Stafrænt ráð - Fundur nr. 7

Stafrænt ráð

Ár 2022, miðvikudaginn 9. nóvember, var haldinn 7. fundur stafræns ráðs. Fundurinn var haldinn á Höfðatorgi og hófst kl. 13:30. Eftirtalin voru komnir til fundar í fundarherberginu Hofi: Kristinn Jón Ólafsson, Elísabet Guðrúnar Jónsdóttir, Sara Björg Sigurðardóttir og Sandra Hlíf Ocares. Eftirtalinn fulltrúi tók sæti á fundinum með fjarfundarbúnaði með vísan til heimildar í 1. málsl. 1. mgr. 54. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, sbr. 4. málsl. 1. mgr. 13. gr. samþykktar um stjórn Reykjavíkurborgar og fundarsköp borgarstjórnar: Ásta Björg Björgvinsdóttir, Jórunn Pála Jónasdóttir og Sanna Magdalena Mörtudóttir. Eftirtaldir embættismenn og aðrir starfsmenn sátu fundinn: Karen María Jónsdóttir. Eftirtaldir embættismenn og aðrir starfsmenn sátu fundinn með fjarfundarbúnaði: Óskar J. Sandholt.

Fundarritari var Eva Pandora Baldursdóttir.

Þetta gerðist:

  1. Fram fer kynning á skrifstofu upplýsinga- og skjalastýringar. ÞON22110013.

    Arna Ómarsdóttir, Kristjana Nanna Jónsdóttir og Óskar Þór Þráinsson taka sæti á fundinum undir þessum lið.

    Fylgigögn

  2. Fram fer kynning á Hlöðunni. ÞON22110013.

    Arna Ómarsdóttir, Kristjana Nanna Jónsdóttir og Óskar Þór Þráinsson taka sæti á fundinum undir þessum lið.

    Fylgigögn

  3. Fram fer kynning á innleiðingu á einstökum viðmótum Hlöðunnar. ÞON22110013.

    Arna Ómarsdóttir, Kristjana Nanna Jónsdóttir og Óskar Þór Þráinsson taka sæti á fundinum undir þessum lið.

    Stafrænt ráð leggur fram svohljóðandi bókun:

    Stafræna ráðið þakkar fyrir áhugaverða kynningu á verkefnum Hlöðunnar. Það er ljóst að mikil og góð vinna hefur verið unnin síðustu árin við að endurhugsa og skipuleggja stjórnsýslu borginnar upp á nýtt, m.a. með því að einfalda vinnuferla, auka yfirsýn, samræma málalykla og verklag, minnka notkun pappírs og tryggja rafræn skil. Það verður mikið framfaraskref þegar verkefni skipulags- og byggingafulltrúa, svo sem byggingar, framkvæmdir, skipulag og lóðir, færast yfir í Hlöðuna. Hlaðan mun auka skilvirkni við móttöku og afgreiðslu erinda, auka gagnsæi fyrir notendur, minnka handavinnu fyrir starfsfólk við meðferð og afgreiðslu mála, tengja saman upplýsingakerfi sem ekki voru samrýmanleg í fyrra kerfi og stytta þannig boðleiðir innan stjórnsýslunnar og auka gæði þjónustu við borgarbúa. Mikið verk er enn óunnið en ljóst er að Reykjavíkurborg er á góðri siglingu í stafrænni þróun.

    Fylgigögn

  4. Fram fer kynning á átaki í teikningaskönnun. ÞON22110013.

    Óskar Þór Þráinsson tekur sæti á fundinum undir þessum lið.

    Fylgigögn

  5. Fram fer kynning á öryggisflokkun gagna Reykjavíkurborgar. ÞON22110016.

    Inga Rós Gunnarsdóttir tekur sæti á fundinum undir þessum lið.

    -    kl 15:21 víkur Óskar Sandholt af fundinum.

    Fylgigögn

  6. Fulltrúi Sósíalistaflokks Íslands leggur fram svohljóðandi fyrirspurn:

    Fulltrúi Sósíalistaflokks Íslands spyr hvernig kostnaðarmat á yfirfærslu yfir í Teams voice verður gert, sérstaklega í ljósi þess að kaup og viðhald á farsímum eru á forræði hvers og eins leikskóla. Er slíkur afleiddur kostnaður fyrir starfseiningar tekinn til greina og sundurliðaður í kostnaðarmati? Farsímar eru dýr tæki og kaup slíkum tækjum fyrir starfsfólk og/eða deildir bæði leik- og grunnskóla eru fjárhagslega íþyngjandi. Þannig hafa ekki allir leik- og grunnskólar farið í slík innkaup. Mun Reykjavíkurborg bæta upp þessi auknu fjárútlát hjá leik- og grunnskólum ef ákvörðun verður tekin um að hætta með landslínusíma og notast einungis við farsíma? Fulltrúi Sósíalistaflokks Íslands vill einnig benda á áhættuna sem fylgir því að notast aðeins við eitt fjarskiptakerfi. Hvernig mun Reykjavíkurborg tryggja að hægt sé að ná sambandi við allar starfsstöðvar borgarinnar? Er gert ráð fyrir viðvarandi rafmagnsleysi í áhættumati? Ljóst er að miðað við ástandið í loftslagsmálum gætu slíkar aðstæður komið oftar upp og verði með tímanum sífellt tíðari og alvarlegri. ÞON22110018.

Fundi slitið kl. 15:30

Kristinn Jón Ólafsson Ásta Björg Björgvinsdóttir

Elísabet Guðrúnar Jónsdóttir Jórunn Pála Jónasdóttir

Sandra Hlíf Ocares Sanna Magdalena Mörtudottir

Sara Björg Sigurðardóttir