Stafrænt ráð
Ár 2024, miðvikudaginn 13. mars, var haldinn 34. fundur stafræns ráðs. Fundurinn var haldinn á Höfðatorgi og hófst kl. 13:35. Eftirtalin voru komin til fundar í fundarherberginu Hofi: Alexandra Briem, Andrea Jóhanna Helgadóttir, Ásta Björg Björgvinsdóttir, Elísabet Guðrúnar Jónsdóttir, Friðjón R. Friðjónsson og Skúli Helgason. Eftirtaldir embættismenn og aðrir starfsmenn sátu fundinn: Margrét Ragnarsdóttir og Óskar J. Sandholt.
Fundarritari var Eva Pandora Baldursdóttir.
Þetta gerðist:
-
Fram fer kynning á leikskólareikninum. ÞON22080044.
Bryndís Eir Kristinsdóttir og Inga Rós Gunnarsdóttir taka sæti á fundinum undir þessum lið.
Fulltrúar Samfylkingar, Framsóknarflokks og Pírata leggja fram svohljóðandi bókun:
Leikskólareiknirinn er öflugt skref í að bæta gagnsæi og upplýsingagjöf til foreldra leikskólabarna. Þarna geta foreldrar slegið inn kennitölu og fengið mjög hratt nýjustu upplýsingar um hugsanlega biðlistastöðu og hvar þeirra barn er í röð. Þetta kerfi mun auðvelda foreldrum að átta sig á stöðu og horfum varðandi möguleika á inntöku barna þeirra. Strax eru skýrar vísbendingar um að leikskólareiknirinn dragi til muna úr fyrirspurnum foreldra í þjónustuver og til leikskóla. Næstu skref verða svo að vinna að tengingu leikskólareiknis við framkvæmdasjá svo foreldrar hafi líka upplýsingar um það í hvaða leikskólum framkvæmdir eru yfirstandandi eða væntanlegar. Þá er mjög mikilvægt að sjálfstætt reknir leikskólar skili inn gögnum um stöðu sinna biðlista til að auðvelda foreldrum enn frekar að fá marktæka yfirsýn yfir stöðu leikskólaplássa í borginni.
Fulltrúar Sjálfstæðisflokksins leggja fram svohljóðandi bókun:
Borgarfulltrúar Sjálfstæðisflokksins fagna tilkomu leikskólareiknis sem bætir gagnsæi og upplýsingagjöf til foreldra leikskólabarna. Leikskólareiknirinn sýnir svart á hvítu hvernig meirihlutanum hefur mistekist með öllu að vinna bug á leikskólavandanum. Hann verður vonandi meirihlutanum og borgarkerfinu hvatning til að bæta bæta stöðuna eins og foreldrum í Reykjavík hefur ítrekað verði lofað en ekki staðið við.
Fylgigögn
-
Fram fer kynning á nýju rekstrarlíkani þjónustu- og nýsköpunarsviðs. ÞON24030008.
Halldóra Káradóttir tekur sæti á fundinum undir þessum lið.
- kl. 14:33 tekur Björn Gíslason sæti á fundinum með rafrænum hætti.
Fulltrúar Samfylkingar, Framsóknarflokks og Pírata leggja fram svohljóðandi bókun:
Hér er um að ræða gífurlega mikilvæga breytingu á rekstri kerfa borgarinnar, en utanumhald og fjármögnun eru einfölduð og það gert skýrara hvar ábyrgð á kerfum liggur. Einnig er mikilvægt að þetta kerfi sé þannig uppsett að hagsmunir borgarinnar í heild stangist ekki á við rekstarhagsmuni einstakra starfsstöðva. Eftir því sem meira af þjónustu borgarinnar er í stafrænum kerfum sem þarf að reka, viðhalda og þróa, er mikilvægt að ábyrgð og fjármögnun þeirra kerfa sé í skýrum farvegi og það sé ljóst hvernig ný kerfi færist úr fjárfestingu yfir í rekstur til framtíðar. Þannig kemur einnig skýrar fram hvernig ábati af nýjum aðferðum og betri kerfum skilar sér til baka.
-
Lögð fram trúnaðarmerkt heimildarbeiðni þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 5. mars 2024. ÞON23120020.
