Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar lagði fram og kynnti skýrslu á fundi borgarráðs þann 4. júní sl. Í skýrslunni er gerð stjórnsýslu- og rekstrarúttekt á skrifstofu eigna- og atvinnuþróunar Reykjavíkurborgar.
Ný miðlæg skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar tók til starfa 1. september 2012 í kjölfar nýs skipurits sem samþykkt var í borgarstjórn í maí sama ár. Stofnun skrifstofu eigna og atvinnuþróunar var hluti af stærri stjórnkerfisbreytingu sem fól í sér niðurlagningu framkvæmda- og eignasviðs, umhverfis- og samgöngusviðs og skipulagssviðs. Eftir breytinguna voru verkefni þessara sviða að stórum hluta færð í umsjón nýs umhverfis- og skipulagssviðs en skrifstofa eigna og atvinnuþróunar skyldi fara með málefni eignasjóðs Reykjavíkurborgar, leiða vinnu við fjárfestingaráætlun, vinna að markaðssetningu og þróun lands og framfylgja stefnu borgarinnar í uppbyggingu húsnæðis- og atvinnuþróunarmála. Væntur ávinningur af tilflutningi eignasjóðs undir stjórn Ráðhússins var að styrkja framgang stefnumótunar á sviði uppbyggingar í húsnæðis- og atvinnuþróunarmálum með því að færa fjárhagslegt aðhald á rekstri og framkvæmdum nær fjársýslu borgarinnar.
Í úttekt Innri endurskoðunar var farið yfir umfang verkefna skrifstofu eigna og atvinnuþróunar og skoðuð var verkaskipting milli skrifstofunnar og umhverfis- og skipulagssviðs Reykjavíkurborgar með tilliti til ábyrgðar og uppbyggingar innra eftirlits. Afmörkunin var skoðun á rekstri eignasjóðs; það er hlutverki skrifstofu eigna og atvinnuþróunar og þeim verkefnum umhverfis- og skipulagssviðs, sem heyra undir eignasjóð með það að markmiði að greina stjórnsýslulega stöðu, fyrirkomulag innra eftirlits og rekstrarfyrirkomulag. Leitast var við að bera kennsl á áhættur sem gætu verið fyrir hendi í stjórnarháttum og innra eftirliti.
Að mati Innri endurskoðunar hefur skrifstofa eigna og atvinnuþróunar fest sig í sessi sem framsækin eining innan borgarinnar varðandi uppbyggingu á húsnæðis- og atvinnuþróunarmálum borgarinnar. Til að ljúka þeim breytingum sem lagt var upp með með samþykkt borgarstjórnar þarf að uppfæra verklagsreglur og styrkja þannig málsmeðferð verkefna sem skrifstofa eigna og atvinnuþróunar ber ábyrgð á. Innri endurskoðun leggur til að skoðað verði með skipun samráðsvettvangs um verkefni skrifstofu eigna og atvinnuþróunar að styrkja málsmeðferð, bæta samhæfingu milli eininga innan stjórnkerfis borgarinnar og byggja upp viðeigandi innra eftirlit.
Helstu ábendingar innri endurskoðunar sem þarf að setja í formlegt umbótaferli eru eftirfarandi:
• Framsetning fjárhagsáætlunar eignasjóðs er óskýr og nýtist aðeins að takmörkuðu leyti sem stjórntæki í rekstri og við eftirlit á verkefnum sjóðsins. Endurskoða þarf framsetningu og gerð fjárhagsáætlunar eignasjóðs. Einnig þarf að skilgreina betur málsmeðferð og ferli fjárfestingaráætlunargerðar, þar sem fram kæmi ítarlegri lýsing en í reglum um gerð fjárhagsáætlunar.
• Leigutekjur fasteigna skila eignasjóði miklum rekstrarafgangi en ekki liggur fyrir hvort það sé markmið að safna upp eigin fé hjá eignasjóði eða hvort reksturinn eigi að standa undir kostnaði.
• Borgarráð þarf að marka sér stefnu varðandi viðhald fasteigna borgarinnar. Fyrir liggja drög að viðhaldsstefnu hjá skrifstofu eigna og atvinnuþróunar, sem taka þarf fyrir í borgarráði. Að sama skapi þarf að setja fram viðhaldsstefnu vegna gatnaframkvæmda.
• Skýra þarf verkaskiptingu skrifstofu eigna og atvinnuþróunar og umhverfis- og skipulagssviðs með því að endurskoða og styrkja ákvæði í þjónustusamningi um eignarhald verkefna, ábyrgð og verkstýringu.