Þjónusta sem skiptir máli

Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2024

Upplýsingatækni

Hlutverk

Skrifstofa upplýsingatækniþjónustu Reykjavíkur (UT-þjónustan) rekur eitt stærsta og fjölbreyttasta upplýsingaumhverfi landsins og þjónustar allt starfsfólk borgarinnar. Á árinu vann skrifstofan ötullega að því að efla innri starfsemi sína, styrkja tæknilega innviði borgarinnar og þróa stafrænar lausnir í þágu starfsfólks og íbúa.

 

UT-þjónustan 2024

Hugbúnaðarþróun

Hugbúnaðarþróun þróar stafrænar lausnir sem einfalda starfsfólki og íbúum lífið. Unnið er í þverfaglegum teymum sem greina, hanna, forrita, prófa og gefa út lausnir í samstarfi við önnur svið borgarinnar. Markmiðið er alltaf að búa til aðgengilega og örugga hugbúnaðarlausn sem mætir raunverulegum þörfum notenda.

Tæknirekstur

Tæknirekstur ber ábyrgð á að halda tölvu- og upplýsingakerfum Reykjavíkurborgar gangandi. Þetta felur í sér rekstur netkerfa, gagnavera, skýjalausna og samskiptakerfa. Einingin sér einnig um eftirlit, öryggi og stöðugar úrbætur á tæknilegum innviðum borgarinnar.

Tæknihönnun

Upplýsingatæknihönnun sér um að skipuleggja framtíð tæknimála hjá borginni. Starfsfólkið ráðleggur hvaða tæknilausnir borgin á að nota og hvernig best sé að nýta þær. Markmiðið er að tryggja að tæknilausnir séu nútímalegar, öruggar og passi vel inn í það tæknilega umhverfi sem fyrir er og styðji við starfsemi borgarinnar.

Tækniþjónusta

Tækniþjónusta aðstoðar starfsfólk borgarinnar þegar upp koma tæknileg vandamál. Deildin sér um uppsetningu og umsýslu tölvubúnaðar, aðgangsmál að kerfum og ráðgjöf varðandi tækni- og hugbúnað.

Rekstrarþjónusta

Í kjölfar skipulagsbreytinga á árinu 2024 var ákveðið að færa rekstrarþjónustu borgarinnar frá skrifstofu þjónustu og umbreytinga yfir til UT-þjónustunnar. Rekstrarþjónustan sér um daglegan rekstur og viðhald stjórnsýslubygginga borgarinnar, svo sem Ráðhússins og Höfðatorgs. Einingin ber ábyrgð á húsvörslu, ræstingu, mötuneytum, öryggis- og eftirlitskerfum auk viðhalds og umsjónar með ýmsum kerfum húsanna.

Starfsemi og þjónusta

Í kjölfar skipulagsbreytinga á árinu 2024 var ákveðið að færa rekstrarþjónustu borgarinnar frá skrifstofu þjónustu og umbreytinga yfir til UT-þjónustunnar. Rekstrarþjónustan sér um daglegan rekstur og viðhald stjórnsýslubygginga borgarinnar, svo sem Ráðhússins og Höfðatorgs. Einingin ber ábyrgð á húsvörslu, ræstingu, mötuneytum, öryggis- og eftirlitskerfum auk viðhalds og umsjónar með ýmsum kerfum húsanna.

Árið 2024 var ár mikilla framfara og breytinga. Áhersla var lögð á öryggi, samræmda innleiðingu og að tryggja að tæknilausnir væru aðgengilegar, skilvirkar og öruggar. Metfjöldi beiðna var afgreiddur á árinu og fjöldi útboða og samninga endurnýjaður.

  • Ný verkefnaskrá var tekin í notkun sem veitir betri yfirsýn yfir verkefni og forgangsröðun. 
  • Breytingastýring var innleidd í ferla hugbúnaðarþróunar og þróunaráætlanir tengdar beint við útgáfur. 
  • Innri úttekt var gerð á starfsemi skrifstofunnar sem leiddi af sér umbætur og nýjar áherslur. 
  • Ný þjónustueining, ÞJÓSTI, tók til starfa. 
  • Tækniborð var opnað í þjónustuveri til að bæta aðgengi og hraða þjónustu. 
  • Húsgæsla utan skrifstofutíma í stjórnsýslubyggingum var innleidd til að tryggja öryggi og viðveru eftir lokunartíma. 

