Frá vegferð til veruleika
Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2025
Upplýsingatækni
Hlutverk og áherslur ársins
Meginhlutverk skrifstofu upplýsingatækniþjónustu er að annast öruggan og skilvirkan rekstur allrar tölvu-, net- og upplýsingakerfisstarfsemi borgarinnar og styðja stafræn verkefni hennar. Þetta felur í sér að reka eitt umfangsmesta tækniumhverfi landsins – ýmsa miðlæga innviði, notendabúnað fyrir yfir 12 þúsund notendur og hundruð hugbúnaðarkerfa – ásamt því að veita tæknilega þjónustu og ráðgjöf til allra sviða og starfsstöðva borgarinnar. Skrifstofan samanstendur af fjórum einingum: tæknirekstri, tækniþjónustu, tæknihönnun og rekstrarþjónustu.
Á árinu 2025 var mikil áhersla lögð á öryggi, stöðugleika og gæði þeirrar þjónustu sem skrifstofa upplýsingatækni veitir. Markvisst var unnið í að styrkja innviði, fínpússa ferla og mæta þörfum notenda með hagkvæmni og einföldun í huga. Lagt var upp með að lágmarka niðritíma og öryggisáhættur, innleiða tveggja þátta auðkenningar þar sem hægt var og framkvæma öryggisæfingar til að tryggja viðbúnaðarstig.
Helstu verkefni og innleiðingar
Mikil áhersla var lögð á að gera það enn betra sem er nú þegar í rekstri og tryggja að innviðir í upplýsingatæknirekstri mæti kröfum nútímans með uppfærslum og umbótum þar sem þurfti. Það var lagt mikið í að útleiða óhagkvæmar og óöruggar lausnir og innviði sem voru komnir til ára sinna. Má þar til dæmis nefna 25 ára gamlan gagnagrunn sem þjónaði hlutverki aðal gagnagrunns Reykjavíkurborgar á tímabili.
Víðs vegar um borgina var farið í útskipti á gömlum og úreldum netbúnaði ásamt því að ýmis tól voru bæði innleidd og uppfærð til að gefa okkur yfirsýn og veita aukið eftirlit á miðlægum búnaði Reykjavíkurborgar.
Mikill metnaður var lagður í að tryggja að verið sé að nýta innviðafjárfestinga á sem bestan hátt - til einföldunar, öryggis, hagkvæmni o.s.frv. Því var talsvert um útleiðingar og flutning á innviðum í nýtt hýsingarfyrirkomulag í gagnaveri. Má þar til dæmis nefna stýritölvu umferðarljósa höfuðborgarsvæðisins sem var endurnýjuð. Tölvan heldur utan um umferðaljósastýringar á öllu höfuðborgarsvæðinu og stýrir forgangi neyðarumferðar og almenningssamgangna og er því nauðsynlegur hluti af áreiðanlegri og skilvirkri stýringu fyrir umferð á höfuðborgarsvæðinu. Tölvan er í helmingseigu Reykjavíkurborgar og Vegagerðarinnar.
Lögð var lokahönd á að sameina allt starfsfólk Reykjavíkurborgar í sama Microsoft umhverfi undir @reykjavik.is sem þýðir að nú er samræmt umhverfi allra starfsmanna en það auðveldar alla samvinnu milli deilda og minnkar kostnað við innleiðingu nýrra lausna. Jafnframt er gert ráð fyrir ávinningi í formi lægri rekstrarkostnaðar vegna tölvuumhverfisins, og hafa ýmis verkefni sem miða að því að afnema eldra umhverfi verið skilgreind til að ná þeim markmiðum og stuðla að hagkvæmum rekstri.
Notendavæn þjónusta er eitt af leiðarljósum skrifstofu upplýsingatækni og var unnið markvisst í að skerpa á og auka þá þjónustu eins og hægt var á árinu. Þar má helst nefna nýjan umsóknarvef UT sem leit dagsins ljós og ber nafnið Laufey. Þar geta stjórnendur nú sótt um þjónustu hjá UT fyrir starfsfólk sitt á skilvirkari og þægilegri hátt. Einnig má nefna að samþykkt var að fara í verkefni um nýja þjónustugátt ÞON þar sem áætlunin er að auka skilvirkni í þjónustu fyrir allt starfsfólk borgarinnar.
Árangur og ávinningur
Mikill árangur hefur náðst í að auka rekstraröryggi, bæta stöðugleika kerfa og efla þjónustu við notendur. Rekstrarteymi Azure-skýjaumhverfisins, sem ber heitið Þjósti, vann markvisst að umbótum á umhverfinu og náði góðum árangri við að efla rekstraröryggi samhliða því að draga úr kostnaði vegna skýjaþjónustu.
Áfram var haldið með flutning gagnavers yfir á nýjan hýsingarbúnað sem styrkir innviði, eykur stöðugleika kerfa og bætir öryggi þeirra.
