Endurskoðunarnefnd
Endurskoðunarnefnd
Árið 2015, þriðjudaginn 18. febrúar var haldinn 87. fundur endurskoðunarnefndar Reykjavíkurborgar. Fundurinn var haldinn að í Ráhúsi Reykjavíkur, og hófst kl. 8:38. Viðstödd voru: Ólafur B. Kristinsson, Ingvar Garðarsson og Inga Björg Hjaltadóttir. Fundarritari var Hallur Símonarson.
Þetta gerðist
1. Eftirfylgni með ábendingum í skýrslu Innri endurskoðunar í úttekt á uppgjörsferli Reykjavíkurborgar frá janúar 2014. Lögð fram verkstöðuskýrsla Innri endurskoðunar dags. 14.2.2015. IE13080001
- Kl. 8:43 tekur Sunna Jóhannsdóttir sæti á fundinum.
Frestað.
2. Lögð fram að nýju beiðni um viðbótarverk KPMG fyrir Sorpu skv. rafbréfi KPMG þann 8.12.2014 og rafbréf formanns endurskoðunarnefndar til stjórnarformanns Sorpu dags. 23.1.2015. IE14020003
Endurskoðunarnefnd staðfestir samþykki viðbótarverks sem fram kemur í rafbréfi formanns endurskoðunarnefndar til stjórnarformanns Sorpu dags. 23.1.2015 með vísan til heimildar í III kafla starfsreglna endurskoðunarnefndar sem samþykktar voru 21.8.2014 um afgreiðslu mála á milli funda.
Endurskoðunarnefnd leggur fram svohljóðandi bókun:
Í samræmi við 5. gr. verksamnings Reykjavíkurborgar og endurskoðunarfyrirtækisins KPMG hafa stjórnendur Sorpu bs. og forsvarsmaður endurskoðunarteymis KPMG óskað eftir heimild endurskoðunarnefndar Reykjavíkurborgar til þess að ráðgjafasvið KPMG taki að sér aukaverk sem felst í að aðstoða stjórn við sviðsmyndagerð og undirbúning stefnumótunar byggðasamlagsins. Eins og fram kemur í 5. gr. verksamningsins og í kafla 1.2 í útboðslýsingu sem er hluti verksamnings ber ytri endurskoðendum samstæðu Reykjavíkurborgar að fara að siðareglum Félags löggiltra endurskoðenda (Fle) við að gæta óhæðis í samræmi við 8. gr. laga nr. 79/2008 um endurskoðendur. Nefndin óskaði eftir og fékk staðfestingu frá KPMG um að áhættustjóri fyrirtækisins hafi gengið úr skugga um að verkefni það sem hér um ræðir ógni ekki óhæði ytri endurskoðenda samstæðu Reykjavíkurborgar og þar með Sorpu bs. Verkefnið ef til þess kemur verði unnið af ráðgjafasviði KPMG án nokkurrar aðkomu þeirra sem skipa endurskoðunarteymi samstæðunnar eða eininga innan hennar. Endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar er sammála um að verkefni það sem hér um ræðir falli undir ákvæði kafla 290 í siðareglum Fle. Nánar tiltekið er um að ræða undirkafla með heitinu „Þjónusta án staðfestingar við viðskiptavin í endurskoðun“ og greinar 290.163, 290.164, 290.165 og 290.166 með fyrirsögninni „Ábyrgð stjórnenda“. Nefndinni ber að ganga úr skugga um að KPMG hafi gætt að ákvæðum þessara greina við mat sitt á ógnun við óhæði. Staðfesting um það hefur borist nefndinni. Nefndin telur að í grein 290.166 felist að siðareglur heimili endurskoðunarfyrirtæki að veita þá þjónustu sem hér er til umfjöllunar ef gætt sé að þeim skilyrðum sem fram koma í greininni. Í fyrirliggjandi samningi KPMG og Sorpu bs. dags. 21. janúar 2015 skuldbinda báðir aðilar sig til að gæta að ákvæðum í greinum 290.165 og 290.166 í siðareglum endurskoðenda og telur nefndin því ekki sérstakt tilefni til þess að heimila ekki að ráðgjafasvið endurskoðunarfyrirtækisins taki þetta verkefni að sér. Nefndin vill þó árétta að allar ákvarðanir sem teknar verða á grundvelli þeirrar ráðgjafar sem hér um ræðir verði teknar af stjórn og á ábyrgð hennar. Verði gerð breyting á verkinu eins og fram kemur í 5. mgr. 5. töluliðar í samningnum skal það borið undir endurskoðunarnefndina sbr. 5. gr. verksamnings um endurskoðunarþjónustu.
