Frá vegferð til veruleika
Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2025
Upplýsinga- og skjalastýring
Hlutverk og ábyrgð
Skrifstofa upplýsinga- og skjalastýringar ber ábyrgð á faglegri, lögbundinni og samræmdri upplýsinga- og skjalastjórnun Reykjavíkurborgar. Hlutverk skrifstofunnar nær bæði til miðlægrar stjórnsýslu og samstarfs við svið og starfseiningar borgarinnar með það að markmiði að tryggja rekjanleika, gagnsæi og örugga meðferð upplýsinga frá móttöku til langtímavarðveislu.
Á undanförnum árum hefur áhersla færst frá innleiðingu einstakra skjalakerfa yfir í heildstæða upplýsingastjórnun þar sem lögð er áhersla á samræmd verklag, stafræna varðveislu og markvissa stjórnun upplýsinga óháð miðli eða kerfi.
Starfsemin styður þannig við vandaða stjórnsýslu, reglufylgni og áframhaldandi stafræna umbreytingu Reykjavíkurborgar.
Árið 2025 í hnotskurn
- Áframhaldandi innleiðing Hlöðunnar hjá grunnskólum og frístundastarfi
- Samþykkt lykilstýriskjala, skjalavistunaráætlana og málalykla
- Eftirlitskönnun Þjóðskjalasafns Íslands – Reykjavíkurborg metin á þroskastigi 3 af 4
- Upphaf verkefna um stafræna miðlun og langtímavarðveislu myndefnis
- Aukið utanumhald um upplýsingastjórnun í M365 og gagnalandslagi borgarinnar
- Innleiðing öryggismerkinga skjala í M365 umhverfi
Áherslur ársins sneru að eflingu upplýsingastjórnunar, aukinni reglufylgni og samræmingu verklags þvert á borgina, samhliða því að styrkja tengingu skjalastjórnunar við stafræna þróun og upplýsingastýringu.
Frá skjalastjórnun yfir í heildstæða upplýsingastjórnun
Á árinu var áfram unnið markvisst að því að þróa skjalastjórnun Reykjavíkurborgar yfir í heildstæða upplýsingastjórnun sem nær yfir allt líftímabil upplýsinga – frá móttöku og vinnslu til varðveislu og afhendingar.
Áhersla var lögð á:
- Samræmingu reglna, verklags og ábyrgðar
- Áframhaldandi innleiðingu Hlöðunnar
- Aukna yfirsýn yfir upplýsingar utan hefðbundinna skjalakerfa
- Eflingu stafrænnar varðveislu og upplýsingastjórnunar
Þessi þróun styður við markmið borgarinnar um aukið gagnsæi, bættan rekjanleika og skilvirkari stjórnsýslu.
Samræmt verklag og aukin yfirsýn
Mikil áhersla var lögð á að skapa heildaryfirsýn yfir skjalamál Reykjavíkurborgar og samræma verklag þvert á starfsemi borgarinnar.
Helstu markmið ársins voru:
- Að auka yfirsýn yfir skjalamál og gagnasöfn borgarinnar
- Að efla Hlöðuna sem sameiginlegt málaskráar- og skjalavistunarkerfi
- Að styrkja tengsl skjalastjórnunar við önnur kerfi og stafræna ferla
- Að hefja kerfisbundinn frágang pappírs- og rafrænna gagnasafna
Sérstök áhersla var lögð á að tengja upplýsingastjórnun betur við önnur upplýsingakerfi og stafræna þróun innan borgarinnar.
Hlaðan - áframhaldandi innleiðing
Áfram var unnið að innleiðingu Hlöðunnar sem sameiginlegs upplýsingastjórnunar- og skjalavistunarkerfis Reykjavíkurborgar.
Á árinu hélt innleiðing áfram hjá grunnskólum og frístundastarfi og lögð var áhersla á að styrkja notkun kerfisins sem sameiginlegrar málaskrár borgarinnar.
Verkefnið styður við:
- Samræmda skráningu
- Aukinn rekjanleika
- Bætt upplýsingaflæði
- Samræmd verklag þvert á starfseiningar
Stýriskjöl og samræming verklags
Á árinu var lokið við samþykkt og frágang lykilstýriskjala skjalastjórnunar, þar á meðal skjalavistunaráætlana og málalykla fyrir Hlöðuna.
Með þeirri vinnu hefur skapast skýrari rammi utan um ábyrgð, skráningu og meðferð upplýsinga sem styrkir fagleg vinnubrögð og reglufylgni.