Til þess að tryggja viðbragðsgetu og rekstraröryggi var ferli endurheimtaprófana formfest af þjónustuaðila en nú fara fram reglulegar prófanir á tíu vélum í hverjum mánuði.
Jafnframt var Windows 11 stýrikerfið innleitt á öllum sviðum Reykjavíkurborgar, sem styður við samræmt, öruggt og nútímalegt vinnuumhverfi starfsfólks.
Upplýsingaöryggi og áhættustýring
Á árinu var áfram lögð rík áhersla á markvissa upplýsingaöryggisvinnu og virka áhættustýringu með það að markmiði að tryggja öruggan og stöðugan rekstur upplýsingatæknikerfa Reykjavíkurborgar.
ISO 27001 vottunin var endurnýjuð fyrir árið en úttekt er gerð árlega á umhverfinu.
Einnig var farið í heildræna yfirferð á öryggiskerfi í Ráðhúsinu þar sem var ráðist var í ýmis umbótarverkefni. Framkvæmdar voru öryggisprófanir í gagnaveri varðandi tvítengingu. Markmiðið með þessum prófunum var að tryggja að innviðir Reykjavíkurborgar haldi áfram að virka ótruflað jafnvel þótt að netbúnaður detti út. Prófanir sem þessar eru mikilvægur liður í að viðhalda áreiðanleika og öryggi innviði borgarinnar. Reglubundnar prófanir sem þessar eru hluti af því að viðhalda heilbrigðu og stöðugu upplýsingatækniumhverfi borgarinnar. Viðbragðsáætlanir voru uppfærðar og aðlagaðar enda í stöðugri vinnslu til að tryggja öruggan rekstur.
Samstarf og þjónusta
Skrifstofan sinnir tæknilegri þjónustu og ráðgjöf til allra sviða og starfsstöðva borgarinnar. Stöðug þróun er á samstarfi við önnur svið og leitast er við að aðlaga og bæta þjónustu í takt við þróun og þarfir notenda.
Á árinu var samskiptamiðilinn Viva Engage tekinn til notkunar hjá Reykjavíkurborg og tók skrifstofan miðilinn upp sem sinn helsta samskiptavettvang. Skrifstofa Upplýsingatækni nýtir miðilinn til þess að tilkynna um viðhald og bilanir ásamt því að birta fræðslumola um upplýsingaöryggi sem dæmi.
Helstu áskoranir
Á árinu komu upp ýmsar áskoranir sem kröfðust skjótra viðbragða, náinnar samvinnu og markvissrar úrlausnarvinnu til að tryggja samfellda og örugga þjónustu.
Það sköpuðust aðstæður til að skipta út helsta tóli tækniþjónustu og tæknireksturs sem er yfirtökutól á vélum. Þar þurfti að hlaupa hratt, þarfagreina og eiga stöðugt samtal við notendur til að tryggja að ný lausn mætti þeim þörfum sem voru til staðar á meðan eldri lausn var nú þegar hætt að virka. Þessu fylgdu stórar áskoranir og þurfti mikla samvinnu til að tryggja áfram góða notendaþjónustu en loka niðurstaðan var hagræðing fyrir borgina á sama tíma og aukið öryggi í rekstri á þessari þjónustu.
Farið var í tiltektir á úreldum aðgangshópum sem voru komnir úr notkun og reyndist það talsvert flókið að leysa og olli meðal annars raski þegar verið var að taka út hópa sem áttu að vera komnir úr notkun en reyndust svo enn hafa hlutverki að gegna. Með lausnamiðaðri nálgun voru eldri hópar ekki bara endurvirkjaðir heldur voru þeir yfirfarnir og lagaðir í samræmi við núverandi þarfir og verklag.
Áherslur næsta árs
Eitt af fyrstu verkum 2026 er að klára uppfærslur á miðlægum netbúnaði fyrir allt umhverfi Reykjavíkurborgar. Einnig verður ein af áherslum ársins innleiðing á nýjum rammasamningi varðandi gagnateningar fyrir alla starfsstaði borgarinnar, því fylgir bæði hagræðing og öruggari tengingar.
Samhliða því hefst innleiðing nýrrar öryggisvöktunar en miklar vonir eru bundnar um að þar verði hægt að auka sjálfvirkni og bæta þar með viðbragð við atvikum sem kunna að koma upp.
Áfram verður unnið í að styrkja innviði og nýta tækifæri til að betrumbæta þjónustu eins og hægt er. Til að mynda verður áfram unnið í þróun á nýrri þjónustugátt ÞON þar sem væntingar eru um að hægt verði að draga úr biðtíma ásamt því að bæta upplifun og starfsumhverfi fyrir starfsfólk. Leitast verður við að nýta sjálfvirkar lausnir til að auka eftirlit og vöktun á innviðum. Áherslur verða á yfirsýn, eftirliti og sjálfvirkni á upplýsingatækniinnviðum Reykjavíkurborgar.