Einföld lausn styrkir þjónustu við fólk í viðkvæmri stöðu

„Þetta er svona klisjan: engir tveir dagar eins,“ segir Kolfinna. „Við þjónustum um sextíu einstaklinga í húsnæði á vegum Reykjavíkurborgar, bæði í íbúðum og smáhýsum.“ Símon tekur undir með Kolfinnu. „Þetta er auðvitað mjög fjölbreyttur hópur og það getur verið krefjandi að hafa yfirsýn yfir allt sem þarf að gera.“

Þurftu að hætta fyrr til að skrá handvirkt

Þar sem vinnan fer nánast alfarið fram á vettvangi voru skráningar og skýrslugerð áskorun fyrir teymið. Starfsfólk þurfti meðal annars að skrá upplýsingar í Word-skjöl á sameiginlegu drifi og tengjast VPN (e. Virtual Private Network) til að ljúka skráningum. „Við þurftum alltaf að fara hálftíma fyrr af vettvangi til þess að skrá allan daginn,“ segir Kolfinna. „Þá var maður að skrá í lok dags það sem gerðist.“

Það er í eðli starfsins að vera síbreytilegt og starfsfólk þarf oft að stökkva til þegar kallið kemur. „Við erum ekkert alltaf að fylgja planinu. Í lok dags þurfti maður svo að reyna að muna eftir því sem gerðist yfir daginn, sem var ákveðin áskorun.“

Kolfinna Arndísardóttir, Simon Agust Steinsson og Magnús Bergur Magnússon.

Einföld lausn sem breytir öllu

Teymið hefur nú tekið í notkun stafræna lausn sem einfaldar alla skráningarvinnu og styrkir þannig samfellu í þjónustu við notendur. Lausnin er unnin alfarið í PowerApps sem er hluti af Microsoft svítunni. Magnús Bergur, stafrænn leiðtogi velferðarsviðs, vann að þróun lausnarinnar með teyminu. „Þar sem um er að ræða lausn sem er nú þegar í notkun hjá borginni var hún bæði einföld og hagkvæm í þróun og innleiðingu, og henni fylgir enginn auka rekstrarkostnaður,“ segir Magnús. „Við byrjuðum með stuttan fund þar sem við fórum yfir helstu áskoranir. Þá fæddist þessi hugmynd – við gætum prófað að nota Power Apps. Ég ákvað að henda í einfalda „prótótýpu“ sem við prófuðum og gátum strax fengið endurgjöf á.“

Símon segir ferlið hafa verið einfalt og þægilegt. „Það er gaman þegar hlutirnir bara virka. Að hittast og búa eitthvað til þannig að við séum með eitthvað sem við getum notað strax. Mér finnst það alveg æðislegt.“

Eru klettur í tilveru fólks

Útkoman var lausn sem nýtist teyminu alla daga. „Eftir að við fengum PowerApps-ið þá getum við bara flett upp í símanum á vettvangi og séð nákvæmlega hvað er búið að gerast,“ segir Kolfinna. „Þannig að við getum mætt notendum betur og þau upplifa meiri samfellu hjá okkur í þjónustu.“

Kolfinna segir þetta hafa haft mikil áhrif á vinnuna. „Við erum að þjónusta fólk sem treystir svolítið á að við séum klettur í tilverunni,“ segir hún. „Nú getum við einhvern veginn alltaf verið með á nótunum með það sem er að gerast í þeirra lífi.“