Samtök vefiðnaðarins (SVEF) völdu vefkerfið að baki rafrænni umsókn um fjárhagsaðstoð hjá velferðarsviði Reykjavíkurborgar vefkerfi ársins 2019. Um 160 verkefni voru tilnefnd en fyrir valinu urðu 15 verkefni í jafn mörgum flokkum.
Í umsögn dómnefndar um vefkerið segir: „Vefkerfi ársins er mikil nýsköpun sem er í senn aðgengileg og mannleg. Metnaðurinn á bakvið verkefnið skín í gegn, en þetta er vefkerfi sem skiptir sköpum fyrir notendur þess. Flæðið í gegnum kerfið er einfalt og notendavænt. Frábærlega vel útfærð lausn.“
Undir þetta taka þeir sem hafa sótt um fjárhagsaðstoð með þessum nýja þjónustumöguleika. Á þeim tiltölulega stutta tíma sem hægt hefur verið að sækja rafrænt um fjárhagsaðstoð hefur þeim fjölgað hratt sem það gera. Umsóknarferlið er afar þægilegt og einfalt fyrir umsækjandann. Fólk fær greinargóðar upplýsingar um stöðu í umsóknarferlinu og er vel upplýst um hvert skref. Þegar vefkerfið var opnað fyrir tæpu ári , í apríl 2019, sóttu 33 eða 2.2% umsækjenda um á rafrænan máta en nú í lok mars voru þeir orðnir 900 eða um 66% umsækjenda. Áður þurftu notendur að fara í gegnum frekar flókinn feril með tilheyrandi gagnasöfnun og pappírsfargani sem gat tekið langan tíma.
Þessi rafræni ferill er unninn í samræmi við þjónustustefnu Reykjavíkurborgar sem verið er að innleiða með það að markmiði að gera þjónustuna aðgengilegri og skilvirkari þar sem rafræn þjónusta er fyrsti kostur til að spara spor og vinnu.
Starfsfólk velferðarsviðs úti á þjónustumiðstöðvum Reykjavíkurborgar sem tekur á móti umsóknunum er líka mjög ánægt með einfaldleika kerfisins og hversu notendavænt það er, bæði fyrir umsækjendur og þá sem sjá um úrvinnslu umsókna.
„Þetta er mikil hvatning fyrir okkur til að halda áfram að rafvæða umsóknir okkar á velferðarsviði. Bæði er þetta til mikils hagræðis fyrir okkar viðskiptavini og einfaldar einnig störf starfsfólks til mikilla muna,“ segir Regína Ásvaldsdóttir sviðsstjóri velferðarsviðs.
Nýja kerfið var hannað í samvinnu Reykjavíkurborgar og veffyrirtækins Kolibrí. Kerfið verður einnig notað til að setja fleiri umsóknir velferðarsviðs á rafrænt form.
„Það er sérlega ánægjulegt hversu vel tókst til við stafræna umbreytingu þessa fyrsta stóra verkferils hjá borginni,“ segir Óskar J. Sandholt, sviðsstjóri þjónustu- og nýsköpunarsviðs. „Þetta var tiltölulega flókinn ferill en þennan góða árangur má þakka því frábæra starfsfólki borgarinnar sem vann að verkefninu sem og mjög hæfum samstarfsaðilum en saman tók þetta teymi notendamiðaða hönnun alla leið. Þetta verkefni er þegar orðið að fyrirmynd að áframhaldandi rafvæðingu ferla borgarinnar,“ bætir Óskar við.
SVEF eru fagsamtök þeirra er starfa að vefmálum á Íslandi. Samtökin hafa það að markmiði að miðla þekkingu og efla fagleg vinnubrögð í greininni, vera samræðuvettvangur félagsmanna og andlit stéttarinnar út á við. Verðlaunin eru jafnan afhent með pompi og prakt við sérstaka hátíðaathöfn en vegna Covid-19 faraldursins voru úrslitin kynnt á Youtube þetta árið.