Hafa sparað yfir 200 klukkustundir í vinnu sérfræðinga
Elsa Katrín Pétursdóttir vinnur á fjárstýringarskrifstofu fjármála- og áhættustýringarsviðs sem sinnir meðal annars innheimtu fasteignagjalda. Hún og samstarfsfólk hennar handunnu áður hundruð beiðna á viku, en með stafræna starfskraftinum Sæborgu tókst þeim að breyta ferlinu og bæta þjónustu til muna.
Mikil handavinna streituvaldandi
Starf Elsu felur meðal annars í sér að þjónusta fasteignasala, en við kaup og sölu á eignum þurfa þeir að óska eftir yfirlitum yfir eignir, skuldastöðu og álagningu. „Þetta kom inn sem tölvupóstur sem þurfti að svara handvirkt, allt upp í hundrað og tuttugu beiðnir á dag,“ útskýrir Elsa.
Eins og gefur að skilja var þetta bæði streituvaldandi og lýjandi fyrir starfsfólk. „Þetta er svo ofboðslega mikið magn. Það berast beiðnir allan daginn sem slítur vinnudaginn í sundur og kippir manni sífellt úr öðrum verkefnum.“
„Ég hef tíma til þess að sinna öðrum verkefnum miklu betur,“ segir Elsa Katrín Pétursdóttir.
Stafrænn starfskraftur styttir biðtíma
Til að mæta þessari áskorun var ákveðið að sjálfvirknivæða ferlið með því að fá inn stafrænan starfskraft frá Evolve. „Hann er með eigið netfang og pósthólf og sér tölvu. Eða hún – Sæborg,“ segir Elsa og hlær.
Sæborg er forrituð þannig að hún getur lesið út úr beiðnum og séð hvort þær koma frá fasteignasölu, hvort fastanúmer sé rétt og hvort beðið sé um gögn fyrir eitt ár eða fleiri. Ef eitthvað stemmir ekki getur hún svarað sjálf og óskað eftir réttum gögnum. Niðurstaðan eru mun nákvæmari gögn og hraðvirkari þjónusta.
Kröfur voru frá fasteignasölum um skjóta afgreiðslu, til dæmis í tengslum við að fá gögn afhent með stuttum fyrirvara fyrir afsalsfundi. „Áður fyrr þurfti að safna þessu saman og svara kannski tvisvar til þrisvar sinnum á dag, en Sæborg er að svara fjórum til fimm sinnum á klukkutíma. Við gátum ekki uppfyllt þessa kröfu um stuttan biðtíma nema með þessari lausn,“ segir Elsa.
Tími til að sinna flóknari verkefnum
Sæborg hefur einnig gefið starfsfólki svigrúm til að sinna flóknari verkefnum. „Ég hef tíma til þess að sinna öðrum verkefnum miklu betur,“ segir Elsa. „Við fáum oft fyrirspurnir sem krefjast mikillar rannsóknarvinnu og stundum samráðs við lögfræðinga. Það getur verið tímafrekt og nú er meiri tíma til að sinna því.”
Hafa sparað 200 klukkustundir í vinnu
Stærsti ávinningurinn sést í tölunum. „Við tókum þetta í gildi í nóvember og núna, tíu mánuðum seinna, eru komnar nærri tólf þúsund afhentar beiðnir frá Sæborgu. Það jafngildir 200 klukkustundum sem er hátt í tveggja mánaða vinna – það er svolítið mikið,“ segir Elsa að lokum.