Sjálfvirkir rafrænir reikningar

Reykjavíkurborg mun frá og með 1. janúar 2015 eingöngu taka við reikningum á rafrænu formi frá birgjum vegna vöru og þjónustu ef um er að ræða birgja sem senda Reykjavíkurborg reikninga reglubundið í hverjum mánuði. Birgjum sem eru í minni viðskiptum gefst kostur á aðlögun að þessari reglu til 30. júní 2015.  Eftirfarandi eru leiðbeiningar til birgja vegna sjálfvirkra rafrænna reikninga. 

Formkröfur til reikninga

Reykjavíkurborg óskar eftir því við birgja að allir reikningar verði sendir rafrænt og fylgi tækniforskriftum frá Staðlaráði Íslands fyrir rafræna reikninga (TS-136 og TS-137). Forskriftirnar má nálgast á vefsíðu Staðlaráðs, án kostnaðar.

Á heimasíðu Validex (https://validex.net/) má prófa og staðfesta að reikningur standist tækniforskrift.

Reikningar skulu ekki sendir á pappír samhliða rafrænum reikningum.

Sendingarmáti

Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um miðlun rafrænna reikninga.

Reykjavíkurborg er með samning við eftirfarandi skeytamiðlara. 

 

Mælt er með að sölureikningar eigi uppruna sinn í sölukerfi sem sendir reikninga rafrænt.

Fyrir aðila sem senda fáa reikninga eru í boði veflausnir hjá skeytamiðlurum, þar sem hægt er að skrá reikning i vefviðmóti og senda rafrænt til Reykjavíkurborgar.  

Einnig býður Konto.is upp á mjög einfalt viðmót til að senda reikninga rafrænt á Reykjavíkurborg, sbr. leiðbeiningar.


Innihald reikninga

Reikninga skal stíla á kennitölu og nafn sjóðs/fyrirtækis auk þess sem nafn kostnaðarstaðar/deildar skal koma fram á reikningi með skýrum hætti. Eftirtaldar kennitölur eru gildar:

  • Reykjavíkurborg-Aðalsjóður kt. 530269-7609 (ITR, SFS-Skóla og frístundasvið, VEL-Velferðasvið,  MOF-Menningar og ferðamálasvið, USK-Umhverfis og skipulagssvið (rekstur), Bílastæðasjóður og RAD-Ráðhús og miðlæg stjórnsýsla)
  • Eignasjóður kt. 570480-0149 (Gamla Framkvæmdasvið sem skiptist í USK-Umhverfis og samgöngusvið (viðhald eigna) og SEA ( Skrifstofa eigna og atvinnuþróunar)

Fram skal koma á reikningi sundurliðun á vöru og/eða þjónustu, magn, eining og einingarverð ásamt öðrum lögbundum upplýsingum á reikningi. 

Einnig þarf að gera ráð fyrir viðbótarupplýsingum sbr. eftirtaldar tilvísanir:

  • Númer kostnaðarstaðar / deildar (ef uppgefið af kaupanda)
  • Númer á undirritaðri beiðni (ef framvísað af kaupanda)
  • Verknúmer og verkbeiðni vegna framkvæmda (ef uppgefið af kaupanda)
  • Nafn eða kennitala þess sem pantar (ef uppgefið af kaupanda)

Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til. Ekki skulu koma fram á reikningi gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, s.s. seðil- eða þjónustugjöld.

Mælt er með að birgjar noti UNSPSC vöruflokkunarstaðal og láti UNSPSC  númer vöru fylgja með rafrænu skeyti.  Nánari uppl. um staðalinn er á heimsíðu GS1.is

 

Nánari útfærsla viðskiptaferla

Við innleiðingu á rafrænum reikningum þarf að vanda vel uppsetningu og gæta þess að farið er eftir stöðlum.  Í sumum tilvikum verða breytingar á verkferlum sem snúa að meðferð innkaupa beiðna og kvittun fyrir afhendingu.   

Afhendingarseðill eða afrit reiknings, skal fylgja hverri afgreiðslu sem vörumóttakandi kvittar á eftir talningu og staðfestingu á afhentu magni. 

A) Viðskiptareikningur 

Algengast er að stofnanir borgarinnar séu í reikningsviðskiptum við sína birgja en þetta fer þó eftir umfangi viðskipta, verkferlum og viðskiptakerfum aðila.  Æskilegt er að hver borgarstofnun sé með sitt viðskiptanúmer í sölukerfi birgja og mælst er til að í burðarlagi í stofnspjaldi viðskiptavinar, sé sett GLN kennitala viðkomandi stofnunar.  

