No translated content text
Innkauparáð
INNKAUPARÁÐ
Ár 2018, fimmtudaginn 18. október var haldinn 436. fundur innkauparáðs. Fundurinn var haldinn í Borgartúni 12-14 og hófst kl. 13:00. Viðstödd voru Sabine Leskopf, Alexandra Briem og Björn Gíslason. Einnig sat fundinn Eyþóra K. Geirsdóttir og Jón Pétur Skúlason frá embætti borgarlögmanns og Jóhanna E. Hilmarsdóttir frá innkaupadeild.
Fundarritari var Guðbjörg Eggertsdóttir.
Þetta gerðist:
1. Lagt fram leiðrétt yfirlit skrifstofu eigna og atvinnuþróunar Reykjavíkurborgar varðandi einstök innkaup yfir 1. m. kr. á 2. ársfjórðungi 2018. R18010001. Frestað á fundi 13. september 2018.
Innkauparáð leggur fram svohljóðandi bókun:
Þakkað er fyrir skýringar skrifstofu eigna og atvinnuþróunar við athugasemdum frá fundi ráðsins 13. september 2018. Óskað er eftir að þær verði lagðar fram í formi minnisblaðs.
Lögð fram svohljóðandi bókun fulltrúa Samfylkingar og Pírata:
Fulltrúar Samfylkingar og Pírata ítreka áður fram komnar athugasemdir er koma að nauðsyn þess að í öllum framkvæmdum sé mikilvægt að leitast eftir samstarfi við innkaupadeild frá upphafi til að nýta þekkingu og ráðgjöf sem þar er að finna. Eins sé þannig betur tryggt að farið sé eftir lögum og reglum er varða opinber innkaup.Leggja fulltrúarnir mikla áherslu á að allt verklag við innkaup og greiðslu reikninga sé gegnsætt og til fyrirmyndar.
Lögð fram svohljóðandi bókun fulltrúa Sjálfstæðisflokksins:
Fulltrúi Sjálfstæðisflokks í innkaupráði gerir alvarlegar athugasemdir við yfirlit skrifstofu eigna og atvinnuþróunar um innkaup yfir einni milljón króna án útboðs. Eins og áður hefur komið fram er um umtalsverðar fjárhæðir að ræða eða yfir 570 milljónir án útboðs. Þetta er alvarlegt í ljósi þess að hér er teflt með óábyrgum hætti með skattfé borgarbúa. Ljóst er á yfirlitinu að fara þarf í gagngera endurskoðun á innkaupum borgarinnar en í áliti borgarlögmanns í lið 2 kemur fram að aðeins í einu tilviki eru til gögn frá skrifstofu eigna og atvinnuþróunar sem sýna fram á samanburðartilboð eða verðfyrirspurn. Þannig eru ekki til staðar gögn sem sýna fram á að leitað hefði verið hagkvæmustu tilboða eins og segir orðrétt í áliti borgarlögmanns sem er algjörlega á skjön við orð borgarstjóra á fundi borgarstjórnar 2. október 2018. Þar lætur borgarstjóri hafa eftir sér eftirfarandi orð: „Forseti ágæta borgarstjórn. Ég ítreka það að það sem kom fram að það hafi verið farið í verðfyrirspurnir en ekki útboð, það er það sem hefur komið fram í umfjöllun um málið.“
Lögð fram svohljóðandi gagnbókun fulltrúa Samfylkingar og Pírata:
Fulltrúar Samfylkingar og Pírata benda á að 574 milljónir sem skrifstofa eigna og atvinnuþróunar leggur fram á yfirliti sínu yfir innkaup yfir 1 milljón eru margar mismunandi greiðslur til mismunandi aðila vegna mismunandi verkefna, og skýringar á því að ekki hafi verið ráðist í útboð eru margar og mismunandi, enda kaupin eðlisólík. Þennan tíma hefur skrifstofa eigna og atvinnuþróunar haldið því fram við Borgarstjóra og aðra kjörna fulltrúa að notast hafi verið við verðfyrirspurnir í verkefninu við Nauthólsveg 100 og erfitt fyrir kjörna fulltrúa að ganga út frá öðru en að slíkt sé rétt. Að auki taka fulltrúarnir undir að samræmi í innkaupum sé mikilvægt og leggja til að kannað verði hvort ráðast ætti í rammasamninga um verk af þessum toga. Skoða þurfi hvernig hægt sé að nýta betur þá reynslu og þekkingu sem finna má í innkaupadeild til aðstoðar öðrum sviðum og deildum borgarinnar.
Óli Jón Hertervig og Guðlaug S. Sigurðardóttir taka sæti á fundinum undir þessum lið.
2. Lagt fram álit embættis borgarlögmanns, dags. 17. október 2018, á svari skrifstofu eigna og atvinnuþróunar Reykjavíkurborgar varðandi nánari sundurliðun á framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Bókun á fundi 18. ágúst 2017. R17010075.
