Vinnsla persónuupplýsinga við umsókn um grunnskóla í Nemendagrunni

• Tilgangur vinnslunnar er að tryggja að uppfylltar séu kröfur laga um grunnskóla nr. 91/2008 hvað varðar skólaskyldu barna og skráningu þeirra í grunnskóla. Tryggja þarf að viðeigandi upplýsingar um skólaskyld börn í sveitarfélaginu og umsækjendur um skólavist berist tímanlega til þess að hægt sé að taka réttar ákvarðanir um skólavist þeirra og að þeim upplýsingum sé viðhaldið og þær uppfærðar til að tryggja aðra þjónustu við nemendur á skólagöngu þeirra. 

• Umsókn foreldra um skólavist barns berst skólastjóra þess skóla sem sótt er um skólavist hjá. Gögnin eru vistuð í upplýsingakerfi skólans (Mentor/Námfús) þar sem aðgangur foreldra er stofnaður. Ef sótt er um skóla fyrir barn með lögheimili í Reykjavík í öðru sveitarfélagi þá fær Reykjavíkurborg fyrst aðgang að umsókninni til samþykktar eða höfnunar. Ef umsóknin er samþykkt þá berst hún þeim skóla sem er sótt um. Reykjavíkurborg er með aðgang og yfirlit yfir allar umsóknir í grunnskólum Reykjavíkurborgar. 

• Reykjavíkurborg er nauðsynlegt að vinna með tilgreindar persónuupplýsingar á grundvelli lagaskyldu, það er að tryggja að uppfyllt sé skólaskylda barna á grunnskólaaldri, í samræmi við lög um grunnskóla nr. 91/2018.  Vinnsla  almennra persónuupplýsinga byggir á  3. og 5. tölulið 1. mgr. 9. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 og grunnskólalögum nr. 91/2008, auk þess opinbera valds sem borgin fer með, skv. sveitarstjórnarlögum nr. 138/2011.  

• Vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga byggir á 7. og 8. tölulið 1. mgr. 11. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.  

• Veitir þú Reykjavíkurborg ekki umbeðnar upplýsingar getur það leitt til þess að ekki verði hægt að afgreiða umsókn þína. Tekið er fram að í lögum um grunnskóla kemur fram að foreldrum er skylt að veita grunnskóla upplýsingar um barn sitt sem nauðsynlegar eru fyrir skólastarfið og velferð barnsins.  

Almennar persónuupplýsingar: 

• Upplýsingar varðandi barnið: Nafn, kennitala, heimilisfang, póstnúmer, sveitarfélag, kyn,   nafn sem barn kýs að vera ávarpað með ef annað en nafn þess, val er á milli persónufornafna, núverandi leikskóli/skóli og tungumál. Upplýsingar um námsferil, fyrri skóla og bekki sem barnið hefur verið skráð í.  

• Upplýsingar varðandi foreldra/forsjáraðila: Upplýsingar um foreldra eru sóttar í Þjóðskrá af mínum síðum á Ísland.is., nafn, kennitala, heimilisfang, póstnúmer, sveitarfélag, netfang, símnúmer, tungumál og upplýsingar um hvort foreldri þarf túlk. 

• Upplýsingar sem verða til vegna notkunar á Island.is, s.s. þjónustuupplýsingar, annálaskrár og aðrar tæknilegar upplýsingar þ.m.t. IP tölur og útgáfur vafra til að tryggja öryggi og greina villur, sjá persónuverndarstefnu Island.is. 

• Upplýsingar um aðstandendur: Fullt nafn, kennitala, símanúmer og tengsl. 

Viðkvæmar persónuupplýsingar:  

• Upplýsingar varðandi barnið: Ofnæmi, óþol, hvort til staðar sé læknisfræðilegar greining sem skólinn þarf að kunna að bregðast við og hvort óskað sé aðstoðar við lyfjagjafir, stuðningsþarfir, sérúrræði eða fylgi samþættingu þjónustu í þágu farsældar, upplýsingar frá Barnavernd um tímabundið fóstur og umsókn um alþjóðlega vernd eða flóttafólk.  

Eins og greint hefur verið frá er Reykjavíkurborg skylt að tilgreindum tíma liðnum að afhenda Þjóðskjalasafni öll gögn sem unnið er með í tengslum við umsóknir um grunnskólavist.  

Gerður hefur verið vinnslusamningur við Miðstöð menntunar og skólaþjónustu sem rekur Nemendagrunninn.  

Reykjavíkurborg mun að öðru leyti ekki miðla persónuupplýsingum þínum til annarra aðila nema borginni sé slíkt skylt á grundvelli laga, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurðar. Þá mun borgin ekki miðla persónuupplýsingum þínum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema á grundvelli sérstakrar heimildar þar um og án þess að upplýsa þig um slíkt.  

• Upplýsingarnar eru sendar til þess grunnskóla þar sem barnið á að hefja nám. Annað starfsfólk Reykjavíkurborgar sem þarf starfa sinna vegna að hafa aðgang fær hann og fara aðgangsstýringar eftir því sem þeirra aðgangsheimildir leyfa.  

• Ef sótt er um skóla utan skólahverfis getur hverfisskólinn einnig fengið nauðsynlegar upplýsingar.  

• Ef sótt er um grunnskóla í öðru sveitarfélagi getur það sveitarfélag fengið nauðsynlegar upplýsingar. 

• Gögnin eru skráð í málakerfi sveitarfélagsins (Hlaðan) og náms- og upplýsingakerfi skólans (Mentor/Námfús) þar sem aðgangur fyrir foreldra og nemendur er stofnaður. Foreldrar skrá umsókn í Nemendagrunninn og sjá forsjáraðilar upplýsingar tengdar börnum sínum til samræmis við barnalög nr. 76/2003.  

Engin ákvörðun er tekin sjálfvirkt. Allar umsóknir eru metnar af starfsfólki.