Listi yfir helstu stofnanir borgarinnar og GLN kennitölur þeirra má nálgast hér.

Með réttri uppsetningu og notkun á GLN kennitölum er tryggð sjálfvirk og rétt bókun og afgreiðsla reikninga.  

GLN kennitalan á að vera undir AccountingCustomerParty/Party/PostalAddress/ID

Þar sem reikningsviðskipti eru viðhöfð eru eftirtaldar leiðir í boði.

  • Útfyllt beiðni: Beiðni þarf að framvísa vegna tilfallandi úttekta í verslunum. Er beiðnin trygging fyrir greiðslu og sýnir réttmæti og rekjanleika úttektar.  Þar sem beiðni er framvísað þarf að setja númer hennar á rafrænan reikning og þarf beiðnin sjálf þá ekki nauðsynlega að fylgja reikningnum en seljandi heldur sínu afriti.
  • Reglubundin viðskipti án beiðna: Þegar um reglubundin viðskipti er að ræða og þar sem góð viðskiptatengsl hafa skapast sem byggja á þekkingu og trausti er ekki farið fram á beiðni. Koma þarf fram hver pantar eða tekur út og hvaða stofnun/deild.  
  • Viðskiptakort: Nokkrir birgjar hafa gefið út viðskiptakort fyrir stofnanir, sem greitt er með inn á viðskiptareikning.  Þessi kort tryggja réttmæti úttektar og að úttekt fari á réttan viðskiptareikning.    

Birgjar hafa val um eftirfarandi:

  • Setja hverja úttekt á viðskiptareikning og gefa út afhendingarseðla með sendingum. Gefa síðan út reikning í lok mánaðar.
  • Gefa út reikning fyrir hverri afhendingu. Mögulega má senda viðskiptayfirlit í lok mánaðar ef ástæða þykir til.

Reykjavíkurborg tekur enga ábyrgð á ólögmætum vöruúttektum.  Mælt er með að seljendur láti alltaf kvitta fyrir vörumóttöku með greinilegri undirskrift starfmanns borgarinnar.  

B) Reikningur greiddur með greiðslukorti / Innkaupakorti

Nokkur fjöldi innkaupaaðila hjá Reykjavíkurborg eru með sérstök innkaupakort sem eru greiðslukort, ætluð til að nota hjá þeim sem ekki bjóða upp á úttektir í viðskiptareikning. Þegar greitt er með innkaupakortum skal seljandi annað hvort:

  • Afhenda kaupanda útprentað frumrit reiknings og ekki senda hann rafrænt.

  • Afhenda kaupanda kvittun og senda rafrænan reikning á borgina með skýrum uppl. um að reikningur hafi verið staðgreiddur og þarf þá að koma fram á reikningi síðustu 5 stafir á greiðslukorti.

Gott er að hafa í huga ...

  • Rafrænir reikningar skulu sendir samdægurs. 
  • Reykjavíkurborg áskilur sér 30 daga greiðslufrest nema að um annað hafi sérstaklega verið samið. 
  • Ef reikningur er ekki sendur á réttan stað eða ber ekki með sér nægar upplýsingar til að staðfesta réttmæti hans gildir ekki fyrirheit um greiðslufrest.
  • Allir reikningar eru sendir í rafræna uppáskrift og þurfa samþykki a.m.k. tveggja starfsmanna áður en þeir eru greiddir. 
  • Nánari uppl. um innkaup Reykjavíkurborgar má finna á vef Innkaupadeildar.
  • Birgjar sem vilja grennslast fyrir um stöðu reikninga sinna hjá Reykjavíkurborg snúi sér til þjónustuvers Reykjavíkurborgar í síma 4 11 11 11.
  • Telji birgi sig eiga kröfu um greiðslu dráttarvaxta, vegna þess að greiðsla Reykjavíkurborgar vegna vöru eða þjónustu, getur hann borið upp kröfu sína í tölvupósti á netfangið bokhald@reykjavik.is. Í tölvupóstinum þarf að koma fram vegna hvaða reiknings dráttarvaxta krafan er tilkomin.

Fyrirspurnir og/eða ábendingar

Ef nánari upplýsinga er óskað vegna rafrænna reikninga má hafa samband við Agresso sérfræðinga Fjármálaskrifstofu Reykjavíkurborgar í síma 4 11 11 11 eða senda fyrirspurn á neftfangið rafraenir.reikningar@reykjavik.is.

 

Þarfnast þessi síða lagfæringar?

7 + 5 =