Vísað til meðferðar borgarráðs.
Kristjana Björk Barðdal tekur sæti á fundinum undir þessum lið.
-
Lögð fram trúnaðarmerkt heimildarbeiðni þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 6. mars 2024. ÞON22120023.
Vísað til meðferðar borgarráðs.
Nanna Rún Ásgeirsdóttir tekur sæti á fundinum undir þessum lið.
-
Lögð fram trúnaðarmerkt heimildarbeiðni þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 6. mars 2024. ÞON23090002.
Vísað til meðferðar borgarráðs.
Sólveig Skaftadóttir tekur sæti á fundinum undir þessum lið.
- Elísabet Guðrúnar Jónsdóttir víkur af fundinum undir þessum lið.
-
Lögð fram aðgerðaráætlun Reykjavíkurborgar 2024-2026 um þátttöku í alþjóðlegum rannsóknar- og nýsköpunarverkefnum, dags. febrúar 2024, ásamt skýrslu stofnunar stjórnsýslufræða og stjórnmála hjá Háskóla Íslands um þátttöku Reykjavíkurborgar í fjölþjóðlegum rannsóknar- og nýsköpunar verkefnum, dags. febrúar 2024 og bréf forsætisnefndar, dags. 6. mars 2024, um ósk eftir umsögn fagráða um aðgerðaráætlun Reykjavíkurborgar 2024-2026 um þátttöku í alþjóðlegum rannsóknar- og nýsköpunarverkefnum. MSS23050179.
Harpa Sif Eyjólfsdóttir og Kamma Thordarson taka sæti á fundinum undir þessum lið.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju greining Capacent á rekstri Upplýsingatækniþjónustu Reykjavíkurborgar, dags. desember 2019, sem lögð var fram á fundi mannréttinda-, nýsköpunar- og lýðræðisráðs þann 13. febrúar 2020 og færð í trúnaðarbók. Einnig lagt fram minnisblað þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 9. mars 2024, um skýrslu Capacent vegna greiningar á rekstri Upplýsingatækniþjónustu Reykjavíkurborgar. ÞON23090021. R20080045.
Við framlagninguna lagði fulltrúi Flokks fólksins fram svohljóðandi bókun sem einnig var færð í trúnaðarbók:
Kynning á niðurstöðum gefa til kynna afar slæma stöðu borgarinnar í þessum málum. Eiginlega svartnætti. Þetta er sérkennilegt í ljósi allra þeirra nýjunga í þessum málum sem einmitt hefur verið kynnt borgarráði. Flokkur fólksins hefði haldið að þessi mál væru undir einni regnhlíf, meira samtengd í borginni en eftir þessa kynningu er í raun eins og innan borgarinnar séu margar litlar upplýsingadeildir og svið sem séu einangraðar og lítið sé um samræmi og samræmingu. Flokkur fólksins hvetur stjórnvöld í borginni að hreinsa til í þessum málum áður en upplýsingaslys verða. Ekki er skortur á sérfræðingum en hægri höndin þarf að vita hvað sú vinstri gerir og öfugt.
Fulltrúar Samfylkingar, Framsóknarflokks og Pírata leggja fram svohljóðandi bókun:
Þegar þetta mál var tekið fyrir var verið að hefjast handa við endurhönnun á þjónustuinnviðum, og í þessum gögnum var margt sem hefði mjög auðveldlega getað haft áhrif á útboð og þjónustukaup sem ráðist var í í kjölfarið. Þar sem þær aðstæður eiga ekki lengur við er rétt að aflétta trúnaði á þessari skýrslu. Því ber að halda til haga að síðan þessi skýrsla var unnin hefur margt vatn runnið til sjávar, Skýrslan er góð og var mikilvægt gagn við úrbætur sem ráðist var í, og upplýsingakerfi borgarinnar og stoðþjónusta á allt öðrum og betri stað.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju drög að fjárhagsáætlun þjónustu- og nýsköpunarsviðs fyrir árið 2023, sem lögð var fram á fundi stafræns ráðs 12. október 2022 og færð í trúnaðarbók. ÞON22100025.
