Stafrænt ráð
Ár 2023, miðvikudaginn 8. mars, var haldinn 14. fundur stafræns ráðs. Fundurinn var haldinn á Höfðatorgi og hófst kl. 13:30. Eftirtalin voru komin til fundar í fundarherberginu Hofi: Kristinn Jón Ólafsson, Ásta Björg Björgvinsdóttir, Andrea Jóhanna Helgadóttir, Björn Gíslason, Elísabet Guðrúnar Jónsdóttir, Friðjón R. Friðjónsson og Skúli Helgason. Eftirtaldir embættismenn og aðrir starfsmenn sátu fundinn: Karen María Jónsdóttir og Óskar J. Sandholt.
Fundarritari var Eva Pandora Baldursdóttir.
Þetta gerðist:
-
Fram fer kynning á verkefninu Betri borg fyrir börn. ÞON21100031.
Arna Ýr Sævarsdóttir, Gró Einarsdóttir og Orri Freyr Rúnarsson taka sæti á fundinum undir þessum lið.
Fylgigögn
-
Fram fer kynning á Mínum síðum. ÞON21100035.
Arna Maríudóttir Auðunsdóttir, Arna Ýr Sævarsdóttir, Dagrún Ósk Jónasdóttir, Sigríður Guðjónsdóttir, Sigríður Rafnsdóttir og Sigurður Fjalar Sigurðarson taka sæti á fundinum undir þessum lið.
Fylgigögn
-
Lögð fram tillaga sviðsstjóra þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 2. mars 2023, um að Reykjavíkurborg gerist „Observing Member City“ í samræmi við breytt fyrirkomulag á þátttöku borga í bandalaginu Cities Coalition for Digital Rights ásamt fylgigögnum. ÞON23030004.
Samþykkt.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 16. febrúar 2023, við fyrirspurn fulltrúa Sósíalistaflokks Íslands um kostnaðarmat vegna yfirfærslu yfir í Teams voice, sbr. 6. lið fundargerðar stafræns ráðs frá 9. nóvember 2022. ÞON22110018.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 1. mars 2023, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um samstarf þjónustu- og nýsköpunarsviðs við Samband íslenskra sveitarfélaga, sbr. 13. lið fundargerðar borgarráðs frá 8. desember 2022. MSS22120042.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 12. febrúar 2023, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um kaup á ráðgjöf frá Gartner group, sbr. 26. lið fundargerðar borgarráðs frá 15. desember 2022. MSS22120079.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 22. febrúar 2023, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um kynningu á framlínuþjónustu, sbr. 28. lið fundargerðar borgarráðs frá 12. janúar 2023. MSS23010124.
Fylgigögn
-
Lagt fram svar þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 3. mars 2023, við fyrirspurn áheyrnarfulltrúa Flokks fólksins um kaup þjónustu- og nýsköpunarsviðs á Apple vörum, sbr. 31. lið fundargerðar borgarráðs frá 8. desember 2022. MSS22120040.
Fylgigögn
-
Lögð fram að nýju umsögn stafræns ráðs, dags. 20. febrúar 2023, um tillögu borgarstjóra um framtíðarhögun á starfsemi Borgarskjalasafns sem var samþykkt á fundi stafræns ráðs þann 22. febrúar 2023 og bókanir færðar í trúnaðarbók. ÞON23010028.
Fulltrúar Sjálfstæðisflokks lögðu fram svohljóðandi bókun:
Borgarfulltrúar Sjálfstæðisflokksins í stafrænu ráði lýsa furðu sinni yfir asa og leynd vegna ákvarðanatöku um framtíðartilhögun starfsemi Borgarskjalasafns Reykjavíkur. Ákvörðunin felur í sér verulega breytingu á stjórnsýslu Reykjavíkurborgar og fullt tilefni til að flýta sér hægt í málinu, kynna sviðsmyndir fyrir borgarbúum, hagaðilum og öðrum stjórnvöldum. Ekki verður ráðið af gögnum málsins að samráð eða samtali hafi verið náð við ríkisvaldið um hvað felist í að flytja verkefni Borgarskjalasafns til Þjóðskjalasafns né hvaða kostnaður falli á skattgreiðendur þess vegna. Borgarfulltrúar Sjálfstæðisflokksins hvetja borgarráð til að vinna málið gaumgæfilega og í djúpu samráði við alla hagaðila.