3. Lögð fram drög að verklagi um samþykki endurskoðunarnefndar fyrir aðra þjónustu endurskoðenda dags. 13.2.2015. IE14090002
Samþykkt.
4. Ársreikningur A hluta og samstæðu Reykjavíkurborgar
Birgir Björn Sigurjónsson og Gísli Hlíðberg Guðmundsson tóku sæti á fundinum undir þessum lið. IE14040001
5. Lögð fram samantekt Innri endurskoðunar um fyrirhugaðar framlagningar ársreikninga 2014 í stjórnum B hluta fyrirtækja. IE14040001
6. Lagt fram bréf hafnarstjóra dagsett 12. desember 2014, um samþykkt stjórnar Faxaflóahafna um að hafnarstjóra og formanni sé falið á grundvelli samþykktar endurskoðunarnefndar að ganga til samninga við nefndina um að nefndin gegni hlutverki endurskoðunarnefndar Faxaflóahafna sf. IE14090002
Samþykkt að formaður gangi til viðræðna við hafnarstjóra og formann Faxaflóahafna á grundvelli samþykktar stjórnar Faxaflóahafna.
7. Lögð fram fundargerð stjórnar Faxaflóahafna frá 12.12.2014. IE14090002
8. Lögð fram fundargerð stjórnar Strætó bs. frá 28.11.2014. IE14090002
Endurskoðunarnefnd staðfestir samþykkt stjórnar Strætó bs. um verkefni nefndarinnar sem undirnefnd stjórnar Strætó bs.
9. Lögð fram beiðni formanns stjórnar Strætó bs. dags. 28.1.2015 um að endurskoðunarnefnd komi með tillögu um val á innri endurskoðanda. IE14090002
10. Lögð fram tillaga endurskoðunarnefndar dags. 11.2.2015 til stjórnar Strætó bs. um fyrirkomulag innri endurskoðunar hjá Strætó bs. sem send var stjórn Strætó bs. 11. þ.m., með vísan til heimildar í III kafla starfsreglna endurskoðunarnefndar sem samþykktar voru 21.8.2014 um afgreiðslu mála á milli funda. IE14090002
Lagt er til við stjórn Strætó bs. að Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar verði falið
að annast innri endurskoðun hjá Strætó bs. til samræmis við starfsreglur.
Greinargerð fylgir tillögunni dags. 11.2.2015.
Endurskoðunarnefnd staðfestir tillöguna
11. Lögð fram fundargerð stjórnar Strætó bs. frá 13.2.2015. IE14090002
Endurskoðunarnefnd leggur fram svohljóðandi bókun undir 4. lið fundargerðar Strætó bs:
Endurskoðunarnefnd fagnar því skrefi að eflingu góðra stjórnarhátta sem stjórn Strætó bs. hefur stigið með því að fela innri endurskoðanda Reykjavíkurborgar að fylgja eftir fyrir hönd stjórnar þeim verkefnum við áhættustjórnun og innra eftirlit sem endurskoðunarnefnd gerði tillögu um.
12. Lögð fram fundargerð stjórnar Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins bs. frá 21.11.2014. IE14090002
Endurskoðunarnefnd staðfestir samþykkt stjórnar Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins bs. um verkefni nefndarinnar sem undirnefnd stjórnar Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins bs.
13. Lagt fram minnisblað um fyrirkomulag innri endurskoðunar Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins bs. dags. í dag IE14090002
Endurskoðunarnefnd leggur fram eftirfarandi tillögu:
Lagt er til við stjórn Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins bs. að Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar verði falin innri endurskoðun hjá fyrirtækinu og verði jafnframt falið að fylgja eftir fyrir hönd stjórnar þeim verkefnum við áhættustjórnun og innra eftirlit sem gerð er grein fyrir í minnisblaði til stjórnar.
Vísað til stjórnar Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins bs.
14. Lagt fram minnisblað um fyrirkomulag innri endurskoðunar Sorpu bs. dags. í dag IE14090002
Endurskoðunarnefnd leggur fram eftirfarandi tillögu:
Lagt er til við stjórn Sorpu bs. að Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar verði falin innri endurskoðun hjá fyrirtækinu og verði jafnframt falið að fylgja eftir fyrir hönd stjórnar þeim verkefnum við áhættustjórnun og innra eftirlit sem gerð er grein fyrir í minnisblaði til stjórnar.
