Endurskoðunarnefnd - Fundur nr. 285

Endurskoðunarnefnd

Ár 2023, mánudaginn 30. október var haldinn 285. fundur endurskoðunarnefndar Reykjavíkurborgar. Fundurinn var haldinn að Guðrúnartúni 1 í Skála og hófst kl. 12:36. Eftirtaldir fulltrúar tóku sæti á fundinum: Lárus Finnbogason og Sunna Jóhannsdóttir.  Einar S Hálfdánarson boðaði forföll.

Fundarritari var Hallur Símonarson

Þetta gerðist:

  1. Lögð fram skýrsla Innri endurskoðunar og ráðgjafar – Eftirlitsmyndavélar á vegum Reykjavíkurborgar, greining á hlítni við persónuverndarlög dags. í október 2023. IER22110017

    Kolbrún Birna Hallgrímsdóttir Bachmann og Kristín Lilja Sigurðardóttir taka sæti á fundinum undir þessum lið

    • Kl. 12:54 tekur Sigrún Guðmundsdóttir sæti á fundinum.

    Lögð fram svohljóðandi bókun endurskoðunarnefndar:

    Endurskoðunarnefnd þakkar fagsviði persónuverndar hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf fyrir kynningu á um niðurstöður frumkvæðisathugunar á stöðu eftirlitsmyndavéla á vegum Reykjavíkurborgar og fylgni við persónuverndarlög og persónuverndarreglugerð. Með athugun fagsviðs persónuverndar var leitast við að öðlast yfirsýn yfir rafræna vöktun sem fer fram með eftirlitsmyndavélum á vegum Reykjavíkurborgar og fá betri mynd af því hvort viðeigandi lagaskilyrði séu uppfyllt. Með aukinni yfirsýn á að vera auðveldara að framfylgja eftirliti með því hvort Reykjavíkurborg standi við skuldbindingar sínar sem ábyrgðaraðili gagnvart lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í skýrslunni er umfjöllun um þessi mál á sviðum borgarinnar sem fylgt er eftir með ráðgjöf til ábyrgðaraðila eftir atvikum. Þó svo niðurstöður frumkvæðisathugunarinnar séu ekki tæmandi yfirlit yfir málefni rafræns eftirlits eru þær til þess fallnar að greina tækifæri til úrbóta þegar kemur að yfirsýn yfir eftirlitsstarfsemi, uppsetningu myndavéla og meðferð efnis sem verður til úr eftirlitsbúnaði. Skýrslan getur þannig nýst bæði starfsstöðvum Reykjavíkurborgar og fagsviði persónuverndar til áframhaldandi gæðastarfs í tengslum við persónuvernd.

    Endurskoðunarnefnd vísar skýrslunni til borgarráðs til kynningar og í framhaldi til kynningar í fagráðum sem þess óska.

    Fylgigögn

  2. Lögð fram starfsáætlun endurskoðunarnefndar fyrir starfsárið 2023-2024 dags. í dag. IER23100035

    Samþykkt

    Fylgigögn

  3. Lögð fram drög að trúnaðarmerktum starfsskýrslum endurskoðunarnefndar fyrir starfsárið 2022 – 2023 til borgarstjórnar og stjórna B hluta fyrirtækjanna; Faxaflóahafnir, Félagsbústaðir, Malbikunarstöðin Höfði, Strætó, SORPA, Orkuveita Reykjavíkur og Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins. IER23100036

    Starfsskýrslur B hluta fyrirtækjanna samþykktar og vísað til viðeigandi stjórna.

  4. Lögð fram trúnaðarmerkt verkefnisáætlun fyrir innri endurskoðun vegna ársins 2023 hjá SORPU bs. dags. 26. þ.m. IER23100037

    Jón Sigurðsson hjá PwC tekur sæti á fundinum undir þessum lið.

     

  5. Lagður fram samningur PwC og SORPU bs. um innri endurskoðun dags. 27. f.m.

    Jón Sigurðsson hjá PwC tekur sæti á fundinum undir þessum lið.

    Fylgigögn

  6. Lögð fram yfirlýsing PwC um óhæði innri endurskoðenda SORPU bs. dags. 26. þ.m. IER23100037

    Jón Sigurðsson hjá PwC tekur sæti á fundinum undir þessum lið.

    Lögð fram svohljóðandi bókun endurskoðunarnefndar:

    Endurskoðunarnefnd telur yfirlýsinguna fullnægjandi og lýsandi um óhæði innri endurskoðunar SORPU bs.

    Vísað til stjórnar SORPU bs.

     

    Fylgigögn

  7. Lögð fram tillaga innri endurskoðanda Reykjavíkurborgar og ráðgjafa borgarbúa að breytingu að erindisbréfi fagsviðs ráðgjafar hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf Reykjavíkurborgar dags. 27. þ.m. IER23100033

    Fylgigögn

  8. Fram fer kynning á úttekt Innri endurskoðunar og ráðgjafar á úttekt á tekjuferli vörugjalda hjá Faxaflóahöfnum sf. IER22060004

    Ingunn Ólafsdóttir og Viðar Kárason taka sæti á fundinum undir þessum lið.

    Vísað til kynningar í hafnarstjórn Faxaflóahafna.

  9. Fram fer umræða um samþykkt endurskoðunarnefndar og starfsreglur. IER23060006

    Edda Andrésdóttir tekur sæti á fundinum undir þessum lið.

Fundi slitið kl. 15:50

Lárus Finnbogason Sigrún Guðmundsdóttir

Sunna Jóhannsdóttir

PDF útgáfa fundargerðar
Fundargerð endurskoðunarnefndar 30. október 2023