Fulltrúi Sósíalistaflokks Íslands lögðu fram svohljóðandi bókun:
Fyrir liggur umsögn ráðsins um áform þess efnis að leggja niður Borgarskjalasafn Reykjavíkur án viðunandi samráðs við sjálfan Borgarskjalavörð og sem virðast einungis byggð á skýrslu ráðgjafafyrirtækis á sviði rekstrar og endurskoðunar sem rýnir í kostnaðarliði og fjárhagslegt mat, aðila sem býr hvorki yfir fagþekkingu til að meta menningarverðmæti safnsins né mikilvægi lýðræðis- og eftirlitshlutverks þess. Fulltrúi Sósíalista spurði á kynningu á skýrslunni, hvar þær fórnir kæmu fram sem hlytu að felast í gríðarlegum áætluðum peningasparnaði við að fela Þjóðskjalasafni verkefni Borgarskjalasafns og hvernig þær reiknuðust í krónutöluna. Ekki fengust viðunandi eða skýr svör við þeim spurningum. Forkastanlegt er að taka slíkar ákvarðanir án þess að bera þær undir fagfólk með skilning á menningarverðmætum sem ekki reiknast fram í reiknivélum bókhaldsfyrirtækja, án vitundar og fulls samráðs þeirra sem hafa varðveitt safnið af fagmennsku, og af skyldurækni við stofnanir og einstaklinga sem hafa falið því einkasöfn sín til varðveislu. Skjalasöfn varðveita mikilvæg gögn sem hafa bein áhrif á almenn og sértæk réttindi borgara og lögaðila sem þarf ávallt að vera hægt að ganga að sem vísum. Því er ekki hægt að samþykkja umsögnina, sem vanrækir það hlutverk ráðsins sem snýr að lýðræði og gagnsæi, og mun fulltrúi Sósíalista í ráðinu birta eigin umsögn um tillöguna.
Fulltrúar Samfylkingar, Framsóknarflokks og Pírata lögðu fram svohljóðandi gagnbókun:
Áskoranir í starfsemi Borgarskjalasafns hafa legið fyrir í yfir áratug og á þeim tíma hefur fjöldi aðila komið að greiningum og viðræðum. Á fundi borgarráðs 1. september 2022 var lagt fram bréf þjónustu- og nýsköpunarsviðs, dags. 25. ágúst 2022, sbr. samþykkt stafræns ráðs frá 24. ágúst 2022 um stefnumörkun á framtíðarhögun starfsemi Borgarskjalasafns. Í bréfinu var lögð fram tillaga þess efnis að mörkuð yrði stefna fyrir starfsemi safnsins þar sem skoðað væri nánara samstarf og/eða frekari þjónustukaup frá Þjóðskjalasafni Íslands, ásamt áframhaldandi viðræðum við Framkvæmdasýslu ríkisins um framtíðarhúsnæði safnanna. Til þess að leiða verkefnið var skipaður starfshópur sem samanstóð af starfsfólki Reykjavíkurborgar, þ.á.m. átti Borgarskjalasafn tvo fulltrúa í starfshópnum og var Borgarskjalavörður annar þeirra aðila. Starfshópurinn leitaði til ráðgjafarsviðs KPMG til að greina og leggja fram valkosti fyrir framtíðarhögun safnsins. Þá var leitað til ýmissa hagaðila og kallað eftir svörum við lögfræðilegum álitamálum sem gerð er grein fyrir í skýrslu KPMG sem starfshópurinn samþykkti. Það er hagur allra að framtíð skjalavörslu, varðveisla og aðgengi að gögnum borgarinnar sé með ábyrgum, öruggum og framsýnum hætti, ásamt sem bestri nýtingu fjármuna, innviða og þekkingar hvers tíma. Taka þarf ákvörðun um fyrirkomulag í takt við samfélags- og tæknibreytingar og vinna markvisst í góðu samráði við hagaðila að farsælli skjalavörslu borgarinnar til framtíðar.
Fylgigögn
Fundi slitið kl. 16:00
Kristinn Jón Ólafsson Ásta Björg Björgvinsdóttir
Andrea Helgadóttir Björn Gíslason
Elísabet Guðrúnar Jónsdóttir Friðjón R. Friðjónsson
Skúli Helgason
PDF útgáfa fundargerðar
Stafrænt ráð fundargerð nr. 14 þann 8. mars 2023