Frá vegferð til veruleika
Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2025
Stafræn Reykjavík
Hlutverk og ábyrgð
Stafræn Reykjavík leiðir og samræmir stafræna þróun innan þjónustu- og nýsköpunarsviðs og styður við stafræna umbreytingu þvert á Reykjavíkurborg. Skrifstofan ber ábyrgð á yfirsýn og samræmingu stafrænna verkefna, verkefnastýringu, vörustýringu stafrænna lausna, vefmálum og starfsemi stafrænnra leiðtoga á sviðum borgarinnar.
Skrifstofan gegnir lykilhlutverki í að tengja saman stefnumótun, framkvæmd og rekstur stafrænna lausna og tryggja að þróun verkefna styðji við sameiginleg markmið borgarinnar um bætta þjónustu, aukna skilvirkni og markvissa nýtingu fjármuna.
Starfsemin byggir á fjórum meginstoðum:
- Ferlar og flæði
- Vef- og vörustýring
- Verkefnastofa
- Stafrænir leiðtogar
Árið 2025 í hnotskurn
- 3,5 milljónir heimsókna á reykjavik.is
- 9.000+ samtöl við gervigreindaraðstoð
- 17,5% fækkun smella í leit eftir innleiðingu gervigreindarsamantekta
- 38 grunnskólavefir komnir í nýtt umhverfi
- Innleiðing Vörðu gæðastjórnunarkerfis á fleiri sviðum borgarinnar
- Stafrænt borgarkort komið í innleiðingu
Árið einkenndist af áframhaldandi þróun stafrænnar þjónustu, aukinni áherslu á vörustýringu og frekari samræmingu stafrænna verkefna þvert á borgina. Jafnframt var lögð aukin áhersla á mat á ábata, samlegð og uppbyggingu sameiginlegra ferla og verkfæra.
Árangur og áherslur
Samlegð og ábatastýring
Á árinu var unnið markvisst að því að styrkja yfirsýn og samlegð í stafrænum verkefnum borgarinnar. Sérstök áhersla var lögð á samræmingu ábatagreininga og mat á virði verkefna til að styðja betur við forgangsröðun og ákvarðanatöku.
Með aukinni yfirsýn yfir verkefni, lausnir og sameiginlegar áskoranir skapast tækifæri til betri nýtingar fjármuna, minni tvíverknaðar og markvissari þróunar stafrænna lausna. Sú vinna styður jafnframt við gagnadrifnari ákvarðanatöku og skýrari sýn á ávinning fjárfestinga í stafrænum umbreytingum.
Skipulagsbreytingar og þróun starfsemi
Á árinu var starfsemi vef- og vöruþróunar endurskoðuð og skipulagi breytt til að bregðast við auknum kröfum um rekstur og þróun stafrænna lausna. Einingunni var skipt upp í tvær sjálfstæðar deildir:
- Vefdeild
- Deild vörustýringar
Markmið breytinganna var að styrkja faglega ábyrgð, skýra hlutverk og skapa betri forsendur fyrir áframhaldandi þróun. Breytingarnar styðja við aukið umfang stafrænna lausna, mikilvægi vefsins sem þjónustuleiðar og vaxandi þörf fyrir markvissa vörustýringu.
Stafrænn vegvísir borgarinnar
Stafrænir leiðtogar starfa á öllum sviðum borgarinnar og halda utan um stafrænan vegvísi hvers sviðs. Með samstarfi þeirra verður til heildarsýn yfir stafræna þróun borgarinnar og sameiginlega sýn á tækifæri, áskoranir og forgangsmál.
Á árinu var áfram unnið með stafræna vegvísa sviðanna með það að markmiði að:
- Greina sameiginleg þemu
- Draga úr tvíverknaði
- Finna samlegðartækifæri
- Efla gagnadrifna ákvarðanatöku
Vinnan lagði grunn að aukinni samhæfingu verkefna þvert á borgina og verður áfram þróuð á næsta ári.
Starfsemi skrifstofunnar
Ferlar og flæði
Hlutverk
Ferlar og flæði gegna lykilhlutverki í verkefnaumsýslu, gæðastjórnun og utanumhaldi verkefna og vara innan sviðsins. Þar er meðal annars haldið utan um verkefnaskrá, vöruskrá, gæðamál og þróun ferla sem styðja við markvissa framkvæmd stafrænna verkefna.
Á árinu var áfram unnið að:
- Þróun Vörðu gæðahandbókar
- Uppbyggingu verkefnaskrár
- Þróun vöruskrár
- Endurskoðun Fylkisins sem forgangsröðunartóls sviðsins
Helstu verkefni ársins
Varða gæðahandbók
Varða hélt áfram að stækka á árinu og fleiri svið bættust inn í kerfið. Með innleiðingunni hefur orðið til sameiginlegri nálgun á gæðamál, ferla og verklag þvert á borgina. ÞON verður áfram leiðandi í þróun og utanumhaldi gæðahandbókar Reykjavíkurborgar.