Stafræn miðlun og varðveisla myndefnis
Á árinu hófst vinna við stafræna miðlun og langtímavarðveislu myndefnis með endurmótun DAM-lausnar Reykjavíkurborgar.
Markmið verkefnisins er að styrkja utanumhald, miðlun og varðveislu stafræns myndefnis og skapa skýrari umgjörð um nýtingu þess til framtíðar.
Eftirlitskönnun Þjóðskjalasafns Íslands
Á árinu fór fram eftirlitskönnun Þjóðskjalasafns Íslands þar sem Reykjavíkurborg mældist á þroskastigi 3 af 4, sem samsvarar faglegri skjalastjórn og skjalavörslu.
Niðurstöðurnar staðfestu að traustir ferlar og verklag væru til staðar, samhliða því að benda á tækifæri til áframhaldandi umbóta.
Árangur og ávinningur
Áframhaldandi uppbygging upplýsingastjórnunar skilaði á árinu sýnilegum árangri í bættri reglufylgni, auknu samræmi og aukinni meðvitund um mikilvægi vandaðrar upplýsingastjórnunar.
Verkefni ársins leiddu meðal annars til:
- Skýrari ferla og ábyrgðar
- Aukins samræmis í verklagi
- Bættrar yfirsýnar yfir skjalamál
- Aukins rekjanleika og gagnsæis
- Eflingar miðlægrar skráningar í Hlöðunni
Jafnframt jókst meðvitund starfsfólks og sviða um mikilvægi skjalastjórnunar fyrir stjórnsýslu, upplýsingabeiðnir og varðveislu gagna.
Á árinu var einnig hafin innleiðing öryggismerkinga skjala í M365 umhverfi sem styður við öruggari meðferð upplýsinga og leggur grunn að áframhaldandi þróun í tengslum við gervigreindarlausnir og upplýsingavernd.
Samstarf og þjónusta við svið
Samstarf við svið og starfseiningar borgarinnar var áfram lykilþáttur í starfseminni.
Áhersla var lögð á:
- Áframhaldandi innleiðingu Hlöðunnar
- Samræmingu verklags við vistun og grisjun gagna
- Ráðgjöf um upplýsingastjórnun og gagnastýringu
- Fræðslu og daglegan stuðning við starfsfólk
Fræðsla og ráðgjöf reyndust lykilforsendur fyrir innleiðingu nýrra verkferla og eflingu samræmdra vinnubragða.
Helstu áskoranir
Þrátt fyrir góðan árangur komu upp áskoranir sem endurspegla fjölbreytileika starfsemi borgarinnar og flókið upplýsingaumhverfi.
Helstu áskoranir tengdust:
- Mismunandi þroskastigi skjalastjórnunar milli sviða
- Fjölbreyttu kerfaumhverfi og sögulegum gagnasöfnum
- Umfangsmiklum pappírssöfnum
- Áframhaldandi þörf fyrir breytingastjórnun og fræðslu
Reynsla ársins staðfesti að árangur næst ekki eingöngu með reglum og kerfum heldur byggir hann á virku samstarfi, skýrri ábyrgð og stöðugri þróun.
Áherslur 2026
Helstu áherslur næsta árs verða:
- Áframhaldandi innleiðing Hlöðunnar hjá fleiri starfseiningum
- Stafræn miðlun og langtímavarðveisla upplýsinga
- Undirbúningur rafrænna afhendinga til Þjóðskjalasafns Íslands
- Frágangur og pökkun pappírssafna
- Samræming ferla og varðveislu skjala
- Eftirfylgni við ábendingar Þjóðskjalasafns Íslands
- Áframhaldandi hækkun þroskastigs skjalastjórnunar
Horft til framtíðar
Á næstu árum verður áfram lögð áhersla á að efla upplýsinga- og skjalastjórnun sem grunn að vandaðri stjórnsýslu og stafrænni þjónustu.
Meðal helstu þróunarverkefna til næstu ára eru:
- Innleiðing Hlöðunnar hjá fleiri starfseiningum
- Rafræn skil gagnasafna og vörsluútgáfa
- Frágangur og afhending pappírssafna
- Endurmat og framtíðarsýn skjalavistunarkerfa
- Aukin hagnýting upplýsinga í þágu þjónustu og þekkingar
Markmiðið er að tryggja að Reykjavíkurborg haldi áfram að þróa fyrirmyndar upplýsingastjórnun sem styður við gagnsæja, skilvirka og trausta stjórnsýslu til framtíðar.