Öflugri innviðir

Á árinu var unnið að fjölmörgum verkefnum sem styrkja tæknilega innviði borgarinnar. Sett var upp nýtt Azure-skýjaumhverfi og nýtt gagnaver tekið í notkun.

Högun á afritunartöku var stórlega endurbætt og samhliða því var endurhönnun nethögunar kláruð, netskápar og netpunktar endurnýjaðir á mörgum starfsstöðum og stafræn fjarskiptalausn Microsoft Teams tekin í notkun.

Þá var klárað útboð vegna miðlægrar prentunar og innleiðing hafin, sem mun skila meiri yfirsýn og hagræðingu.

Teikning af manneskju sem stendur í stiga og tengir saman tvo af fjölmörgum punktum.

Öryggi, aðgengi og vottanir

UT-þjónustan vann markvisst að því að tryggja öruggt rekstrarumhverfi fyrir borgina.

ISO 27001 öryggisvottun var endurnýjuð og innleidd tveggja þátta auðkenning fyrir aukið gagnaöryggi.

Þá var nýtt aðgangsstýringakerfi sett upp í stjórnsýslubyggingum og unnið að bættri öryggismyndavélagæslu. Einnig var aðgengi í stigahúsum bætt.

Teikning af verðlaunaborða.

Sameining og straumlínulögun kerfa

Verkefnið Rótin gekk út á að kortleggja og klára lykilferla í núverandi mannauðs- og launakerfum og undirbúa nýtt kerfi.

Samhliða var eignaumsjónarkerfi tekið í notkun og Google-umhverfi skóla yfirfarið og aðlagað að nýjum þörfum.

Þá var sameining léna kláruð í leikskólum og í hluta grunnskóla borgarinnar, sem einfaldar alla kerfisumsýslu til muna.

Teikning af fólki að horfa á skjái.

Umbætur í daglegum rekstri

Fjöldi lausna voru innleiddar til að styðja við daglegan rekstur. Þar má nefna eldhúsumsjónarkerfi, innleiðingu á Jamf fyrir umsýslu snjalltækja, og Windows 11 á tölvur starfsfólks.

Þá var einnig unnið með Signet Transfer fyrir gagnaflutninga og WebMethods fyrir flutning gagna milli kerfa í nýja gagnaverinu. 

Áframhaldandi innleiðing á Atlassian-lausnum markaði stórt skref í að samræma verkefnavinnu og bæta þjónustuferla. Auk þess var tæknistakkur borgarinnar þróaður áfram og ýmsar gagnavörur teknar í rekstur.

Teikning af fartölvu.

Kaupa inn eða búa til?

UT-þjónustan gegnir lykilhlutverki í að þróa og reka stafrænar lausnir sem mæta þörfum starfsfólks og íbúa Reykjavíkur.

Áhersla er lögð á að nýta blandaða nálgun þar sem lagt er mat á það hvort lausnir séu nú þegar til staðar innan borgarinnar, hvort kaupa skuli tilbúnar lausnir á markaði eða hvort þróa þurfi sérsniðnar lausnir innan Reykjavíkurborgar með blönduðu teymi starfsfólks og verktaka.

Þessi nálgun stuðlar að því að nýta styrkleika bæði inn- og úthýsingar og byggja upp mikilvæga sérþekkingu innan borgarinnar.

Teikning af persónu sem les blaðið og hjólar á hundrað krónu peningi..

Lausnir sem mæta þörfum notenda

Fjölmargar nýjar útgáfur og lausnir voru þróaðar og settar í notkun á árinu. Þær byggja á raunverulegum þörfum starfsfólks og íbúa og styðja við betri þjónustu og skilvirkari ferla. Meðal nýrra eða uppfærðra lausna voru:

Lausnir fyrir innri starfsemi

Ýmsar sérlausnir voru þróaðar til að styðja við rekstur og stjórnun innan borgarinnar. Þar á meðal má nefna:

  • Aðgangskerfið Laufey þróað áfram
  • Stjórnendamælaborð uppfært og flutt yfir í Power BI
  • Mælaborð fyrir UT-kostnað var sett í loftið
  • Umsóknarform fyrir nýtt kerfi í þjónustu

Samspil hönnunar, tækni og þjónustu

Allar þessar vörur eru afrakstur samstarfs notenda, hönnuða, forritara og fjölda annarra sérfræðinga. Með notendamiðaðri nálgun, stöðugum umbótum og fjölbreyttum aðferðum er betur tryggt að nýjar lausnir nýtist vel og bjóði upp á skilvirka, skýra og aðgengilega þjónustu fyrir alla.