Við framlagninguna lögðu fulltrúar Samfylkingar, Framsóknarflokks, Pírata og Viðreisnar fram svohljóðandi bókun sem einnig var færð í trúnaðarbók:
Í fjárhagsáætlun sviðsins fyrir 2023 er þjónusta við íbúa borgarinnar sett í forgang með fjárfestingu í stafrænni umbreytingu, notkun nýrrar tækni og aukinni áherslu á miðlæg innkaup til að ná hagræðingu í rekstri. Mikilvægt er að efla áfram stafræna þróun, nýsköpun og tryggja öryggi upplýsingatækniinnviða til að skerpa á sjálfvirkri stjórnsýslu og skilvirkri þjónustu við íbúa og fyrirtæki. Ef ekki er hlúð að uppbyggingu stafrænna innviða er hætta á að kostnaðurinn verði mun meiri til lengri tíma litið, öryggisógnir aukast og tækniskuld myndast. Græna planið var m.a. mótað sem svar við því og hefur þjónustuferla- og stafræna umbreyting borgarinnar verið drifkrafturinn í þeirri vegferð. Afurðirnar sem eru áætlaðar árið 2023 fela t.d. í sér stafræna innritun í leikskóla og rafræn byggingarleyfi, ásamt frekari straumlínulögun þjónustuferla sem mun bæta þjónustu við íbúa byggt á traustum tækniinnviðum sem eru í stöðugri þróun og ítrun. Mikilvægt er að hraða stafrænni umbreytingu helstu umsóknarferla um grunnþjónustu, styrki og fleira. Allt til að einfalda líf íbúa, hagræða vinnslu og minnka kolefnisfótspor borgarinnar á tímum mikilla vistkerfisbreytinga. Brýnt er að sýna hagsýni í innkaupum og rekstri borgarinnar og forgangsraða verkefnum í þágu íbúa og umhverfisins, munum við halda því áfram byggt á aðferðarfræði verkefnaráðs og Fylkisins.
Fulltrúar Samfylkingar, Framsóknarflokks og Pírata leggja fram svohljóðandi bókun:
Því ber að halda til haga að hér er um að ræða afléttingu á trúnaði framlagningar fjárhagsáætlun ársins 2023, sem upphaflega var lögð fram í trúnaði árið 2022.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju tillaga áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um samstarf Reykjavíkurborgar við Stafrænt Ísland sbr. 23. lið fundargerðar borgarráðs frá 5. október 2023, ásamt umsögn þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 27. febrúar 2024. MSS23100043.
Vísað frá.
Stafrænt ráð leggur fram svohljóðandi bókun:
Þessari tillögu er vísað frá í ljósi þess að Reykjavíkurborg er nú þegar í mjög góðu samstarfi við Stafrænt ísland og island.is og við erum nú þegar að nýta alla þjónustu sem er í boði þar, eitt allra sveitarfélaga, að undanskildum þjónustum sem ekki falla að þörfum borgarinnar.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 27. febrúar 2024, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um sameiginlegt starf að stafrænni umbreytingu sveitarfélaga og ábendingavef Reykjavíkurborgar, sbr. 37. lið fundargerðar borgarráðs frá 19. janúar 2023. MSS22110210.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 27. febrúar 2024, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um stafræna vegferð Reykjavíkurborgar, sbr. 49. lið fundargerðar borgarráðs frá 11. janúar 2024. MSS24010106.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 27. febrúar 2024, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins varðandi Gróðurhúsið, sbr. 53. lið fundargerðar borgarráðs frá 25. janúar 2024. MSS24010208.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 27. febrúar 2024, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins varðandi kostnað vegna ráðstefnuhalds, sbr. 51. lið fundargerðar borgarráðs frá 25. janúar 2024. MSS24010208.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 27. febrúar 2024, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins varðandi kvartanir um kynferðislega áreitni á þjónustu- og nýsköpunarsviði, sbr. 54. lið fundargerðar borgarráðs frá 25. janúar 2024. MSS24010208.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 29. febrúar 2024, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins varðandi skipulagsbreytingar á þjónustu- og nýsköpunarsviði, sbr. 49. lið fundargerðar borgarráðs frá 25. janúar 2024. MSS24010208.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 29. febrúar 2024, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins varðandi verktaka á þjónustu- og nýsköpunarsviði, sbr. 52. lið fundargerðar borgarráðs frá 25. janúar 2024. MSS24010208.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 29. febrúar 2024, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins varðandi viðburði fyrir starfsfólk á þjónustu- og nýsköpunarsviði, sbr. 50. lið fundargerðar borgarráðs frá 25. janúar 2024. MSS24010208.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um innkaup þjónustu- og nýsköpunarsviðs í gegnum gagnvirka innkaupakerfið DPS, sbr. 38. lið fundargerðar borgarráðs frá 15. febrúar 2024. MSS24020090.
