gegnum útboðsvef með milligöngu við IKS.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS tekur við fyrirspurnum á útboðsvef Reykjavíkurborgar.
  • IKS afhendir kaupanda drög að viðauka sem inniheldur fyrirspurnir. 
  • IKS afhendir bjóðendum endanlegan viðauka kaupanda á útboðsvef.

15. Opnun tilboða

  • Tilboð bjóðenda verða opnuð eftir að tilboðsfrestur rennur út.
  • Opnun tilboða fer fram á opnunarfundi með rafrænum hætti á útboðsvef Reykjavíkurborgar.
  • Yfirleitt fer opnun tilboða fram á Innkaupaskrifstofu á 4. hæð. Í ákveðnum tilfellum fer opnun tilboða fram í Hrefnukoti.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi getur mætt á opnun tilboða en þess er ekki þörf.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS sér um opnun tilboða.
  • IKS bókar opnun tilboða og býður aðilum kaupanda á opnunina.
  • IKS gerir fundargerð sem inniheldur upplýsingar af tilboðsblöðum bjóðenda.
  • IKS birtir fundargerðina á vefsíðu Innkaupaskrifstofu eftir opnun tilboða.

Annað

  • Ef um er að ræða svokallað tveggja umslaga kerfi (þar sem matslíkan inniheldur bæði gæði og verð) eru tvær opnanir tilboða.
  • Síðari opnunin þegar um er að ræða tveggja umslaga kerfi á sér stað eftir að kaupandi hefur framkvæmt gæðamat.
  • Þegar um er að ræða tveggja umslaga kerfi eru yfirleitt einungis nöfn bjóðenda lesin upp við fyrri opnun en heildarstigafjöldi við seinni opnun (þ.e. stigafjöldi gæða og verðs).

16. Yfirferð og mat tilboða

  • Eftir opnun tilboða fer fram yfirferð og mat tilboða. 
  • Tilboð eru metin út frá matslíkani og þeim kröfum sem gerðar eru í útboðsgögnum.
  • IKS sendir kaupanda tilboðsgögn bjóðanda til yfirferðar.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi kannar annað hæfi bjóðenda en fjárhagslegt hæfi og staðfestir skriflega að bjóðandi hafi skilað inn þeim gögnum sem tilgreind eru í skilmálum og staðist kröfur útboðsgagna.
  • Kaupandi þarf að óska eftir því að IKS kanni fjárhagslegt hæfi. Einnig þarf hann að óska eftir ef aðrir sérfræðingar eiga að kanna hæfi, svosem sérfræðingar í persónuvernd ætli hann ekki að gera það sjálfur.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • Innkaupaskrifstofa kannar fjárhag bjóðenda og staðfestir skriflega að bjóðandi hafi skilað inn þeim gögnum sem tilgreind eru í skilmálum og staðist fjárhagsskoðun.
  • Innkaupaskrifstofa tilkynnir kaupanda hvaða aðilar standast kröfur um hæfi vegna fjárhagsstöðu.

17. Ákvörðun kaupanda um val á tilboði

Eftir yfirferð og mat tilboða er tekin ákvörðun um val á tilboði.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi tilkynnir IKS formlega hvaða aðila á að semja við, þ.e. þann/þá aðila sem eiga hagkvæmasta gilda tilboð skv. nánari forskrift í útboðsgögnum.

18. Erindi til innkauparáðs

Innkauparáð tekur ákvörðun um val á tilboði að fenginni tillögu kaupanda sé áætluð samningsfjárhæð án virðisaukaskatts yfir:

  • 49 m.kr. án vsk. ef um kaup á verklegum framkvæmdum er að ræða.
  • 15,5 m.kr. án vsk. ef um vöru- eða þjónustukaup er að ræða.

Ef fjárhæðir eru undir ofangreindum mörkum þarf ekki að leggja fyrir erindi til innkauparáðs.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi gerir erindi til innkauparáðs, undirritar og sendir IKS í tölvupósti.
  • Kaupandi getur óskað eftir að fá sniðmát vegna erinda til innkauparáðs frá IKS.
  • Erindi til innkauparáðs þarf að berast til IKS ekki seinna en tveim sólarhringum fyrir fund innkauparáðs til þess að það verði tekið fyrir, þ.e.a.s fyrir klukkan 14.00 á þriðjudegi ef næsti fundur er á fimmudegi þar á eftir.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS sendir erindi kaupanda til Innkauparáðs.

19. Fundur innkauparáðs

Á fundi innkauparáðs eru aðilar í innkauparáði, innkaupaskrifstofu og kaupendur.

  • Fundur innkauparáðs fer yfirleitt fram vikulega, á fimmtudögum.
  • Fundur innkauparáðs getur farið sjaldnar fram, t.d. í kringum sumarleyfistíma, páska og jól.
  • Fundur innkauparáðs fer ekki fram á þeim fimmtudögum sem eru almennir frídagar.
  • Fundur innkauparáðs getur í ákveðnum tilfellum farið fram á öðrum dögum en fimmtudögum.

Ef upphæðir eru undir þeim fjárhæðum sem eru tilgreindar í lið 18 í þessu skjali þá er málið ekki tekið fyrir á fundi innkauparáðs.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi mætir á fund innkauparáðs, ef við á og rökstyður val á samningsaðila.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS boðar kaupanda á fund innkauparáðs, ef við á.
  • IKS ritar fundargerð vegna funds innkauparáðs.