Lögð fram svohljóðandi bókun fulltrúa Samfylkingar og Pírata:
Fulltrúar Samfylkingar og Pírata harma að innkaupareglur borgarinnar hafi verið brotnar, þó svo að lög hafi ekki verið brotin, en þakka borgarlögmanni fyrir veitt álit á fylgni við innkaupareglur við gerð samninga um Nauthólsveg 100.Upphafleg beiðni frá innkauparáði um þetta álit var lögð fram á fundi þann 18. ágúst 2017 og var það í þeim tilgangi að geta tekið upplýsta ákvörðun um viðbrögð við innkaupum í tengslum við það verkefni, en skýringar skrifstofu eigna og atvinnuþróunar bárust ekki að fullu til borgarlögmanns fyrr en 15. október 2018.Jafnframt vísa fulltrúarnir til þess að endurskoðun á núverandi innkaupareglum stendur yfir og ítreka nauðsyn þess að niðurstöður þessa álits verði teknar inn í þá vinnu. Sérstaklega þarf hér að nefna tækifæri til að skýra eftirlitsskyldu innkaupadeildar nánar sem og möguleika til að grípa inn í ef ástæða er til. Aðrir þættir sem nefna má í þessu samhengi eru endurskoðun á ferlum ef bein kaup eru valin í stað þess að fara í opið innkaupaferli, að kynna þurfi betur skilgreiningar á því hvenær skylt sé að viðhafa hvaða innkaupaferli. Jafnfram hvaða aðferð sé notuð þegar verkefni er sett af stað sem þróunarverkefni, tilraun eða nýsköpun, ef það vex með tímanum og kostnaður fer yfir viðmiðunarmörk, fyrir þeim sviðum og deildum borgarinnar sem viðhafa innkaup. Nauðsynlegt þykir einnig að endurskoða inngripsheimildir innkauparáðs.Fulltrúarnir fagna því að Innri endurskoðun hafi tekið þetta mál til rannsóknar og vænta þess að niðurstöður hennar muni nýtast innkaupadeild við endurskoðun verklags og innkaupaferla.
Lögð fram svohljóðandi bókun fulltrúa Sjálfstæðisflokksins:
Að áliti borgarlögmanns vegna framkvæmda við braggann voru innkaupreglur Reykjavíkurborgar þverbrotnar, engir skriflegir verksamningar lágu til grundvallar framkvæmdinni og engin framkvæmd fór í útboð. Skrifstofa eigna og atvinnuþróunar brást seint og illa við umbeðnum svörum borgarlögmanns sem er áfellisdómur yfir upplýsingagjöf skrifstofunnar, sem heyrir beint undir skrifstofu borgarstjóra.Í fyrsta lagi er ljóst að innkaupareglur Reykjavíkurborgar voru þverbrotnar og undanþáguheimilda innkauparáðs var ekki aflað eins og skylt er að gera skv. 13. gr. innkaupareglna Reykjavíkurborgar. Þar segir að skylt sé að afla fyrirfram samþykkis innkauparáðs fyrir beitingu undanþáguheimilda. Þetta ákvæði á m.a. við ef ætlunin er að viðhafa bein þjónustukaup án þess að notast sé við formlegt innkaupaferli.Í annan stað voru aðeins í einu tilviki til gögn frá skrifstofu eigna og atvinnuþróunar sem sýndu samanburðartilboð eða verðfyrirspurn. Þá voru ekki til staðar gögn sem sýndu fram á að leitað hefði verið hagkvæmustu tilboða eins og segir orðrétt í áliti borgarlögmanns.Í þriðja lagi kemur fram að engir skriflegir samningar lágu til grundvallar framkvæmdinni þar sem engin útboð voru viðhöfð. Borgarlögmaður benti á í áliti sínu að samkvæmt innkaupareglum Reykjavíkurborgar sé óheimilt að skipta upp samningum í því skyni að komast hjá útboðsskyldu, sbr. 3. mgr. 9. gr. innkaupareglnanna.Að ofangreindu er ljóst að ekkert bendir til annars en að framkvæmdirnar hafi verið útboðsskyldar skv. innkaupreglum borgarinnar eins og fram kemur í álitinu.
3. Lögð fram svohljóðandi fyrirspurn fulltrúa Sjálfstæðisflokksins:
Óskað er svara við því frá byggingarfulltrúa hvernig það geti gerst að eldvarnarkápa sé gerð úr eldfimu efni í grunnskólum Reykjavíkurborgar, sbr. Laugalækjarskóla? Hafa einhver útboð átt sér stað síðustu 5 ár varðandi framkvæmdir og endurbætur vegna brunavarna í leik- og grunnskólum borgarinnar? Þá er sérstaklega óskað eftir upplýsingum um hvort slíkt útboð hafi átt sér stað vegna Laugalækjarskóla m.t.t. eldsvoðans sem nýlega kom upp í skólanum.
4. Lögð fram svohljóðandi fyrirspurn fulltrúa Sjálfstæðisflokksins:
Fulltrúi Sjálfstæðisflokks í innkauparáði óskar eftir að fá afrit af leigusamningum Mathallarinnar á Hlemmi ehf. við leigutaka í Mathöllina á Hlemmi.
5. Lögð fram svohljóðandi fyrirspurn fulltrúa Sjálfstæðisflokksins:
Er Reykjavíkurborg ennþá að nota verkbeiðnabækur en ekki rafrænar beiðnir?
6. Lögð fram svohljóðandi fyrirspurn fulltrúa Sjálfstæðisflokksins:
Hver er kostnaður við risnu og veislukostnað síðustu 12 mánaða frá 1. september 2017 til 1. september 2018 hjá A-hluta borgarinnar í heild? Þá er óskað eftir því að kostnaður við áfengi verði tilgreindur sérstaklega.
7. Lögð fram svohljóðandi fyrirspurn fulltrúa Sjálfstæðisflokksins:
Hver er heildarkostnaður við raforkukaup hjá Reykjavíkurborg á árinu 2017 og stofnunum hennar í A-hluta?
Fundi slitið kl. 15:23
Sabine Leskopf
Alexandra Briem Björn Gíslason
PDF útgáfa fundargerðar
Innkauparáð 18.10.2018 - Prentvæn útgáfa