Lagt fram svohljóðandi svar stafræns ráðs:
Þessi fyrirspurn er ekki hnitmiðuð og spyr um mörg mismunandi atriði, þar með talið upplýsingar sem tengjast öðrum fagsviðum en því sem stafrænt ráð fer með eftirlit með. Hún er því ekki tæk sbr. 2. gr. verklagsreglna um fyrirspurnir og tillögur í ráðum og nefndum Reykjavíkurborgar.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um fartölvur sem þjónustu- og nýsköpunarsvið hefur keypt á undanförnum tveimur árum, sbr. 36. lið fundargerðar borgarráðs frá 15. febrúar 2024. MSS24020088.
Vísað til umsagnar þjónustu- og nýsköpunarsviðs.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um notkun Reykjavíkurborgar á Workplace, Google Workspace, Webex og Torginu, sbr. 35. lið fundargerðar borgarráðs frá 15. febrúar 2024. MSS24020087.
Vísað til umsagnar þjónustu- og nýsköpunarsviðs.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um uppsagnir, niðurlagningu starfa og andrúmsloft á þjónustu- og nýsköpunarsviði, sbr. 37. lið fundargerðar borgarráðs frá 15. febrúar 2024. MSS24020089.
Vísað til umsagnar þjónustu- og nýsköpunarsviðs.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um óafgreidd mál Flokks fólksins í stafrænu ráði, sbr. 42. lið fundargerðar borgarráðs frá 7. mars 2024. MSS24030045.
Lagt fram svohljóðandi svar stafræns ráðs:
Engin erindi frá áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins sem vísað hefur verið til meðferðar stafræns ráðs eru óafgreidd, fyrir utan fimm fyrirspurnir sem lagðar voru fram á fundi stafræns ráðs í dag og vísað til umsagnar þjónustu- og nýsköpunarsviðs.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um kostnað vegna náms, námskeiða og námsferða hjá þjónustu- og nýsköpunarsviði, sbr. 44. lið fundargerðar borgarráðs frá 7. mars 2024. MSS24030047.
Vísað til umsagnar þjónustu- og nýsköpunarsviðs.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um skýrslu þjónustu- og nýsköpunarsviðs um gagnastefnu og fyrirkomulag gagnamála, sbr. 45. lið fundargerðar borgarráðs frá 7. mars 2024. MSS24030049.
Vísað til umsagnar þjónustu- og nýsköpunarsviðs.
Fylgigögn
-
Fulltrúar Samfylkingar, Framsóknarflokks og Pírata leggja fram svohljóðandi ályktunartillögu.
Það vekur sérstaka athygli að á dagskrá þessa fundar eru hvorki fleiri né færri en 16 mál sem tengjast fyrirspurnum frá einum borgarfulltrúa Flokks fólksins. Það hlýtur að vera einsdæmi á einum og sama fundinum og er lýsandi dæmi um þá miklu vinnu sem starfsfólk þjónustu- og nýsköpunarsviðs þarf að inna af hendi til að svara þeim mikla fjölda fyrirspurna sem berst frá umræddum borgarfulltrúa. Eðlilegt er að málið verði tekið upp á vettvangi forsætisnefndar og rætt hvort og þá hvernig sé rétt að bregðast við.
Samþykkt.
Fulltrúar Sjáfstæðisflokksins sitja hjá við afgreiðslu málsins.
Fundi slitið kl. 16:00
Alexandra Briem Andrea Helgadóttir
Ásta Björg Björgvinsdóttir Björn Gíslason
Elísabet Guðrúnar Jónsdóttir Friðjón R. Friðjónsson
Skúli Helgason
PDF útgáfa fundargerðar
Fundargerð Stafræns ráðs frá 13. mars 2024