Endurskoðunarnefnd
ENDURSKOÐUNARNEFND
Árið 2015, miðvikudaginn 14. október, var haldinn 98. fundur endurskoðunarnefndar Reykjavíkurborgar. Fundurinn var haldinn í Ráðhúsi Reykjavíkur og hófst kl. 8:35. Viðstödd voru: Ólafur B. Kristinsson, Inga Björg Hjaltadóttir, Ingvar Garðarsson og Sunna Jóhannsdóttir. Fundarritari var Anna Margrét Jóhannesdóttir.
Þetta gerðist
1. Lögð var fram endurskoðunaráætlun ytri endurskoðenda vegna endurskoðunar ársreiknings 2015, dagsett 14. október 2015. Lilja Dögg Karlsdóttir og Guðný Helga Guðmundsdóttir tóku sæti á fundinum undir þessum lið og kynntu endurskoðunaráætlun. Í kynningunni var farið yfir nálgun og áherslur í endurskoðun á ársreikningi Reykjavíkurborgar fyrir árið 2015.
2. Kynning á drögum að erindisbréfi fyrir innri endurskoðun Sorpu bs.
Samþykkt að formaður endurskoðunarnefndar taki að sér að fara yfir drögin í samvinnu við aðra nefndarmenn og skila ábendingum eftir því sem við á til útvistunaraðilans PWC um innri endurskoðun fyrir Sorpu.
3. Kynning á gagnasvæði Innri endurskoðunar Orkuveitu Reykjavíkur.
Guðmundur Ingi Bergþórsson, innri endurskoðandi Orkuveitu Reykjavíkur, og Anna Margrét Björnsdóttir, skjalavörður Orkuveitu Reykjavíkur, tóku sæti á fundinum undir þessum lið.
Skjalavörður Orkuveitu Reykjavíkur kynnti gagnasvæði, Lindina, sem auðveldar miðlun gagna frá innri endurskoðanda Orkuveitu Reykjavíkur. Lagt var til að aðgengi að þessu gagnasvæði væri gert fyrir endurskoðunarnefnd og Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar.
Samþykkt
4. Lagðar fram til kynningar tvær lokaskoðanir Innri endurskoðunar Orkuveitu Reykjavíkur. Guðmundur Ingi Bergþórsson tók sæti á fundinum undir þessum lið.
a. Innri endurskoðandi Orkuveitu Reykjavíkur lagði fram og kynnti niðurstöður „Lokaskoðun á áhættustýringu Orkuveitu Reykjavíkur sef. – skýringar“, dagsett 09.10. 2015.
b. Innri endurskoðandi Orkuveitu Reykjavíkur lagði fram og kynnti niðurstöðu „Lokaskoðun á fjárstýringu, fjármögnun og markaðsáhættu Orkuveitu Reykjavíkur sef. – skýringar“, dagsett 09.10.2015.
5. Lögð fram til kynningar drög að endurskoðuðum reglum um fjárhagsáætlun borgarinnar, „FMS-STE - Reglur um gerð og framkvæmd fjárhagsáætlunar hjá Reykjavíkurborg“, dagsett 11.09.15. Birgir Björn Sigurjónsson, fjármálastjóri Reykjavíkurborgar og Halldóra Káradóttir, skrifstofustjóri á Fjármálaskrifstofu, tóku sæti á fundinum undir þessum lið. Eftirfarandi var rætt undir þessum lið.
a. Almenn umræða um afkomu borgarinnar. Bent var sérstaklega á tvö atriði sem gætu vegið þungt í niðurstöðu ársreiknings borgarinnar fyrir árið 2015. Annars vegar áhrif af endurskoðun á tryggingafræðilegum forsendum við að meta gjaldfellingu lífeyrisskuldbindinga þar sem gera má ráð fyrir umtalsverðri viðbótargjaldfærslu og hins vegar áhrif kjarasamninga.
b. Umfjöllun um fjárhagsáætlunarvinnu A-hluta og samstæðu Reykjavíkurborgar. Farið var yfir fyrirkomulag vinnuferlisins við gerð fjárhagsáætlunar og gerð grein fyrir forsendum fjárhagsáætlunar. Fjárhagsáætlun verður lögð fyrir borgarráð 29. október og fyrir borgarstjórn 3. nóvember.
6. Rætt var um innleiðingu á nýju mannauðs- og launavinnslukerfi fyrir Reykjavíkurborg. Birgir Björn Sigurjónsson, fjármálastjóri Reykjavíkurborgar og Halldóra Káradóttir, skrifstofustjóri á Fjármálaskrifstofu, tóku sæti á fundinum undir þessum lið.
Fram kom að gert er ráð fyrir að nýtt mannauðs- og launavinnslukerfi verði tekið í notkun 1. janúar 2016. Innleiðingin er um fjórum vikum á eftir áætlun, en unnið er að samkeyrslu við núverandi kerfi á haustmisseri. Í byrjun nóvember verður gert stöðumat þar sem metið verður hvort framlengja þurfi samningi við Advania og lengja tímabil samkeyrslu. Greint var frá aðkomu Innri endurskoðunar og ytri endurskoðenda við vöktun á innleiðingu nýja kerfisins.
7. Umfjöllun um umbótavinnu í tengslum við ábendingar Innri endurskoðunar, endurskoðunarnefndar og ytri endurskoðenda. Frestað.
8. Lögð voru fram drög að breyttum starfsreglum Innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar IE15030010. Drög að breyttum starfsreglum voru samþykkt með breytingatillögu frá formanni endurskoðunarnefndar. Samþykkt
9. Lagt fram til kynningar minnisblað um framgang verkefna Innri endurskoðunar frá fjórða ársfjórðungi 2014 til fjórða ársfjórðungs 2015 „Yfirlit yfir framgang verkefna innri endurskoðunaráætlunar Innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar“, dagsett 12.10.15.
10. Lagt fram bréf formanns endurskoðunarnefndar til stjórnarformanns Strætó bs. um fyrirkomulag verðkönnunar á innri endurskoðun fyrir Strætó bs.
Samþykkt
11. Lagt fram erindi frá stjórnarformanni Faxaflóahafna sf. um að endurskoðunarnefnd aðstoði við gerð verðkönnunar á innri endurskoðun fyrir Faxaflóahafnir sf.
Samþykkt
12. Önnur mál
a. Umræða um þátttöku nefndarmanna í verkefnum sem gætu mögulega fallið undir hagsmunaárekstur og þau verkefni sem falla ekki undir slíkt. Inga Björg Hjaltadóttir gerði nefndinni grein fyrir því að KPMG hefði óskað eftir því að hún stæði fyrir námskeiði um góða stjórnarhætti fyrir starfsfólk KPMG. Formaður og aðrir nefndarmenn töldu þetta verkefni ekki falla undir mögulegan hagsmunaárekstur við hennar nefndarstörf.
b. Verkefni framundan. Formaður endurskoðunarnefndar verður fjarverandi á næsta fundi nefndarinnar þann 16. nóvember 2015 og var einum nefndarmanni, Ingu Björg Hjaltadóttur, falið að stýra næsta fundi nefndarinnar.
Fundi slitið kl. 12:15
Ólafur B. Kristinsson
Inga Björg Hjaltadóttir Ingvar Garðarsson
Sunna Jóhannsdóttir
PDF útgáfa fundargerðar
Endurskoðunarnefnd 14.10.2015