Frá vegferð til veruleika
Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2025
Borgarskjalasafn
Borgarskjalasafn Reykjavíkur – staða yfirfærslu til Þjóðskjalasafns Íslands
Á árinu 2025 var áfram unnið að umfangsmikilli yfirfærslu verkefna, hlutverka og safnkosts Borgarskjalasafns Reykjavíkur til Þjóðskjalasafns Íslands í samræmi við ákvörðun borgarstjórnar frá árinu 2023 og sameiginlega aðgerðaáætlun Reykjavíkurborgar og menningar- og viðskiptaráðuneytisins. Verkefnið er fordæmalaust að umfangi hér á landi og hefur því verið unnið í áföngum með reglulegu endurmati á verk- og tímaáætlun.
Fyrri áfangi yfirfærslunnar tók gildi 1. janúar 2024 þegar ábyrgð á rafrænum skilum, rafrænum safnkosti, viðtöku nýrra pappírsskjalasafna, eftirliti og ráðgjöf færðist til Þjóðskjalasafns Íslands. Á sama tíma tók Skrifstofa upplýsinga- og skjalastýringar hjá Reykjavíkurborg við innri ráðgjöf og samræmingu skjalamála innan borgarinnar.
Seinni áfangi
Á árinu 2025 beindist megináherslan að seinni áfanga verkefnisins, sem fól í sér yfirfærslu pappírssafnkosts Borgarskjalasafns, fyrirspurnaþjónustu, vefmála, stafrænna afrita og málasafns safnsins.
Við framkvæmd verkefnisins kom í ljós að pappírssafnkostur krafðist mun umfangsmeiri yfirferðar og skráningarvinnu en upphaflega var áætlað. Sérstaklega hafa auknar kröfur um frágang, öskjuskipti, merkingar og skráningar samkvæmt stöðlum Þjóðskjalasafns haft áhrif á framvindu verksins.
Tímamót í þróun skjala- og upplýsingastjórnunar
Verulegur árangur náðist þó á árinu. Lokið var yfirfærslu eldri spjaldskrár og geymsluskráa í Scope-skjalaskrárkerfið og frágangi og skráningu opinberra gagna. Jafnframt var unnið áfram að skráningu einkaskjalasafna og yfirfærslu geymsluskráa í skjalaskrárkerfi Þjóðskjalasafns með það að markmiði að tryggja samræmda skráningu og rekjanleika safnkostsins.
Yfirfærsla Borgarskjalasafns markar tímamót í þróun skjala- og upplýsingastjórnunar hjá Reykjavíkurborg. Verkefnið hefur styrkt samstarf borgarinnar og Þjóðskjalasafns Íslands, skýrt ábyrgðarskiptingu í skjalamálum og lagt grunn að samræmdari varðveislu og aðgengi að heimildum um sögu og stjórnsýslu Reykjavíkur til framtíðar.