20. Tilkynning um töku tilboðs

  • Þegar kaupandi hefur ákveðið og tilkynnt IKS við hvern á að semja og eftir samþykki innkauparáðs, ef við á, er bjóðendum tilkynnt með tölvupósti niðurstaðan og við hvern á að semja.
  • Ekki er kominn á samningur með þessari tilkynningu.
  • Biðtími á sér stað, þ.e. samningur getur ekki komist á fyrren með tölvupósti (seinni tölvupóstur) til bjóðanda skv. lið 22 - Samningur kemst á í þessum gögnum.
  • Biðtími er 5 dagar í innlendum útboðum og 10 dagar í EES útboðum.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS Sendir bjóðendum niðurstöðuna í tölvupósti (svokallaður fyrri tölvupóstur).

21. Kærufrestur

Öll innkaup yfir útboðsmörkum (þ.e. að undanskyldum verðfyrirspurnum og verðkönnunum) falla undir kærunefnd útboðsmála. (Þetta á t.d. einnig við um t.d. örútboð innan rammasamnings og lokuð útboð innan gagnvirks innkaupakerfis).

  • Kæra skal borin undir kærunefnd útboðsmála innan 20 daga frá því kærandi vissi um eða mátti vita um þá ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum. 
  • Berist kæra vegna útboðs hefur það í för með sér mikla vinnu fyrir kaupendur og IKS við gagnaöflun og framsetningu gagna og möguleg fundarhöld.
  • Kæra getur haft í för með sér kostnað fyrir kaupanda.
  • Skrifstofa borgarlögmanns sér um vörn vegna kæru fyrir hönd kaupanda.

Að kröfu kæranda er kærunefnd útboðsmála heimilt að stöðva innkaupaferli um stundarsakir þar til endanlega hefur verið skorið úr kæru.

  • Kærunefnd útboðsmála getur m.a. fellt úr gildi ákvörðun kaupanda, að hluta eða í heild, lýst samning eða kveðið á um önnur viðurlög.
  • Kærunefnd útboðsmála getur m.a. lagt fyrir kaupanda að bjóða út tiltekin innkaup, auglýsa útboð á nýjan leik eða að fella niður tiltekna ólögmæta skilmála í útboðsgögnum.
  • Kærunefnd útboðsmála getur m.a. látið uppi álit sitt á skaðabótaskyldu varnaraðila gagnvart kæranda.
  • Kærunefnd útboðsmála getur m.a. ákveðið að varnaraðili greiði kæranda kostnað við að hafa uppi kæruna.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Bregðast við beiðni IKS og borgarlögmanns vegna gagnaöflunar og tilheyrandi vinna vegna kæru.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS afhendir skrifstofu borgarlögmanns öll þau gögn sem skrifstofa borgarlögmanns óskar eftir.

22. Samningur kemst á

Að loknum tíu daga biðtíma (að því gefnu að kæra til úrskurðarnefndar um að stöðva innkaupaferli hafi ekki borist) er seinni tölvupóstur sendur til þeirra bjóðanda/bjóðenda sem semja á við.

  • Með seinni tölvupósti er tilkynnt að samningur sé kominn á á grundvelli útboðsgagna og tilboðs bjóðanda.
  • Bjóðandi/bjóðendur verður seljandi/seljendur þegar samningur er kominn á sbr. samningsskilmála.
  • Yfirleitt er samningsform undirritað með seljanda eftir að samningur er kominn á, en skv. samningsskilmálum hverju sinni.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

Aðkoma að gerð samningsforms.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS sendir seinni tölvupóst til bjóðanda/bjóðenda.
  • IKS sér um undirritun samningsforms með seljanda.

Framkvæmd samnings

23. Framkvæmd samnings - samningsstjórnun

Eftir að samningur er kominn á sjá kaupendur um framkvæmd samnings og formlegri aðkomu IKS að samningi lýkur.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Sviðsstjórar og yfirmenn einstakra skrifstofa og stofnana bera ábyrgð á framkvæmd samninga sem komið hefur á með innkaupaferli.
  • Komi til vanefnda og/eða ágreiningur rís milli kaupanda og seljanda er rétt að leita ráða hjá Borgarlögmanni.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS getur gefið álit á túlkun samningsákvæða að beiðni kaupanda eða borgarlögmanns.

Hlutverk og ábyrgð Borgarlögmanns

  • Borgarlögmaður aðstoðar kaupendur komi ágreiningur á milli kaupanda og seljanda.

24. Eftirlit með skilmálum samnings

Tryggja þarf skilvirkt eftirlit með framkvæmd samninga eftir að þeir hafa komist á.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Sviðsstjórar og yfirmenn einstakra skrifstofa og stofnana skulu tryggja skilvirkt eftirlit með framkvæmd samninga sem komið hefur á með innkaupaferli.

25. Samningsskilmálar

  • Gott er að birta helstu upplýsingar samnings fyrir þá aðila sem nota samninginn.
  • Birting upplýsinga getur t.a.m. verið á innra svæði kaupanda og í ákveðnum tilfellum á innri vef Reykjavíkurborgar.

Hlutverk og ábyrgð kaupanda

  • Kaupandi birtir upplýsingar fyrir þá aðila sem nota samninginn á því formi sem kaupandi telur best.

Hlutverk og ábyrgð IKS

  • IKS útfærir og birtir upplýsingar í ákveðnum tilfellum á innri vef Reykjavíkurborgar.

Leiðbeiningar

Leiðbeiningar innkaupaskrifstofu um innkaupaferlið.

  • Markmið og tilgangur leiðbeininga er að auka skilvirkni innkaupaferlis enda er þeim ætlað að stuðla að auknum gæðum og tímasparnaði í innkaupaferli.    
  • Leiðbeiningar eru ekki tæmandi, þau eru einungis til stuðnings fyrir kaupendur.    
  • Kaupandi kynnir sér leiðbeiningar fyrir upphafsfund, eftir upphafsfund og meðan á innkaupaferli stendur.