Vísað til stjórnar Sorpu bs.
15. Lögð fram verkstöðuskýrsla Innri endurskoðunar dags. 13.2.2015 vegna úttektar Innri endurskoðunar á uppgjörsferli Orkuveitu Reykjavíkur. IE14100002
16. Lagt fram minnisblað Deloitte um yfirferð á umfangi innri endurskoðunar dags. 13.2.2015. IE15010004
Frestað.
17. Rætt um vinnu við ársreikning Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins bs.
Auðun Guðjónsson, Guðný Helga Guðmundsdóttir og Árni Valgarð Claessen tóku sæti á fundinum undir þessum lið.
Bókun endurskoðunarnefndar:
Með hliðsjón af upplýsingum endurskoðenda um ársreikningi Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins bs. fyrir árið 2014 telur endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar ekkert hafa komið fram sem leiði í ljós annað en að ársreikningurinn sé gerður í samræmi við lög og settar reikningsskilareglur. IE1404001
18. Staða endurskoðunarverkefna ytri endurskoðenda Reykjavíkurborgar
Auðun Guðjónsson, Guðný Helga Guðmundsdóttir og Árni Valgarð Claessen tóku sæti á fundinum undir þessum lið.
19. Kynning á samþykktu verklagi um ferli beiðna um aukaverk endurskoðenda sbr. 2. dagskrárlið fundar þessa.
Auðun Guðjónsson, Guðný Helga Guðmundsdóttir og Árni Valgarð Claessen tóku sæti á fundinum undir þessum lið.
20. Lögð fram svohljóðandi tillaga endurskoðunarnefndar til stjórnar Orkuveitu Reykjavíkur um fyrirkomulag innri endurskoðunar IE14010019:
Lagt er til að stjórn Orkuveitu Reykjavíkur formgeri eðlilegt og nauðsynlegt samstarf milli Innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar og innri endurskoðunardeildar Orkuveitunnar með eftirfarandi breytingum á erindisbréfi innri endurskoðunardeildar Orkuveitu Reykjavíkur:
a. Eftirfarandi setningu verði bætt við kafla 2: Jafnframt er tekið tillit til þess að innri endurskoðunardeild fyrirtækisins hefur upplýsinga- og starfsskyldur gagnvart innri endurskoðun Reykjavíkurborgar.
b. við 3. mgr. í kafla 3 skal bæta: ..að því tilskyldu að ekki fáist nauðsynleg aðstoð frá innri endurskoðun Reykjavíkurborgar sbr. kafla 4.3
c. Við inngangsmálsgrein kafla 4 bætist við eftifarandi: Þess ber að gæta að endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar hefur eftirlit með störfum innri endurskoðunar fyrirtækisins samkvæmt IX. kafla laga um ársreikninga, samþykkt nefndarinnar og sameignarsamning eigenda.
d. Þriðja málsgrein í kafla 4.1 falli niður.
e. Í kafla 4.3 komi ný 2. mgr.: Verkefnaáætlun skal unnin í samráði við innri endurskoðanda Reykjavíkurborgar og leita skal samstarfs við innri endurskoðun borgarinnar um einstök verkefni eftir því sem tök eru á (sbr. gr. 8.2 í sameignarsamningi).
f. Í kafla 4.3 og 4.5 skal bæta innri endurskoðanda Reykjavíkur við þá aðila sem upp eru taldir.
g. Í kafla 5 sé kveðið á um aðkomu innri endurskoðanda Reykjavíkurborgar að árlegri yfirferð á erindisbréfinu.
Lagt er til að breyting þessi gildi fram til 1. nóvember 2015 og verði þá tekið fyrir að nýju á grundvelli fenginnar reynslu.
Greinargerð fylgir tillögunni dags. 13.2.2015
Samþykkt að vísa tillögunni ásamt greinargerð til stjórnar Orkuveitu Reykjavíkur.
21. Staða verkefna endurskoðunarnefndar og aðkoma að ársreikningum B-hluta félaga.
Fundi slitið kl. 13:05
Ólafur B. Kristinsson
Sunna Jóhannsdóttir Inga Björg Hjaltadóttir
Ingvar Garðarsson
PDF útgáfa fundargerðar
Endurskoðunarnefnd 18.2.2015 - prentvæn útgáfa