Frá vegferð til veruleika

Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2025

Fjármála- og áhættustýringarsvið

Fjárhagskerfið, stafræn þróun og sjálfvirknivæðing

Fjármála- og áhættustýringarsvið fer með yfirumsjón fjármálastjórnar Reykjavíkurborgar og kemur að öllum þáttum rekstrar A-hluta borgarsjóðs. Sviðið veitir stjórnendum aðhald, ráðgjöf og upplýsingar sem styðja við upplýsta ákvarðanatöku og stuðlar að hagkvæmri og markvissri nýtingu fjármuna.

Á árinu 2025 var áfram unnið samkvæmt þeim markmiðum sem mótuð voru árið 2024:

  • Að starfrækja skilvirka fjármálaþjónustu
  • Að stunda öfluga framþróun
  • Að styðja við farsæla ákvarðanatöku

Stafræn þróun og nýsköpun eru meðal lykiláherslna sviðsins og var lögð rík áhersla á árinu að einfalda verkferla, bæta nýtingu gagna og auka sjálfvirkni í starfseminni.

Fjármála- og áhættustýringarsvið vinnur eftir eigin verkefnaskrá og gegnir stafrænn leiðtogi sviðsins mikilvægu hlutverki sem tengiliður milli þjónustu- og nýsköpunarsviðs og fjármála- og áhættustýringarsviðs. Fjármálatæknistofa fer með umsjón verkefnaskrár og verkefnastýringar sviðsins.

Aukin sjálfvirknivæðing

Á árinu voru stigin fjölmörg skref í átt að aukinni sjálfvirknivæðingu og stafrænum umbótum. Meðal þeirra var þróun og innleiðing nýs kerfis fyrir regluvörslu sem byggir á Microsoft-tækni. Kerfið var sett í notkun á árinu og markar mikilvægt framfaraskref í innri lausnum sviðsins, auk þess sem áfram var unnið að þróun ferla fyrir innherja og tengda aðila.

Jafnframt var áfram unnið að uppbyggingu miðlægs atvikaskráningarkerfis sem var sett í loftið á árinu og tók sviðið þátt í verkefnum sem tengdust rafvæðingu innkaupaheimilda. Markmiðið var að einfalda innkaupaferli borgarinnar í heild, styðja við ábyrga nýtingu fjármuna og bæta upplifun starfsfólks sem vinnur með innkaup og samþykktir. Þá var unnið að innleiðingu Jira verkefnastýringarkerfis sem styrkir enn frekar utanumhald og eftirfylgni verkefna innan sviðsins.

Teikning af fólki að skoða ferli á vegg.

Gagnadrifin stjórnun

Mikil áhersla var lögð á gagnadrifna stjórnun á árinu með uppbyggingu mælaborða í Power BI fyrir stjórnendur. Sérfræðingar frá skrifstofu gagna og hugbúnaðarþróunar komu að verkefninu með það að markmiði að auka aðgengi að rekstrarupplýsingum og styrkja gagnadrifna ákvarðanatöku. Jafnframt voru Opin fjármál færð yfir í Power BI og sviðið tók virkan þátt í þróun gagnalandslags Reykjavíkurborgar, þar sem KPMG annaðist verkefnastýringu. Vinnan styður við samræmdari gagnastjórnun, aukið aðgengi að upplýsingum og markvissari nýtingu gagna við rekstur, greiningu og stefnumótun borgarinnar.

Mínar síður

Áfram var unnið að þróun Minna síðna með áherslu á bætta þjónustu, aukna sjálfsafgreiðslu og betri notendaupplifun fyrir íbúa.

Rafvæðing beiðnabóka

POC verkefni vegna rafvæðingar beiðnabóka lauk á árinu 2025 og lagði grunn að innleiðingu þeirra sem er áætlað að ljúki á sumarmánuðum 2026. Með tilkomu rafrænna innkaupabeiðna er stigið stórt skref í átt að einfaldari og skilvirkari innkaupaferlum og er stefnt að því að alfarið verði hætt að nota pappírsbeiðnir fyrir árslok 2026. Með rafvæðingu innkaupabeiðna fæst einfaldara og hraðara innkaupaferli, afgreiðsla reikninga verður sjálfvirkari, yfirsýn verður betri og tímanlegri og rekjanleiki og öryggi eykst.

Varðan

Á árinu 2025 var rekstrarhandbók FAS færð í nýtt kerfi, Vörðuna en ljúka átti því verkefni á fyrri hluta árs 2026. Með tilkomu Vörðunnar eru gæðaskjöl sviðsins aðgengileg fyrir starfsfólk FAS sem og þvert á svið og er því um miklar umbætur að ræða hvað varðar leiðbeiningar og eyðublöð sem sviðið miðlar, en í fyrra fyrirkomulagi var töluverð handavinna fólgin í því að uppfæra gæðaskjöl á mörgum stöðum. Yfirfærsla gæðaskjala í kerfið var einnig mikilvægt fyrir FAS, þar sem nú er unnið markvisst að skráningu ferla á sviðinu, ekki síst ferla sem tengjast fjárhagskerfi borgarinnar.

Teikninga af fjallstindi

Afleggjarinn

Sviðið tók þátt í Afleggjaranum 2025 með tvö verkefni. Afleggjarinn er þjónustusprettur á vegum þjónustu- og nýsköpunarsviðs þar sem starfsfólk víðs vegar úr borgarkerfinu kemur saman til að þróa nýjar hugmyndir, bæta þjónustu og einfalda starfshætti. Verkefni sviðsins beindust annars vegar að samningamálum og hins vegar að sjálfvirknivæðingu, með það að markmiði að draga úr handvirkri vinnu, bæta eftirlit og auka skilvirkni í rekstri.

Sæborg

Af verkefnunum spruttu meðal annars frekari þróun og aukin nýting gervigreindarlausnarinnar Sæborgar, sem upphaflega var tekin í notkun við afgreiðslu fasteignagjalda árið 2024. Á árinu var lausnin þróuð áfram og nýtt í auknum mæli til sjálfvirkra afstemminga og eftirlits með miðlægum samningum. Sæborg les saman innsenda reikninga og samninga með sjálfvirkum hætti, greinir frávik frá umsömdum kjörum og styður þannig markvissara eftirlit og betri yfirsýn yfir samningsframkvæmd. Sú þróun leiddi til einfaldari verkferla, aukins rekjanleika og betri nýtingar mannauðs. Áætlað er að fyrstu miðlægu samningarnir fari í sjálfvirkt eftirlit haustið 2026 og að innleiðingu sjálfvirks eftirlits með öllum miðlægum samningum verði lokið vorið 2028.

Skilvirkari fjármálaþjónusta

Á heildina litið einkenndist árið 2025 af markvissri framþróun í stafrænum lausnum, aukinni sjálfvirknivæðingu og sterkari gagnastjórnun. Verkefnin hafa stuðlað að skilvirkari fjármálaþjónustu, auknu gagnsæi og bættum upplýsingagrunni fyrir stjórnendur og starfsfólk Reykjavíkurborgar.