Frá vegferð til veruleika
Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2025
Mannauðs- og starfsumhverfissvið
Mannauðs- og starfsumhverfissvið hefur yfirumsjón með mannauðsmálum Reykjavíkurborgar. Sviðið leggur áherslu á gott samstarf við stjórnendur, mannauðsþjónustu sviða og stoðsvið borgarinnar með það að markmiði að einfalda ferla, bæta þjónustu og skapa skilvirkt og gott starfsumhverfi. Á árinu 2025 hélt áfram markviss vinna við þróun innri þjónustu og undirbúning lykilkerfa sem styðja við mannauðsstjórnun borgarinnar.
Mikilvæg skref í þróun grunnkerfa
Á árinu var unnið að undirbúningi innleiðingar nýs mannauðs- og launakerfis, MOLA, sem er eitt stærsta umbreytingarverkefni borgarinnar á sviði mannauðs- og launamála. Forgreining verkefnisins gekk vel og skapaði traustan grunn fyrir útboðsferlið og áframhaldandi innleiðingarvinnu. Samstarf mannauðs- og starfsumhverfissviðs og þjónustu- og nýsköpunarsviðs reyndist afar farsælt og skilaði mikilvægum áföngum í undirbúningi þessa lykilkerfis fyrir starfsemi Reykjavíkurborgar.
Unnið var að útboðsferli fyrir nýtt viðverukerfi sem mun styðja betur við skráningu, yfirsýn og stjórnun viðveru starfsfólks borgarinnar.
Einfaldari þjónusta fyrir stjórnendur
Stórt skref var tekið í þróun þjónustugáttar launaskrifstofu þegar hafin var vinna við að færa framenda þjónustunnar yfir í Journeys.
Í fyrstu útgáfu verkefnisins var sérstök áhersla lögð á að einfalda innsendingar stjórnenda og stytta afgreiðslutíma.
Markmiðið er að gera þjónustuna aðgengilegri og skilvirkari fyrir stjórnendur á sama tíma og yfirsýn og gæði vinnslu aukast.
Nýting Microsoft-lausna
Á árinu voru unnin fjölmörg umbótaverkefni sem byggðu á Microsoft-lausnum borgarinnar. Meðal annars var verklag, umsýsla og yfirsýn vegna vinnuverndarmála endurhönnuð og færð yfir í sameiginlegt stafrænt umhverfi. Einnig voru útbúin stafræn ferli fyrir EKKÓ tilkynningar og skráningu og utanumhald fyrir öryggistrúnaðarmenn og öryggisverði. Breytingarnar hafa stuðlað að meiri samræmingu, bættri yfirsýn og skilvirkara eftirliti með framkvæmd þesara þjónustuþátta.
Innleiðing Viva Engage
Á árinu fór fram innleiðing Viva Engage sem nýs vinnusamfélagsmiðils Reykjavíkurborgar í stað Workplace. Verkefnið var unnið í samstarfi mannauðs- og starfsumhverfissviðs, þjónustu- og nýsköpunarsviðs og samskiptateymis Reykjavíkurborgar með það að markmiði að efla innri samskipti, bæta upplýsingaflæði og styrkja samfélagsvitund starfsfólks þvert á svið og starfsstöðvar.
Viva Engage er hluti af Microsoft 365 umhverfi borgarinnar og veitir starfsfólki sameiginlegan vettvang fyrir samskipti, upplýsingamiðlun og þátttöku. Með innleiðingunni er stuðlað að öruggari og samræmdari miðlun upplýsinga þar sem lausnin tengist öðrum kerfum borgarinnar og byggir á sömu öryggis- og aðgangsstýringum og önnur Microsoft-kerfi.
Innleiðingin er liður í stærri vegferð til að styrkja innri miðlun og skapa aukna samheldni meðal starfsfólks. Sérstök áhersla var lögð á að auðvelda starfsfólki að fylgjast með því sem er að gerast innan borgarinnar, auka sýnileika stjórnenda og efla þverfagleg samskipti. Markmiðið er jafnframt að styðja við þá sýn að Reykjavíkurborg sé einn vinnustaður þar sem starfsfólk hefur greiðan aðgang að upplýsingum og getur tekið virkan þátt í samtali um starfsemi borgarinnar.
Einfaldara aðgengi að innri þjónustu
Mannauðs- og starfsumhverfissvið tók einnig þátt í Afleggjaranum 2025 með verkefni sem beindist að innri miðlun upplýsinga og einfaldara aðgengi að innri lausnum borgarinnar.
Á meðan Afleggjaranum stóð var meðal annars skoðað hvernig auðvelda mætti starfsfólki að finna upplýsingar og nálgast mismunandi vinnuumhverfi á einum stað.
Niðurstaðan var hugmynd að „Stjörnunni“, miðlægu aðgengi að helstu kerfum og þjónustum borgarinnar, sem mun nýtast sem grunnur að frekari þróun á komandi árum.
Áframhaldandi þróun innri þjónustu
Árið 2025 einkenndist af markvissri þróun innri þjónustu, undirbúningi lykilkerfa og áframhaldandi stafrænum umbótum. Verkefnin eiga það sameiginlegt að styðja við einfaldari verkferla, betri notendaupplifun og öflugri mannauðsþjónustu fyrir stjórnendur og starfsfólk Reykjavíkurborgar.