Vöruskrá
Fyrsta útgáfa sameiginlegrar vöruskrár leit dagsins ljós á árinu. Vöruskráin veitir yfirsýn yfir rekstrarvörur, kostnað, tekjur, ábyrgð og framþróun og styður við markvissari vörustýringu.
Verkefnaskrá
Verkefnaskrá var færð yfir í Microsoft Lists sem bætir yfirsýn, einfaldar upplýsingagjöf og styrkir utanumhald verkefna.
Stafrænir leiðtogar
Stafrænir leiðtogar starfa á öllum sviðum borgarinnar og mynda sameiginlegt teymi innan ÞON. Þeir gegna lykilhlutverki í að tengja saman þarfir sviðanna, stafræna stefnumótun og framkvæmd verkefna.
Stafrænir leiðtogar:
- Leiða stafræna vegvísa
- Forgangsraða verkefnum
- Styðja við greiningu og ráðgjöf
- Tengja þarfir sviða við ferla ÞON
Með þessari nálgun skapast sameiginleg sýn á stafræna þróun borgarinnar og aukin samlegð milli sviða.
Verkefnastofa
Verkefnastofan leiðir fjárfestingarverkefni og styður við faglega verkefnastjórnun í stafrænum umbreytingum borgarinnar. Verkefnastjórnun byggir á skýrum ferlum, undirbúningi og markvissri eftirfylgni til að styðja við árangursríka framkvæmd verkefna.
Árið 2025 einkenndist af fjölbreyttari verkefnum og aukinni þátttöku verkefnastofu í verkefnum utan hefðbundinna tækniverkefna. Dæmi um verkefni sem verkefnastjórar verkefnastofu leiddu voru:
MOLI – nýtt mannauðs- og launakerfi
Á árinu hófst undirbúningur og útboðsferli fyrir nýtt mannauðs- og launakerfi borgarinnar. Verkefnið felur í sér innleiðingu nýrrar lausnar, sjálfvirknivæðingu ferla og undirbúning útleiðingar núverandi kerfis.
Áhersla verkefnisins er meðal annars á:
- Sjálfvirkni
- Samþættingar
- Gagnaflutning
- Nútímalega mannauðsferla
Stafrænt borgarkort
Samstarf hófst við PassCreator um innleiðingu stafræns borgarkorts sem gerir íbúum kleift að nýta þjónustur menningar- og íþróttasviðs í gegnum stafræna lausn.
Nýtt fjárhagskerfi
Á árinu fór fram þarfagreining og undirbúningur að næsta fasa verkefnis um nýtt fjárhagskerfi borgarinnar með áherslu á nútímalega fjárhagsferla, sjálfvirkni og betri yfirsýn.
Vefdeild
Vefdeild leiðir þróun og rekstur veflausna borgarinnar og ber ábyrgð á framþróun reykjavik.is með áherslu á aðgengi, notendaupplifun og gæði upplýsinga.
Gervigreind á reykjavik.is
Á árinu voru tvær gervigreindarlausnir teknar í notkun:
- Vefaðstoð
- Gervigreindarsamantektir í leit
Lausnirnar styðja við hraðari aðgang borgarbúa að upplýsingum og bætta þjónustuupplifun.
Árangur:
- Um 9.000 samtöl við vefaðstoð
- 17,5% fækkun smella í leit
Þýðingar
Sjálfvirkar gervigreindarknúnar þýðingar voru þróaðar áfram og ná nú til nær alls efnis reykjavik.is. Jafnframt var áfram unnið að bættu aðgengi að upplýsingum fyrir íbúa með fjölbreyttan tungumála- og menningarbakgrunn.
Skólavefir
38 grunnskólavefir fóru í nýtt sameiginlegt umhverfi með samræmdri uppsetningu, auknu aðgengi og sameiginlegri tæknilegri nálgun.
Frístund.is
Nýr vefur fór í loftið á árinu og vörustýring hófst hjá menningar- og íþróttasviði og skóla- og frístundasviði.
Vörustýring
Vörustýring styrkir rekstur og þróun stafrænna lausna borgarinnar með skýrri ábyrgð, líftímastýringu og samræmdri þjónustu.
Áherslur ársins voru:
- Vöruskrá
- M365
- Power Platform
- Atlassian
- Copilot
Ábendingavefur
Á árinu var unnið að því að styrkja stjórnskipulag, ábyrgð og utanumhald stafrænna vara með markvissri uppbyggingu vörustýringar sem styður við rekstur, þróun og áframhaldandi umbreytingu stafrænnar þjónustu.
Áherslur 2026
- Frekari þróun stafræns vegvísis
- Stækkun Vörðu
- Efling vörustýringar
- Áframhaldandi gervigreindarþróun á reykjavik.is
- Samræming lausna og aukin samlegð þvert á borgina
- Styrking gagnadrifinnar ákvarðanatöku